Einführung in das Projektmanagement

Transkript

1 Einführung in das Projektmanagement

2 Warum Projektmanagement? Projekte bergen Risiken Förderung von Zusammenarbeit Verbesserung von Informationsfluss und austausch Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen Ständige Kontrolle des Fortschritts => Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, das ein Projekt erfolgreich wird!

3 Warum Projektmanagement in Volunteered Geography? Logistische Komplexität Vielschichtige Aufgaben (Tracken, Nachbearbeiten, Dokuemntieren,...) Weitreichende existente Vorarbeiten Effektive Gruppenarbeit Gezielte Erarbeitung eines Mehrwerts Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen und unter den Gruppen

4 Vier große Projektphasen Vorprojektphase Zielsetzung Rahmenbedingunen Planungsphase Kickoff-Meeting Projektspezifikation Projektplanung Durchführungsphase Umsetzung Projektcontrolling Dokumentation Abschluphase Abschlußbericht Weitere Projekte

5 Vorprojektphase Dient der Vorbereitung eines Projektes: Was ist das Projekt? Welche Ziele verfolgen wir mit dem Projekt? Welche Informationen liegen uns vor? Welche wichtigen Termine gibt es? Wer sind die Mitglieder im Projektteam? Sonstige Rahmenbedingungen? Dokumentation: Intentionspapier, Intentionspräsentation

6 Vier große Projektphasen Vorprojektphase Zielsetzung Rahmenbedingunen Planungsphase Kickoff-Meeting Projektspezifikation Projektplanung Durchführungsphase Umsetzung Projektcontrolling Dokumentation Abschluphase Abschlußbericht Weitere Projekte

7 Planungsphase: Kickoff-Meeting Das Kickoff-Meeting ist das erste Treffen des Projektteams: Teilnehmer: Projektteam + Betreuer Was ist die Ausgangssituation? Diskussion und Festlegung des Projektzieles Welche Teamregeln gibt es (Verantwortlichkeiten, Hilfsmittel, Kommunikation, Nichteinhaltung, etc.)? Dokumentation: Protokoll

8 Planungsphase: Projektspezifikation Die inhaltliche Projektspezifikation beugt Missverständnissen vor: Was will der Auftraggeber? Was können wir leisten? (auch: Pflichtenheft) Was sind unsere Prioritäten, was machen wir nicht? Kontinuierliche Abstimmung mit dem Auftraggeber Dokumentation: möglichst detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung

9 Planungsphase: Projektplanung Die Projektplanung ist die Grundlage für den Projekterfolg: Unterteilung des Projektes in Teilaufgaben und Arbeitspakete Wer übernimmt welche Arbeitspakete? Welche (realistischen!) Termine setzen wir uns für die Arbeitspakete? Was sind die drei bis fünf wichtigsten Meilensteine? Dokument: Projektablaufplan

10 Projektablaufplan Meist realisiert als Gantt-Diagramm: Zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken Benannt nach Henry L. Gantt ( ) Vorteil: Deutlich sichtbare dauer von Aktivitäten Nachteil: Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten nur eingeschränkt darstellbar (Alternative: Projektstrukturplan) Software: MS Project, OpenProj, TaskJuggler

11 Beispiel: Gantt-Diagramm

12 Beispiel: Projektstrukturplan

13 Projektablaufplan: Zu beachten Das Arbeiten mit Projektplänen erfordert Feingefühl: Zu detaillierte Aufteilung hemmt Kreativität und freies Denken Zu detaillierte Aufteilung führt u.u. zu stupidem Abarbeiten Zu grobe Aufteilung animiert zum Verschleppen Zu grobe Aufteilung führt zu Unklarheiten Aufgabenstellung Zuständigkeiten...

14 Vier große Projektphasen Vorprojektphase Zielsetzung Rahmenbedingunen Planungsphase Kickoff-Meeting Projektspezifikation Projektplanung Durchführungsphase Umsetzung Projektcontrolling Dokumentation Abschluphase Abschlußbericht Weitere Projekte

15 Durchführungsphase In der Durchführungsphase sind wichtig: Projektcontrolling Kommunikation Statusberichte Dokumentation Ggf. Einführung / Implementation... und natürlich die Durchführung selbst

16 Durchführungsphase: Projektcontrolling Das Projektcontrolling überprüft, ob wir im Plan liegen: Permanenter Soll/Ist-Vergleich Kontrolle der Meilensteine Welche Maßnahmen müssen wir treffen? Dokumentation: Ggf. angepasster Projektplan

17 Durchführungsphase: Kommunikation Regelmäßige Treffen im Projektteam (evtl. mit dem Auftraggeber) Was sind unsere Zwischenergebnisse? Gibt es Schwierigkeiten oder Verzögerungen? Austausch von Erfahrungen und Informationen Weiteres Vorgehen Was muss der Auftraggeber bis wann liefern? Aufnahme von Änderungswünschen (Vorsicht!) Dokumentation: Protokolle

18 Durchführungsphase: Statusberichte Statusberichte informieren den Auftraggeber und sind gleichzeitig Absicherung für das Projektteam Regelmäßige Berichte an den Auftraggeber Sind wir im Plan? Wo gibt es Verzögerungen? Gibt es Probleme? Wenn ja, welche? Grundlage: Dokumentation und Protokolle Dokumentation: Statusbericht (ca. eine A4- Seite)

19 Durchführungsphase: Implementation Gegebenenfalls wird das Projektergebnis mit der Implementation übergeben: Übergabe des Produkts an den Auftraggeber Übergabe der Dokumentation Ggf. Integration/Schnittstellenanpassung Ggf. Einweisung/Schulung

20 Vier große Projektphasen Vorprojektphase Zielsetzung Rahmenbedingunen Planungsphase Kickoff-Meeting Projektspezifikation Projektplanung Durchführungsphase Umsetzung Projektcontrolling Dokumentation Abschluphase Abschlußbericht Weitere Projekte

21 Abschlussphase Die Abschlussphase gliedert sich in: Abschlussmeeting, Endpräsentation lessons learned Anknüpfungspunkte, weiterführende Projekte? Dokumentation: Schlussbericht

22 Häufige Gründe für das Scheitern Falsche Planung der weichen Faktoren ( Aufgabenverteilung, Kommunikation, Motivation ) Falscher Ehrgeiz Überschätzung des eigenen Leistungsvermögens, um Auftraggeber zufrieden zu stellen. Mangelnde Flexibilität Verschiebung der Meilensteine wirkt sich nicht auf den Endtermin aus. Zu viel Flexibilität Steigende Anforderungen werden ohne weitere Auswirkungen auf die Zeitplanung untergebracht.

23 ... und was man dagegen tun kann Abhängigkeiten besser einschätzen Rahmenbedingungen müssen vorher klar sein Keine Angst vor der Wahrheit Wir bestrafen niemanden dafür, dass er die Wahrheit sagt (Glaubt man das?) Übereifer dämpfen Ohne zu demotivieren! Besser frühzeitig handeln Am Anfang zu scheitern ist deutlich billiger als am Ende

24 Trotz aller Theorie gilt: Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Sie braucht er, um: mit dem Herzen zu führen dem Gefühl im Bauch zu vertrauen die Organisation zu beseelen zu riechen, dass etwas stinkt (Softskills!) Quelle: Tom DeMarco - Der Termin - Kap. 6

25 Weiter führende Informationen Online-Handbuch und Ratgeber: Gut zu lesende Literatur: Tom DeMarco Der Termin ISBN: