LOMBAGINE MailSystem NEU: Das bisherige Intranet Mail wird durch diese NEUE Version abgelöst und per deaktiviert.

Transkript

1 LOMBAGINE MailSystem NEU: Das bisherige Intranet Mail wird durch diese NEUE Version abgelöst und per deaktiviert. Der Aufruf des Mail-Programmes erfolgt unter dem Menüpunkt Meine Services MailSystem Achtung: Auf der Hinweisseite finden Sie die aktuelle Programmbeschreibung. Durch das Anklicken der jeweiligen Schaltflächen gelangen Sie in die entsprechende Unterfunktion. LOMBAGINE Seite 1 von 8

2 Neue Nachrichten (Mails) werden durch das Postkastensymbol signalisiert. Durch das Anklicken des Symbols gelangen Sie automatisch in den Posteingang. Nachdem Sie alle neuen Nachrichten gelesen haben, wird das Benachrichtigungssymbol wieder ausgeblendet. Erst bei Erhalt einer neuen Nachricht (Mail) wird es wieder eingeblendet und signalisiert Ihnen eine neue Nachricht im Posteingang. LOMBAGINE Seite 2 von 8

3 Schaltfläche Posteingang: Neue Nachrichten sind durch das geschlossene Kuvert-Symbol gekennzeichnet. Durch das Anklicken der Nachricht oder des Symbols schalten Sie in den Lesemodus. Hier entscheiden Sie über die weitere Vorgehensweise. Es stehen Ihnen die Optionen Drucken, Antworten, Weiterleiten und Löschen zur Verfügung. Durch Löschen wird die Nachricht in den Bereich Gelöschte Nachrichten verschoben. Dort erfolgt die endgültige Löschung automatisch nach 60 Tagen. Sortieren: Durch das Anklicken des Bereiches Von, Betreff, Erstellt wird der Posteingang nach dem jeweiligen Begriff sortiert. LOMBAGINE Seite 3 von 8

4 Nachrichten mit Dateianhängen sind durch das Büroklammer Symbol gekennzeichnet. Die dazugehörigen Dateien werden durch Anklicken des Dateinamens geöffnet. LOMBAGINE Seite 4 von 8

5 Schaltfläche Neu erstellen: Zum Erstellen einer neuen Nachricht klicken Sie auf die Schaltfläche Neu erstellen. Für die Auswahl der Empfänger sind bereits Gruppen voreingestellt. Durch die Auswahl einer Gruppe und dem Betätigen der Schaltfläche Suchen werden Ihnen die Gruppenmitglieder im Suchergebnis angezeigt. Die Einzelsuche erfolgt über das Suchfeld. Mögliche Suchkriterien sind Länderkennzeichen und Partnernummer (z.b. AT13689), der Name (z.b. Mustermann) oder der Matchcode (z.b. Must) Die im Suchergebnis dargestellten Empfänger werden einzeln (grüner Pfeil) oder als komplette Gruppe (grüner Doppelpfeil) in den Empfängerbereich übernommen. Eine bereits getroffene Auswahl kann mit den gelben Pfeilen rückgängig gemacht werden. Eine Mehrfachauswahl ist einfach zu realisieren. Beispiel: Sie haben die Gruppe LOMBAGINE Intern ausgewählt. Sie übernehmen die gewünschten Empfänger in den Bereich Ausgewählte Empfänger und starten eine neue Suche mit der Gruppenwahl meine Erstlinien. Nach Auswahl der Empfänger klicken Sie auf die Schaltfläche weiter und Sie gelangen in den Erfassungsmodus. Über die Schaltfläche Zurück können Sie Ihre Empfängerauswahl überarbeiten, ergänzen. Der bereits erfasste Text Ihrer Nachricht bleibt Ihnen erhalten. LOMBAGINE Seite 5 von 8

6 Nach Eingabe des Betreffs können Sie mit der Erfassung Ihrer Nachricht beginnen. Die Formatierungshilfe können Sie bei Bedarf aus- und einblenden. Nach Fertigstellung der Nachricht betätigen Sie die Schaltfläche Senden. Die Nachricht wird an den oder die Empfänger übermittelt und in den Bereich Gesendete Mails verschoben. Dateianhänge: Klicken Sie in das Feld Anhang. Dadurch wird ein Auswahlfenster auf Ihrem PC geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf öffnen. Im Feld Anhang ist jetzt der Datenpfad zu Ihrem Anhang ersichtlich. Erst mit dem Klick auf die Schaltfläche Datei an anhängen wird Ihr Dokument endgültig der Nachricht hinzugefügt. Für die Auswahl von mehreren Dateianhängen wiederholen Sie den Vorgang. Die Auswahl können Sie einfach rückgängig machen indem Sie die Datei markieren und auf die Schaltfläche Löschen klicken. LOMBAGINE Seite 6 von 8

7 Erstellen eines Mails an mehrere Empfänger: Wie bereits beschrieben, übernehmen Sie die ausgewählten Empfänger in den dazugehörigen Bereich. Betätigen Sie die Schaltfläche Weiter. Tragen Sie im Feld Empfängergruppe eine für sich sprechende Bezeichnung ein. Fügen Sie den Betreff ein und fahren Sie mit der Texterfassung fort. Die Bezeichnung der Empfängergruppe erleichtert Ihnen den Wiedererkennungswert in den gesendeten Nachrichten. Selbstverständlich können Sie auch bei Nachrichten an mehrere Empfänger Dateianhänge, wie bereits beschrieben, hinzufügen. Beispiele für Gruppennamen: Info Einladung, Teamleiter Besprechung, Treffen, Erfahrungsaustausch, Anfrage, etc. LOMBAGINE Seite 7 von 8

8 Schaltfläche Gesendete s: Hier wird Ihnen das Sendeprotokoll angezeigt. Sie sehen sofort, wer Ihr Mail bereits gelesen oder noch nicht gelesen hat. Hinweis: Nachrichten in den Bereichen Posteingang und Gesendete s werden nach 90 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Nachrichten im Bereich Gelöschte werden nach 60 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Viel Erfolg mit Ihrem neuem Mail-System! LOMBAGINE Seite 8 von 8