Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung & Chance

Transkript

1 Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung & Chance 1

2 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 2

3 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU-Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab SEPA betrifft alle! Betrifft Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen 3

4 Gültigkeitsbereich der SEPA 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco & Schweiz Quelle: BVR 4

5 SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 01. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren (für Nicht-Verbraucher) 5

6 Generelle Vorteile Vereinheitlichung und Verkürzung von Fristen Europaweit transparente Preise Einheitlicher europäischer Rechtsrahmen 6

8 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) Einführung Januar 2008 beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit ) keine Betragsgrenze nur -Zahlungen möglich IBAN & BIC ersetzen Konto-Nr. & BLZ IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr (ab national) 8

9 IBAN und BIC * IBAN: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE F1 XX HOY XXX = Volksbank = Aller-Weser Überall eg Der Kontoauszug der Bank enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld * IBAN = International Bank Account Number BIC = Business Identifier Code 9

10 IBAN only für DE-an-DE-Zahlungen Im Privatkundenbereich generelle Nutzungsverpflichtung von IBAN und BIC schwierig Übergang: Privatkunden dürfen bis Februar 2016 noch mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Bei innerdeutschen Zahlungen kann ab Februar 2014 auf die Angabe des BIC verzichtet werden ( IBAN only ) - dies gilt für alle Kundengruppen. Für grenzüberschreitende Zahlungen ist bis voraussichtlich Februar 2016 die zusätzliche Angabe des BIC erforderlich. 10

12 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit, SDD) SEPA-Basis-Lastschrift statt Einzugsermächtigung Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einreichung nur noch beleglos möglich 12

13 SEPA-Lastschrift Zahlungspflichtiger 6. Belastungsbuchung 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabinformation! NEU! Zahlungsempfänger 4. transaktions- & mandatsbezogene Daten 8. Gutschrift Bank des Zahlungspflichtigen 7. Weiterleitung Buchung Clearing & Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 13

14 SEPA-Basis-Lastschrift Muster-Mandat Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, Die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 14

15 SEPA-Basis-Lastschrift Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ) Vorgegebene Einreichungsfristen bei der Bank (6 bzw. 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d.h. Einzug ohne gültiges SEPA- Mandat, kann der Zahlungspflichtige innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen. 15

16 Besteht Handlungsbedarf? Zieht ein Verein Beiträge bereits per Lastschrift (DTA-Verfahren) ein? NEIN kein Handlungsbedarf, es sei denn, Sie möchten die fälligen Mitgliedsbeiträge zukünftig per Lastschrift einziehen JA dann muss dieses Verfahren spätestens zum auf das SEPA- Verfahren umgestellt werden! Was muss berücksichtigt werden? Für den Einzug von SEPA-Lastschriften benötigt man eine Gläubiger-ID Für die Vergabe dieser Gläubiger-ID ist in Deutschland die Bundesbank zuständig Die Vergabe erfolgt über das Internet Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitglieder-Nummer max. 35-stellig) 16

17 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Individuell nutzbar z.b. VOL = Volleyballabteilung FUS = Fußballabteilung) Nationales Identifikationsmerkmal 17

18 Mandatsreferenz Eindeutige Kennzeichnung zwischen Verein und Mitglied freiwählbarer Wert seitens des Vereins Empfohlen wird die Mitgliedsnummer oder z.b AX-2010 (Geb.-Datum-Namenskürzel-Eintrittsdatum) 18

19 Die Gläubiger-ID liegt vor, was folgt nun? Grundsätzlich benötigt jeder Lastschrift-Einreicher (Verein) vom Bezogenen (Mitglied) ein SEPA-Lastschriftmandat Im Sommer 2012 ist die sog. Umdeutungslösung in Kraft getreten, die es Inhabern von Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels einfacher Mitteilung an den Bezogenen in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln Wichtig ist, dass man nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA- Mandate umwandeln kann, daher bietet sich hier die Chance, den Datenbestand an EZE zu überprüfen und zu aktualisieren (gültig ist eine EZE nur in Schriftform mit Unterschrift des Bezogenen) 19

20 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über die Umdeutung von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Die Inkasso-Vereinbarung mit der Bank muss das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren beinhalten! 20

21 Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Voraussetzung für die Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA- Mandat ist das Vorliegen einer gültigen Einzugsermächtigung (EZE) Alle Mitglieder, werden in geeigneter Form (Anschreiben, Mitteilung in Vereinszeitschrift, Newsletter per ) informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z.b. Mitglieds-Nummer) Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen - gleichzeitig als erste Vorabinformation (Pre-Notification gem. SEPA-Rules) genutzt werden 21

22 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information z.b. im Antrag auf Mitgliedschaft aus (Betragsänderungen sind als neue Vorabankündigung zu formulieren) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z.b. Brief, Aufnahmeantrag , Fax, Mitglieder-Zeitschrift, Schaukasten Einladung zur Jahreshauptversammlung. 22

23 Aktuelles Beispiel einer Umdeutungslösung inkl. Vorabinformation einer Versicherung 23

24 Neue Mitglieder Bis zum von Ihnen festgelegten Umdeutungstermin sollte man sich auch von neuen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung erteilen lassen. Die anstehende Umdeutung ist dann für alle EZE in einem Arbeitsschritt zu erledigen. Bei der Formulierung der SEPA-Mandatstexte hilft Ihnen gern ihr Kundenberater Ihrer Bank. 24

25 Achtung bitte beachten: Prüfen Sie die Satzung Ihres Vereins, ob Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z.b. durch zwei Unterschriften auf dem Datenträger-Begleitzettel) Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an. Lösung: Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung 25

26 Muster eines SEPA-Basis- Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins 26

27 Praktischer Umgang mit Mandaten Sie erstellen einen Mandatsvordruck (Aufnahmeantrag) mit Ihren Angaben und lassen es von ihrem Mitglied unterschreiben Mandatstext in Deutsch oder der Sprache des Zahlungspflichtigen (aus anderen SEPA-Mitgliedsländern) Für alle Sprachen des SEPA-Raumes liegen die Mandatstexte vor damit auch fremdsprachige Mandate prüfbar Abruf unter: Das Original ist für Sie, Ihr Mitglied behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen Aufbewahrungspflicht des Original-Mandats mind. 14 Monate nach letztem Einzug (Archivierung organisieren) Die Mandats-Daten werden dann von Ihnen in der ZV-Software erfasst Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung) 27

28 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften bzgl. der Vorlage bei der Volksbank Aller-Weser eg Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung: 6 Arbeitstage vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung: 3 Arbeitstage vor Fälligkeit 28

29 Einreichungsbeispiel: SEPA-Basis-Lastschrift fällig per 7. eines Monats 29

31 Gläubiger-ID und Mandate liegen vor, jetzt kann s los gehen aber nur, wenn Sie technisch in der Lage sind, SEPA-Lastschriften elektronisch zu erzeugen und an Ihre Bank zu übermitteln Die Einreichung von Lastschrift-Vordrucken oder Disketten ist nicht möglich! Reichen Sie heute schon Ihre Lastschrift-Dateien elektronisch ein, dann sind Sie von den folgenden Ausführungen nicht betroffen, ansonsten allerdings sind Sie gehalten, mit Ihrer Bank eine neue Vereinbarung über die Nutzung des Online-Banking zu schließen ist der Einsatz eines geeigneten Zahlungsverkehrsprogramms auf dem neuesten Stand zu prüfen Außerdem sind Sie gemäß SEPA-Rules verpflichtet, Ihre Mitglieder über die demnächst anstehenden Lastschriften in Kenntnis zu setzen ( Pre-Notification ) 31

32 Was ist für den Verein zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) im Verein bestimmen (z.b. Kassierer/in) IBAN & BIC des Vereins auf Briefbögen, Aufnahmeanträgen, Rechnungen etc. drucken IBAN & BIC von Ihren Vereinsmitgliedern einholen bzw. wandeln per Software Beantragung der Gläubiger-ID und Mitteilung an die Bank Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (z.b. ZV-Software) Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung, Online-Banking) 32

33 Was ist für den Verein zu tun? Festlegung einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer) Vorhandensein und Vollständigkeit der Einzugsermächtigungen prüfen Nach Festlegung des Umstellungstermins über Umdeutung informieren und künftig SEPA-Mandate einholen Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden Sicherstellung der Archivierung der Original-Mandate 33

34 SEPA-Navigator 34

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37 Sollten Sie bei der Umsetzung Fragen haben, sprechen Sie Ihren Kundenberater gerne an. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 37