Stand: Prof. Dr. P. Tran-Gia

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Stand: Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern 1

2 Agenda Ziele der Übungen Vorlesungsscheine Projektteam Rolle und Verantwortung des Projektleiters Rolle und Verantwortung der Projektmitglieder Übungsaufgaben 1-5 Erwartete Projektergebnisse Präsentationen: Anforderungen Termine Standards Unterstützung 2

3 Ziele der Übungen Die Vorlesungsteilnehmer sollen eigene Erfahrungen in der Projektarbeit(=Teamarbeit) sammeln das in der Vorlesung erlernte methodische Vorgehen erproben und umsetzen praxisnah Projektatmosphäre erleben Ziel der Übungen ist es, im Team ein Projekt zu definieren (Projektantrag) zu planen (Projektplan) durchzuführen und zu controllen (Projektdurchführung und Projektcontrolling) erfolgreich abzuschließen (Projektabschluß) zu dokumentieren (Projektdokumentation) und zu präsentieren (Abschlußpräsentation) 3

4 Vorlesungsscheine Für InformatikerInnen: Kleines Projektpraktikum im Fach Informatik Für HörerInnen anderer Fachbereiche: Seminarschein 4

5 Projektteams Bildung von Projektteams In der 1. Vorlesung werden die Projektteams gebildet; dabei wird eine möglichst durchgängige fachbereichsübregreifende Besetzung angestrebt. Jeder Teilnehmer übernimmt für eine Aufgabe die Funktion des Projektleiters (in alphabetischer Reihenfolge) Jedes Projektteam ist verpflichtet, alle fünf Übungsaufgaben vollständig zu lösen und termingerecht abzugeben. Verantwortung des aktuellen PLs! Mit der Genehmigung des Projektauftrags (Vorlesung 3) ist bis zum Projektabschluß eine wöchentliche Projektstatussitzung (Jour fixe) mit Protokollerstellung durchzuführen. Die tatsächlichen Arbeitszeiten sind zu protokollieren und mit den geschätzten Zeiten zu vergleichen. 5

6 Rolle und Verantwortung des Projektleiters Organisation und Durchführung der Besprechungen Aufteilung der Arbeit an die Teammitglieder Überwachung des planmäßigen Fortschritts Bei Problemen direkten Kontakt mit dem Assistenten oder dem Dozenten aufnehmen Erstellung der Jour fixe-protokolle Termingerechte (spätestens vier Tage! vor der nächsten Vorlesung wg. Feedback) und vollständige Abgabe der Lösung An: CC: Präsentation (ppt-vortrag; Dauer: ca. 7,5 Minuten; max. 10 Folien) vorbereiten und in der Vorlesung halten Eigenbewertung der Präsentation (Fragebogen direkt nach dem Vortrag selbst ausfüllen) 6

7 Rolle und Verantwortung der Teammitglieder Aufgaben Lösen der zugeteilten Teilaufgaben Zeitnahe Information des Projektleiters über Probleme Information des Projektleiters über die Ergebnisse Bewertung der Präsentation des eigenen PLs (Team-Feedback-Fragebogen) Nach jeder Vorlesung übernimmt das nächste Teammitglied die Projektleitung Wechsel der Projektleitung erfolgt in alphabetischer Reihenfolge (A Z) 7

8 Aufgabenübersicht: Grobplanung Projektidee Projektantrag Projektplanung I PSP, Zeit Ablauf Projektplanung II Ressourcen Kosten Projektdurchführung & Controlling mit Projektmanagementtool MS Project

9 Aufgabe 1: Projektidee Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale Dienstleistung im Internet erarbeiten Vorgehen/Methodik 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung Kreativitätstechniken (Brainstorming, Umkehrungstechnik) To-do-Liste Gliederungsvorschlag für ppt-vortrag (mit MS Office 2000) 6-Schritte-Methode 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen Datei: Idee-Team_x.ppt 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertung der Alternativen 5. Commitment 6. Vereinbarung der nächsten Schritte Erfahrungen in der Projektarbeit 9

10 Aufgabe 2: Projektantrag 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 erstellten Projektideen eine Nutzwertanalyse durch 2. Zu Ihrer besten Idee soll ein Projektantrag erarbeitet werden Vorgehen/Methodik Kreativitätstechniken Nutzwertanalyse Klärung der Projektanforderungen (Zieldefinition, Termine, Meilensteinplanung usw.) Interessenanalyse Projektantrag Datei: Antrag-Team_x.ppt 10

11 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum bereitsteht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform 2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten 3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan 4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 5. Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen 6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der

12 Zu Aufgabe 3: Projektplanung I Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen Ab sofort ist ein wöchentlicher jour fixe des Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation Das erste Protokoll P_1-Team_x.doc ist mit den beiden anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen Die Datei Team_x-Name.xls ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen 12

13 Aufgabe 4: Projektplanung II Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung - mit Kapazitätsausgleich - durchzuführen 1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die resultierende Datei unter dem Namen BP2- Team_x.mpp 2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem jour fixe und Protokollerstellung P_n-Team_x.doc 3. Aufgabe des Projektleiters ist es, eine Präsentation Planung-Team_x.ppt zu erstellen; Schwerpunkte: Ergebnisse der Projektplanung (I + II) Stand der Umsetzung Erfahrungen aus der Projektarbeit 13

14 Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling Voraussetzungen: Meilensteinplan und Basisplan der Planung2 (MS Project) von Aufgabe 4 1. Führen Sie zu den wöchentlichen jour fixe-terminen (bis zum Projektende!) jeweils folgende Aufgaben durch Meilenstein-Trend-Analyse - mit Kommentierung Jour fixe Protokoll P_n-Team_x.doc 2. Führen Sie am nächsten jour fixe-termin folgende Aufgaben durch Projektüberwachung mit MS Project 2002 PD-Team_x.mpp Zeiterfassungsformular für alle Teammitglieder: Team_x-Mai-Name-Vorname.xls für Mai Erstellen Sie (PL) eine Ergebnis-Präsentation PD-Team_x.ppt 4. Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der

15 Projektabschluß: Erwartete Projektergebnisse Im Rahmen der Projektarbeit sind folgende Produkte und Dokumentationen zu erstellen: Entwicklung der neuen sozialen Dienstleistung im Internet Kurzpräsentationen zu jeder Aufgabe (Ergebnisse und Erfahrungsbericht als ppt-vortrag) Projektdokumentation (Näheres im Kapitel Projektdokumentation) Projektidee, Nutzwertanalyse, Projektauftrag Projektstrukturplan, MS-Project-Basisplan, Meilensteinplan, Zeitplan, Ablaufplan, Ressourcenplan, Kostenplan Verwendete Methodik Jour Fixe-Wochenprotokolle (gem. Muster) Unterschriebene Arbeitszeitprotokolle (gem. Muster) Protokoll der Abschlußbesprechung Abschlußpräsentation (Produkt und Folien) erfolgt in der letzten Vorlesung am 30. Juni 2003; ca. 10 Minuten / PL 15

16 Protokoll Wöchentlich ab Wesentliche Inhalte (Muster in der Vorlesung) Protokollführer Teilnehmer Statusberichte der Teammitglieder Gesamtstatus Probleme besprechen und lösen To-do-Liste Erstellung des Protokolls P_n-Team_x.doc durch den aktuellen Projektleiter 16

17 Präsentationen: Anforderungen 1. Folie Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Co-Autoren Ort, Datum der Präsentation Agenda-Folie ( Fahrplan ) Folienset Fußzeile mit Titel und Seitenzahlen Tipps zur Folienerstellung (vgl. Vorlesung 2 - Teil Arbeitstechniken) beachten, insb. Lesbarkeit! Vortrag Dauer: ca. 7-8 Minuten (Kurzpräsentationen); Empfehlung: Probevortrag im Team Freier Vortrag; Blickkontakt zu den Zuhörern Eigenbewertung (Fragebogen direkt nach dem Vortrag) Bewertung durch das Team (Fragebogen) 17

18 Termine (Stand: ) Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team V /V V V V V V AP Jeweils 3 Tage vor der nachfolgenden Vorlesung: Vorab-Versand der Lösungen der aktuellen Aufgabe per Mail an Assistenten und Dozenten 23. Juni 2003: Echt-Einsatz des Web-Auftritts 30. Juni 2003: Projektdokumentation (Papierform) CD mit Projektdokumentation und Softwareprodukt Abschlußpräsentation (AP) (alle Teams) 7 18

19 Standards Für die Erstellung der Aufgaben sind folgende Tools verbindlich zu verwenden: Dokumentationen: MS Word 2000 Präsentationen: MS Powerpoint 2000 Zeittabellen: MS Excel 2000 Projektmanagement: MS Project 2002 Mailadressen Dr. Harald Wehnes: Daniel Schlosser: 19