Compliance-Organisation in der K+S Gruppe

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1 Compliance-Organisation in der K+S Gruppe Erlassen durch Beschluss des Vorstands der K+S Aktiengesellschaft vom

2 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 2 von 8 Inhalt 1 Zielsetzung 3 2 Geltungsbereich 3 3 Regelungsverantwortung 4 4 Begriffsbestimmungen 4 5 Compliance-Funktionen Chief Compliance Officer Compliance-Beauftragte Compliance-Ausschuss 6 6 Ermittlungen, Sanktionen 6 7 Berichtswesen Berichterstattung an den Vorgesetzen Berichterstattung an den CCO Berichterstattung an den Vorstand 7 8 Aufnahme in das Risikoprofil 8 9 Ermächtigung 8 10 Inkrafttreten 8

3 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 3 von 8 1 Zielsetzung Compliance ist integrierter Bestandteil der Unternehmenskultur und damit Aufgabe und Verpflichtung jedes Mitarbeiters. Von den Führungskräften wird erwartet, dass sie mit gutem Beispiel vorangehen. Compliance-Verstöße werden systematisch verfolgt und geahndet. Die Einhaltung der einschlägigen Regeln dient vor allem der Vermeidung von Schadensersatzhaftungs-, Straf- und Bußgeldrisiken für Unternehmen, Organmitglieder und Mitarbeiter, sonstigen finanziellen Nachteilen für das Unternehmen (durch Diebstahl, Betrug, Unterschlagung, Untreue, Sachbeschädigung etc.) sowie Imageschäden für das Unternehmen (und seine Mitarbeiter). Als Orientierungsrahmen für regelkonformes unternehmerisches Handeln dient die Leitlinie Grundwerte und Prinzipien der K+S Gruppe. Im Rahmen ihrer gesetzlichen Unternehmensleitungspflicht haben die Leitungsorgane der Gesellschaften der K+S Gruppe die Aufgabe, durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die einschlägigen Regeln vom Unternehmen bzw. von den betroffenen Mitarbeitern eingehalten werden (der Vorstand für die Einheiten der K+S AG sowie die im Rahmen der Konzernleitung notwendigen Maßnahmen, die Geschäftsbereichsleiter bzw. Geschäftsführungen für die Geschäftsbereiche bzw. Gruppengesellschaften). Dabei gilt: Je größer die aus der Nichteinhaltung von Regeln drohenden Risiken sind, desto umfangreicher und intensiver sind die zu treffenden Vermeidungsmaßnahmen. Zur Unterstützung der Leitungsorgane bei der Erfüllung dieser Aufgabe wird als Bestandteil des Internen Kontrollsystems die nachfolgend beschriebene Compliance-Organisation etabliert. 2 Geltungsbereich Die Richtlinie gilt für die gesamte K+S Gruppe, d. h. für die K+S Aktiengesellschaft (K+S AG) und alle Gesellschaften, an denen die K+S AG unmittelbar oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist sowie für Gemeinschaftsunternehmen, bei denen die K+S AG unmittelbar oder mittelbar die

4 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 4 von 8 gemeinsame Führung ausübt oder per Satzung oder Vertrag Einfluss auf Entscheidungen im Sinne dieser Richtlinie ausüben kann. 3 Regelungsverantwortung Die Einheit Governance, Risk, Compliance; Corporate Secretary der K+S AG nachfolgend C-GS ist für die Erarbeitung, Aktualisierung und Kommunikation der Richtlinie verantwortlich. 4 Begriffsbestimmungen Compliance wird als die Einhaltung des geltenden Rechts, der internen Regelungen sowie der vom Unternehmen anerkannten regulatorischen Standards verstanden. 5 Compliance-Funktionen Die K+S Gruppe hat zur Erfüllung der organisatorischen Compliance-Anforderungen im Wesentlichen keine neuen Organisationseinheiten aufgebaut, sondern greift auf bereits bestehende Einheiten zurück bzw. integriert notwendige zusätzliche Funktionen überwiegend in die bestehende Organisationsstruktur. 5.1 Chief Compliance Officer Der vom Vorstand eingesetzte Chief Compliance Officer der K+S Gruppe (CCO) hat folgende Aufgaben und Befugnisse: Aufgaben: Abstimmung von Compliance-Leitbild, -Strategie und -Programmen für die K+S Gruppe mit dem Vorstand Erarbeiten der wesentlichen Rahmenvorgaben für die Compliance-Organisation in der K+S Gruppe (Regelungsverantwortung) Unterrichtung und Beratung des Vorstands in allen gruppenweit relevanten Compliance- Angelegenheiten Leitung des Compliance-Ausschusses Koordinierung der Tätigkeit der Compliance-Beauftragten Befugnisse: Er kann alle Unterlagen einsehen und Auskünfte verlangen, die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich sind.

5 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 5 von 8 Er erhält Gelegenheit zur Stellungnahme vor Erlass von internen Regelungen sowie vor der gruppenweiten Anerkennung von regulatorischen Standards durch den Vorstand. Zur Beurteilung von Compliance-Risiken wird er in strategische Entscheidungen des Vorstands einbezogen. 5.2 Compliance-Beauftragte Jeder Geschäftsbereich bestellt einen Compliance-Beauftragten und überträgt ihm mindestens folgende Aufgaben und Befugnisse: Aufgaben: Unterrichtung und Beratung der Geschäftsbereichsleitung in allen für den Geschäftsbereich relevanten Compliance-Angelegenheiten Ermitteln, Beurteilen und Adressieren der wesentlichen Compliance-Risiken im Geschäftsbereich Erarbeiten der wesentlichen Rahmenvorgaben für die Compliance-Organisation im Geschäftsbereich sowie der in Compliance-Angelegenheiten im Geschäftsbereich umzusetzenden wesentlichen Maßnahmen und Methoden (Regelungsverantwortung) Veranlassung und Koordinierung der Umsetzung von Compliance-Programmen Mitarbeit im Compliance-Ausschuss Koordinierung der Tätigkeit der für Untereinheiten bestellten Compliance-Beauftragten und sonstigen compliance-relevanten Funktionen innerhalb des Geschäftsbereichs Befugnisse: Er kann alle Unterlagen einsehen und Auskünfte verlangen, die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich sind. Die Untereinheiten des Geschäftsbereichs unterrichten den Compliance-Beauftragten über alle wesentlichen compliance-relevanten Angelegenheiten. Der Compliance-Beauftragte erhält vor Erlass von geschäftsbereichsweit geltenden Regelungen und Anerkennung von regulatorischen Standards durch das für den Geschäftsbereich zuständige Mitglied des Vorstands Gelegenheit zur Stellungnahme. Zur Beurteilung von Compliance-Risiken wird er in geschäftsbereichsbezogene strategische Entscheidungen einbezogen.

6 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 6 von 8 Soweit erforderlich können weitere Einheiten Compliance-Beauftragte mit entsprechenden Aufgaben und Befugnissen bestellen. 5.3 Compliance-Ausschuss Der Compliance-Ausschuss hat die Aufgabe, Compliance-Themen zu beraten und gruppenweit abzustimmen. Er wird geleitet vom CCO. Mitglieder sind die Compliance-Beauftragten der Geschäftsbereiche sowie weitere, vom CCO benannte Vertreter compliance-relevanter Funktionen der K+S Gruppe. Über die Arbeit des Compliance-Ausschusses berichtet der CCO an den Vorstand, die Compliance-Beauftragten und die Vertreter compliance-relevanter Funktionen an ihre jeweilige Einheitsleitung. 6 Ermittlungen, Sanktionen Die Leitung einer Einheit (bzw. der Vorgesetzen der Leitung, soweit diese selbst betroffen ist), innerhalb der es zu einem tatsächlichen oder vermeintlichen Compliance-Verstoß gekommen ist bzw. kommen könnte, führt bei Bedarf (ggf. unter Einschaltung seines Vorgesetzten, der zuständigen Personalfunktion, der internen Revision und/oder der zuständigen Strafverfolgungsbehörde) Ermittlungen durch und entscheidet entsprechend des Ergebnisses über arbeitsrechtliche Sanktionen bzw. die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter. Bei Selbstbelastungen wird fallweise die Möglichkeit des Absehens von Sanktionen bzw. von Sanktionsmilderungen geprüft. Dies kommt insbesondere dann in Betracht, wenn durch die Selbstbelastung weiterer Schaden vom Unternehmen abgewendet werden kann. Betroffene Mitarbeiter sind über das Ergebnis der Ermittlungen sowie die beabsichtigten Maßnahmen zu informieren und hierzu anzuhören. Mitarbeiter, die auf einen tatsächlichen oder gutgläubig auf einen vermeintlichen Compliance- Verstoß hingewiesen haben, dürfen aufgrund des Hinweises nicht benachteiligt werden. Ihnen ist auf Wunsch das Ergebnis der Ermittlungen und die daraus gezogenen Konsequenzen mitzuteilen.

7 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 7 von 8 7 Berichtswesen Über compliance-relevante Vorfälle, insbesondere Compliance-Verstöße, ist in der nachfolgend festgelegten Weise zu berichten mit dem Ziel, angemessene Sanktionen zu ermöglichen und durch Ergreifen geeigneter (organisatorischer/personeller) Maßnahmen eine Wiederholung zu vermeiden. Dies gilt insbesondere bei Verstößen in den Bereichen Kartellrecht, Korruption, Geldwäsche, Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Produktsicherheit, IT-Sicherheit, Datenschutz, Vermögens- und Eigentumsdelikte. 7.1 Berichterstattung an den Vorgesetzen Über Compliance-Verstöße innerhalb seiner Einheit berichtet der Leiter unverzüglich an seinen Vorgesetzten, den Compliance-Beauftragten sowie die zuständige Personalfunktion unter Nennung des jeweiligen Sachverhalts, mit Bewertung des eingetretenen bzw. noch möglichen Schadens und Angabe der getroffenen bzw. beabsichtigten organisatorischen/personellen Maßnahmen. 7.2 Berichterstattung an den CCO Über wesentliche Compliance-Verstöße berichten die Einheitenleiter unverzüglich schriftlich an den CCO unter Nennung des jeweiligen Sachverhalts, mit Bewertung des eingetretenen bzw. noch möglichen Schadens und Angabe der getroffenen bzw. beabsichtigten organisatorischen/personellen Maßnahmen. Compliance-Verstöße sind wesentlich, wenn sie das Ansehen der K+S Gruppe in der Öffentlichkeit nachhaltig schädigen können und/oder mit einem wirtschaftlichen Nachteil für die K+S Gruppe größer als 0,5 Mio. verbunden sind und/oder strafrechtlich relevant sind und einen eindeutigen Bezug zu einem Unternehmen der K+S Gruppe aufweisen (z. B. Eigentums-/Vermögensdelikte, aktive/passive Korruption). Die in Anlage 1 Genannten geben bis zum 31. März eines jeden Jahres gegenüber dem CCO eine Erklärung gemäß Anlage 2 ab. 7.3 Berichterstattung an den Vorstand Der CCO berichtet über wesentliche Compliance-Verstöße entsprechend Ziffer 7.2 an den Vorstand.

8 Richtlinie Compliance-Organisation in der K+S Gruppe 8 von 8 8 Aufnahme in das Risikoprofil Folgt aus einem Compliance-Verstoß möglicherweise ein wirtschaftliches Risiko, ist dieses zu quantifizieren und dann in das Risikoprofil der betroffenen Einheit aufzunehmen, wenn die spezifischen Kriterien für Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe erreicht bzw. überschritten werden. 9 Ermächtigung Das für die Einheit C-GS zuständige Mitglied des Vorstands wird ermächtigt, geänderte Fassungen dieser Richtlinie sowie ergänzende Regelungen zu erlassen, soweit dadurch der wesentliche Inhalt dieser Richtlinie nicht berührt wird. 10 Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt am in Kraft und ersetzt die bisherige Fassung vom