Die Funktionen des Programms für Office Excel 2007

Transkript

1 Die Funktionen des Programms für Office Excel 2007 Wichtiger Hinweis: Die Tabellenblätter enthalten aufwendige Rechenfunktionen, die gegen unbeabsichtigtes Überschreiben geschützt sind. Heben Sie also niemals den Blattschutz einer Tabelle auf. Löschen Sie keine Zeilen oder Spalten und fügen Sie keine Zeilen oder Spalten ein. Sie können aber Namen durch "Copy + Paste" aus anderen Tabellen übertragen. Das Übertragen von Noten funktioniert nur innerhalb des Programms zuverlässig. Damit alles funktioniert: Makros müssen aktiviert sein. Falls das nicht schon der Fall ist: Über den Reiter "Entwicklertools" das Menu "Makrosicherheit" öffnen: Zurück zu den Tabellen: Falls es keine Bedenken bezüglich der Internetsicherheit gibt (keine Downloads unbekannter Excel-Dateien) können alle Makros aktiviert werden. Andernfalls müssen die Makros bei jedem Programmstart erlaubt werden. Speichern Wichtig: Jedes Notenplan-Dokument muss im Format.xlsm (Excel-Datei mit Makros) gespeichert werden.

2 Die Navigation Notenplan verfügt über 8 Tabellenblätter, beispielsweise für 8 Klassen. Die Blätter öffnet man durch den Klick auf die entsprechenden Links im Navigationsbereich: Hat man bereits Klassen eingetragen, so erscheinen diese im Navigationsbereich und erleichtern das Auffinden: Über die anderen Links kommt man auf weitere Funktionsseiten - siehe weiter unten. Beschreibbare Felder Generell gilt: Grau und dunkel gefärbte Felder sind nicht beschreibbar. Sie dienen meist zur Berechnung der Durchschnitte. Ausnahme sind die Felder links oben: Die blauen Felder im weißen Rahmen können beschrieben werden. Der Eintrag im rechten oberen Feld taucht im Navigationsbereich auf. Das Schuljahr müssen Sie nur auf Blatt 1 eintragen, es wird automatisch auf die anderen Blätter übertragen. Tragen sie ins obere Feld den gewünschten Anteil der Note ein, als Zahl ohne Prozentzeichen (wird automatisch hinzugefügt). Eine Summe über 100% ist nicht möglich. Im dritten Bereich wird der Anteil automatisch berechnet. Das untere Feld kann mit beliebigen Text (z.b. Klassenarbeiten) beschriftet werden. Die Funktionsknöpfe werden weiter unten erklärt. Noten können in verschiedenen Formaten eingetragen werden. "2+" entspricht der Note 1,75. Eine Kommastelle ist ebenfalls möglich. Außerdem können manche Symbole (+,-) und einzelne Buchstaben eingetragen werden. Ein nicht zulässiges Zeichen wird durch eine Fehlmeldung im Durchschnittsfeld (s. unterste Zeile im Beispiel) angezeigt. Die Spaltentitel (Voreinstellung 1,2,...) können frei verändert werden. In die 6 Spalten am Ende der Tabelle können beliebige kurze Eintragungen gemacht werden (beispielsweise Zwischennoten). Das Gleiche gilt für die weißen Felder unterhalb der Notenbereiche. Falsch eingetragene Werte können mit "Delete" (Tastatur) wieder gelöscht werden. Vorher die zu löschende Zelle anklicken oder einen entsprechenden Bereich markieren.

3 Die Funktionsknöpfe Durch die Funktionsknöpfe können die Tabellen erweitert und weitere Einstellungen vorgenommen werden. Sie müssen mit der Maus angeklickt werden. Der a-z-knopf sortiert die Namen alphabetisch und überträgt sie ins Notizenblatt (s.u.). Das ist hilfreich, wenn beispielsweise ein Schüler die Klasse verlässt oder ein neuer Schüler dazukommt. Die Sortierung ist nicht rückgängig zu machen. Tipp: Um einen Schüler ans Ende der Tabelle zu setzen, genügt es, seinem Namen ein "zz" vorzusetzen und die Liste zu sortieren. Anschließend kann man das "z" wieder entfernen. Der "0"-Knopf: Er stellt die Formatierung der Tabelle auf den Ausgangszustand zurück. Die Formatierung kann sich ändern, wenn man beispielsweise eine Namensliste aus einer anderen Tabelle durch Copy+Paste einfügt oder Noten von einem Bereich in den anderen kopiert. Die Klassenerweiterung: Durch Anklicken des entsprechenden Funktionsknopfes können Sie die Größe der Klasse anpassen. Bei kleineren Klassen bleibt die Tabelle übersichtlicher, wenn man sie nicht zu groß wählt. Wichtiger Hinweis: Durch diese Funktion werden keine Daten gelöscht, sondern nur versteckt. "Verschwundene" Schüler können einfach wieder "gefunden" werden, wenn man die Tabelle erweitert. Die Notenerweiterung: Durch Anklicken der entsprechenden Funktionsknöpfe können die Notenbereiche erweitert werden. Auch hier gilt: Diese Funktion löscht keine Daten. Die ersten beiden Notenbereiche enthalten maximal 12 Spalten, der dritte 20 Spalten. Bitte bedenken Sie das bei der Zuordnung der Bereiche. Noten markieren: Diese Funktion markiert alle Durchschnitte, die unter "ausreichend" liegen, farbig. Es ist auszuwählen, ob es sich um Noten (1-6) oder Punkte (15-0) handelt oder ob keine Markierung gewünscht wird.

4 Die Durchschnitte Das Programm errechnet die Durchschnitte jedes einzelnen Bereiches (dunkel eingefärbt) sowie den Gesamtdurchschnitt (gelb) entsprechend der gewählten Gewichtung. Eine Berechnung des Gesamtdurchschnittes findet immer statt, auch wenn nicht in allen Bereichen Noten eingetragen sind. Es werden dann nur die Anteile der eingetragenen Noten berücksichtigt. Ein nicht benötigter Bereich kann auch mit 0% "gewichtet" werden. Das Notizenblatt Über den Link "Nr." oder "Notizen" gelangt man auf ein Notizenblatt, das der jeweiligen Notentabelle zugeordnet ist. Hat man zuvor einmal "a-z" gedrückt, so sind die Namen automatisch ins Notizenblatt übertragen. Im Notizenblatt können beliebige Einträge gemacht werden, es findet keine Berechnung statt. Die Spaltenbreite kann verändert werden: Dazu das Feld "Bezeichnungen ein" aktivieren, es werden die Spaltenüberschriften eingeblendet. Durch Klick auf "Zurück" oder "Nr." gelangt man wieder auf das zugehörige Notenblatt. Die Formatierung des ersten Notizenblattes (Spaltenbreite, Farben) kann mit einem Klick auf alle anderen Notizenblätter übertragen werden.

5 Das sblatt Das sblatt ist ein Tool für die von Verrechnungspunkten in Noten oder Notenpunkte. Die Felder "Gesamt" und "Faktor" sind veränderbar, durch Eintragung einer Zahl oder über die Schieberegler. Gesamt gibt die Gesamtpunktzahl der Arbeit / des Tests an. Mit "Faktor" kann man die nach oben oder unten verschieben. Wenn auch halbe Verrechnungspunkte vergeben werden, das Häkchen setzen. Die Gesamtpunktzahl kann mit dem Schieberegler bis 100 eingestellt werden. Es können aber auch höhere Zahlen über die Tastatur eingegeben werden. Schülerinformation Durch Anklicken des Feldes "A" (für "Alle") gelangt man auf die Seite für Schülerinformationen. Diese besteht aus 2 Seiten, die für den Ausdruck vorgesehen sind. Sie enthalten den aktuellen Notenstand für jeden Schüler der Klasse. Ausgeschnitten können die Informationen an die Schüler gegeben werden. <--- hier auseinanderschneiden Durch Anklicken des Feldes "S" ("Schüler") öffnet sich ein weiteres Fenster für Schülerinformationen - diesmal einzeln. Diese Seite eignet sich beispielsweise, um Schülern den Notenstand am Monitor zu zeigen, ohne dass die Noten der anderen Schüler sichtbar sind. Die jeweiligen Schüler werden über ein Listenfeld ausgewählt. Es werden Informationen über den Notendurchschnitt in den einzelnen Bereichen angezeigt. Im unteren Bereich sind alle Noten aufgelistet, wobei die Beschriftungen aus dem Notenblatt übernommen werden. Zurück zum Notenblatt

6 Diese Tabelle gibt eine kurze über alle Klassen der Notentabelle. Angegeben sind jeweils der Name, der Gesamtdurchschnitt und die Eintragung in der letzten (gelben) Spalte (Zeugnisnote). Über den Link am oberen Ende jeder Spalte kommt man zurück zu den Notenblättern: Zurück zu den Notenblättern: