NACHHALTIGKEITSBERICHTE: VERIFIZIERUNG & ASSURANCE

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1 NACHHALTIGKEITSBERICHTE: VERIFIZIERUNG & ASSURANCE DQS - COMPETENCE FOR SUSTAINABILITY

2 GLAUBWÜRDIGKEIT IST DIE GRUNDVORAUSSETZUNG FÜR EFFEKTIVE BERICHTERSTATTUNG. Sie denken darüber nach, einen Nachhaltigkeitsbericht zu verfassen? Ob die Nachhaltigkeitsberichterstattung für Ihr Unternehmen einen wesentlichen Mehrwert darstellt, hängt vor allem von der Glaubwürdigkeit und Relevanz Ihres Berichts ab. Eine Verifizierung durch die DQS als unabhängige Instanz ist ein eindeutiges Signal dafür, dass Ihr Bericht die wesentlichen Nachhaltigkeitsaspekte Ihrer Organisation angemessen darstellt. Wie Sie Ihren Nachhaltigkeitsbericht einer externen Prüfung unterziehen und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im Folgenden. INHALT SEITE Was ist Assurance? Was ist Verifizierung? 2 Welche Vorteile bringt die Berichtsverifizierung? 3 Wie läuft die Verifizierung ab? 4 Was ist der Output des Verifizierungsprozesses? 7 Über die DQS CFS 9 1

3 WAS IST ASSURANCE? WAS IST VERIFIZIERUNG? Externe Prüfung von Nachhaltigkeitsberichten Zwei Begriffe, eine Bedeutung: Im Kontext der Berichterstattung ist mit Verifizierung und Assurance die externe Überprüfung eines Berichtes gemeint. Ziel einer solchen Prüfung ist es die Belastbarkeit, Exaktheit und Vertrauenswürdigkeit der veröffentlichten Informationen sicherzustellen, um einen Mehrwert für Interessengruppen und das Unternehmen zu schaffen. Die Global Reporting Initiative (GRI), die das international am weitesten verbreitete Rahmenwerk für Nachhaltigkeitsberichte herausgibt, empfiehlt eine externe Verifizierung. Nach Angaben der GRI hat sich der globale Trend der Berichtsverifizierung verstärkt: Schon jetzt wird die Hälfte der veröffentlichten Berichte einer unabhängigen Prüfung unterzogen - Tendenz steigend. Prüfmethoden Wie eine solche Prüfung durchzuführen ist, ist in den Leitfäden der GRI allerdings nicht festgelegt. Überprüfungsmandate können sowohl darauf abzielen festzustellen, welche Informationen zu erfassen sind als auch die Qualität der Informationen zu evaluieren, um wesentliche Auswirkungen der Unternehmenstätigkeit zu beschreiben. Um die Qualität der Prüfungsverfahren zu erhöhen und eine gewisse Vergleichbarkeit zu gewährleisten, hat die britische Non-Profit-Organisation AccountAbility einen Standard für die Verifizierung von Nachhaltigkeitsberichten veröffentlicht, den AA1000 Assurance Standard (AS). Der Standard stellt keine Anforderungen an den Bericht selbst, sondern beschreibt den eigentlichen Verifizierungsprozess Als offiziel lizensierter Anbieter von Berichtsprüfungen nach AA1000 ist die DQS Ihr Partner für objektive, unabhängige und international anerkannte Assurance Statements. Ob Ihr Nachhaltigkeitsbericht nach den Prinzipien der GRI aufgebaut ist oder ob Sie einen individuellen Ansatz verfolgen: Wir helfen Ihnen gerne weiter. EU-Verordnung zu nicht-finanzieller Berichterstattung Im April 2014 hat das europäische Parlament die Richtlinie zur Offenlegung von Informationen nicht-finanzieller Art angenommen. Die neue Richtlinie gilt für Unternehmen, die mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigen. Die betroffenen Unternehmen werden dazu verpflichtet über ihre Umweltauswirkungen, Arbeitsbedingungen, Einhaltung der Menschenrechte und Unternehmensethik zu berichten. In Kraft treten wird die Richtlinie sobald sie der Rat verabschiedet hat und sie im EU-Amtsblatt veröffentlicht wird. Das bedeutet, dass sich die Nachhaltigkeitsberichtserstattung verbindlich etablieren wird. 2

4 WELCHE VORTEILE BRINGT DIE BERICHTSVERIFIZIERUNG? 1 Anerkennung, Vertrauen und Glaubwürdigkeit Ein Assurance Statement bestätigt die Richtigkeit der von Ihnen gemachten Aussagen und führt dazu, dass interessierte Stakeholder mehr Vertrauen in Ihre Nachhaltigkeitspublikationen setzen. Zudem berücksichtigen Banken, Investoren, Ratingagenturen und andere Analysten zunehmend Assurance Statements, bevor sie Finanzierungs-, Investitions- und Ratingentscheidungen treffen. 2 Geringere Risiken und erhöhter Mehrwert Die externe Verifizierung reduziert Risiken hinsichtlich der Datenqualität und vermeidet somit, dass Korrekturmeldungen herausgegeben werden müssen. Des Weiteren führen eine erhöhte Verlässlichkeit und Belastbarkeit Ihres Nachhaltigkeitsberichtes dazu, dass die Glaubwürdigkeit der gemachten Aussagen verbessert wird und somit der Wert der Berichterstattung steigt. 3 Erhöhtes Interesse der Führungsebenen und der Geschäftsführung Ein gestiegenes Interesse an Nachhaltigkeitsthemen und deren Relevanz für die Strategie, Leistungsfähigkeit und Reputation von Unternehmen führen dazu, dass Nachhaltigkeitsthemen zur Chefsache werden. Nachhaltigkeitsdaten, die verlässlich und glaubwürdig sind, werden eher als Entscheidungsgrundlage herangezogen. 4 Optimierung der internen Berichts- und Managementsysteme Belastbare interne Berichtssysteme und Kontrollen bilden das Fundament für verlässliche Aussagen und haben somit eine große Relevanz für das Management von Nachhaltigkeitsleistungen und -auswirkungen. Eine externe Überprüfung bestätigt, dass interne Systeme und Kontrollen funktionieren und kann mögliche Schwachstellen identifizieren und Verbesserungspotentiale aufzeigen. 5 Verbesserung der Stakeholderkommunikation Eine Berichtverifizierung kann die Überprüfung des Stakeholder Engagements beinhalten und die gegenseitige Kommunikation und Verständnis fördern. 3

5 WIE LÄUFT DIE VERIFIZIERUNG AB? PLANUNG OPTIONALE VORBEGUTACHTUNG DOKUMENTENPRÜFUNG & BEGUTACHTUNG VOR ORT ASSURANCE STATEMENT 1. DIE PLANUNG: Zu Beginn des Verifizierungsvorhabens, dessen Ergebnis das Assurance Statement ist, sollten Berichterstatter und Prüfer die folgenden Aspekte gemeinsam abstimmen: Die beabsichtigte Nutzung und Verbreitung der zu veröffentlichenden Nachhaltigkeitsinformationen Die anzuwendenden Richtlinien und Ansätze sowie die zu prüfenden Kriterien (z. B. GRI, AA1000APS) Die Verantwortlichkeiten des Managements im Verifizierungsprozess (Datenerfassung, Einrichtung interner Kontrollen etc.) Die Verantwortlichkeiten des Prüfers sowie ethische und rechtliche Anforderungen Den Zugang zu Dokumenten und die Art der Nachweise, die der DQS CFS zur Verfügung gestellt werden, um eine Bewertung vornehmen zu können Die erwartete Art und die Inhalte des Assurance Statements sowie der Prozess, um Ihnen Rückmeldung zu geben Zeitplan und die eingeplanten Ressourcen 4

6 ENTSCHEIDUNGEN, DIE IN DER PLANUNGSPHASE ZU TREFFEN SIND Typ 1 oder Typ 2? Der AA1000 Standard für Berichtsprüfungen unterscheidet zwei Arten von Verifizierungen. Bei einer Typ 1-Verifizierung wird die Einhaltung der drei AccountAbility Prinzipien überprüft: Inclusivity: Werden die relevanten Stakeholder in den Prozess der Berichterstattung eingebunden? Materiality: Sind die wesentlichen sozialen und umweltrelevanten Aspekte der Organisation im Nachhaltigkeitsmanagement und im Nachhaltigkeitsbericht berücksichtigt? Responsiveness: Geht die Organisation angemessen mit den Interessen der Stakeholder um und fließen die Anforderungen der unterschiedlichen Interessengruppen in das Nachhaltigkeitsmanagement und die Kommunikation ein? Die drei Prinzipien werden ausführlich im AA1000 Accountability Principles Standard (APS) beschrieben und sind mit den Richtlinien der GRI weitestgehend deckungsgleich - sie erhöhen den Aufwand somit nicht. Das sogenannte Level of Assurance Unabhängig davon, ob Sie sich für Typ 1 oder Typ 2 entscheiden, muss auch der Grad der Verifizierung festgelegt werden. Es handelt sich dabei um den Grad der Verlässlichkeit, den das Assurance Statement bietet: Bei dem mittleren Grad ( Moderate Assurance ) werden Angaben auf Plausibilität geprüft. Die Prüfung konzentriert sich auf interne Nachweise und auf die Managementebene. Bei dem hohen Grad ( High Assurance ) geht es nicht um Plausibilität, sondern um Verlässlichkeit. Deshalb gestaltet sich die Nachweiserhebung hier ausführlicher. Die Prüfung beschränkt sich nicht auf interne Nachweise, sondern bezieht auch externe Quellen mit ein. Alle Ebenen der Organisation werden stichprobenmäßig befragt. Bei einer Typ 2-Verifizierung werden zusätzlich alle Angaben bezüglich Umwelt- und Nachhaltigkeitsperformance auf Vollständigkeit und Relevanz geprüft. Dies beinhaltet Kennzahlen, Indikatoren und alle weiteren nicht-finanziellen Informationen. SPRECHEN SIE UNS AN! Sie sind sich nicht sicher, für welchen Typ und welchen Grad Sie sich entscheiden sollen? Viele Organisationen steigen mit einer Moderate Assurance ein und erhöhen in den folgenden Jahren den Verifizierungsgrad. Individuelle Gespräche und Unterstützung während des gesamten Prozesses sind für uns eine Selbstverständlichkeit. Sprechen Sie uns an! 5

7 2. OPTIONAL: DIE VORBEGUTACHTUNG Um Verbesserungspotential frühzeitig zu identifizieren, bietet Ihnen die DQS die Möglichkeit, eine Vorbegutachtung durchzuführen. Bei der Vollständigkeitsprüfung wird der Nachhaltigkeitsbericht mit dem gewählten Kriterienkatalog abgeglichen (z. B. GRI G4). Danach findet typischerweise die inhaltliche Auswertung des Berichtes statt. Nach der Prüfung erstellen unsere Auditoren einen ausführlichen Bericht, in dem konkrete Verbesserungsvorschläge gemacht werden. Das Timing der Vorbegutachtung richtet sich nach Ihren Vorstellungen: geprüft werden kann sowohl der Berichtsentwurf als auch ein vollständiger Bericht aus dem Vorjahr. VOLLSTÄNDIGKEITSPRÜFUNG AUSWERTUNG BERICHT [ ] MASSNAHMEN 3. DURCHFÜHRUNG DOKUMENTENPRÜFUNG PRÜFUNG VOR ORT ABSCHLUSSGESPRÄCHE Die eigentliche Verifizierung besteht aus zwei Teilen: der Dokumentenprüfung und der Verifizierung vor Ort. Die Dauer der Verifizierung hängt unter anderem von dem Geltungsbereich, dem Umfang des Berichtes sowie dem gewählten Verifizierungstyp und -grad ab. Im Rahmen des Abschlussgespräches erläutern Ihnen unsere Auditoren alle Befunde, geben Ihnen Feedback und planen gemeinsam mit Ihnen weitere Schritte. 6

8 4. ERGEBNIS: DAS ASSURANCE STATEMENT Nachdem der Verifizierungsprozess abgeschlossen ist, erstellen wir ein Assurance Statement, das im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung veröffentlicht wird. Typische Informationen, die ein Assurance Statement enthält, sind: ASSURANCE STATEMENT Empfänger: Adressat, an den der Verifizierungsbericht bzw. das Assurance Statement gerichtet ist Einleitung: Aussage über die Gesamtziele bzw. das Mandat und die Verantwortlichkeiten des Berichterstatters und des Prüfers Geltungsbereich: Eine Aussage über die Bereiche und Publikationen, die durch den Verifizierungsbericht abgedeckt werden sowie eventuelle Ausschlüsse Level of assurance: Moderate Assurance und High Assurance sind zwei Möglichkeiten der Berichtsverifizierung Kriterien der Berichtserstellung und des Assurance Standards Maßnahmen: Eine Zusammenfassung der Aktivitäten, die von den Prüfern durchgeführt wurden, um die Exaktheit, Plausibilität und Relevanz der Nachhaltigkeitsveröffentlichungen sicherzustellen Schlussfolgerung: Eine Bestätigung, dass die verifizierten Informationen richtig dargestellt, fehlerfrei und in Übereinstimmung mit den festgelegten Berichtskriterien sind Empfehlungen: eine Zusammenfassung der Empfehlungen, die weitere Maßnahmen oder Aufmerksamkeit erfordern Unterschrift und Datum 7

9 30 JAHRE DQS: CFS 3 Jahrzehnte Erfahrung 82 Geschäftsstellen in 66 Ländern 3000 Auditoren weltweit zertifizierte Standorte in mehr als 130 Ländern Begutachtungstage pro Jahr

10 ÜBER DIE DQS CFS Die ist Ihr kompetenter Partner für alle Auditleistungen rund um das Thema Nachhaltigkeit. Neben der Durchführung von Sozial- und Umweltaudits umfasst dies auch die Validierung von Nachhaltigkeitsberichten sowie die Zertifizierung von Produkten und Managementsystemen. Unsere Schwerpunkte liegen in den Bereichen Arbeitssicherheit, ethische Geschäftspraktiken, Energie - und Umweltstandards sowie Lieferkettenmanagement.