Salary Lohn Verbuchung & Seite 1/5 Regeln zur Lohnmutation und Verbuchungskontrolle Juli 2007

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1 Salary Lohn Verbuchung & Seite 1/5 Salary Lohn Verbuchung Einleitung Die folgende Konfiguration soll vorerst im EezyTool vorhanden sein : Kontoplan 2001 Kred. Lohnzahlung Hauptkonto Lohn Zahlung 2002 Nettolöhne Hauptkonto Lohn Netto 2003 Lohnvorschuss 2055 Kred. Soz. Vers. AHV 2056 Kred. Soz. Vers. BAV 2057 Kred. Quellensteuer 2058 Kred. Asylbewerberabzug 2996 Lohn Druck Netto Bei der Lohnkategorie Zahlung/Überweisung, Gegenkonto des Hauptkonto Lohnjournal 2998 DL-Konto Lohn Hauptkonto Lohn Journal 4051 WA Küche mit normalem MWSt.-Satz 5000 Bruttolohn 5012 Pers. Verpflegung 5020 Taggelder vom Arbeitgeber bezahlt 5101 Soz. Vers. AHV 5102 Soz. Vers. BAV 5103 Soz. Vers. UVG 1 Soz. Vers. KTG 2 Soz. Vers. KPV 5120 Taggelder von der Versicherung bezahlt 5200 Sonst. Personalkosten 7500 Pers. Unterkunft MWSt.-Code 299 Ohne MWSt.

2 Salary Lohn Verbuchung & Seite 2/5 Ablauf Lohnabrechnung herstellen Alle Lohnabrechnung Positionen sind in der Tabelle PayrollPos gespeichert Die Lohnabrechnung erhält eine Nummer Provisorische Buchungen Position werden geschrieben. Mit diesen provisorischen Buchungen Position werden die Buchungen für das Lohnjournal beim drücken des Button Abschliessen geschrieben. Lohnabrechnung drucken Die Lohnabrechnung erhält einen in der Kolonne Druck. Die Zahlungsbeträge sind in der Tabelle Buchung von EezyTool gemäss den Beträgen der Lohnkategorien des Typs «Zahlung/Überweisung» Maximum 2 Buchungen pro Lohnabrechnung : 2996 / 2002 Fixer Betrag Betrag > / 2002 Saldo Betrag > / 2996 Fixer Betrag Betrag < / 2996 Saldo Betrag < 0 Buchungstyp = 141 Lohn Druck Netto Detaillierte Buchungen Lohnabrechnung zahlen Die Lohnabrechnung Zahlungsansicht ist auf Basis der Einträge des Typs 141 herstellt. Sobald der Zahlungsauftrag ausgeführt ist, ist folgende Buchung in der Tabelle Buchung von EezyTool geschrieben : 2002 / 2001 Fixer Betrag Betrag > / 2001 Saldo Betrag > / 2002 Fixer Betrag Betrag < / 2002 Saldo Betrag < 0 1 Totalbuchung pro Zahlungsauftrag 2001 / 1020 Bezahlter Betrag (1020 für Bank, bzw. ausgew. Zahlungskonto) Buchungstyp = 142 Lohn Zahlung Ein detaillierter Zahlungsauftrag wird ausgedruckt Elektronische Zahlungsdatei : SAJJJJMMTT-01.DTA oder.eza

3 Salary Lohn Verbuchung & Seite 3/5 Abschliessen / verbuchen Das Konto 2996 (bei der Lohnkategorie Zahlung/Überweisung, Gegenkonto des Hauptkonto Lohnjournal) soll ausgeglichen sein Lohn drucken 2996 im Soll Lohn drucken 2996 im Haben Betrag = negativ auf Lohnabrechnung Lohnjournal 2996 im Haben Lohnjournal 2996 im Soll Betrag = negativ auf Lohnabrechnung Ist das Konto 2996 nicht ausgeglichen Message SA093 : Bitte, drucken Sie die Lohnabrechnungen Nr. soundso Die Verbuchung des Lohnjournals wird nicht ausgeführt. Das Konto 2998 DL-Konto Lohn soll ausgeglichen sein Zulage 2998 im Haben Zulage Korrektur 2998 im Soll Betrag = negativ auf Lohnabrechnung Abzug 2998 im Soll Abzug Korrektur 2998 im Haben Betrag = negativ auf Lohnabrechnung Ist das Konto 2998 nicht ausgeglichen Die Verbuchung des Lohnjournals wird zwar ausgeführt, aber der Daten- oder FiBu-Export ist nicht möglich. Beim Daten- oder FiBu-Export erscheint der Message SA092 : Bitte, kontrollieren Sie in der Basis- Konfiguration die Buchungskonten der Lohnkategorien. Der Daten- oder FiBu-Export ist nicht möglich. Ist mindestens eine Lohnabrechnung vorhanden und noch nicht definitiv verbucht Beim Daten- oder FiBu-Export erscheint der Message E106 : Lohnabrechnungen nicht abgeschlossen. Der Daten- oder FiBu-Export ist nicht möglich. Zusammenfassung Definitive Verbuchung im Lohnjournal Daten- oder FiBu-Export Alle Lohnabrechnungen müssen ausgedruckt sein Alle Lohabrechnungen müssen im Lohnjournal definitiv verbucht sein Die Verbuchung des Lohnjournals muss ausgeglichen sein. (Saldo des Hauptkonto Lohnjournal = 0)

4 Salary Lohn Verbuchung & Seite 4/5 Regeln zur Lohnmutation und Verbuchungskontrolle Verbuchungsübersicht Tätigkeit Verbuchung Periode Kommentar Typ & Kontrolle Lohn drucken 2996 / Lohn Druck Netto 141 / Lohn zahlen 2002 / Zahlung Anfangs Februar 142 / 2001 / Zahlung Anfangs Februar Lohn Journal 5000 / Bruttolohn 140 / 2998 / Soz. Vers. AHV 2996 & 2998 ausgeglichen 2998 / Soz. Vers. BAV / Nettolohn Regeln zur Lohnmutation / löschen Lohn ausgedruckt Lohn mutieren / löschen möglich (mit Warnung: Lohnabrechnung muss erneut ausgedruckt werden ) Lohn bezahlt Lohn mutieren / löschen gesperrt Storno der Lohn Zahlung möglich (danach Lohn mutieren / löschen möglich) Lohn Journal verbucht Lohn mutieren / löschen gesperrt Lohn Zahlung stornieren gesperrt

5 Salary Lohn Verbuchung & Seite 5/5 Schluss Bemerkungen Lohnabrechnung in diversen Monaten Lohnabrechnungen können in mehreren Monaten eingegeben, ausgedruckt und bezahlt werden, ohne dass sie mit dem Lohnjournal definitiv verbucht werden. Wir empfehlen jedoch die Lohnabrechnungen jeden Monat definitiv abzuschliessen. Falls Mutationen nach der Zahlung und der definitiven Verbuchung notwendig sind, können diese in der Lohnabrechnung des nächsten Monates erledigt werden. Diverse Abrechnungen Für die folgenden Abrechnungen müssen die Lohnabrechnungen alle ausgedruckt und definitiv im Lohnjournal verbucht sein Abrechnung Sozialversicherung Quellensteuerabrechnung Abrechnung Pensionskasse Liste der offenen Lohnabrechnungen Der Totalbetrag der Liste Offenen Lohnabrechnungen entspricht den Saldo des Hauptkonto 2002 Lohn netto in Zahlung.