GAP-Checkliste zu den neuen Normanforderungen (nach ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015)

Transkript

1 Seite 1 von Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Hat Ihre Organisation sog. interne und externe Themen bestimmt, die für ihr Unternehmensumfeld inklusive ihrem Managementsystem relevant sind? Analyse der gesetzlichen Umgebung Relevanter Auszug aus Managementreview Beispiel aus den Kontexten der Organisation 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien Hat Ihre Organisation interessierte Parteien und deren Anforderungen bestimmt, die für ihr Managementsystem relevant sind? Beispiel für interessierte Partei und deren Anforderung Stakeholderanalyse 4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitäts- und Umweltmanagementsystems Ist der Anwendungsbereich Ihres Managementsystems als dokumentierte Information festgelegt und schließt interne, externe Themen sowie interessierte Parteien und deren Anforderungen mit ein? Anwendungsbereich als dokumentierte Information Ausschlüsse (falls vorhanden) Produkte und Dienstleistungen 4.4 Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse Werden Prozesse, deren In- und Outputs, Risiken und Chancen und KPI s als dokumentierte Information ermittelt und aufrechterhalten? Prozesslandschaft Beispielprozesse

2 Seite 2 von Führung und Verpflichtung Verpflichtet sich die Geschäftsführung, indem sie die Rechenschaftspflicht für das Managementsystem übernimmt, sicherstellt, dass die Unternehmenspolitik und die Unternehmensziele angemessen sind, prozess- und risikobasiertes Denken fördert, ausreichend Ressourcen zur Verfügung stellt, die Wichtigkeit des Managementsystems kommuniziert, Verbesserung fördert und Führungskräfte mit in das Managementsystem einspannt? Budgetplan Investitionsplan (auch umweltrelevante Investitionen) Datum der letzten, unterzeichneten Unternehmenspolitik als Nachweis 5.2 Qualitäts- und Umweltpolitik Liegt die Qualitäts- und Umweltpolitik als dokumentierte Information vor, ist interessierten Parteien zugänglich und beinhaltet sie ebenso Verpflichtungen zum Umweltschutz und zur kontinuierlichen Verbesserung? Unternehmenspolitik als dokumentierte Information Aushang der Unternehmenspolitik Gespräch mit Mitarbeiter UM-relevanter Auszug in Unternehmenspolitik 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation Stellt die Geschäftsführung (oberste Leitung) sicher, dass Rollen und Befugnisse innerhalb der Organisation bekannt sind und dass die Verantwortlichkeiten für Unternehmensprozesse, Berichtswesen über das Managementsystem, Förderung der Kundenorientierung und die Sicherstellung der Integrität des Managementsystems zugewiesen sind? Aktuelles Organigramm Stellenbeschreibung, z. B. des QMB 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Sind Risiken und Chancen in Zusammenhang mit den internen und externen Themen, den Anforderungen interessierter Parteien sowie den Unternehmensprozessen und Umweltaspekten ermittelt und entsprechend Maßnahmen zum Umgang mit diesen festgelegt worden? Risikoanalysen (auch in UM) FMEA

3 Seite 3 von Umweltaspekte Haben Sie Umweltaspekte, die in Zusammenhang mit Ihren Tätigkeiten und Produkte stehen, ermittelt und Kriterien festgelegt, anhand dieser die Wesentlichkeit von bedeutenden Umweltaspekten definiert werden? UM-Aspekteliste Beispiel für bedeutende UM- Aspekte 6.2 Qualitäts- und Umweltziele und Planung zu deren Erreichung Werden messbare Qualitäts- und Umweltziele unternehmensweit und hierarchisch als dokumentierte Information festgelegt, deren Risiken und Chancen berücksichtigt und die Umsetzung überwacht? Beispiele für QM- und UM-Ziele Relevante Bereiche des Managementreviews 6.3 Planung von Änderungen Werden notwendige Änderungen am Managementsystem, z. B. an den Unternehmensprozessen, auf sog. geplante Weise durchgeführt? (also nicht quick and dirty ) Beispiel eines Projektplans Beispiel einer Änderung des QM- Systems Personen Sind Personen von Ihrer Organisation bestimmt und bereitgestellt worden, die für die wirksame Umsetzung Ihres Managementsystems und für das Betreiben und Steuern Ihrer Unternehmensprozesse notwendig sind? Qualifikationsmatrix Stellenbeschreibung(en)

4 Seite 4 von Ressourcen zur Überwachung und Messung Liegen geeignete Messmittel vor und werden diese regelmäßig kalibriert und die Kalibrierung als dokumentierte Information aufbewahrt? Prüfmittelliste Beispiel eines Kalibrierscheins Wissen der Organisation Bestimmt Ihre Organisation dasjenige Wissen, das benötigt wird, um ihre Prozesse durchführen zu können und wird dieses Wissen aufrechterhalten und zur Verfügung gestellt? Einarbeitungsplan Wissensdatenbank Nachweis über die Art, Wissen zu erhalten 7.4 Kommunikation Finden protokollierte Kommunikationen bezogen auf Ihr Managementsystem statt und sind diese klar geregelt hinsichtlich Teilnehmerkreis, Agenda und Art (Besprechung, Telecon, Videokonferenz)? Beispiel einer internen und/oder externen Kommunikation Aushänge Veröffentlichung / News im Internet Besprechungsprotokolle 7.5 Dokumentierte Information Liegen alle von der Norm als dokumentierte Information bezeichneten sowie die von Ihrer Organisation als notwendig erachteten Dokumente vor? Diverse dokumentierte Informationen und Dokumente Eingesetztes Dokumentenmanagementsystem

5 Seite 5 von Betriebliche Planung und Steuerung Werden die Produktions- und Risikomanagementprozesse Ihrer Organisation mit Hilfe von Ressourcenund Produktionsplanung, einer Lebenszyklusbetrachtung und einer angemessenen Dokumentation hierüber realisiert? Fertigungsplan Ressourcenplan Plantafeln o. Ä. Technische Zeichnungen Wartungspläne (UM) Verpackungsvorschriften (UM) Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe (UM) 8.2 Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen und Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr Werden im Rahmen von Kundenaufträgen ebenfalls spezifische Anforderungen für Notfallmaßnahmen mit den Kunden und mögliche umweltrelevante Notfallsituationen intern abgestimmt? Kundenspezifikation Technische Zeichnung (Kundenseitig) Notfallplan (UM) Nachweis über Notfallübungen, beispielsweise durch die Feuerwehr Überprüfung der Anforderungen für Produkte und Dienstleistungen Werden in Ihrer Organisation dokumentierte Machbarkeitsanalysen von potentiellen Kundenaufträgen durchgeführt, die die Prüfung der vorliegenden Kundenanforderungen, die eigenen Anforderungen und gesetzliche Anforderungen mit einschließen? Nachweis einer Vertragsprüfung, beispielsweise im Vertrieb Machbarkeitsanalyse

6 Seite 6 von Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen Werden in Ihrer Organisation extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen überwacht, indem Lieferantenbewertungen, Lieferantenaudits und Wareneingangsund Warenausgangskontrollen durchgeführt werden? Lieferantenbewertung Liste freigegebener Lieferanten Qualitätssicherungsvereinbarung Informationen für externe Anbieter Werden Anforderungen an externe Partner diesen konkret mitgeteilt und schließen diese die bereitzustellenden Produkte, notwendige Kompetenzen, beabsichtigte Verifizierungs- und Validierungstätigkeiten mit ein? Lieferantenbestellungen mit entsprechenden Spezifikationen Lieferantenverträge Steuerung der Produktion und der Dienstleistungserbringung Findet Ihre Produktion unter sog. beherrschten Bedingungen statt, welche die Verfügbarkeit von dokumentierten Informationen, die Durchführung einer Produktionsüberwachung, den Einsatz von qualifiziertem Personal, die Umsetzung von Fehlervermeidung und Freigabeprozesse einbezieht? Prozessfähigkeitsuntersuchungen Fertigungsauftrag/-plan Beispiel eines Fertigungsauftrags Eigentum der Kunden oder der externen Anbieter Ist der Umgang mit Fremdeigentum, das sowohl Kunden-, als auch Fremdfirmeneigentum sein kann, klar geregelt, in dessen Rahmen ein sorgfältiger Umgang mit diesen gefordert ist? Vertrag bzgl. Umgang mit Kundeneigentum Beispiel zum Umgang mit Kundeneigentum

7 Seite 7 von Tätigkeiten nach der Lieferung Ermittelt Ihre Organisation dem Umfang der erforderlichen Tätigkeiten nach der Auslieferung, indem sie die gesetzlichen Anforderungen, mögliche Fehler, die Lebensdauer, die Kundenanforderungen sowie die Kundenrückmeldungen berücksichtigt? Gewährleistungsbestimmungen (Vertragliche Regelung) Auftragsdokumente zu After Sales (Ersatzteile o. Ä.) 9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung Hat Ihre Organisation bestimmt, was und wann in Bezug auf ihr Managementsystem gemessen und bewertet werden muss, um dessen Leistung des Managementsystems zu ermitteln und nutzt sie hierzu geeignete Kennzahlensysteme, die Umweltkennzahlen mit einschließen? Kalibrierscheine zu Messmitteln Messprotokolle im UM-Bereich (beispielsweise Wasseranalysen, KSS-Überwachung) Qualitätsaufzeichnungen Qualitätskennzahlen Kundenzufriedenheit Werden in Ihrem Unternehmen Kundenzufriedenheitsanalysen durchgeführt? Kundenzufriedenheitsanalysen Reklamationsabwicklungen (z. B. 8D-Reports) 9.2 Internes Audit Haben Sie bereits interne Audits nach den Neurevisionen 2015 im Rahmen eines Auditprogramms geplant und durchgeführt? Interner Auditbericht Checkliste zum Auditbericht Auditprogramm

8 Seite 8 von Managemenbewertung Haben Sie im Rahmen der dokumentierten Managementbewertung die Veränderungen bei internen und externen Themen, die Wirksamkeit von durchgeführten Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen sowie Möglichkeiten zur Verbesserung mitberücksichtigt? Managementreview 10 Verbesserung Existieren konkrete Maßnahmen, um die Leistung Ihres Managementsystems und somit die Qualitätsleistung sowie die Umweltleistung Ihrer Organisation kontinuierlich zu verbessern? 8D-Reports im UM-Bereich Relevante Bereiche im Managementreview Maßnahmenplan zur GAP-Analyse Normkapitel Maßnahme Zu erledigen von Zu erledigen bis Erledigt am