Fristen bei Einsatz von Anwalt classic erfassen, bestätigen, abvermerken, erledigen, anzeigen und überwachen

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Anwalt classic Fristen bei Einsatz von Anwalt classic erfassen, bestätigen, abvermerken, erledigen, anzeigen und überwachen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund 3 Vorgehen 3.1 Frist anlegen 3.2 Frist im Vier-Augen-Prinzip durch anderen Benutzer bestätigen 3.3 Frist abvermerken 3.4 Frist erledigen 3.5 Fristen anzeigen 3.6 Automatische Fristüberwachung einrichten 4 Weitere Informationen 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument lesen Sie, wie Sie Fristen bei Einsatz von Anwalt classic erfassen, bestätigen, abvermerken, erledigen, anzeigen und überwachen. 2 Hintergrund Sie erhalten in einer weiteren laufenden Sache ein Schreiben vom Gericht mit einer Fristsetzung. Sie möchten diese Frist erfassen, deren Einhaltung sicherstellen und danach die Frist erledigen. 3 Vorgehen 3.1 Frist anlegen Dokument Seite 1 von 9

2 Frist anlegen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei Akten Alle aktiven Akten. 2. Akte markieren. 3. Im rechten Zusatzbereich Kontextbezogene Links Aktenfunktion ausführen auf Frist anlegen klicken. 4. Im Fenster Frist anlegen den Fristtyp aus der Liste auswählen, z. B. 31 Klageerwiderungsfrist 277 ZPO. Aufgrund der im Programm hinterlegten Fristen werden die Datumsangaben im Bereich Fristerfassung und Dokument Seite 2 von 9

3 berechnung berechnet. Wenn Sie das Fristende manuell ändern, wird für diese Frist die Berechnungsautomatik außer Kraft gesetzt. 5. Ggf. Kontrollkästchen nach Speichern neue Aufgabe anlegen im unteren Bereich aktivieren und im Fenster <Aktennummer Aktenbezeichnung> - Aufgabe die Aufgabe (Wiedervorlage, da eine Aktenverknüpfung besteht) ergänzen und speichern. 6. Auf Speichern und schließen klicken. Sie haben die Frist zur Akte erfasst. 3.2 Frist im Vier-Augen-Prinzip durch anderen Benutzer bestätigen Als Standard ist in Anwalt classic das Vier-Augen-Prinzip eingestellt. Die Frist hat den Status offen und muss von einer weiteren Person bestätigt werden. Frist im Vier-Augen-Prinzip durch anderen Benutzer bestätigen Voraussetzung: Ein anderer Benutzer ist im DATEV Arbeitsplatz angemeldet. Vorgehen: 1. Frist z. B. im Zusatzbereich Fristen markieren und im Kontextmenü auf Frist bestätigen klicken. oder Frist öffnen und unter Kontextbezogene Links auf Funktion ausführen Frist bestätigen klicken. 2. Im Fenster Fristen bestätigen auf Ja klicken. Fristen bestätigen #PFB00009 Wollen Sie die ausgewählten Fristen (Anzahl: 1) jetzt bestätigen? Ja Nein Dokument Seite 3 von 9

4 Die Frist wurde von einem anderen Mitarbeiter bestätigt. 3.3 Frist abvermerken Wenn eine Frist abvermerkt ist, bedeutet das, dass die auszuführende Tätigkeit innerhalb der Kanzlei abgeschlossen ist (beispielsweise wurde ein Rechtsbehelf verschickt). Es muss aber noch auf eine Reaktion gewartet werden. Die Funktion Frist abvermerken ist ein optional verwendbarer Zwischenschritt. Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann eine Frist erst erledigt werden, wenn sie abvermerkt wurde. Beispiel: Die Frist wurde vom Rechtsanwalt bearbeitet. Das Schreiben liegt bereit zum Versand per Fax an das Gericht. Sobald das Fax versandt wurde, können Sie die Frist abvermerken. Frist abvermerken Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Frist z. B. im Zusatzbereich Fristen markieren und im Kontextmenü auf Frist abvermerken klicken. oder Frist öffnen und unter Kontextbezogene Links auf Funktion ausführen Frist abvermerken klicken. 2. Fenster Fristen abvermerken mit Ja bestätigen. Fristen abvermerken #PFB00122 Wollen Sie die ausgewählten Fristen (Anzahl: 1) jetzt abvermerken? Ja Nein 3.4 Frist erledigen Sobald der erfolgreiche Sendestatus des Schreibens per Fax vorliegt, können Sie die Frist erledigen. Frist erledigen Voraussetzung: Dokument Seite 4 von 9

5 DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Frist z. B. im Zusatzbereich Fristen markieren und im Kontextmenü auf Frist erledigen klicken. oder Frist öffnen und unter Kontextbezogene Links auf Funktion ausführen Frist erledigen klicken. 2. Das Fenster Fristen erledigen mit Ja bestätigen. Fristen erledigen #PFB00007 Wollen Sie die ausgewählten Fristen (Anzahl: 1) jetzt erledigen? Ja Nein 3.5 Fristen anzeigen Fristen anzeigen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Unter Unsere Kanzlei Übergreifende Funktionen auf Fristen der Kanzlei doppelklicken. 2. Über das Symbol den gewünschten Filter wählen. Die Fristen werden in der Liste angezeigt. Dokument Seite 5 von 9

6 3.6 Automatische Fristüberwachung einrichten Automatische Fristüberwachung einrichten Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Im Zusatzbereich Programm öffnen auf Post, Fristen und Bescheide klicken. Bereich Programm öffnen einblenden Wenn der Bereich Programm öffnen nicht eingeblendet ist, können Sie ihn über das Symbol Ansicht Programm öffnen einblenden. oder über Post, Fristen und Bescheide im Bereich Programm öffnen nicht vorhanden Wenn das Programm Post, Fristen und Bescheide nicht im Bereich Programm öffnen vorhanden ist, können Sie dieses über Programm suchen suchen und dauerhaft anzeigen lassen: Programm suchen (Programmsuche) (Dok.-Nr ) 2. Im Arbeitsblatt Startseite im mittleren Bereich auf Einstellungen zur Fristüberwachung klicken. 3. Auf + Neue Überwachung klicken. 4. In der Liste Profil auswählen, ob die Überwachung für die ganze Kanzlei oder nur für den angemeldeten Benutzer erfolgen soll. 5. Im Fenster Überwachungs-Assistent im Schritt Filter auswählen, welche Fristen Sie überwachen möchten. Dazu den Bereich Fristen/Bescheide aufklappen und das gewünschte Kontrollkästchen aktivieren. Dokument Seite 6 von 9

7 Achtung: Eine zu engmaschige Fristüberwachung (zum Beispiel durch Aktivierung aller Filter für Fristen der Kanzlei, Fristen und Vorfristen und Meine Fristen) kann zu Performance-Problemen in Anwalt classic führen. Wir empfehlen Ihnen daher, die Fristüberwachung auf das Nötigste zu reduzieren. Aktivieren Sie z. B. nur das Kontrollkästchen Fristen der Kanzlei Heute auslaufende offene Fristen und Fristen und Vorfristen bis in 3 Tagen endend. Achten Sie darauf, dass Sie eine kanzleiweite Fristüberwachung nicht so konfigurieren, dass diese bei allen Anwendern um dieselbe Uhrzeit startet. 6. Auf Weiter > klicken. 7. Im Schritt Überwachungsintervall zwischen folgenden Optionen auswählen: Intervall bei der Anmeldung beginnen Intervall mit Startzeit festlegen Feste Zeitpunkte festlegen Einmalig bei der Anmeldung anzeigen. 8. Intervall für die Wiederholung der Fristüberwachung wählen, z. B. Wiederholen jede: 2 Stunden. 9. Kontrollkästchen Fristüberwachung anzeigen, auch wenn keine Fristen in dem ausgewählten Filter vorhanden sind deaktivieren. Dokument Seite 7 von 9

8 10. Auf Weiter > klicken. 11. Im Fenster Bezeichnung eine Bezeichnung für die Überwachung festlegen. 12. Auf Fertig stellen klicken. 13. Fenster Einstellungen zur Fristüberwachung mit OK bestätigen. Dokument Seite 8 von 9

9 Die Fristüberwachung ist eingerichtet. In der Taskleiste sehen Sie das Symbol (DATEV Arbeitsplatz Fristüberwachung). Zum eingestellten Zeitpunkt erscheint das Fenster Fristüberwachung. Dabei wird jeder überwachte Filter als eigenes Arbeitsblatt innerhalb des Fensters Fristüberwachung -<Überwachungsname> dargestellt. 4 Weitere Informationen Mandatsbearbeitung mit Anwalt classic, Dok.-Nr Schlagwörter: Akte Copyright DATEV eg Erstellt am: Dokument Seite 9 von 9

10 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Anwalt classic Termine bei Einsatz von Anwalt classic erfassen, vorbereiten, ändern und überwachen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund 3 Vorgehen 3.1 Termin erfassen 3.2 Termin ändern 3.3 Termin vorbereiten Terminzettel erstellen 3.4 Termine überwachen 4 Weitere Informationen 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument lesen Sie, wie Sie Termine bei Einsatz von Anwalt classic erfassen, vorbereiten, ändern und überwachen. 2 Hintergrund Ihr Mandant ruft in der Kanzlei an. Er möchte einen Termin absagen und dafür einen neuen vereinbaren. 3 Vorgehen 3.1 Termin erfassen Wie Sie einen Termin erfassen, lesen Sie hier: Termin/Terminserie erfassen, Dok.-Nr Dokument Seite 1 von 7

11 Tipp: Terminerfassung aus Aktenliste starten Wenn Sie das Fenster Termin erfassen aus einer der Aktenlisten über Kontextbezogene Links Aktenfunktion ausführen Termin erfassen öffnen, wird die Verknüpfung zur markierten Akte automatisch angelegt. 3.2 Termin ändern Termin ändern Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Im Navigationsbereich auf Termine klicken. 2. Im linken Bereich (Kalender) auf den Tag, für den der zu ändernde Termin eingetragen war, klicken. Die Arbeitswoche, in der der Termin stattfindet, wird im Arbeitsblatt Termine geöffnet. 3. Ggf. im Feld Teilnehmer über das Symbol (Auswählen) oder durch Eingabe der Mitarbeiternummer den Mitarbeiter auswählen, bei dem der Termin stattfindet. 4. Im Kalender neuen Termin suchen. Freie Zeit suchen Über Kontextbezogene Links Funktion ausführen Freie Zeit suchen können Sie nach einem freien Zeitfenster suchen. Im Fenster Freie Zeit suchen auf Suchen oder Weitersuchen klicken. Bei Suchen schlägt das Programm den ersten möglichen Termin vor. Wenn Sie diesen Termin übernehmen möchten, klicken Sie auf Erfassen. Die Verknüpfung zur Akte ist in dieser Variante nicht vorbelegt und Sie müssen den alten Termin löschen. Dokument Seite 2 von 7

12 5. Auf den zu ändernden Termin doppelklicken. 6. Ggf. im Bereich Was und Wo neuen Ort erfassen. 7. Im Bereich Wann den neuen Termin erfassen. Sie haben den Termin geändert. 3.3 Termin vorbereiten Terminzettel erstellen Sie möchten für den zuständigen Rechtsanwalt einen Terminzettel zum vereinbarten Termin mit dem Mandanten erstellen. Der Terminzettel unterstützt den Rechtsanwalt bei de Protokollierung von Terminen. Terminzettel erstellen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Termin im Kalender markieren. 2. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Eintrag Terminzettel erstellen wählen. Titel Unter Extras Einstellungen Termine können Sie in der Registerkarte Termine benutzerspezifisch zwischen folgenden Arten des Terminzettels wählen: Dokument Seite 3 von 7

13 Beratung Beim Terminzettel Beratung steht neben der Wiedergabe der Termindetails ein großer Bereich für handschriftliche Notizen zur Verfügung. Mit dem Termin zusammenhängende Aufgaben können hier strukturiert dokumentiert werden. Gericht Dieser Terminzettel dient der Dokumentation von Gerichtsterminen und enthält speziell auf Gerichtstermine bezogene Informationen sowie mögliche Ergebnisse des Termins sowie zu erledigende Aufgaben, die vom Anwalt angekreuzt werden können. Zeit Bei dieser Variante stehen die Zeit- und Ort-Informationen ganz oben, also wann und wo der Termin stattfindet. Die getroffene Einstellung gilt für alle Terminarten, für die kein spezieller Terminzettel unter Organisation Stammdaten Kanzleistruktur Terminarten im Fenster Terminart bearbeiten ausgewählt wurde. Dokument Seite 4 von 7

14 3. Um den Terminzettel auszudrucken, im Fenster Druckvorschau auf das Symbol (Dokument drucken) klicken. Der Terminzettel wird gedruckt. Er enthält alle wichtigen Informationen und bietet eine Auswahl an Aufgaben zur weiteren Bearbeitung. Hier können Sie während des Termins Notizen eintragen. 3.4 Termine überwachen Sie möchten sich einen Überblick über die Termine der Kanzlei verschaffen. Termine überwachen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Dokument Seite 5 von 7

15 Vorgehen: 1. Im Navigationsbereich auf Termine klicken. 2. Im linken Bereich im Kalender auf den aktuellen Tag klicken. Die Arbeitswoche wird im Arbeitsblatt Termine geöffnet. 3. Ggf. im Feld Teilnehmer über das Symbol (Auswählen) oder durch Eingabe der Mitarbeiternummer den / die gewünschten Mitarbeiter auswählen. oder Jeder aus der Liste auswählen, dann werden alle Mitarbeiter im Kalender angezeigt. 4 Weitere Informationen Dokument Seite 6 von 7

16 Mandatsbearbeitung mit Anwalt classic, Dok.-Nr Schlagwörter: Termine Copyright DATEV eg Erstellt am: Dokument Seite 7 von 7

17 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Anwalt classic Wiedervorlagen bei Einsatz von Anwalt classic erfassen und verwalten Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund 3 Vorgehen 3.1 Wiedervorlage bei bestehender Akte erfassen 3.2 Wiedervorlagen zur Akte anzeigen 3.3 Wiedervorlagen der Kanzlei anzeigen 4 Weitere Informationen 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument lesen Sie, wie Sie Wiedervorlagen bei Einsatz von Anwalt classic erfassen und verwalten. 2 Hintergrund 3 Vorgehen 3.1 Wiedervorlage bei bestehender Akte erfassen Wiedervorlage bei bestehender Akte erfassen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: Dokument Seite 1 von 4

18 1. Aktenliste öffnen, z. B. Unsere Kanzlei Akten Alle aktiven Akten. 2. Akte markieren. 3. Im rechten Zusatzbereich Kontextbezogene Links Aktenfunktion ausführen Wiedervorlage anlegen klicken. 4. Im Fenster <Aktenbezeichnung> - Aufgabe ggf. die Aufgabendetails anpassen. Weitere Informationen dazu: Aufgabe anlegen / Aufgabenserie anlegen, Dok.-Nr Die zuvor markierte Akte ist in der Registerkarte Verknüpfungen bereits verknüpft. 5. Auf das Symbol (Speichern und Schließen) klicken. Sie haben eine Wiedervorlage (= Aufgabe mit Aktenbezug) zur Akte angelegt. 3.2 Wiedervorlagen zur Akte anzeigen Sie möchten sich die Wiedervorlagen zu einer Akte ansehen. Wiedervorlagen zur Akte anzeigen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Aktenliste öffnen, z. B. Unsere Kanzlei Akten Alle aktiven Akten. 2. Akte markieren. 3. In der Liste Schnellinfo: <Auswahl> den Eintrag Aufgaben wählen. Dokument Seite 2 von 4

19 Die Wiedervorlagen der in der Aktenliste markierten Akte werden im Zusatzbereich Aufgaben angezeigt. 3.3 Wiedervorlagen der Kanzlei anzeigen Sie können sich alle Wiedervorlagen der Kanzlei oder Wiedervorlagen für ausgewählte Mitarbeiter anzeigen lassen. Wiedervorlagen der Kanzlei anzeigen Voraussetzung: DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen: 1. Im Navigationsbereich auf Aufgaben klicken. 2. In der Übersicht Z. B. auf den Filter Alle Aufgaben, Alle aktiven Aufgaben oder Meine aktiven Aufgaben doppelklicken. Das Arbeitsblatt Aufgabenübersicht wird geöffnet. Hier sehen Sie alle Aufgaben/Wiedervorlagen mit dem gewählten Filter und können diese z. B. bearbeiten oder erledigen. Fett markierte Wiedervorlagen Dokument Seite 3 von 4

20 4 Weitere Informationen Mandatsbearbeitung mit Anwalt classic, Dok.-Nr Schlagwörter: Aufgaben Copyright DATEV eg Erstellt am: Dokument Seite 4 von 4

21 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Anwalt classic Schnellinfo "Aufgaben" in einer Aktenliste in Anwalt classic öffnen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Vorgehen 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument lesen Sie, wie Sie die Schnellinfo Aufgaben in einer Aktenliste in Anwalt classic öffnen. 2 Vorgehen Schnellinfo Aufgaben öffnen Vorgehen: 1. Im DATEV Arbeitsplatz unter Unsere Kanzlei Akten: Beliebige Aktenliste öffnen. 2. Eine Akte markieren. 3. In der Liste Schnellinfo: <Auswahl>: Eintrag Aufgaben wählen. 4. In der Liste Aktive Aufgaben: Wählen, ob Sie nur die aktiven Aufgaben oder alle Aufgaben einblenden möchten. 5. Schnellsuche, Gruppierfeld und Erweiterte Suche einblenden: Auf die folgende Schaltfläche klicken: Unter der Aktenliste wird der Zusatzbereich Aufgaben eingeblendet. Dokument Seite 1 von 2

22 Funktionen in der Schnellinfo Aufgaben Sie können in der Schnellinfo Aufgaben über die Liste entweder Aktive Aufgaben (nicht erledigte) oder Alle Aufgaben anzeigen. Über das Symbol können Sie eine neue Aufgabe anlegen. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) stehen Bearbeitungsfunktionen direkt zur Verfügung, z. B. Aufgabe bearbeiten oder Aufgabe anlegen. Schlagwörter: Aufgaben Copyright DATEV eg Erstellt am: Dokument Seite 2 von 2

23 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Anwalt classic Post, Fristen und Bescheide Fristenkontrolle: Vier-Augen-Prinzip deaktivieren (Tipp für DATEV Anwalt) Inhaltsverzeichnis 1 Situationsbeschreibung 2 Vorgehen Aktuelle Änderungen Das Dokument wurde vollständig geprüft und überarbeitet. Es haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben. 1 Situationsbeschreibung Im Auslieferungszustand von DATEV Anwalt ist zur Fristenkontrolle das Vier-Augen-Prinzip voreingestellt. Das heißt, dass die Frist von einem Benutzer angelegt wird und nur von einem zweiten Benutzer bestätigt werden kann. Dieses Vier-Augen-Prinzip können Sie ausschalten. 2 Vorgehen So gehen Sie vor: 1. Wählen Sie im Programm Post, Fristen und Bescheide Extras Einstellungen. - oder - Klicken Sie bei aktiviertem Arbeitsblatt Startseite im Zusatzbereich Kontextbezogene Links in der Gruppe Funktion ausführen auf den Link Einstellungen. Das Dialogfenster Einstellungen wird geöffnet. 2. Doppelklicken Sie im Dialogfenster im Strukturbaum auf Posteingang & Fristen Erweiterte Fristoptionen Dokument Seite 1 von 2

24 3. Deaktivieren Sie in der Gruppe Erfassung zu Akte das Kontrollkästchen Vier-Augen-Prinzip verwenden. 4. Klicken Sie auf OK. Bei juristischen Fristen gilt fortan das 2-Augen-Prinzip. Copyright DATEV eg Erstellt am: Dokument Seite 2 von 2

25 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Anwalt classic Auftragsfelder bei der Fristerfassung zur Akte in Anwalt classic ausblenden (Tipp) Sie haben mit der Programm-DVD DATEV pro 7.0 das Update von Phantasy auf DATEV Anwalt classic durchgeführt. Bei der Fristerfassung werden nun zusätzliche Angaben zum Auftrag gefordert. Wenn Sie DATEV Eigenorganisation nutzen, können Sie über die Schnittstelle zu diesem Programm bei der Fristerfassung einen Auftrag zuordnen. Wenn Sie Eigenorganisation comfort nicht nutzen, müssen Sie auch keinen Auftrag zuordnen. Wie Sie die Auftragsfelder bei der Fristerfassung zur Akte ausblenden, erfahren Sie in diesem Dokument. Auftragsfelder bei Fristerfassung zur Akte ausblenden 1. Wählen Sie in DATEV Arbeitsplatz im Menü Ansicht Programmsuche und erfassen Sie Post, Fristen und Bescheide. 2. Wählen Sie im Menü Extras Einstellungen. Das Fenster Einstellungen öffnet sich. 3. Öffnen Sie die betroffenen Formulare über Posteingang & Fristen Formularkonfiguration Formulare Posteingang. In der Registerkarte Übersicht sehen Sie alle Formulare. 4. Doppelklicken Sie auf das Formular, bei dem das Kontrollkästchen Standard aktiviert ist. Das Fenster Formularkonfiguration öffnet sich. 5. Deaktivieren Sie in der Zeile Auftrag das Kontrollkästchen in der Spalte Sichtbar und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie befinden sich wieder im Fenster Einstellungen. Hinweis: Wenn Sie neben dem Standard-Formular auch andere Formulare nutzen, nehmen Sie diese Einstellung in jedem der Formulare vor. 6. Schließen Sie das Fenster Einstellungen mit Klick auf die Schaltfläche OK. Dokument Seite 1 von 2

26 7. Starten Sie das Programm Post, Fristen und Bescheide an jedem Arbeitsplatz erneut, um die Einstellungen zu übernehmen. Bei der Fristerfassung werden jetzt keine zusätzlichen Angaben zum Auftrag vom Programm gefordert. Schlagwörter: Akte Copyright DATEV eg Erstellt am: Dokument Seite 2 von 2