Projectmanagement Scorecard. Einsatz und Wirkungsweise der Projektmanagement Scorecard zur Erfolgsmessung in strategischen Projekten

Transkript

1 Projectmanagement Scorecard Einsatz und Wirkungsweise der Projektmanagement Scorecard zur Erfolgsmessung in strategischen Projekten Balanced Scorecard Projektmanagement Scorecard Collaborative Project Scorecard

2 Erfolgreiches Projektmanagement bedarf einer engen Koppelung an die strategischen Unternehmensziele! Projekte tragen nur dann wesentlich zum ökonomischen Unternehmenserfolg bei wenn diese ganz klar an die Unternehmensziele gekoppelt sind. Die Balanced Scorecard ist ein seit Jahren erfolgreich eingesetztes Instrument zur Unternehmensführung und messbaren Integration von Unternehmensstrategien. Um nun auch die Projekte eines Unternehmens nach den gesamten Unternehmensziele bzw. der Unternehmensstrategie auszurichten ermöglicht die Projektmanagement Scorecard unter Berücksichtigung von projektorientierten Dimensionen eine sehr nahe Anbindung an die Unternehmensstrategie. Die Projectmanagement Scorecard macht Projekte transparenter und ermöglicht somit eine frühzeitige Erkennung von Problemen. Projektmanager können dadurch rascher reagieren und Projekte erfolgreicher umsetzen. Somit kann die Projectmanagement Scorecard den Erfolgsbeitrag von Projekten zum ökonomischen Unternehmenserfolg wesentlich verbessern! Lesen Sie im folgenden Beitrag von Hr. Thomas Maurer über die Entstehung bzw. Ableitung der Projectmanagement Scorecard von der Balanced Scorecard, erfahren Sie mehr über Funktions- und Einsatzmöglichkeiten und sehen Sie anhand von Beispielen die Weiterentwicklung in speziellen Branchen wie z.b. der Automobilindustrie hin zur Collaborative Project Scorecard zum Einsatz in verteilten Produktionsprozessen. Grundkonzeption der Balanced Scorecard Kaplan & Norton haben bereits im Jahre 1990 begonnen ein Konzept zur Beschreibung und Implementierung von Unternehmensstrategien zu entwickeln. Dabei folgten die beiden dem Gedanken, dass die Unternehmenssteuerung mit ausschließlich finanziellen Kennzahlen den restlichen Unternehmensumwelten nicht gerecht wird. Ihres Erachtens nach sollten weitere wesentlich wichtige Dimensionen oder Perspektiven des Unternehmens und dessen Umfeldes berücksichtigt werden, um nicht nur durch vergangenheitsbezogene finanzielle Erfolgsgrößen, sondern auch durch zukunftsbezogene Leistungsgrößen zu steuern. So wurden von Kaplan & Norton als zusätzliche Unternehmensperspektiven geeignete Informationen über die Mitarbeiter, die internen Prozesse und über die Kunden definiert die eine Steuerung des Unternehmens wesentlich verbessern sollte. Die Balanced Scorecard verdeutlicht bei entsprechender Auswahl der Unternehmensziele und den zugehörigen Messgrößen (KPI) die strategische Stoßrichtung des Unternehmens und bietet zusätzlich noch den Vorteil diese messbar zu machen. Um eine Balanced Scorecard erfolgreich einzusetzen werden ausgehend von der Unternehmensstrategie kritische Erfolgsfaktoren bestimmt und ein zugehöriges Kennzahlensystem erstellt über welches im Anschluss daran die Zielerreichung dargestellt wird. Dazu ist es notwendig die Balanced Scorecard im Zuge eines periodischen Überprüfungsprozesses auf Ziele und Erreichung der Ziele zu prüfen und ggf. entsprechende Maßnahmen zu setzen. 1 1Vgl. Kaplan/Norton (2004)

3 Einzelprojektergebnis Die Perspektive des Einzelprojektergebnisses leitet aus der übergeordneten Perspektive der strategischen Projektziele die jeweils nötigen Einzelprojektziele aus dem bekannten magischen Dreieck Qualität/Leistung - Zeit - Kosten ab. In dieser Perspektive wird versucht nur die wesentlichsten Einzelprojektergebnisse zu dokumentieren - im Lastenheft werden diese sehr wohl noch verfeinert dargestellt. Um die Erreichung der Einzelprojektergebnisse auch messen zu können müssen zu allen in der Project Scorecard definierten Einzelprojektergebnissen sogenannte Performance Indikatoren definiert werden. Projektmanagement Prozesse Die Project Scorecard Die Project Scorecard ist abgeleitet von der Balanced Scorecard und versucht die Projektziele auf Single- und Multiprojektebene zu einer zentralen Version zu vereinen. Die Project Scorecard verwendet in abgewandelter Form von der Balanced Scorecard die folgenden vier Perspektiven: Strategische Ankoppelung (Strategische Projektziele) Einzelprojektergebnis (Qualität, Zeit, Kosten) Projektmanagement Prozesse Projektpotentiale (HR, Qualifikation...) Die Perspektive der Projektmanagement Prozesse enthält Kennzahlen und Ziele zu jenen Projektmanagement Prozessen, die für das einzelne Projekt besonders wichtig sind. Dazu zählen Prozesse wie z.b. Zeitmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Ressourcenmanagement...). Projektpotentiale Die Perspektive der Projektpotentiale konzentriert sich auf die wohl wichtigsten Ressourcen eines Projektes, dem Projektteam. Aber nicht nur die Menschen sondern auch anderen Umwelten wie z.b. Lieferanten, Infrastruktur usw. können ggf. Potential zur Unterstützung der Zielerreichung mit sich bringen. Strategische Projektziele Um die strategischen Projektziele festzulegen sollte man sich die Frage stellen Was wollen wir eigentlich mit diesem Projekt erreichen? Diese Frage müssen sich vor allem jene Manager stellen, die für die strategischen Ziele im Unternehmen zuständig sind. In der Project Scorecard müssen die strategischen Projektziele ganz klar auf die Strategie des Unternehmens ausgerichtet werden damit das Projekt einen erfolgreichen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten kann. Als Beispiel könnte an dieser Stelle angeführt werden, dass ein Projekt als strategisches Ziel folgendes formuliert Wir erweitern unsere Servicestelle um... um die Beschwerdefälle pro Jahr um 10% zu verringern. Ein solches Ziel kann nicht direkt nach Abschluss des Projektes gemessen werden, kann jedoch direkt an den strategischen Unternehmenszielen (z.b. Ausbau des relativen Marktanteiles) gekoppelt sein.

4 Kennzahlen der Project Scorecard Gleich wie in der Balanced Scorecard werden für die Bewertung und Messung der einzelnen festgelegten Ziele sogenannte Key Performance Indexe (Messwerte) festgelegt. 10% -95% Damit muss sichergestellt werden, dass aufgrund der Messwerte eindeutig festgestellt werden kann ob das Team die Ziele erreicht hat oder nicht. Das Festlegen bzw. definieren von Ziel-Messgrößen nimmt einen relativ hohen Zeitaufwand in Anspruch - man sollte sich aber deshalb nicht davon abhalten die Messgrößen so lange zu diskutieren bis diese Ihre Anforderungen erfüllen. Diese Diskussion sollte auf alle Fälle gemeinsam im Team stattfinden! Anbei einige Beispiele für Ziele und zugehörige Messgrößen einer Project Scorecard: Perspektive Ziel Messgröße Projektpotential Teammotivation Mehr als 90% beurteilen die eigene Motivation als sehr gut Prozesse Einzelprojekt Verbesserung der Kommunikation Abschlußrate In Time Mehr als 95% der Anfragen des PL werden innerhalb eines halben Tages beantwortet Steigerung der Projekte In Time auf 90% innerhalb eines halben Jahres Strategie Kundenzufriedenheit Wir wollen die Zufriedenheit unserer Kunden um 10% Steigern? Steigerung Motivation Warum Project Scorecard Welchen Nutzen bringt die Project Scorecard und warum sollten Sie diese einsetzen? Der wohl wichtigste Grund für die Project Scorecard ist jener, dass nur die richtigen Projekte, wenn diese auch richtig umgesetzt werden die Strategie des Unternehmen entsprechend erfolgreich unterstützen. Des weiteren werden im Zuge der Zieleplanung in der Project Scorecard die Ziele noch einmal vertieft und mit den Projektauftraggebern vereinbart. Das Messen der Ziele während der gesamten Projektlaufzeit wird durch die eingesetzten Performance Indikatoren sichergestellt - in Folge dazu auch die Feststellung ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht. Durch die Anwendung der Project Scorecard für alle strategischen Projekte im Unternehmen wird für das Management die Gesamtsituation um einiges transparenter gemacht. Die Erfolgsfaktoren der Project Scorecard Die Erfolgsfaktoren der Project Scorecard hängen vom jeweiligen Projekt ab - zusammengefasst können jedoch folgende angeführt werden: Einbindung aller wichtigen Projekt-Stakeholder Einigung über die zu messenden Ziele Project Scorecard gehört zum PM Standard 1 1 Selders, (2009)

5 Dipl.Fw. Thomas MAURER, MBA ist Managing Partner und Gesellschafter der pm3 Consulting in Graz. Nach langjähriger leitender Tätigkeit im Projekt und Programmmanagement und vielen, sehr umfangreichen Projekten im Gesundheitsbereich sind nach der Gründung der pm3 Consulting Projekt- und Programm Management, Training und Coaching seine Themenschwerpunkte. Internationale Projekt-Studien, vor allem in Asien, zur Lokalisierung und Bewertung von kritischen Erfolgsfaktoren aus dem HR-Management runden sein Profil ab.