Messeplaner. GüssVita Kompetenz-Zentrum. Erstellt: Alfons Güss

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1 Messeplaner Erstellt: Alfons Güss Dipl. Betriebswirt GüssVita Kompetenz-Zentrum Friedrichstr Allendorf Tel.: 06407/ Fax: 06407/

2 Checkliste Messeplanung Aufgabe Messeziele festlegen und bewerten. - Neukundengewinnung - Kundenstammpflege - Public Relation - Neuheiten vorstellen - Neue Märkte erschließen - Suchen von neuen Geschäftspartnern - Personalsuche - Wettbewerbsbeobachtung und eigene Positionierung Unterstützung durch: Beginn Daten und Informationen beschaffen über mögliche Messeteilnahmen und mit den eigenen Messezielen abgleichen Überprüfen, ob im Messezeitraum ausreichend Kapazität innerhalb der Belegschaft frei ist für eine optimale Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Messe. Wir gleichen mit Ihnen gemeinsam Ihre Messeziele ab und selektieren hierzu die n Messeangebote Festlegung des Messebudgets - Als Faustregel gilt die 60-Prozent-Regel, d. h. von Ihrem Messebudget entfallen ca. 20 % auf die Standmiete, die Sie an die Messegesellschaft zahlen müssen, und weitere 40% auf die Kosten für den Standbau. Wir stellen hierzu einen kompakten Budgetplaner zur Verfügung Festlegung der auszustellenden Exponate und Bestimmung des Platzbedarfes - daraus ergibt sich in der Regel die Standgröße Festlegung der Standgröße Anmeldung zur Messe Festlegung der Messeaussage - rechtzeitige Weitergabe an alle Mitarbeiter im Unternehmen - eventuell über eine so genannte Messe-Ralley die Mitarbeiter bereits im Findungsprozess einbinden Hierbei unterstützen wir Sie bei der Planung und Bestimmung der Flächenoptimierung by / Alfons Güss Checkliste Messeplanung / Seite - 1-

3 Standplatzierung beeinflussen - im richtigen Themenbereich der Messe - in der richtigen Entfernung zum Wettbewerb - möglichst an frequentierten Hauptmessewegen - gewünschte Standgröße - eventuell ist ein persönlicher Termin im Hause der Messegesellschaft sinnvoll; hierzu begleiten wir Sie) Wir erarbeiten hierzu mit Ihnen eine Wettbewerberanalyse Briefing an den Messebauer - Messeziele - Messeeinsatz - Standgröße (Hallenplan) - Menge und Größe der Exponate - Übermittlung der Ausstattungswünsche - Benennung des Budgets - Benennung der Messeaussage - Aufzeigen des Firmenerscheinungsbildes Wir erarbeiten hierzu in enger Zusammenarbeit mit dem Messebauer die Meilensteinplanung und übernehmen deren Überwachung Gestaltung des Messestandes - Denken Sie daran, dass einige Messegesellschaften sehr detaillierte Standbauvorschriften vorhalten, die es zwingend zu beachten gilt. Anzahl Standbesetzung festlegen Wir erarbeiten hierzu in enger Zusammenarbeit mit dem Messebauer die Designplanung des Messestandes Hotels buchen - Es ist nicht immer von Vorteil, nach dem besten Vorteilspreis zu schauen. Messe bedeutet zuweilen, dass Viele zum gleichen Zeitpunkt an den gleichen Ort wollen. Je näher Ihr gebuchtes Hotel am Messestandort ist, umso ausgeruhter und frischer erscheint Ihr Standpersonal auf der Messepräsentation. Vermeiden Sie daher lange Anfahrtswege. Drucksachen gestalten / Layoutbestimmung - Visitenkarten - Direct Mailing - Messeeinladung - Pressemappe - Imageprospekte - Flyer und Loporellos - Internetauftritt / separater Seitenaufbau mit m Layout Wir beraten Sie bei der Layoutbestimmung und stellen Ihnen kompetente Netzwerkpartner für den Druck zur Verfügung An hoch frequentierten Fachmessen bis zu 12 Monate vor by / Alfons Güss Checkliste Messeplanung / Seite - 2-

4 Anzeigen in Fachforen und auf der Internetpräsenz der Messegesellschaft schalten - um möglichst viele Besucher aus der angesprochenen Branche auf Ihren Messeauftritt aufmerksam zu machen Datenbanken erstellen für - Messeeinladung an Stammkunden - Direct Mailing - Vorbereitung für Eingabe der Messekontakte - Anpassung des Intranet Hierzu stellen wir Ihnen umfangreiche Tools zur Verfügung Pressemappe für die Messegesellschaft redaktionell bearbeiten und Inhalte bestimmen - Benennung von Forenteilnahmen - Einbindung von Referate Bedarfspläne für technische Anschlüsse dem Messebauer übersenden Transport der Exponate organisieren - Festlegung der Transportart und -wege - Anfragen bei n Fachfirmen Parkplätze reservieren / organisieren - Denken Sie hierbei auch an Ihre Messekunden. A-Kunden schätzen einen Messeservice der Aussteller, welcher eine Parkplatzreservierung beinhaltet. Beauftragung des Messekatalogeintrages Personaltrainer für Schulung der Standbesetzung beauftragen Hierzu können wir Ihnen ein Seminarprogramm anbieten, welches alle Facts rund um die Messethemen beinhaltet Drucksachen beim Drucker bestellen 3 2 Monate by / Alfons Güss Checkliste Messeplanung / Seite - 3-

5 Auftragserteilung an den Messebauer für den Messestand Zur Herstellung der Beschriftungen, Digitaldrucke und Fotos, alle erforderlichen Beschriftungsvorlagen und Dateien dem Messebauer zur Verfügung stellen Standbaugenehmigung bei der Messegesellschaft einreichen Technische Anschlüsse des Messestandes - Wasserinstallation / Elektroinstallation - Telekommunikation bei der Messe bestellen 3 2 Monate Messeeinladungen an Kundenstamm versenden Direct Mailings an Kontaktadressen versenden Pressemappe zusammenstellen und an die Messegesellschaft versenden 2 Monate vor 2 Monate vor 2 Monate vor Speditionsauftrag für den Transport der Exponate und Ausstellungsmaterialien erteilen Gabelstapler oder Kranwagen für das Abladen und platzieren der Exponate auf der Messe vorbestellen Prüfung der durch den Messebauer hergestellten Beschriftungen, Digitaldrucke, Fotos und individuellen Produktpräsentationen Vitrinenelemente oder Säulen Personifizierung der Standbesetzung und Erstellung eines Einsatzplanes - Planen Sie eine Person als Ansprechpartner für technische Probleme ein, welcher darauf speziell unterwiesen wird. by / Alfons Güss Checkliste Messeplanung / Seite - 4-

6 Festlegung des einheitlichen Erscheinungsbildes der Standbesetzung Vorbereitung der Schulung der Standbesetzung Ihre Mitarbeiter sollten im Vorfeld eine Schulung mit folgenden Lernpunkten durchlaufen: - Verhalten und Umgangsformen gegenüber Messebesuchern - Fundierte Kenntnisse zum ausstellenden Unternehmen - Detailliertes Wissen zu Projekten, Dienstleistungen, Standorten - Evt. fachliche Terminologie in engl. o. franz. Sprache Die Investition in Ihre Mitarbeiter lohnt sich, denn kommunikatives und kompetentes Standpersonal sorgt für perfekte Kundenbeziehungen - und bleibt dem Besucher Ihres Standes in angenehmer Erinnerung. Zielbestimmung / Durchführungsplanung Sie bekommen von uns jene Skripte und Referatinhalte zur Kenntnisnahme, welche wir auch in den einzelnen Schulungen und Meetings verwenden Standcatering bestellen Pflanzen, Blumen und Gestecke bestellen Schulung und Motivation der Standbesetzung - Verhaltensregeln auf dem Messestand - Schulung in Bezug auf eine positive Kontaktfähigkeit - Motivation und Einstimmung - Nachschulung in Bezug auf Verhandlungstechniken - Erklärung und Vorführung der Neu- / Messeprodukte - Training der Einwandbehandlung - Argumentationsliste für die wichtigsten Produkte erarbeiten - Einweisung in die Dokumentation der Kontakte Die Schulungsinhalte sind in den Seminarbestimmungen fixiert worden 30 6 Tage Übernahme und Abnahme des Messestandes Platzierung der Exponate und Präsentationsmaterialien Hierzu werden die Aufgabenlisten aus der Vorbereitungsplanung eingesetzt. Individuell nach Größe des Messestandes 3 1 Tage vor 3 1 Tage vor by / Alfons Güss Checkliste Messeplanung / Seite - 5-

7 Einrichten des Messestandes Standbesetzung einweisen in die technischen Geräte des Messestandes - Kaffee- und Geschirrspülmaschine - Telekommunikationsgeräte - Video- und Audiotechnik - Lichtanlage Individuell nach Größe des Messestandes 3 1 Tage vor 1 Tag Motivation - und Orientierung der Standbesetzung über den Wettbewerb und dessen Produkte Ihr Mitarbeiter ist der erste Kunde auf dem Messestand Hierzu bieten wir Ihnen umfassende Motivationstechniken an, um den Messeerfolg bei Ihren Mitarbeitern bereits vor dem ankommen zu lassen. An den Messetagen Nach der Messe ist vor der Messe Auswerten der Messeberichte während der Messe - bereits auf der Messe vorbereitete Informationsmaterialien an die Interessenten / Kunden versenden - erste Messeberichte an Außendienst senden - erste Messeberichte an Angebotsabteilung senden Messenachbereitung - umfassend - individuell - abschlußorientiert Erfolgskontrolle nach der Messe - im Vergleich mit vorangegangenen Messen - prüfen inwieweit Messeziele erfüllt wurden - Dokumentation der Verbesserungsvorschläge für zukünftige Messen Hierzu bieten wir Ihnen umfassende Programme zur Erfolgskontrolle und zur statischen Auswertung an. Wir begleiten auf Wunsch Ihren Außendienst zur Nachbearbeitung am point of sales Mit Ihnen gemeinsam analysieren wir den Messeerfolg in seiner Gesamtheit Sofort Schnell Systematisch Tools, die während der Beratung zur Verfügung stellt: Budgetplanung Messeplanung Nutzen-Wertanalyse Werbeplaner Messecontrolling TimeSystem Meilensteinplanung Prozessdarstellung Balkendiagramm SWOT- Analyse by / Alfons Güss Checkliste Messeplanung / Seite - 6-