Termin und Aufgaben verwalten mit Outlook. Eine Anregung/Anleitung zur Zeitersparniss und effektiver Arbeitsweise

Transkript

1 Termin und Aufgaben verwalten mit Outlook Eine Anregung/Anleitung zur Zeitersparniss und effektiver Arbeitsweise Inhalt Einleitung Outlook starten Einstellung Startbildschirm Termine eingeben Einzeltermin Serientermine Termine löschen ändern Aufgaben eingeben als erledigt markieren Ausdruck der Termine/Aufgaben Suchfunktion Termine Aufgaben

2 Einleitung Schaut man sich in so manchem Dienstzimmer/Büro um, so fragt man sich: Wie findet hier jemand irgendetwas? Die Pinwand plakatiert mit: Urlaubslisten, Badeplänen, Bewohnerlisten, Mitteilungen der Verwaltung über wichtige (und auch weniger wichtige) Termine, Termine des Betriebsrats, Teilnehmerlisten der Ergotherapie, Physiotherapieplänen für jeden Bewohner, Vertretungspläne der Ärzte, Mitteilung des Hausmeisters, Fortbildungstermine für das ganze Jahr, Aufgabenliste der jeweiligen Schichten(to-do-liste), Einladungen zur monatlichen Sprechstunde des Betriebsrats,... hinzu kommen noch etliche Kladden für die RR-Kontrollen, Bz- Werte;... Diese Aufzählung lässt sich endlos fortführen! Nur das Fatale an der ganzen Zettelwirtschaft: es werden Termine nicht beachtet, weil die Infos schon lange im Aushang sind und keiner etwas aktuelles vermutet! Um Ordnung in ein Dienstzimmer/Büro zu bringen habe ich mich mit der Möglichkeit Termine und Aufgaben in Outlook zu verwalten und auszudrucken beschäftigt. Das Ergebnis: Es geht kein Termin oder eine Aufgabe im täglichen Einerlei verloren Termine, welche abgelaufen sind, werden schnell wiedergefunden (z.b.: wann war die Einstufung des MDK im vergangenen Jahr?) Die Pinwand und die Kladden haben ausgedient!

3 Outlook starten Starte Outlook. Mache Outlook heute zu deiner Startseite. Dort hast du die Termine und Aufgaben der nächsten Tage auf einen Blick. Klicke auf der linken Seite auf Outlook heute, und es öffnet sich dein Persönlicher Ordner-Outlook heute. Damit diese Seite sich sofort nach dem Start von Outlook öffnet, gehe nun auf rechts oben Outlook heute anpassen.... Auf dieser Seite hast du nun die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen. 1. Start : mache mit der Maus einen Haken bei : Beim Start direkt Nachrichten: hier keine Änderung vornehmen. 3. Kalender: stelle die Tage ein, die angezeigt werden sollen. 4. Aufgaben: markiere Alle Aufgaben ; aufsteigend. 5. Formate: hier kann die Ansicht verändert werden.

4 Termine verwalten Gehe auf Datei/Neu/Termin Einzeltermin vergeben: In dem sich öffnenden Fenster kannst du nun den Termin eingeben. Trage hier den Text ein. Z.B.: Fr. Müller: VW sup. DK. Hier kannst du die Station oder ähnliches eintragen. Bist du fertig mit deinen Angaben klicke auf : Speichern und Schließen Der Termin steht nun im Kalender! Wähle hier den Tag und die Uhrzeit.

5 Serientermine verwalten: Nehme die selben Schritte vor, wie bei dem Einzeltermin, aber ohne den Termin zu speichern. Stattdessen klicke auf Serientyp.... In dem sich öffnenden Fenster Terminserie kannst du nun eintragen, wie oft, zu welcher Uhrzeit, und an welchentag sich der Termin wiederholen soll. Nach dem du die Zeiten festgelegt hast klicke auf OK. Und anschließend auf Speicher und schließen.

6 Möchtest du kontrollieren ob der Termin auch richtig eingetragen ist? Dann klicke in Outlook auf Kalender. Suche dort den Tag, wo der Termin erscheinen soll. Mehrere Optionen für die Ansicht stehen dir zur Verfügung. Hier kannst du die Ansicht des Kalenders auswählen. Klickst du auf Suchen so hast du die Möglichkeit mit Hilfe eines Stichwortes den Kalender zu durchsuchen. Wähle hier den Tag aus.

7 Termine ändern/löschen: Öffne einen angelegten Termin. Der Text in der Zeile Betreff kann geändert werden, ebenso der Ort, sowie das Datum und Uhrzeit. Klickst du hier auf das schwarze Kreuz, wird der Termin gelöscht. Hast du die Änderung vorgenommen, klicke auf Speichern und schließen. Auch die Häufigkeit der Termine läßt sich ändern. Klicke auf Serientyp, und ändere die Terminserie.

8 Aufgaben verwalten: Auf dem Startbildschirm Outlook heute erscheinen Aufgaben in einer gesonderten Spalte. Diese Arbeitsanweisung wird mit einen Datum hinterlegt, bis wann diese Aufgabe erledigt sein soll. Um eine Aufgabe zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche Datei/Neu/Aufgabe Nun kannst du alle nötigen Angaben (ähnlich wie bei der Termineingabe) eingeben. Auch hier hast du die Möglichkeit eine Serie (Serientyp) zu planen. Wurde die Aufgabe erledigt, markiere das Kästchen vor der Aufgabe mit einen Mausklick. Wie du siehst wird die nächste Aufgabe sofort mit Datum erstellt.

9 Ausdruck der Termine/Aufgaben: Nachdem du nun deine Termine und Aufgaben im Kalender gespeichert hast, kannst du die Startseite mit einen Klick auf das Druckersymbol ausdrucken. Je nachdem wie du die Seitenansicht einstellst (1 oder bis zu 7 Tage) wird der Terminplaner ausgedruckt. Erledigte Termine sollten die Kollegen mit einen Häkchen auf dem Ausdruck versehen, so kommt es nicht zu doppelter Arbeit ;-). Als nächste Aufgabe bleibt dir nur noch die Pinwand in deinem Büro/Dienstzimmer zu entrümpeln, und deinen Outlook Terminplan auszuhängen. Ich hoffe diese Anleitung/Anregung hilft dir deinen Alltag zu erleichtern! Hast du noch Fragen? So sende mir eine Mail: peter.flessner@ewetel.net Mit freundlichen Grüßen P. Flessner