GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen

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1 GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Copyright 2014 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Einrichtung Online-Banking Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Zahlungsaufträge verarbeiten Vorlauffristen Übermittlung von Sammlern an die Bank Abholen von Umsätzen / Zuordnen OP ausgleichen SEPA-Export Fertig! 12 GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 2

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Ihr persönliches Bankkonto per HBCI an Ihr Programm anbinden können und wie Sie verschiedene SEPA-Aufträge an Ihre Bank aus GS-Office 2014, GS-Auftrag 2014 und GS-Buchhalter 2014 übertragen können. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Office ab Version 2014 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) GS-Auftrag ab Version 2014 (Standard und Comfort) GS-Buchhalter ab Version 2014 (Standard und Comfort) Die nachfolgende Anleitung stellt die Vorgehensweise anhand des Beispiels von GS- Office 2014 vor. Die Vorgehensweise in GS-Auftrag 2014 und GS-Buchhalter 2014 unterscheidet sich nicht von dieser Vorgehensweise. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 3

4 2.0 Einrichtung Online-Banking Wechseln sie unter EXTRAS / MANDANTENEINSTELLUNGEN in die Mandantenbankverbindungen. Stellen Sie sicher, dass hier Ihre Gläubiger- Identifikationsnummer eingetragen ist, die Sie zum Einzug der Lastschriften zwingend benötigen und öffnen Sie anschließend die gewünschte Bankverbindung. Aktivieren Sie die Option Für Zahlungsverkehr verwenden und ergänzen Sie ggf. fehlende Kontenangaben. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 4

5 Klicken Sie im Tabulator Online-Banking auf die Schaltfläche [ ]. Richten Sie in dem sich öffnenden Dialog den HBCI-Kontakt zu der Bankverbindung ein. Die Einrichtung wird durch einen Assistenten unterstützt und ist selbsterklärend. In jedem Fall wird nach der Synchronisation neben dem Kontakt ein grüner Haken angezeigt: GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 5

6 Schließen Sie den Dialog und ordnen Sie durch Auswahl den HBCI-Kontakt der Mandantenbankverbindung zu: Ihre Mandantenbankverbindung ist jetzt Online-Banking-fähig. Bestätigen Sie alle Dialoge mit OK, bis Sie wieder im Hauptmenü sind. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 6

7 3.0 Verarbeitung von Zahlungsaufträgen 3.1 Zahlungsaufträge verarbeiten Für SEPA-Lastschriften benötigen Sie zwingend ein aktives SEPA-Mandat, welches für jeden Kunden vorhanden sein muss. Die Mandate legen Sie unter STAMMDATEN > SEPA-Mandate an. Nachdem Sie zu den offenen Posten Zahlungsaufträge (SEPA-Lastschriften) angelegt haben, wechseln Sie in die Liste der Zahlungsaufträge im Menü DIENSTE. Markieren Sie mit STRG+A alle Aufträge (falls es sich nur um Lastschriften handelt) oder markieren Sie die auszuführenden Aufträge mit der Leertaste. Um die Aufträge online an die Bank zu übermitteln, führen Sie die Funktion < VERARBEITEN > aus. Das Programm prüft die bei SEPA-Lastschriften einzuhaltenden Vorlauffristen automatisch und bietet Ihnen eine Korrektur an. Hinweis: Das Programm verhindert die gemeinsame Ausführung von nicht gleichartigen Zahlungsaufträgen (wie etwa Überweisungen und Lastschriften) automatisch. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 7

8 Die Vorlauffrist ist der Zeitraum zwischen frühestmöglichem und spätmöglichstem Einreichungsdatum bei der Bank in Abhängigkeit des Fälligkeitsdatums des Zahlungsauftrags. Das Fälligkeitsdatum ist der Tag, an dem das Konto des Zahlungspflichtigen tatsächlich belastet wird. Je nach Lastschrift mehr dazu im nächsten Abschnitt gelten unterschiedliche Vorlauffristen Vorlauffristen Anders, als bei DTA-Aufträgen müssen Zahlungsaufträge einen bestimmten Zeitpunkt vor der Fälligkeit bei der Bank eingereicht werden. Bei Basislastschriften, die zum ersten Mal ausgeführt werden, sind das fünf Bankarbeitstage, bei Basislastschriften die zum zweiten oder n-ten Mal bei der Bank eingereicht werden, müssen mindestens zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit an die Bank übermittelt werden. Unter finden Sie weitere Fristen für andere Arten von Lastschriften Übermittlung von Sammlern an die Bank Im HBCI-Verfahren dürfen nur Aufträge in einem Sammler bei der Bank eingereicht werden, die in folgenden Merkmalen übereinstimmen: Gleiche Lastschriftart z. B. wiederkehrende Basislastschrift, erste Ausführung oder wiederkehrende Basislastschrift, 2. Oder n-te Ausführung oder auch wiederkehrende Basislastschrift, letzte Ausführung (eine entsprechende Option ist im Zahlungsauftrag verfügbar) Das Fälligkeitsdatum muss identisch sein Allen Lastschriften ist gemein, dass Sie frühestens 14 Bankarbeitstage vor Fälligkeit bei der Bank eingereicht werden dürfen. GS-Office fasst automatisch zueinander passende Aufträge zusammen und zeigt Ihnen an, wie viele resultierende Aufträge aufgrund der vorliegenden Markierung an Ihre Bank übermittelt werden müssten. Für jeden Auftrag ist die Eingabe von PIN und TAN erforderlich. Wir möchten darauf hinweisen, dass es sich hier um ein Programmverhalten handelt, welches notwendig ist, um die beim HBCI-Standard geltenden Einschränkungen siehe oben einhalten zu können. Welche Aufträge in welchem Sammler enthalten sind, können Sie später unter DIENSTE / ZAHLUNGSVERKEHR / ONLINE-HISTORIE sehen. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 8

9 3.2 Abholen von Umsätzen / Zuordnen Wechseln Sie unter DIENSTE in den Dialog Umsatzzuordnung und führen Sie eine Umsatzabfrage durch. Nach Eingabe der PIN werden die Umsätze angezeigt. Wie bereits angekündigt, werden die Umsätze wahrscheinlich alle als Einzelbuchungen in der Liste dargestellt werden. Markieren Sie die als zusammengehörig d. h. die aus EINEM Sammler resultierenden Umsätze und rufen Sie im Menü BEARBEITEN die Funktion Umsätze zusammenfassen auf. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 9

10 Führen Sie anschließend die Funktion ZA zuordnen (Zahlungsauftrag zuordnen) aus: Jetzt müssen Sie eine Liste von verarbeiteten Zahlungsaufträgen sehen. Wählen Sie den aus, der zu den zuvor zusammengefassten Umsätzen passt. Übernehmen Sie den Zahlungsauftrag. Nach der Übernahme werden die Zahlungen auf die offenen Posten aufgeteilt und unter Erstellte Zuordnungen angezeigt. 3.3 OP ausgleichen Nach Klick auf die Schaltfläche BUCHEN werden die Zuordnungen als Buchungen in den sog. Importstapel übertragen und können von hier aus ggf. nach gewünschter Anpassung mit einem Klick in die Geschäftsbuchhaltung übertragen werden. Beim Übertrag aus dem Buchungsstapel in die Geschäftsbuchhaltung werden die offenen Posten automatisch ausgeglichen. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 10

11 3.4 SEPA-Export Statt < VERARBEITEN > können Sie unter Punkt 2 auch < SEPA-Export > wählen. Die Zahlungsaufträge werden hierbei in eine XML-Datei geschrieben. Sie benötigen in diesem Fall ein externes Online-Banking-Programm, in welches Sie die Datei einlesen können, um sie dann online an Ihre Bank zu übermitteln. GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 11

12 4.0 Fertig! Ihre Bank ist nun für Onlinebanking eingerichtet und die ersten Zahlungsaufträge konnten an die Bank übermittelt werden. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Programme 2014 Einrichtung Onlinebanking & Verarbeitung von Zahlungsaufträgen Seite 12

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