Grundlagen Projektmanagement

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1 Grundlagen Projektmanagement Titel Grundlagen Projektmanagement Basiswissen für eine erfolgreiche Projektdurchführung Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Titel Folien zur Vorlesung finden Sie in moodle mit Gastzugang und Gastschlüssel: vorlesungpm Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

3 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

4 Übersicht Kapitel Projekt 1.2 Projektmanagement 1.3 Projektarten 1.4 Welche Ziele verfolgt das systematische Projektmanagement? 1.5 Warum ist Projektmanagement in der heutigen Zeit so wichtig? 1.6 Projektcontrolling 1.7 Programmmanagement und Multiprojektmanagement 1.8 Projektumwelt Stakeholder Rollen im Projekt 4

5 1.1 Definition Projekt nach DIN Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. - Zielvorgabe, - zeitlich, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, - Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, - projektspezifische Organisation. 1.2 Definition Projektmanagement nach DIN Unter Projektmanagement versteht man die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken, -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. 5

6 1.4 Ziele des Projektmanagements verdeutlicht im magischen Dreieck Leistung/Qualität Termin Kosten Leistung-, /Qualitätziele beschreiben dem gewünschten Inhalt und Umfang. Terminziele beinhaltet die gewünschte Projektdauer und Zwischentermine. Kostenziele setzen das Budget für die Projektausgaben (Finanzmittel, Arbeitskraft und andere Ressourcen) fest. 6

7 1.5 Warum ist Projektmanagement in der heutigen Zeit so wichtig? Veränderte wirtschaftliche Rahmenbedingungen (Globalisierung, gestiegener Wettbewerb, technischer Fortschritt und gewachsene Kundenansprüche) führen dazu, dass immer mehr Leistungserstellungen und Unternehmensprozesse in Form von Projekten durchgeführt werden: Kürzere Produktlebens- und Entwicklungszyklen verlangen bei einer breiten Produktpalette eine hohe Zahl an Neuentwicklungen. Zur Kostenreduzierung und zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit werden in vielen Unternehmen Reorganisationsprojekte (Umstrukturierungsprojekte) durchgeführt. Neue Technologien (insbesondere IT-Produkte) werden in den Unternehmen im Rahmen von Projekten eingeführt. Viele Aufträge werden kundenspezifisch als Projekte (IT-Branche, Unternehmensberatungen, Bauprojekte usw.) durchgeführt. 7

8 1.6 Projektcontrolling Definition Projektcontrolling nach DIN 69901: Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: - Soll-Ist-Vergleich, - Feststellung der Abweichungen, - Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, - Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und - Kontrolle der Durchführung. 8

9 1.6 Operatives Projektcontrolling/Einzelprojektcontrolling Einzelprojektcontrolling Projektcontrolling Projektplanung Projektrealisierung Unterstützung und Durchführung von Struktur-,Termin- Ressourcen-, Kostenplanung Unterstützung u. Durchführung von Leistungs-, Termin-, Kostenkontrolle, Dokumentation, Berichtswesen, Erfahrungssicherung 9

10 1.8.1 Definition Stakeholder Nach der ICB (Competence Baseline der IPMA) sind Stakeholder Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen für das Projektumfeld. 10

11 1.8.1 Gliederungsansatz für Stakeholder Stakeholdertyp Kann auftreten als (Rolle) Grundlagen Projektmanagement/Projektcontrolling Kunde Mitarbeiter Eigentümer des Unternehmens, in dem das Projekt realisiert wird Zulieferer und Dienstleister jeder Art Gesellschaft Auftraggeber (extern oder intern) Potenzieller Nutzer des Projektergebnisses Betreiber Geldgeber Projektmanager Projektteammitglied Mitarbeiter, der nicht direkt mit dem Projekt befasst ist Geschäftsleitung Linienvorgesetzter Mitglied von Lenkungsgremien und des Betriebsrats Controller Projektkaufmann Eigentümer Anteilseigner Konsortialpartner Berater Personalbeschaffer Versicherer Anwohner Behörde Bürgerinitiative Medien Umweltschutzbehörde Institution der technischen Aufsicht Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg

12 1.8.2 Rollen im Projekt Folgende Rollen können in einem Projekt vor: Projektauftraggeber Projektleiter Projektassistenz Teilprojektleiter Projektteammitglieder bzw. Teilprojektteammitglieder Projektcontroller Externe Berater Fachausschuss (Expertenteam) Lenkungsausschuss (Steuerungsgremium) 12

13 1.8.2 Aufgaben eines Projektleiters (1) 1. Klärung der Projektzielsetzung und Mitarbeit an der Projektdefinition 2. Ausgestaltung der erforderlichen projektbezogenen Aufbau- und Ablauforganisation 3. Leitung der Projektplanung 4. Koordination des Projektablaufs 5. Einberufung und Leitung der Sitzungen des Projektteams 6. Verfolgung des Projektfortschritts (Termin/Kosten/Leistung) 7. Frühzeitiges Erkennen von auftretenden Planabweichungen im Projekt und Einleitung geeigneter Gegenmaßnahmen 8. Prüfung, Abstimmung und gegebenenfalls Einarbeitung von Änderungen in Projektplänen 9. Aufbau und Koordination der Berichterstattung 13

14 1.8.2 Aufgaben eines Projektleiters (2) 10. Anwendung der für das Projektmanagement im Unternehmen verfügbaren Instrumente 11. Sicherstellung des projektbezogenen Informationsflusses 12. Einstellung und Führung von Mitarbeiter 13. Maßnahmen zur Teamentwicklung durchführen 14. Konfliktmanagement betreiben 15. Vertragsmanagement und Verhandlungen führen 16. Vertretung des Projekts nach innen und außen 17. Kunden-, Partner- und Lieferantenmanagement 14

15 1.8.2 Die vier Kompetenzsäulen eines Projektleiters Fachkompetenz Methodenkompetenz Organisationskompetenz Sozialkompetenz Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg

16 1.8.2 Anforderungsprofil eines Projektleiters (1) 1. Fähigkeit, eine Vision zu entwickeln und zu verfolgen 2. Berufs-/Lebenserfahrung 3. Zielstrebigkeit 4. Einsatzbereitschaft 5. Selbstständiges, unternehmerisches Denken 6. Mut zum kalkulierbaren Risiko 7. Strategisches, vorausschauendes Denken und Handeln 8. Lernfähigkeit (Lernen aus Fehlern und Erfolgen, Lernen von anderen) 9. Analysefähigkeit (z. B. komplexe Zusammenhänge im Kosten-/Finanzmittelbereich zu durchschauen) 16

17 1.8.2 Anforderungsprofil eines Projektleiters (2) 10. (Selbst-)Kritikfähigkeit 11. Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu verfolgen 12. Teamfähigkeit 13. Führungsqualitäten (z. B. Fähigkeit zu delegieren, Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen) 14. Machtbewusstsein 15. Übergreifendes Denken (projekt-, unternehmensübergreifend) 16. Kundenorientierung 17. Kommunikations- und Kontaktfähigkeit 18. Gute Umgangsformen und gepflegtes Aussehen 17

18 1.8.2 Die vier Kompetenzsäulen als Kriterien für die Projektteamauswahl Fachkompetenz Methodenkompetenz Organisationskompetenz Sozialkompetenz Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg

19 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

20 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)