Zauberformel oder Teufelswerk?

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Maya Goldschmidt
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1 Zauberformel oder Teufelswerk? Zielvereinbarungen als Steuerungsinstrument Rahmenbedingungen, Chancen und Risiken Cornelia Vonhof, Deutscher Bibliothekartag 2006

2 Agenda Was sind Zielvereinbarungen und wozu dienen sie? Rahmenbedingungen Zielvereinbarungen als zentrales Instrument der Verwaltungsmodernisierung Wie funktionieren Zielvereinbarungen? Chancen und Risiken Erfolgsfaktoren

Instrument der Verwaltungsmodernisierung Wie

3 Was sind Zielvereinbarungen und wozu dienen sie?

4 Was sind Ziele? Eine Begriffsklärung Ziele sind anzustrebende Zustände, Ergebnisse oder Wirkungen, die durch Handeln realisiert werden sollen Leistungsziele (Output-/Outcome-Ziele) Finanzziele Personenbezogene Ziele Ziele geben dem Handeln Orientierung und legen fest WAS erreicht werden soll ( Ergebnis) ohne das WIE vorzugeben ( Verfahren/Wege, um dieses Ergebnis zu erreichen)

Handeln realisiert werden sollen Leistungsziele (Output-/Outcome-Ziele) Finanzziele

5 Und was sind Zielvereinbarungen? Noch eine Begriffsklärung Verbindliche Absprache zwischen zwei hierarchischen Ebenen für einen festgelegten Zeitraum über die zu erbringende Leistung die hierzu bereitgestellten Ressourcen sowie Art und Inhalt des Informationsaustauschs Wer? Wann? Was? Womit? Leitgedanke: Übergang von Einzelanweisungen hin zum Führen mit Zielen

einen festgelegten Zeitraum über die zu erbringende Leistung die hierzu bereitgestellten

6 Was sollen Zielvereinbarungen leisten? Sachziel-Funktionen Steuerungsfunktion Koordinationsfunktion Bewertungsfunktion Personelle Funktionen Motivationsfunktion Soziale Funktion Personalentwicklungsfunktion

7 Wem nützen Zielvereinbarungen? Der Bibliothek höhere Zielorientierung aller Beschäftigten stärkere Identifizierung der Mitarbeiter mit den Bibliothekszielen höhere Motivation der Mitarbeiter Internes Unternehmertum Den Führungskräften mehr Zeit für Führungsaufgaben, weniger (Einzel)Kontrolle MitarbeiterInnen als Mit-UnternehmerInnen Den MitarbeiterInnen Möglichkeit, aktiv die Ziele und damit den Sinn der Tätigkeit und Beurteilungsmaßstäbe mitzubestimmen und sie zu durchschauen Größerer Handlungsspielraum, Selbstständigkeit im Arbeitsalltag Weniger Kontrolle, mehr Eigenverantwortung Förderung und Weiterbildung

Mitarbeiter Internes Unternehmertum Den Führungskräften mehr Zeit für Führungsaufgaben, weniger (Einzel)Kontrolle MitarbeiterInnen als

8 Die Rahmenbedingungen Zielvereinbarungen als zentrales Instrument der Verwaltungs- modernisierung

9 Zielvereinbarungen im Kontext der Verwaltungsreform Mängel Mängel der der konventionellen konventionellen Verwaltung Verwaltung Bürger Bürger // Verwaltung Verwaltung Politik Politik // Verwaltung Verwaltung Organisation Organisation Personalmanagement Finanzwirtschaft Finanzwirtschaft Schrittmacher Schrittmacher für für den den Wandel Wandel Finanzkrise Finanzkrise Wertewandel Wertewandel Vorbilder Vorbilder Verwaltungsreform // Neues Steuerungsmodell Unternehmensähnliche Führungs- und Organisationsstrukturen Outputorientierte Steuerung Wettbewerb und Kundenorientierung

Schrittmacher Schrittmacher für für den den Wandel Wandel Finanzkrise Finanzkrise Wertewandel Wertewandel Vorbilder Vorbilder Verwaltungsreform

10 Zielvereinbarungen im Kontext der Verwaltungsreform Instrumente des des PuMa Qualitätsmanagement Zielvereinbarungen / Kontraktmanagement Dezentrale Dezentrale Ressourcenverantwortung Controlling Controlling / Berichtswesen Berichtswesen Kennzahlen Kennzahlen / Benchmarking Benchmarking Budgetierung Budgetierung Kosten- Kosten-und und Leistungsrechnung Produktdefinition Produktdefinition Organisation Organisation Personalmanagement

Controlling / Berichtswesen Berichtswesen Kennzahlen Kennzahlen / Benchmarking Benchmarking Budgetierung

11 Stand der Einführung NSM-Instrumenten in Kommunen PWC Kommunalstudie 2002

12 Verminderung der Steuerungsprobleme durch PWC Kommunalstudie 2002

13 Neuer Schub für Zielvereinbarungen durch TVöD Der TVöD sieht ab 2007 verpflichtend den Einstieg in die Leistungsorientierung vor Methoden zur Leistungsfeststellung und -bewertung: Zielvereinbarung (für Leistungsprämien) Systematische Leistungsbewertung (für Leistungszulagen) Die betriebliche Ausgestaltung erfolgt im TVöD durch Betriebsvereinbarung / Dienstvereinbarung Einstieg 2007 mit 1 % der Entgeltsumme der Tarifbeschäftigten des jeweiligen Arbeitgebers

Leistungsprämien) Systematische Leistungsbewertung (für Leistungszulagen) Die betriebliche Ausgestaltung erfolgt

14 Wie funktionieren Zielvereinbarungen?

15 Wer schließt mit wem Zielvereinbarungen? Anwendungsbereiche Rat/Parlament Verwaltung/ Bibliothek Mit anderen Verwaltungen/ Bibliotheken Anwendungsbereiche Innerhalb der Verwaltung/ Bibliothek Mit externen Dritten

Bibliothek Mit anderen Verwaltungen/ Bibliotheken

16 Wer schließt mit wem Zielvereinbarungen? Anwendungsbereiche Übergeordnete Ziele, Rechtsnormen Leitbild der Verwaltung Ziele der Verwaltung Ziele des Fachbereichs Ziele des Amtes Ziele der Mitarbeiter

17 Formulierung in einer Zielvereinbarung Eine Checkliste Elemente Ist-Stand Zielobjekt / Zielinhalt Zielerreichungsgrad / Zielausmaß Zielmaßstab Zeitlicher Bezug Zielverantwortung Rahmenbedingungen / Ressourcen Ergebnisbewertung Verständigung über die Ausgangslage Was und welches Ergebnis soll erreicht werden? Wie viel soll erreicht werden? Welches Ausmaß der Zielerfüllung ist angestrebt? Welche Messkriterien werden angewendet? Bis wann sollen die Ziele erreicht sein? Wer ist für die Zielerreichung verantwortlich? Wovon hängt die Zielerreichung ab? Wie wird gemessen? Wann wird gemessen? Wer misst?

erreicht werden? Wie viel soll erreicht werden? Welches Ausmaß der Zielerfüllung ist angestrebt? Welche Messkriterien werden angewendet?

18 Zielformulierung in einer Zielvereinbarung Noch eine Checkliste SMARTe Zielformulierungen: S M A R T Spezifisch Messbar Attraktiv Realisierbar oder realistisch erreichbar Terminiert

19 Chancen und Risiken von Zielvereinbarungen

20 Chancen von Zielvereinbarungen Steigerung von Zielgenauigkeit und Wirksamkeit des Ressourceneinsatzes Verknüpfung von Leistung und Ressourcen (Finanzen) Transparenz-, Motivations-, und Legitimationsgewinne Erhöhung der Leistungs- und Rechtssicherheit Steigerung der Nachfrage- und Wirkungsorientierung Betonung der System- und Prozessperspektive Bedeutungszuwachs der fachlichen Arbeit durch Reflexion der Ziele und Leistungen

Erhöhung der Leistungs- und Rechtssicherheit Steigerung der Nachfrage- und Wirkungsorientierung Betonung

21 Risiken von Zielvereinbarungen Zielvorgabe statt Zielvereinbarung Mangelnde Beeinflussbarkeit der Ziele Quantifizierung der Qualität Bürokratisierung des Verfahrens Standardisierung von Leistungen Vordergründige Ergebnisorientierung Jeder gegen jeden durch Betonung von Individualzielen Einzel- kontra Teamleistung Zunahme von Leistungs- und Verhaltenskontrolle

22 Change Management Erfolgsfaktoren Unterstützung durch Verwaltungsspitze Wahrnehmen der Führungsaufgabe durch die Führungskräfte Aktive und nachhaltige Informationspolitik Schrittweise Einführung, Schulung und Begleitung Umfassendes Einbeziehen der Umsetzer Einräumen & Belassen von Spielräumen bei der Umsetzung Regelmäßige Berichte und deren Auswertung Kontext- und Veränderungsanalysen Kooperative Qualitätsentwicklung Nutzen von Lernchancen und Weiterentwicklungschancen

23 Prof. Cornelia Vonhof Hochschule der Medien Stuttgart Studiengang Bibliotheks- und Medienmanagement Wolframstraße Stuttgart Tel Fax

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