CENIT RETENTION SOLUTION Pluscard, Saarbrücken

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1 CENIT RETENTION SOLUTION Pluscard, Saarbrücken Dirk Günther, Produktmanager ECM R&D, 11/2014

2 Agenda Herausforderung Ausgangssituation in Unternehmen Funktionen Architektur Nutzen Ausblick auf nächste Produktversionen Zusammenfassung Seite 2

3 Herausforderung Stetiger Anstieg des Datenwachstums von Dokumenten und Daten pro Jahr Ständig wachsende interne und externe Vorgaben Gesetzliche und regulatorische Bestimmungen für Dokumente Wachsender Kostendruck Seite 3

4 Ausgangssituation im Unternehmen Seit Jahrzehnten werden Dokumente und Informationen gesammelt meist ohne Berücksichtigung der Relevanz und des Wertes der Informationen ohne die Datenbestände zu bereinigen Ca. 90% der weltweiten Informationen sind in den letzten 2-3 Jahren entstanden Alle 2 Jahre wird sich das Datenvolumen bis zum Jahre 2020 verdoppeln Wenig Unterstützung zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen Fehlende Übersicht über die Aufbewahrungsfristen Seite 4

5 CENIT Retention Solution zur Verwaltung der Retention Erstellt Übersichten über die Retention-Einstellungen Ihrer Daten Basiert auf der IBM Enterprise Content Management (ECM) Plattform FileNet P8 Content Manager und dem CENIT SERVICEMANAGER 3 Hauptfunktionen Überwachung der Retention von Dokumenten Auswertungen über die zu löschenden Dokumente Flexible Konfigurierbarkeit der Reports Erweiterbarkeit auf Basis Ihrer speziellen Anforderungen Seite 5

6 Funktionen des Produktes Mitgelieferte Standardauswertungen Übersicht über alle Dokumente, deren Retention abgelaufen ist und die gelöscht werden können Übersicht über die Retention-Einstellungen der Dokumente in einem Report Reports können optimal über konfigurierbare Kriterien auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden. Möglich sind z.b.: Auswertung für eine Objektklasse in P8 Content Manager Auswertung für Dokumente mit bestimmten Eigenschaften (z.b. Eingangsdatum, letztes Änderungsdatum) Auswertung nach Storage-Lokation Auswertungen werden in konfigurierbaren Intervallen vom SERVICEMANAGER 3 ausgeführt Seite 6

7 Screenshots Seite 7

8 Architektur der CENIT Retention Solution Basiert auf IBM FileNet P8 Content Manager und wertet die konfigurierte Retention aus Basiert auf der Funktionalität des CENIT SERVICEMANAGER 3 und nutzt diese zur Reportgenerierung und regelmäßigen Ausführung der Reports Ausblick: In weiteren Releases sind Reports über die Inhalte von Fixed Content Devices geplant CENIT RETENTION SOLUTION CENIT SERVICEMANAGER 3 IBM FILENET P8 FIXED CONTENT DEVICE Seite 8

9 Nutzen Fachlicher Nutzen Transparenz über die Retention-Einstellungen Regelmäßige Information, welche Dokumente gelöscht werden können Erfüllen von Compliance Vorgaben Technischer Nutzen Erweiterung der FileNet P8 Content Manager Funktionalitäten Administrative Unterstützung der laufenden Retention-Aufgaben Ermöglichung der Freigabe von Speicherkapazität (Storage + Datenbank) Seite 9

10 Ausblick auf die nächsten Produktversionen *) Für die nächsten Produktversionen sind folgende Erweiterungen geplant: Erweiterung der Komponente Reporting Konsistenzprüfung in P8 Content Manager und EMC Centera Analyse von verwaisten Inhalten in der EMC Centera Prüfung, ob P8 Content Manager-Inhalte in der EMC Centera gelöscht wurden Neue Komponente: Verlängerung der Retention Neue Komponente: Löschen / Verschieben Löschen in FileNet P8 Content Manager Version 5.2 und EMC Centera *) Termine/Inhalte stellen den aktuellen Planungsstand dar und sind unverbindlich Seite 10

11 Zusammenfassung Die CENIT RETENTION SOLUTION bietet sinnvolle konfigurierbare Ergänzungen zu den Standardfunktionen von IBM FileNet P8 Content Manager, um die laufenden administrativen Retention-Aufgaben zu unterstützen Transparenz über die Retention-Einstellungen Anpassbarkeit auf die kundenspezifischen Lösungen Regelmäßige Identifikation der Inhalte, deren Retention abgelaufen ist Seite 11

12 Vielen Dank! CENIT AG Industriestraße Stuttgart Seite 12

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