FristenManager. Software zur Fristenüberwachung und Verwaltung aller Vertragsarten

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1 FristenManager Software zur Fristenüberwachung und Verwaltung aller Vertragsarten NTConsult Informationssysteme GmbH Telefon:

2 02 fristenmanager fristenmanager Software zur übersichtlichen und einfachen Verwaltung aller Vertragsarten Die Anzahl und Vielfalt von abgeschlossenen Verträgen gewinnt stetig an Komplexität. Umfassende Informationen Ihrer Modalitäten bilden die Basis für eine effektive, zeitnahe Abwicklung bei Kauf, Leasing oder Dienstleistungsverträgen. Im Fristenmanager verwalten und archivieren Sie einfach und übersichtlich Verträge, Policen, fristenabhängige Dokumente, Garantien sowie Zahlungstermine. Für jeden Vertrag können Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder auch das Vertragsdokument als angehängte Datei hinterlegen. Die Dokumentation von fälligen Zahlungen, Kündigungen wie auch Vertragslaufzeiten ermöglicht einen übersichtlichen Vetragsbestand. Sie erhalten eine optimale Verhandlungsposition gegenüber Ihren Vertragspartnern, verringern den administrativen Aufwand erheblich und minimieren das unternehmerische Risiko. wer kann die software einsetzen? Unser Unternehmen bietet den Fristenmanager inkl. Dokumentenmanagement für alle gewerblichen Einsatzgebiete an. Die Fristenmanager-Software ist individuell auf alle Branchen und Vertragsarten adaptierbar. leistungsumfang der fristenmanager» Mehrmandantenfähig» Verwaltung von Vertragspartner- und Kundendaten» Übersichtliche Verwaltung von Vertragsdaten» Darstellung der Verantwortlichkeiten im eigenen Unternehmen» Zuordnung der Verträge zu Kostenstellen und Kostenarten» Wiedervorlage von Vertragskündigungen und -verlängerungen» Einfache Kontrolle durch flexible Einstellungen von Vorlauffristen» Archiv für Verträge direkt im Programm» Verlängerungsoptionen für Dienstleistungsverträge mit Überwachung» Vollständiger Überblick von Zahlungsplänen

3 fristenmanager 03 stammdaten Benutzer und Einstellungen benutzer und einstellungen Die Benutzerverwaltung ermöglicht das Erstellen von vertraulichen Benutzeridentitäten, das Verwalten von Benutzerzugriffsrechten, sowie das Bereitstellen eines problemlosen Zugriffs auf Informationen in Ihrem gesamten Unternehmen.

4 04 fristenmanager stammdaten Vertragspartner-Verwaltung und Systemtabellen vertragspartner-verwaltung Mit diesem Modul erfassen und bearbeiten Sie alle allgemeinen Daten von Vertragspartnern. Um eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation zu gewährleisten, ist es möglich die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner direkt mit zu hinterlegen. systemtabellen In diesen Tabellen können Sie beliebig viele vertragsrelevante Daten, wie z.b. Kategorien (Mietverträge, Leasingverträge usw.) hinterlegen. Ebenfalls können Vertragsstatus, Zahlungsrhythmen und Zahlungshinweise, z.b. Zahlung im Voraus oder Nachhinein definiert werden.

5 fristenmanager 05 vertragsverwaltung Verträge im Überblick und Verträge anlegen verträge im überblick Im Fristenmanager erhalten Sie einen Überblick über alle erfassten Verträge, sowie der dazugehörigen Aufgaben und Termine. Die Verträge können sofort bearbeitet bzw. aktualisiert werden. verträge anlegen Das Anlegen eines neuen Vertrages erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine effektive Arbeitsweise gewährleistet. Neben den üblichen vertragsrelevanten Daten ist es möglich, zusätzliche Informationen und vertragsbezogene Aufgaben zu hinterlegen. Bei bereits bestehenden Verträgen wird eine präzise Vertragshistorie mit dem jeweiligen Sachbearbeiter angezeigt.

6 06 fristenmanager vertragsverwaltung Finanzielle Regelungen, Dokumente und Notizen finanzielle regelungen Das Finanzierungsmodell jedes einzelnen Vertrages kann exakt festgelegt werden. Neben der Möglichkeit zur Auswahl vordefinierter Zahlungsrhythmen können Individualregelungen generiert werden. Restvolumen werden automatisch errechnet und ausgewiesen. dokumente und notizen Aufgrund des heutigen administrativen Aufwandes, ist es wichtig, effektiv und zeitnah arbeiten zu können. Um das zu gewährleisten kann mit dem Fristenmanager jedes Vertragsdokument sofort aufgerufen werden. Sie können Verträge und andere Dokumente in den verschiedensten Formaten (.doc,.pdf usw.) oder als Scan einlesen. Um den Gesamtüberblick zu vervollständigen können Sie mittels einer Ladefunktion jedem Vertrag grafisches Material zuordnen.

7 fristenmanager 07 vertragsverwaltung und überwachung Fristen, Termine und Zahlungspläne fristen und termine Die Fristen- und Terminüberwachung sorgt für neuen Handlungsspielraum im Vertrags- und Finanzmanagement. Anstehende Vertragsverlängerungen, -erneuerungen, -kündigungen und Zahlungstermine können durch den automatischen Benachrichtigungsmechanismus nicht mehr übersehen werden. Termine für z.b. Folgezahlungen werden automatisch generiert. zahlungspläne Die zentrale Datenhaltung stellt sicher, dass sämtliche aus Verträgen resultierende Zahlungen überwacht werden. Im Register Zahlungspläne bekommen Sie einen vollständigen Überblick über Zahlungen innerhalb frei definierbarer Zeiträume. Sie können so die finanzielle Situation Ihres Unternehmens überwachen und gewinnen damit eine optimale Verhandlungsposition.

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