Überblick und Neuerungen der V 6.2. Version 6.2

Transkript

1 Überblick und Neuerungen der V 6.2 Version 6.2

2 Agenda Organisationsgruppen Erfassung Stempel & Notizen

3 Organisationsgruppen (COG = Capture Organisation Group) Ziel: Zusammenfassung von Erfassungsvorlagen (COG) Die COG dienen der besseren Übersicht aller Erfassungsvorlagen, indem diese mittels COG gruppiert werden können. Beispiel: Kunden haben teilweise 100 und mehr Erfassungsvorlagen, diese können mit der COG in Eingangsbelege der Firma Contopor gruppiert werden. Es können beliebig viele Erfassungsvorlagen in einer COG gruppiert werden. Eine Erfassungsvorlage kann nicht mehreren COGs zugeordnet werden.

4 Organisationsgruppen (COG = Capture Organisation Group) Version 6.2

5 Duplizieren von Vorlagen Ziel: Minimierung des Aufwandes für die Erstellung von Erfassungsvorlagen. Beispiel: Oftmals sind sich viele Belege ähnlich. Durch das Duplizieren kann das Auslesen von Daten als auch die weitere Belegverarbeitung übernommen werden.

6 Erfassung Attribute Ziel: Verwendung von Vorlagen aus anderen [accantum] Archiven Im Capture können durch die Trennung der Attribute somit auch Vorlagen aus anderen bestehenden [accantum] Archiven genutzt werden. Ebenfalls können Identifier in [accantum] Attribute geschrieben werden. Beispiel: Viele Kunden haben als Telefonanbieter die Deutsche Telekom die bereits erstellte Erfassungsvorlage kann nun importiert und die gewünschten Attribute zugewiesen werden. => Unabhängigkeit von Accantum, im Hinblick auf den neuen Workflow sowie Import von Erfassungsvorlagen aus anderen Systemen.

7 Erfassung Attribute Version 6.2

8 Erfassung / Zuweisung von Attributen Ziel: Temporäre Attribute Beispiel: Im Prozess werden (temporär) Attribute für die Weiterverarbeitung benötigt, ohne das diese in Accantum gespeichert werden sollen / müssen. Attributzuordnung der Bestellkopfdaten zum Beleg in Accantum! Die kompletten Bestelldaten mit allen Positionen werden nur extern zur Übergabe an ERP benötigt.

9 Erfassung Tabelle Ziel: Auslesen von Tabellen mit beliebig vielen Positionen Tabelle kann über mehrere Seiten ausgelesen werden, vorausgesetzt die Tabelle hat auf jeder Seite eine Kopf- und Fußzeile. Die Attribute der Tabelle können derzeit nur als *.xml exportiert, sprich an das Filesystem übergeben werden. Eine Speicherung der Tabellenwerte in Accantum ist in V6.2 nicht möglich! Dort können diese dann mittels ADM weiter verarbeitet werden. Beispiel: Unternehmen erhält Bestellungen, die Bestelldaten sollen in XML zur Verfügung gestellt werden um diese direkt in die ERP einlesen zu können.

10 Erfassung Tabelle Version 6.2

11 Einstellungen: Export, Mastervorlagen Ziel: Export ausgelesener Werte (Attribute) als *.xml um diese extern weiter-verarbeiten zu können. Beispiel: Bestellungen ABB Ziel: Inaktive Vorlagen werden für die Erkennung nicht angewendet Beispiel: Mastervorlagen für Duplizierung um daraus schnell weitere Erfassungsvorlagen abzuleiten, ohne das diese selbst für die Erkennung zu nutzen.

12 Erfassung Einstellungen Version 6.2

13 Administration Erfassungsvorlagen Ziel: Direkte Bearbeitung von Erfassungsvorlagen durch den Administrator oder sonstiger Berechtigter im Adminbereich. Somit können nun x-beliebige Erfassungsvorlagen direkt bearbeitet werden, ohne dass diese im Capture zur Verfügung stehen muss. Beispiel: Bestellung wurde nicht erkannt, deshalb muss die Erfassungsvorlage angepasst werden. Die nicht erkannte Bestellung kann direkt mit der entsprechenden Erfassungsvorlage geöffnet und angepasst werden. Eine erneute Übergabe des Dokuments an Capture um dieses anpassen zu können ist nicht mehr notwendig.

14 Administration Erfassungsvorlagen Version 6.2

15 ZUGFeRD Ziel: Beleginformationen, welche im ZUGFeRD Format in dem PDF mitgeliefert werden weiterverarbeiten Beispiel: Rechnung wird im ZUGFeRD Format elektronisch geliefert, automat. Erkennung dieser PDF, direktes auslesen und ablegen der Daten.

16 Erfassung & Organisationsgruppen - Zusammenfassung Erfassung von ZUGFeRD Dokumenten Einteilung von Erfassungsvorlagen in Organisationsgruppen Relative Positionen über gesamtes Dokument Export von Metadaten als.xml in das Filesystem (auch Netzwerk) Angabe von einem direktem Ablageziel Ablagevorlagen für fehlerhafte Erkennung Werte aus Identifikationsmerkmalen direkt in Attribute schreiben Zuordnung von Capture Attributen an [accantum] Attribute Administration von Erfassungsvorlagen nun auch mit Dokument

17 Stempel Ziel: Grafische Stempel in [accantum] aufbringen Beispiel: Die Buchhaltung bringt einen Kontierungs-stempel auf der Rechnung auf, hinterlegt Sachkonto und Zahlungsdatum. Weitere Informationen wie Überweisung werden abgehakt.

18 Stempel Version 6.2

19 Notizen Ziel: Beliebig viele Notizen auf dem Beleg setzen Beispiel: Die Abteilung Einkauf erhält Angebote zur Prüfung. Jede Position soll geprüft und zur Bestellung freigegeben werden.

20 Stempel und Notizen - Zusammenfassung Dialog für grafische Stempel & Notizen Benutzerdefinierte Bild Stempel z.b. Kontierungsstempel möglich Neue Berechtigungen (verwenden, ändern, löschen)

21 Live Demo Zuordnung von Erfassungsvorlagen an COG Tabelle konfigurieren über Administration Erfassungsvorlagen Stempel und Notizen aufbringen