Checkliste - Die 10 Empfehlungen und Regeln bei der Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung

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1 Checkliste - Die 10 Empfehlungen und Regeln bei der Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung Nur wenn Ihre Mitarbeiterbefragung gut vorbereitet ist, wird sie erfolgreich sein und eine große Akzeptanz in Ihrer Belegschaft erfahren. Deshalb empfiehlt es, die folgenden 10 Punkte bereits im Vorbereitungsstadium achten: Regel 1: Zielsetzung - Was wollen Sie konkret mit der Umfrage erreichen? Regel 2: Betriebsrat Wie wollen Sie Ihren Betriebsrat für die Umfrage gewinnen Stimmen Sie jede Mitarbeiterbefragung rechtzeitig mit Ihrem Betriebsrat ab. Er muss in gleichem Maße wie Sie die Aktion befürworten und im Idealfall sogar aktiv mitwirken. Die rechtzeitige Information Ihres Betriebsrats baut Vorbehalte ab. Gleichzeitig müssen Ihre Mitarbeiter nicht befürchten, dass die Ergebnisse der Befragung zu ihren Lasten umgekehrt werden. Regel 3: Führungskräfte Wie können Führungskräfte hinter der Mitarbeiterbefragung stehen? Ihre Unternehmensleitung muss hinter der Befragung stehen. So erhält die Aktion einen höheren Stellenwert. Bei Schwierigkeiten haben Sie einen größeren Rückhalt und es ist sichergestellt, dass es von dieser Seite keine taktischen Verzögerungen gibt. Regel 4: Keine grundsätzliche Störung im Vorgesetzten-Mitarbeiter-Verhältnis Die generelle Führungssituation in Ihrem Betrieb darf keine gravierenden Konflikte aufweisen. Achten Sie darauf, dass rechtzeitig vor Beginn Ihrer Mitarbeiterbefragung alle Konflikte zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern möglichst ausgeräumt sind. Regel 5: Kooperativer Führungsstil muss gelebt werden In Ihrem Unternehmen muss bereits ein kooperativer Führungsstil praktiziert werden, der Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, direkten Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit und den persönlichen Erfolg nehmen zu können. Voraussetzung hierfür ist, dass die Vorgesetzten diese Mitwirkung der Mitarbeiter zulassen und fördern. Wichtig ist eine offene Haltung gegenüber Ihren Mitarbeitern. Regel 6: Umfassende Information über Zweck Die Akzeptanz Ihrer Befragung erreichen Sie auch nur, wenn Sie vorab Ihre Mitarbeiter umfassend über Zweck und Ziel informieren. Die Informationen sollten die eigentliche Befragung, die damit gesteckten Ziele und die möglichen Folgen beinhalten. Eine sorgfältige und gezielte

2 Informationspolitik vor der Mitarbeiterbefragung schafft Vertrauen und eine aufgeschlossene Atmosphäre. Regel 7: Freiwilligkeit ist Trumpf Eine vernünftige und aussagekräftige Mitarbeiterbefragung muss auf freiwilliger Basis erfolgen. Weder aus der Teilnahme noch aus der Nicht-Teilnahme dürfen Ihren Mitarbeitern Vor- oder Nachteile erwachsen. Regel 8: Anonymität muss garantiert sein Ganz entscheidend für den Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung ist die Wahrung der Anonymität. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass der eigene Name auch und gerade bei unbequemen Antworten nicht identifizierbar ist. Denn nur, wenn Sie diese Anonymität garantieren, können Sie eine optimale Umfragebeteiligung erhalten. Solange Ihre Mitarbeiter auch nur die kleinste Befürchtung haben, mit den Antworten ihren Arbeitsplatz oder ihre Karrierechancen zu gefährden, werden Sie keine ehrlichen Antworten erhalten. Brauchbare Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen erreichen Sie daher nur, wenn die Antworten nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Dies gilt insbesondere bei mündlichen Interviews und bei einer Auswertung der Antworten mittels EDV, deren technische Funktion für die meisten Mitarbeiter nicht nachvollziehbar ist. Regel 9: Ergebnisse Wie sollten die Ergebnisse im Unternehmen veröffentlicht werden? Regel 10: Ziehen Sie tatsächlich Konsequenzen aus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung Aus den Ergebnissen Ihrer Mitarbeiterbefragung müssen Sie Konsequenzen in Form von Verbesserungsmaßnahmen ziehen. Ansonsten riskieren Sie den Verlust von Glaubwürdigkeit und wachsende Frustration bei Ihren Mitarbeitern. Durch die Maßnahmen erhöhen Sie die Motivation, das Mitdenken und die Identifikation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmen.

3 Keine Mitarbeiterbefragung ohne Betriebsrat Auch wenn Mitarbeiterbefragungen auf den ersten Blick kein juristisches Thema sind, so müssen Sie als Arbeitgeber dennoch die Mitwirkungsrechte Ihres Betriebsrats im Auge behalten. Wird Ihre Mitarbeiterbefragung anonym durchgeführt, unterliegt sie grundsätzlich nicht der erzwingbaren Mitbestimmung nach 87 Absatz 1 Nr. 1 und 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) oder 94 BetrVG. Als Arbeitgeber haben Sie dann bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung lediglich eine Informationspflicht nach 80 Absatz 2 BetrVG zu erfüllen. Allerdings handelt es sich um eine Bringschuld, die Sie möglichst rechtzeitig und umfassend zu erfüllen haben. Rechtzeitig ist Ihre Information in aller Regel dann, wenn der Informationsfluss so organisiert ist, dass Änderungs- und Ergänzungswünsche Ihres Betriebsrats auch tatsächlich noch berücksichtigt werden können. Umfassend bedeutet, dass Sie dem Betriebsrat alle erforderlichen Unterlagen vorlegen, damit er seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen kann. Arbeitgeber-Tipp Wann immer der Betriebsrat erst im Nachhinein von Aktivitäten erfährt, über die man ihn per Gesetz hätte informieren müssen, empfindet er dies als Affront oder Provokation. Als Arbeitgeber reizen Sie ihn so zu Trotzreaktionen, die Sie viel Zeit und Energie kosten können. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass die Rechte des Betriebsrats peinlich genau eingehalten werden. Wichtiger Hinweis! Bei den Fragebögen, die Sie bei einer Mitarbeiterbefragung benutzen, handelt es sich nicht um einen Personalfragebogen im Sinne des 94 BetrVG. Der Betriebsrat kann also bei den Fragebögen der Mitarbeiterbefragungen keine Mitbestimmungsrechte geltend machen. Personalfragebögen im Sinne des 94 BetrVG sollen persönliche Daten erheben, die den Befragten unmittelbar betreffen, wie beispielsweise seine persönlichen Verhältnisse sowie Kenntnisse und Fähigkeiten. Auch wenn es um die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen geht, stehen dem Betriebsrat Mitwirkungsrechte zu. Er kann von Ihnen als Arbeitgeber immer dann Auskunft über die Auswertung einer in Ihrem Betrieb durchgeführten Befragung verlangen, wenn die hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass die dabei gewonnenen Erkenntnisse die Aufgaben des Betriebsrats betreffen (Bundesarbeitsgericht (BAG), Beschluss vom , Aktenzeichen: 1 ABR 28/97; in: Arbeitsrechtliche Praxis (AP) Nr. 57 zu 80 BetrVG 1972). Haben Sie Ihren Betriebsrat bereits informiert, beispielsweise durch die Vorlage der verwendeten Fragebögen und der betriebsbezogenen Auswertungen der Antworten, so ist er mit dem nächsten Schritt dran. Denn wenn er noch weitergehende Informationen benötigt, muss er Ihnen zunächst konkrete

4 Anhaltspunkte benennen. Nach 87 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Ordnung des Betriebs und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter im Betrieb geht. Hierunter fällt auch eine allgemeine Anweisung an Ihre Vorgesetzten, dass Kritik- oder Fehlzeitengespräche nach einem bestimmten Muster durchgeführt werden sollen. Denn eine solche Anordnung betrifft das Ordnungsverhalten Ihrer Mitarbeiter und unterliegt eindeutig der Mitbestimmung nach 87 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG (BAG, Beschluss vom , Aktenzeichen: 1 ABR 22/94; in: AP Nr. 24 zu 87 BetrVG 1972 Ordnung des Betriebs). Ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht auch aus 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG, wenn Sie mit Hilfe technischer Einrichtungen Daten über das Verhalten oder die Leistung Ihrer Mitarbeiter erheben oder verarbeiten. Dies umfasst auch die manuell erhobenen Daten in Ihrer EDV, die später technisch ausgewertet werden sollen. Als Arbeitgeber sollten Sie deshalb auch vor diesem rechtlichen Hintergrund von vornherein ausschließen, dass aus den Daten Ihrer Mitarbeiterbefragung später Rückschlüsse auf Leistung und Verhalten einzelner Mitarbeiter gezogen werden können. Arbeitgeber-Tipp Unabhängig von allen juristischen Fragen liegt es in Ihrem Interesse als Arbeitgeber, dass Sie zu einem Konsens mit Ihrem Betriebsrat kommen. Der Erfolg Ihrer Befragung hängt ganz entscheidend davon ab, wie Sie mit dem Betriebsrat zusammengewirkt haben. Hier zählt einzig und allein ein kooperativer Stil, der Ausdruck des partnerschaftlichen Zusammenarbeitens ist. Eine Mitarbeiterbefragung, die Sie zusammen mit Ihrem Betriebsrat auf den Weg gebracht haben, verbessert die Kommunikation. Sie zeigt unmittelbare positive Auswirkungen auf das Betriebsklima und schafft Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Betriebsrat. Zudem trägt die genaue Kenntnis von Missständen zur Versachlichung vieler Auseinandersetzungen mit Ihrem Betriebsrat bei. Außerdem vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie ernst genommen werden, mit ihren Belangen Gehör finden und an der Unternehmensentwicklung unmittelbar beteiligt werden. Ihre Befragungsergebnisse können Sie auch als Grundlage für eine mitarbeiterorientierte Unternehmensentwicklung einsetzen. Sie können also die Basis für eine neue und weit reichende Planung Ihrer Unternehmensprozesse sein.

5 Wenn die Ergebnisse vorliegen Wenn Sie die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung auf dem Tisch haben, müssen Sie mit der Rückmeldung der Ergebnisse und der Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen beginnen. Dies ist ein ganz zentraler Punkt jeder Mitarbeiterbefragung. Wichtig ist hier, dass Sie Ihren Mitarbeitern eine Rückmeldung geben, die sich nicht allein auf eine schriftliche Information beschränkt. Erfolg haben Sie als Arbeitgeber mit einer Mitarbeiterbefragung dann, wenn Sie nach Vorlage der Ergebnisse eine aktive Auseinandersetzung zwischen allen Beteiligten ermöglichen. Bei der Rückmeldung und Planung späterer Maßnahmen und Verbesserungen sollten Sie folgende Grundregeln beachten: Sorgen Sie in jedem Fall für ausreichende Informationen über Maßnahmen und Konsequenzen auf Grund der Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung. Unbedingt sollten Sie auch auf die Anonymität bei der Auswertung der Ergebnisse achten. Oft ist es sinnvoll, die Auswertung an einen externen Partner zu übertragen. Schaffen Sie eine Gesprächsrunde mit den Vorgesetzten über Ergebnisse, Ursachen und Verbesserungsmaßnahmen. Sorgen Sie dafür, dass bei der Entwicklung und Umsetzung von konkreten Maßnahmen die betroffenen Arbeitsbereiche unbedingt beteiligt sind. Bei übergreifenden Maßnahmen sollten Sie allen Beteiligten und betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit des Einbringens von Vorschlägen bei der Entwicklung übergreifender Maßnahmen geben.