SOFTWARE, DIE ERFOLGE VERBUCHT. PORTOS Informatik GmbH KOSTENRECHNUNG

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1 KOSTENRECHNUNG Zürcherstrasse Baden Tel. +41 (0) Fax. +41 (0) Hotline +41 (0)

2 Die Kostenrechnung für den KMU Betrieb Klar im Aufbau Einfach in der Handhabung Optimierte Anzahl an Funktionen Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Professioneller Support Permanente Weiterentwicklung Die PORTOS Kostenrechnung wird als Zusatz-Modul der PORTOS Finanzbuchhaltung zugeschaltet. Mit dem Einsatz der Betriebsbuchhaltung werden in der PORTOS Finanzbuchhaltung die Kostenstellen- und Kostenträger- Zuordnungen definiert. Aus der eingesetzten PORTOS Lohnbuchhaltung werden die Belege Kostenstellen -gerecht in die Fibu und anschliessend in die Bebu übertragen. Zur Verfügung stehen Endkostenstellen, Hilfs- oder Vorkostenstellen und Strukturkostenstellen. Kostenstellen werden im Umlageverfahren an Kostenträger übergeben. Erträge werden direkt den entsprechenden Kostenträger zugewiesen. Kostenrechnungsbelege können abgegrenzt werden. Aus der Finanzbuchhaltung werden je nach Einstellung nur journalisierte oder nicht fixierte Belege übernommen. In der Kostenrechnung (Bebu) können auch Belege neu erfasst werden. Nebst den Auswertungen einzelner Kostenstellen und träger stehen komplexere Darstellungen wie der Betriebsabrechnungsbogen und die Differenzierte Erfolgsrechnung zur Verfügung. Alle Auswertungen können in MS Excel überführt und weiter bearbeitet werden

3 Schema Kostenrechnung PORTOS Lohn PORTOS Finanz PORTOS Kostenrechnung (Bebu) Kostenrechnungs- Belege Kostenstellen Strukturkostenstelle Endkostenstelle Strukturkostenträger Kostenträger Vorkostenstelle Endkostenträger Kostenstellen Auswertungen Kostenträger Auswertungen Budget Budget Budgetliste / Budgetvergleich Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Differenzierte Erfolgsrechnung Microsoft Excel - 3 -

4 Systematik der Kostenrechnung Die Betriebsbuchhaltung hat die Aufgabe, die Kostenarten möglichst verursachergerecht den einzelnen Kostenträgern zuzuordnen. Dabei unterscheiden wir zwischen zwei Kostenarten; die Kosten, die dem Kostenträger direkt und solche, die indirekt via Kostenstellen verrechnet werden. Kostenart aus Finanzbuchhaltung Kostenstelle Mit Vor- oder Hilfskostenstelle Kostenträger Erträge Erlös Einzelkosten Gemeinkosten direkte Verrechnung indirekte Verrechnung Vorkostenstelle Endkostenstelle Primärkosten Sekundärkosten Umlage Direkte Verrechnung Die Kostenarten werden den einzelnen Kostenträgern direkt zugeordnet. Sie heissen deshalb Einzelkosten oder direkte Kosten. Direkte Kosten sind: Handelsware (Waren, welche ohne weitere Verarbeitung verkauft werden) Verpackungsmaterial (z.b. Flaschen, Dosen, Tuben, Etiketten etc.) Indirekte Verrechnung Diese Kosten werden der Kostenstelle belastet. Sie werden Gemeinkosten oder Einzelkosten genannt. Die indirekten Kosten zeigen die Gesamtheit der Kosten auf, die nicht direkt einem bestimmten Kostenträger zugeordnet werden können. Dabei werden die Gemeinkosten entweder auf eine Hauptkostenstelle oder über eine Hilfs- oder Vorkostenstelle umgelagert. Die Hilfs- oder Vorkostenstellen werden anschliessend mit Hilfe eines definierten Schlüssels (prozentual) auf die Hauptkostenstellen umgelagert

5 Oft anfallende Gemeinkosten sind: Löhne Hilfsmaterialien Sozialkosten Unterhaltskosten Fahrzeug-Leasing Miete und Gebäudekosten Verwaltungskosten Energie- und Stromkosten IT - Kosten (Anschaffung, Support, Beratung usw.) Allgemeine Ausbildungskosten Abschreibungen Sonstiger Aufwand Umlageverfahren Die Gemeinkosten werden so verursachergerecht wie möglich den einzelnen Kostenträgern zugeordnet. Für die Umlagen werden so genannte Schlüssel definiert, eine Schlüsselgrösse muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Verursacherprinzip (Korrelation zwischen Kostenentstehung und -Verursacher) Kontinuität (Schlüssel ist methodisch; über Jahre einsetzbar) Flexibilität (Schlüssel soll sich verändernden Anforderungen anpassen) Administration (Aufbau, Erfassung und Pflege möglichst wenig Aufwand) Akzeptanz (Von Kostenstellenleiter als gerecht akzeptiert) Einfachheit (Schlüssel soll transparent und durchschaubar sein) Es wird unterschieden zwischen absoluten und relativen Schlüsselgrössen. Absolute Schlüssel werden mit direkten Bezugsgrössen umgelagert, beispielsweise die Anzahl genutzte Quadratmeter Raumfläche. Die relativen Schlüssel werden prozentual umgelegt, beispielsweise die gefahrenen Kilometer, durchgeführte Transaktionen, beanspruchte CPU-Zeit usw. Selbstkosten Das Total der Einzel- und Gemeinkosten ergibt die Selbstkosten, die dem Erlös gegenübergestellt werden. Die Differenz stellt den Erfolg pro Kostenträger dar

6 Einrichten/Pflegen der Kostenrechnung Erfassen von Kostenstellen / -Träger relevanten Belegen in der Finanzbuchhaltung In der Finanzbuchhaltung werden die notwendigen Funktionen zum Arbeiten mit der Kostenrechnung frei geschaltet. In erster Linie werden die entsprechenden Stammdaten-Tabellen geöffnet, um die entsprechenden Strukturen zu erfassen. Kostenträger Der Kostenträger ist eine Leistungseinheit, die hinsichtlich des Beitrags zum Unternehmenserfolg separat gesteuert wird. In diesem Beispiel sind es Filialen und direkt belieferten Kunden. die Die Kostenträgerrechnung (der Betriebs-Abrechnungs-Bogen) ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, die pro definierte Einheit (Profitcenter, Bereich, Sales Point, usw.) den Erlös den Kosten gegenüberstellt. Als Endergebnis wird der Erfolg ausgewiesen. Einzelkosten werden aus der Finanzbuchhaltung direkt auf die Kostenträger übertragen, während die Gemeinkosten über die Kostenstellen auf die Kostenträger umgelegt werden. Die Belege der Lohnbuchhaltung werden ebenfalls über Kostenstellen auf die Kostenträger umgelegt. Die Lohnkostenstellen können bereits in der Lohnbuchhaltung ausgewertet werden. Die Kostenträgerrechnung ist gleichsam eine Unterteilung des Gesamterfolgs in Teilerfolge, die von leitenden Angestellten verantwortet werden müssen. Diese differenzierte Art, über die Wirtschaftlichkeit zu rapportieren, erzeugt Transparenz und ermöglicht dem Kader, zeitlich und inhaltlich zielorientiert zu handeln

7 Kostenstelle Die Kostenstelle ist eine Einheit welche die direkten wie auch die übrigen Kosten in sich vereint. Die Kosten werden wo möglich direkt auf einzelne Einheiten (Kostenstellen) gebucht (3000 bis 3040). Wo dies nicht möglich ist, werden die Kosten über Hilfskostenstellen (10000 bis 10010) mit einem prozentualen Verteiler auf die Kostenstellen umgelegt. Hilfskostenstellen werden mit prozentualem Anteil den Endkostenstellen zugeordnet. Die Kostenstellenrechnung hat eine wichtige Kontrollfunktion in einer Unternehmung, indem auf der Kostenstelle die Gemeinkosten überwacht werden. Verantwortlich ist der Kostenstellenleiter. Die Kostenstellenrechnung ist ein zentrales Element im gesamten Planungsprozess. Für die Kalkulation werden Kostensätze (absolute Bezugsgrösse pro Einheit) und Zuschlagssätze (relative Bezugsgrösse in %) abgeleitet

8 Pflege der Kostenstellen /-Träger relevanten Konten in der Finanzbuchhaltung Die Erfassung eines Belegs wird nun um die Information der Kostenstelle, des Kostenträgers erweitert. Dazu soll der Kontenplan angepasst werden. Diese Erweiterung betrifft nur die Konten der Erfolgsrechnung das sind die Konten des Ertrags und des Aufwands. Sämtliche Buchungen auf das Konto 3010 müssen mit dem Kostenträger-Zusatz 301 (Lieferkunden) versehen werden. Mit der Zuordnung des Kostenträgers 301 und mit der Aktivierung der Kostenträgerpflicht werden beim Buchen die entsprechenden Informationen automatisch gesetzt. Rohmaterial Einkauf wird über die Hilfskostenstelle gebucht. Das Rohmaterial kann dadurch den einzelnen Verkaufspunkten anteilsmässig zugeordnet werden. Mit dieser Einstellung werden beim Buchen die Informationen automatisch mitgeliefert. Beim Arbeiten mit Kostenstellen und Kostenträger ist es wichtig, die Pflichten für die entsprechenden Ertrags- und Aufwand- Konten zu setzen

9 Die Übergabe der Kostenstellen /-Träger relevanten Belege in die Kostenrechnung Die Kostenrechnung ist ein eigenständiges Programm, kann aber nur im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung eingesetzt werden. Die relevanten Belege aus der Finanzbuchhaltung werden gemäss Eingrenzung in die Kostenrechnung (Betriebsbuchhaltung) überführt und periodengerecht dargestellt. Das Detail des übertragenen Kostenrechnungsbelegs gibt Aufschluss auch über finanzbuchhalterische Belange. Für monatliche Aufteilung und Auswertung kann der Beleg abgegrenzt werden. (Bsp. Jahresrechnung einer Versicherung) Bei der periodischen Abgrenzung werden die verteilten Beträge monatlich ausgewertet. Bei der Einzelabgrenzung wird nur der abgegrenzte Betrag in die Auswertung übernommen

10 Die Erstellung eines Kostenstellen /-Träger Belegs In der Kostenrechnung können Belege erstellt werden. Diese gelten nur für die Kostenrechnung und haben keinerlei Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Aufgrund des Belegtyps kann jederzeit festgestellt werden, ob der Beleg in der Bebu (Kostenrechnung) oder in der Fibu generiert wurde. Die Auswertungen Sämtliche Auswertungen können nach MS Excel exportiert und nachbearbeitet werden. & Kostenträger

11 Die differenzierte Erfolgsrechnung In der differenzierten Erfolgsrechnung werden die Kostenträger ausgewertet. Dazu werden die Primär- und Sekundärkosten auf die definierten Kostenträger umgelegt. Die differenzierte Erfolgsrechnung muss in ihrem Endergebnis mit der Gewinn- und Verlustrechnung aus der Finanzbuchhaltung übereinstimmen wenn nicht zusätzliche Belege in der Kostenrechnung erfasst wurden

12 Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)