Import und Export von Veranstaltungen

Transkript

1 14 Import und Export von Veranstaltungen Sie haben die Möglichkeit, im Onlineplaner Veranstaltungen zu exportieren und zu importieren. Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Vollversion Ihres Veranstaltungsmanagements zur Verfügung. Das bedeutet: Sie können schnell und einfach eine große Menge an Veranstaltungen in Ihr Veranstaltungsmanagement übertragen, ohne jeden einzelnen Eintrag manuell bearbeiten zu müssen. Bestehende Veranstaltungen können Sie auf diese Weise aktualisieren. Bereits erstellte Veranstaltungen können Sie im Onlineplaner in Form einer Tabelle ausgeben (Export) und lokal auf Ihrem Rechner sichern. 4.1 Veranstaltungen exportieren Navigieren Sie zu Veranstaltungen und klicken Sie auf den Menüpunkt Import/Export. Es wird Ihnen zunächst die Übersicht zum Import angezeigt (siehe Abb. nächste Seite). Wir empfehlen Ihnen, Ihre (bestehenden) Veranstaltungen zuerst als.csv-datei zu exportieren und diese Datei als Vorlage für spätere Imports von Veranstaltungen zu verwenden. Klicken Sie auf die Registerkarte Export, um zu den Exporteinstellungen zu gelangen (siehe Abb. unten). Geben Sie zuerst an, welche Veranstaltungen Sie in einer Tabelle exportieren möchten. 11

2 Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl: Alle: Diese Auswahl bietet sich an, wenn Sie alle erstellten Veranstaltungen exportieren möchten. Nur aktive Veranstaltungen: Diese Auswahl bietet sich an, wenn Sie Aktualisierungen an Veranstaltungen vornehmen möchten, die bereits für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Nur inaktive Veranstaltungen: Diese Option bietet sich an, wenn Sie im Voraus Veranstaltungen erstellt, aber noch nicht veröffentlicht haben, da Sie noch letzte Bearbeitungen vornehmen möchten. Weitere Exporteinstellungen: Den Zeitraum der zu exportierenden Daten einschränken. Geben Sie dies beim Feld Termine in den Feldern von und bis jeweils Ihre Daten ein. Das Format der Datei die Exportiert werden soll: CSV oder RTF unter Fromat wählen. Nur Termine einer bestimmten Kategorie ausgeben. Bsp.: nur Gottesdienste Unter Kategorie separieren können Sie festlegen, dass in der Exportdatei jede Kategorie in einer neuen Spalte dargestellt wird. HTML Tags können mit dem letzten Auswahlfeld entfernt werden. Wir empfehlen Ihnen, vor dem Exportieren Ihrer Veranstaltungen zu prüfen, ob alle Daten richtig sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Vorschaufunktion. Klicken Sie auf den Button Vorschau. Es klappt eine Liste Ihrer zu exportierenden Veranstaltungen auf. Schließen Sie Ihre Aktion mit Klick auf den Button Export ab. 12

3 Es öffnet sich ein Fenster mit weiteren Anweisungen. Klicken Sie auf Jetzt herunterladen, um die Datei zu öffnen bzw. auf Ihrem Rechner zu speichern. Diese heruntergeladene Datei ist im CSV-Format! Diesen Dateityp können Sie zum Beispiel mit dem Programm Microsoft Excel öffnen. 4.2 Externe CSV-Datei Den Aufbau einer solchen Datei mit der Endung.csv können Sie hier beispielhaft sehen: Die Spalten in dieser Tabelle repräsentieren alle wichtigen Felder, die Sie bei einer Veranstaltung im Onlineplaner ausfüllen müssen z.b. Titel, Veranstaltungsart,... Diese Tabelle kann Ihnen als Vorlage für weitere Imports dienen. Aktualisieren von Veranstaltungen Gehen Sie in die Zeile der Veranstaltung und ändern Sie die entsprechenden Daten. Hierbei darf die Spalte ID nicht verändert werden, da die Veranstaltung sonst doppelt in das System übernommen wird. 13

4 Neue Veranstaltungen hinzufügen Geben Sie unterhalb der vorhandenen Veranstaltungen eine neue ein. Abspeichern von CSV- Dateien für Mac Nutzer: Eine korrekte CSV-Datei erhält man bei Excel für MAC, wenn man die Datei mittels Speichern unter im Format Windows-kommagetrennt (.csv) speichert. Achten Sie bei der Eingabe einer Veranstaltung darauf, alle Pflichtfelder auszufüllen (Titel, Beschreibung, Termine und Veranstaltungsart Standard ). Eventuelle Vorbelegungen des Feldes Veranstalter werden durch Ihre neu eingetragenen Importdaten ersetzt. Weisen Sie jeder neuen Veranstaltung eine ID zu. Tragen Sie hierzu neue Veranstaltungen in Ihre Tabelle ein und geben Sie im Feld ID eine selbst festgelegte, aufsteigende ID für diese ein (z. B. 1, 2, 3, 4 usw.). Anmerkungen zu Feldern Geben Sie beim Feld Aktiv Ja ein, wenn die Veranstaltung veröffentlicht werden soll. Geben Sie Nein an, wenn die Veranstaltung nicht veröffentlicht werden soll und Sie weitere Bearbeitungen vornehmen möchten. Das Feld Kategorien wird nur in Ihr Veranstaltungsmanagement übernommen, wenn Sie Kategorien nutzen können. 14

5 BP-Kategorien Dieses Feld müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie Bildungsportal-Benutzer sind und Ihre Veranstaltungen im Bildungsportal erscheinen. Wenn Sie alle Ihre Veranstaltungen eingegeben haben, speichern Sie Ihre Änderungen: Klicken Sie zum Speichern auf Speichern unter und wählen Sie bei Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) aus, bevor Sie den Speichervorgang fortführen. Bestätigen Sie das Diologfenster mit dem Hinweis auf mögliche Verluste beim Speichern mit Ja. 4.3 Veranstaltungen importieren Neben dem Export von Veranstaltungsdaten können Sie neue Veranstaltungen über die Importfunktion in Ihr Veranstaltungsmanagment aufnehmen. Klicken Sie in der Unterseite Import/Export auf die Registerkarte Import. Es wird Ihnen die Seite Importeinstellungen angezeigt. Bei Alle Veranstaltungen vor Import löschen sollten Sie die Voreinstellung belassen. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden ALLE vorhandenen Veranstaltungen gelöscht. Bestimmen Sie in den Einstellungen, ob vorhandene Veranstaltungen aktualisiert werden sollen: Aktiveren Sie hier die Funktion Bereits vorhandenen Veranstaltungen mit importierten Daten aktualisieren. Wählen Sie bei Importdatei die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner aus. 15

6 Wir empfehlen Ihnen wie beim Export hier zunächst die Vorschauansicht zu nutzen. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste aller Veranstaltungen anzuzeigen. In der Spalte Import-Hinweis erscheinen Hinweise auf fehlende oder falsche Daten in Ihrer Tabelle. Sie können diese Fehler in Ihrer Importdatei beheben und letzte Änderungen vornehmen. Wählen Sie über Importdatei die geänderte Datei auf Ihrem Rechner erneut aus und klicken Sie auf den Button Import. Bestätigen Sie den Dialog Sind Sie sicher, dass Sie nun importieren möchten? mit Ja. Tipp: Prüfen Sie nach dem Import, ob alle Änderungen in Ihr Veranstaltungsmanagement übernommen wurden. 16