EXCEL FORTGESCHRITTENE. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 EXCEL FORTGESCHRITTENE INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Generelles Schreibform Piktogramme Dialogboxen Voraussetzungen Erläuterungen zum Inhalt Version Änderungen zu den Vorgängerversionen Runden Zahlenformat oder Runden-Funktionen? Vor dem Komma runden Beispiel er-Rundung VRUNDEN() Übungen Gültigkeitsregeln Übungen Formatvorlagen Formatvorlagen planen Formatvorlagen zusammenführen Formatvorlagen in Mustervorlagen Formatvorlagen anwenden Übungen Gliederungen Verschiedene Ebenen einer Tabelle Autogliederung Manuelle Gliederung Mit Gliederungen arbeiten Übungen Kommentar Kommentar einfügen, bearbeiten und löschen Übungen Namen verwenden Namen in Formeln, als Sprungadressen und Konstante Namen festlegen Namen übernehmen Sprungadressen und schnelle Markierungen Übungen Arbeit mit Diagrammen Diagrammtyp Datenreihe bearbeiten Achsen, Skalierung Fehlerindikator Trendlinie... 32

2 EXCEL FORTGESCHRITTENE INHALT 8.6 Übungen Kostenentwicklung Schuhe Trend Temperaturtabelle Listen und Datenbanken Aufbau einer Datenbank Datenbank erstellen Datenmaske verwenden Daten suchen (Such- und Filterkriterien) Beispiele für Filter Arbeiten mit der Datenbank als Liste Liste sortieren Filter AutoFilter Spezialfilter Der Kriterienbereich Kriterieneingabe Ausgabebereich Übungen Datenmaske: Sortieren: Filter Bedingte Formatierung Datenanalyse mit bedingter Formatierung Wochentage mit Bedingter Formatierung hervorheben Arbeiten mit Datenbankfunktionen Auswahl an DB-Funktionen Übungen Spezialfilter: Bedingte Formatierung DB-Funktionen: Verwenden von externen Datenbanken MS-Query installieren Organisatorisches MS-Query starten SQL-Fähigkeiten von MS-Query Abfragen speichern MS-Query: Daten an Excel zurückgeben MS-Query: Übungen Teilergebnisse der Datenbank Übungen Pivot-Tabellen Layout-Änderungen Detailwerte Auswertung und Darstellung PivotChart-Bericht Übungen Übung Übung

3 EXCEL FORTGESCHRITTENE INHALT 14 Was-wäre-wenn-Analyse Zielwertsuche Solver Übungen Zielwertsuche Solver Steuerelemente Steuerelement einfügen Steuerelement mit Zellen verknüpfen Steuerung Weitere Einstellungsmöglichkeiten Nachträgliches Bearbeiten eines Steuerelementes Übung Verschiedene Funktionen WENN() Verschachtelte Funktionen Rückgabewerte von WENN-Funktionen mathematisch verwerten UND() ODER() SVERWEIS() Suchen in einer Liste Vergleichen mit Werten aus einer Tabelle Übung INDEX() Hinweis Andere Suchspalte Übung (und Vorgänge) Übung Daten Import und Export Importfilter Import von Daten Exportieren Exportfilter Übungen Arbeitsvorgänge aufzeichnen Makros oder VBA Makros aufzeichnen Übungen

4 EXCEL FORTGESCHRITTENE 1 1 Generelles 1.1 Schreibform Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde bei Angaben, in denen keine geschlechtsneutrale Beschreibung möglich ist, die männliche Form angewendet. In diesem Fall gelten die Beschreibungen sinngemäss für beide Geschlechter Piktogramme Im Kurs finden Sie verschiedene Grafiken, nennen wir sie einmal Piktogramme. Diese Piktogramme weisen auf wichtige Stellen hin, markieren wichtige Hinweise und weiteres mehr. Fragen Begriffe Tipps, Hinweise Sie dienen zur Repetition und zur Festigung von wichtigen Begriffen. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Wichtige Fachausdrücke, die immer wieder in der Computerpraxis auftauchen. Sie sollten diese interpretieren können. Beachten Sie die Tipps. Die gewonnen Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Zusatzinfos Praxis Wertvolle Hintergrundinformationen, die zum erweiterten Verständnis beitragen. Praktische Übungen am PC. Diese sind sehr wichtig, denn Sie müssen effizient und sicher mit dem Computer umgehen können.

5 EXCEL FORTGESCHRITTENE Dialogboxen Office verfügt über den Office-Assistenten, den Sie je nach belieben aktivieren können und der Ihnen bei der Arbeit mit dem Produkt mit hilfreichen Tipps und Empfehlungen zur Seite steht. Je nach Einstellung werden die Dialogboxen in Normalform oder über die Schnittstelle des Assistenten angezeigt. In diesen Unterlagen werden Dialogboxen mittels Assistenten «Karl Klammer» dargestellt. Sie gelten sinngemäss analog den normalen Dialogboxen. Dialogbox mit aktiviertem Office- Assistenten «Karl Klammer» Dialogbox ohne aktivierten Assistenten Voraussetzungen Für eine korrekte Durchführung sowie einen optimalen Lernerfolg werden folgende Grundvoraussetzungen erwartet. Windows Grundkenntnisse Umgang mit Dateien und Ordnern Excel Grundkenntnisse

6 EXCEL FORTGESCHRITTENE Erläuterungen zum Inhalt Version Die in der Unterlage erwähnten Beschreibungen beziehen sich auf Excel Version Änderungen zu den Vorgängerversionen Legende: Funktion enthalten Verbessert in Office 2003 neu in Office 2003 Funktion Microsoft Office Online-Dienste Office 97 Office 2000 Office XP Optimierte Hilfe - - Aufgabenbereiche - Integration von Excel Listen mit Windows Share- Point Services Erweiterte Statistikfunktionen in Excel 2003 Visuelles Zuordnungstool in Excel Office 2003 Branchenkonforme XML- Unterstützung - - Smarttags - - Erweiterbare Smarttags In Excel und Access In Word, Excel und Access Office Online erfordert eine Internetverbindung. Erfordert Windows SharePoint Services unter Windows Server Quelle:

7 EXCEL FORTGESCHRITTENE 4 2 Runden Das Runden von Zahlen ist ohne Zweifel eine wichtige Funktion innerhalb einer Tabelle. Alleine durch das Festlegen einer bestimmten Anzahl an Dezimalstellen (mit dem Zahlenformat) können sie problemlos Zahlen runden. Wird es hingegen etwas spezieller (auf 1000 aufrunden, oder Fünferrundung), so fehlen häufig die dazu notwendigen Kenntnisse, und auch in den Hilfe findet man nicht immer eine befriedigende Lösung. 2.1 Zahlenformat oder Runden-Funktionen? Beim Runden mit dem Zahlenformat, bei dem die Anzahl Dezimalstellen festgelegt wird, beeinflusst lediglich die Darstellung der Zahlen. Der Wert, mit dem Excel im Hintergrund weiterrechnet, wird dabei nicht verändert, d.h. alle Nachkommastellen werden nach wie vor berücksichtigt. Das Runden mit einer beliebigen Runden-Funktion hat immer das Abschneiden einer bestimmten Anzahl an Stellen zur Folge. Es empfiehlt sich deshalb, genau zu überprüfen, wann mit den Dezimalstellen und wann mit Runden-Funktionen (meistens erst bei Schlussresultaten) gerundet werden soll. Ansonsten riskieren Sie bei vielen Einzelwerten grössere Rundungsfehler. Sie werden im Folgenden nun einige spezielle Rundungen kennen lernen, die nicht mit einem Zahlenformat realisierbar sind.

8 EXCEL FORTGESCHRITTENE Vor dem Komma runden Beim Ausfüllen Ihrer Steuererklärung werden häufig gerundete Werte verlangt. So müssen oder besser dürfen Sie Ihr Einkommen auf 100 und Ihr Vermögen auf 1000 abrunden. Die Pensionskasse kann hingegen auf 1000 aufgerundet werden. In diesen Fällen benutzen Sie die Funktionen AUFRUNDEN() oder ABRUNDEN(). Die Syntax beider Funktionen sieht dabei gleich aus: AUFRUNDEN(Zahl; Anzahl_Stellen) ABRUNDEN(Zahl; Anzahl_Stellen) Mit dem Argument Anzahl_Stellen bestimmen Sie nun, wie gerundet werden soll. Um vor dem Dezimaltrennzeichen auf- oder abzurunden gebrauchen Sie negative Werte (z.b. -3 um auf 1000 auf- oder abzurunden).um nach dem Dezimaltrennzeichen zu runden, geben Sie positive Werte für dieses Argument ein (z.b. 2 für 2 Dezimalstellen) Beispiel Wollen Sie die Zahl , die in der Zelle B20 steht auf 100 abrunden, müssen Sie folgende Formel verwenden: =ABRUNDEN(B20;-2) Das Resultat ist dann er-Rundung Das Runden auf den 5-er ist sicher eine in der Schweiz am häufigsten gebrauchten Rundung. Standardmässig wird durch Excel keine 5-er-Rundung in Form einer Funktion angeboten. Eine Ergänzung der Funktion RUNDEN() hilft Ihnen bei diesem Problem. Die Anpassung für die traditionelle 5-er-Rundung sieht nun so aus: RUNDEN(Zahl/5;2)*5 wobei für x ein Wert oder eine beliebige Formel verwendet werden kann, etwa A7*A6+B3. Die zu rundende Zahl wird durch 5 dividiert, die Anzahl Stellen auf 2 gesetzt und das Ergebnis mit 5 multipliziert. Beispiel Sie wollen das Total einer Berechnung aus der Zelle A54, den Betrag , auf den Fünfer genau: =RUNDEN(A54/5;2)*5 Das Resultat ist