4. Newsletter. zum 5. Studientreffen am in Würzburg

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1 4. Newsletter zum 5. Studientreffen am in Würzburg Sehr geehrte Prüfärztinnen und Prüfärzte, der 4. Newsletter informiert Sie über den aktuellen Stand unserer gemeinsamen Studie und gibt Ihnen eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des 5. Studientreffens, das am 06. März in Würzburg stattfand. TOP 1: Stand der Studie (Sauer) Teilnehmer: Aktuell nehmen 85 Zentren an der Studie teil, es sind noch weitere Kliniken an einer Teilnahme interessiert. Kiel Hamburg 2x Stade Wilh elmshave n Buch hol z Ol denb urg Bremen Lübeck Rostock Greifsw ald CAO/ARO/AIO-04 Teilnehmende Zentren Bocholt Goch Münster 2x Bielefeld Herne Hamm Burgwedel Hi ld esh eim Bo chum 2x Northeim Essen 2x Göttin gen Kassel Halle M önc hengl adb ach Jena Le ipzi g Köln 2x Marburg Erfurt Gera Wetzlar Fu ld a Saalfeld Co burg Kronac h Wiesb aden Bad Soden F rankfurt Bad Kreuznach Ma inz Wü rzburg 2x Bayreuth Trier Idar-Oberstein B. MergentheimErlangen Ansbac h Ho m bur g/s aar Mu hr a. See Nürnberg Am b erg Völklingen S chw.gmü nd Os tfild er n-ruit Regensb urg 3x Esslingen Gö ppi nge n Passau Ulm Landshut 2x Ortenau Reh ling F rie dberg Altötting Freiburg Rottweil München 2x Singen Rosenh eim Bad T rissl T raunstein 2x Dresden Freital Stand Februar 2009: 85 teilnehmende Zentren 5 Zentren interessiert 2 CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 1 von 8

2 Patientenzahl: Für die sehr gute Rekrutierung möchten wir uns bei Ihnen bedanken! Es gibt auch nach fast 3 Jahren Studienlaufzeit keine Ermüdungserscheinungen. Zum Zeitpunkt des Studientreffens waren 817 Patienten in die Studie eingebracht; heute ( ) sind es bereits 832 Patienten! Rekrutierungsverlauf Die angestrebte Patientenzahl von 1200 Patienten wird bei anhaltend guter Rekrutierung etwa in 12 Monaten erreicht sein. Dokumentation: Seit dem letzten Studientreffen ist der Dokumentationseingang etwas besser geworden. Allerdings möchten wir weiterhin an Sie appellieren, die Dokumentationsbögen zeitnah und vollständig ausgefüllt an unser Monitoring WiSP zu schicken. Welche Zentren nur 35% und weniger der zu erwartenden Dokumentation geschickt haben, ist auf den folgenden Grafiken abgebildet. Die linke Säule zeigt dabei die eingegangene Dokumentation in Prozent, während die rechte Säule die Anzahl der eingebrachten Patienten absolut darstellt. CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 2 von 8

3 Dokumentation schlecht Uni Ulm Krona ch Friedber g Bad So den Buchh olz Bad St.J osef Leipzig Bad Old enbur g Kiel Ho mburg Me rgenth. Boc hum Kreuznac h Orange: Doku in % Blau: Anzahl Pat Singen Alfried Krupp Essen Wiesbaden Rot: Doku in % Blau: Anzahl Pat. Uni Rgbg. Barmherz.B. Rgbg. Klinik um Landshut Trie r Un i E ssen Frei ta l Bad Tri ssl Hamb urg Harburg Passau 14 Gründe für die schleppende Dokumentation: 1. Ärztewechsel und Ärztemangel in den einzelnen Abteilungen Abhilfe: Gegebenenfalls muss zeitnah ein neuer Verantwortlicher für die Studie benannt und allen Beteiligten des jeweiligen Zentrums bekannt gemacht werden. 2. Unkenntnis der Ärzte, der Schwestern und des Verwaltungspersonals in den einzelnen Fachabteilungen, dass (a) das Zentrum an der Rektumkarzinomstudie teilnimmt, und (b) dass bestimmte Patienten Studienpatienten sind. Dieses Problem betrifft insbesondere auch die Pathologen, von denen einige immer noch nicht darüber informiert sind, dass ihr Zentrum an der CAO/ARO/AIO-04-Studie teilnimmt. Vorschläge zur Abhilfe: o Eindeutige Angaben im und aus dem Tumorboard o Jeweils persönliche Weiterleitung der Studienpatienten und ihrer Unterlagen in die protokollgemäß nachfolgende Abteilung o Aufkleber, Stempel, die den Patienten eindeutig als Studienpatienten identifizieren CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 3 von 8

4 o Motivationsanreize durch sachgerechte Verteilung der Fallgelder wie im 2. Newsletter beschrieben (Homepage: CAOAROAIO_04_Newsletter_1_2008.pdf) Protokollgemäßer Behandlungspfad für Studienpatienten und seine Dokumentation, einschließlich Pflichten des jeweiligen Hauptprüfers: 1. Der Hauptprüfer trägt Sorge dafür, dass Rektumkarzinompatienten, die die Einschlusskriterien für die Studie erfüllen, auch in die Studie rekrutiert und dann für das Zentrum in eindeutiger Weise auch als Studienpatienten kenntlich gemacht werden. 2. Eine sinnvolle Abfolge der Einzeldokumentationen muss mit allen Beteiligten des Zentrums grundsätzlich abgesprochen und dann auch eingehalten werden: o Der Hauptprüfer randomisiert online. Er dokumentiert die Untersuchungsergebnisse, welche vor der Aufnahme des Patienten in die Studie durchgeführt werden müssen (Modul 1, Seiten 2 4). o Der Hauptprüfer (sofern es nicht der Radioonkologe selbst ist) avisiert den Patienten in der Strahlenklinik (u. U. auch dem Internistischen Onkologen) zur neoadjuvanten Radiochemotherapie. Der Radioonkologe (u. U. auch der Internistische Onkologe) dokumentiert seine Behandlung (Modul 1, Seiten 5 11A). Wichtig: Der Hauptprüfer schickt die Dokumentationsunterlagen umgehend an o den externen Monitor (WiSP). Der Radioonkologe hat die chirurgische Klinik darüber zu informieren, dass nach einem Intervall von 4 bis 6 Wochen der bezeichnete Studienpatient eintreffen wird und in der chirurgischen Klinik einen Aufnahmetermin zu vereinbaren. Der Hauptprüfer stellt sicher, dass die Dokumentationsunterlagen rechtzeitig zum Chirurgen und Pathologen (!!) gelangen. o Der Chirurg informiert den Pathologen am Vortag über die geplante Operation des bezeichneten Studienpatienten. Das ist wichtig, weil im Rahmen der Studie die Aufarbeitung des Operationspräparates in festgelegten Schritten erfolgt, die noch nicht allgemeiner Standard sind. Chirurg und Pathologe dokumentieren die Befunde im Modul 2, Seiten 12, 13, P1 P5 und schicken die Dokumentationsunterlagen umgehend entweder direkt an WiSP (sofern der Chirurg Hauptprüfer ist) oder an den Hauptprüfer, der seinerseits die Unterlagen an den externen Monitor schickt. o Der Chirurg hat folgende weitere Aufgaben: Information des operierten Patienten, dass jetzt noch eine adjuvante Chemotherapie folgen muss. Er sollte dem Patienten einschärfen, dass im Falle einer Ablehnung der adjuvanten Therapie ihm unter Umständen erhebliche prognostische Nachteile entstehen. Der Patient sollte jetzt nicht einfach ohne den nächsten, protokollgemäßen Termin entlassen werden. Der Chirurg vermittelt den Nachfolgetermin für die adjuvante Chemotherapie an den dafür bei der Ethikkommission gemeldeten Arzt. o Der die adjuvante Chemotherapie durchführende Arzt dokumentiert die abgeschlossene Behandlung im Dokumentationsmodul 3, Seiten und leitet sie an den Hauptprüfer weiter, der sie seinerseits umgehend dem externen Monitor schickt. Nach abgeschlossener adjuvanter Chemotherapie vereinbart der Arzt einen Nachsorgetermin und informiert den Hauptprüfer darüber. o Grundsätzlich sollte in jedem Zentrum darüber Klarheit herbeigeführt worden sein, welche Institution federführend für die Nachsorge ist, Chirurg, Radioon- CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 4 von 8

5 kologe oder Internist. Der Hauptprüfer hat die korrekte Durchführung und Dokumentation der Nachsorgeuntersuchungen zu sichern und zu überprüfen. Er erhält die entsprechenden Dokumentationsunterlagen und schickt sie an den externen Monitor weiter. Säumige Zentren werden darauf hingewiesen, dass sie erst dann, wenn die Dokumentationen der bisher in die Studie eingebrachten Patienten vorliegen, weitere Patienten rekrutieren dürfen. Zur Unterstützung wird die Studienleitung die entsprechenden Zentren noch einmal anschreiben. SAEs (Serious Adverse Events): Bereits beim letzten Studientreffen wurde über SAEs und die Notwendigkeit der vollständigen Angaben auf den Meldebögen gesprochen. Die Studienleitung muss nämlich urteilen können, ob es sich bei dem gemeldeten Sachverhalt um unerwartete, schwerwiegende Nebenwirkungen bzw. Komplikationen handelt, die in einem kausalen Zusammenhang mit einem Behandlungsschema der Studie stehen (sog. SUSAR: Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction). Trotz unserer Bitten erreichen uns immer wieder Formulare mit ungenauen bzw. unvollständigen Angaben. Bitte achten Sie darauf, alle Felder des Meldebogens auszufüllen und eventuell noch weiter folgende Ereignisse innerhalb von wenigen Tagen schriftlich mitzuteilen. TOP 2: Interne Reviews (R. Fietkau, C. Rödel, L. Staib) Der Einladung zu den Reviews sind fast alle eingeladenen Zentren gefolgt, nämlich Bad Soden, Buchholz, Esslingen, Jena, Landshut (Klinikum), Leipzig, München (TU), Oldenburg und Wiesbaden. Friedberg und Hildesheim hatten abgesagt. Leider wurden von fast allen Zentren keine Originalunterlagen wie OP-Berichte, Bestrahlungspläne, Chemotherapiepläne, Laborparameter etc. mitgebracht. Dadurch konnte nicht mehr nachvollzogen werden, warum in einzelnen Fällen von den Studienvorgaben abgewichen wurde. Einige Abweichungen vom Prüfplan im Einzelnen: - Strahlentherapie: 50,4 Gy sind auf das gesamte Zielvolumen im kleinen Becken vorgeschrieben. 45 Gy großvolumig mit einem Boost von 5 Gy sind nicht korrekt. - Die simultane Chemotherapie sollte nicht einen oder mehrere Tage vor der Radiotherapie begonnen werden. - Wenn die Chemotherapie aus Toxizitätsgründen reduziert werden muss, darf auf keinen Fall 5-FU fortgelassen, also Oxaliplatin alleine gegeben werden. Empfehlungen: - Im Falle einer Anastomoseninsuffizienz kann die adjuvante Chemotherapie trotzdem gegeben werden, sofern keine schwerwiegende Infektion vorliegt. Sollte die Anastomoseninsuffizienz erst während der adjuvanten Therapie symptomatisch werden, gilt dasselbe, selbst dann, wenn dies mit einer Verlängerung des Intervalls zwischen den Zyklen verbunden sein sollte. - Auf jeden Fall muss sowohl in der Patientenakte als auch im CRF (Case Report Form) dokumentiert werden, warum die Dosisreduktion erfolgte. CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 5 von 8

6 TOP 3: Bericht aus den Arbeitsgruppen Die drei Arbeitsgruppen konnten aktuelle Fragen diskutieren. Das Ergebnis wurde im Plenum vorgestellt: AG Strahlentherapie (R. Fietkau): - Wenn die Chemotherapie nicht vom Strahlentherapeuten verabreicht wird, passiert es an einigen Zentren, dass sie bereits vor der RT begonnen wird. Das soll nicht so sein! - Der Prüfplan sieht vor, dass die neoadjuvante Radiochemotherapie innerhalb von 48 Stunden nach Randomisation beginnen sollte. Aus organisatorischen Gründen ist dies nicht immer möglich, doch sollte nicht später als Montag in der übernächsten Woche begonnen werden. AG Medizinische Onkologie (C. Rödel in Vertretung für den entschuldigten U. Graeven): - Im Vergleich mit der STAR-Studie aus Italien ist unsere Chemotherapie wesentlich weniger aggressiv und sollte im Gegensatz zu derjenigen in der STAR-Studie, die häufig reduziert werden muss, in voller Dosis verabreicht werden können. Es fällt auf, dass trotzdem nur in etwa 50% der Fälle die adjuvante Chemotherapie komplett appliziert wurde. Den Gründen muss man nachgehen. - Sollte eine Rückverlagerung des Anus praeter geplant sein, muss das nach Abschluss der adjuvanten Chemotherapie geschehen. AG Chirurgie und Pathologie (L. Staib, C. Wittekind): - Chirurgen und Pathologen wissen oft nicht, dass sie einen Studienpatienten mit Rektumkarzinom behandeln bzw. zu beurteilen haben. Der Pathologe sollte aber am Tag vor der OP informiert sein, dass ein Studienpatient operiert wird. Im Rahmen der Studie wird das Präparat anders aufgearbeitet als bei Nicht-Studienpatienten. Pathologen und Chirurgen sollten direkt kommunizieren (siehe Absatz Protokollgemäßer Behandlungspfad, Seite 4). - Herr Wittekind hatte eine Anleitung zur Aufarbeitung des Resektats erstellt. Diese findet sich auf der Homepage unserer Studie ( - Beurteilung des Tumordurchmessers: Ausschlaggebend ist der makroskopische Tumor mit seinen noch vitalen und avitalen Anteilen, nicht lediglich die noch verbliebenen Tumorzellen. Der CRM wird mikroskopisch von den vitalen Tumorzellen ausgehend gemessen. - Von Tumorsatelliten spricht man, wenn Tumormanifestationen ab 1 cm vom Haupttumor entfernt vorgefunden werden. - Die OP-Berichte sollten individuell erstellt werden. Standardberichte verleiten nämlich dazu, Details, welche im Rahmen der Studie wichtig sind, nicht zu erwähnen. Herr Staib empfiehlt, sich eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, auf die im OP- Bericht eingegangen werden muss, anzulegen und diese Punkte dann bei der Erstellung des OP- Berichts einzeln abzuhaken. Dann kann man auch Textbausteine verwenden. Sinnvoll scheint es auf jeden Fall, dass die Chirurgen vor der jeweiligen Operation noch einmal den chirurgischen Dokumentationsbogen studieren und sich Punkte vergegenwärtigen, die für eine protokollkonforme Operation notwenig sind zu beachten. Herr Staib stellt auf Anfrage die Esslinger Textbausteine zur Verfügung. - Bei der Nachsorge muss, wie im Protokoll vorgegeben (CRF: Modul 4, Seite 18, und Formular zur Lebensqualität), die Kontinenz für Stuhl (zusätzlich auch die Stuhlfrequenz) zwingend erhoben werden. CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 6 von 8

7 TOP 5: GAST-05-Studie (J. Kreutzer) Frau Johanna Kreutzer, Studienassistentin von Herrn T. Liersch (Göttingen) erinnert noch einmal an die GAST-05-Studie, deren Einschlusskriterien sowie das Studienkonzept. Im Sinne der Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Protokollen unserer Studiengruppe wird dringend empfohlen, in die GAST-05-Studie ebenso fleißig einzubringen wie in die CAO/ARO/AIO-04-Hauptstudie. Unterlagen sind direkt anzufordern bei Frau Kreutzer oder Dr. Liersch TOP 6: GCP-Vortrag Wie plane ich eine Studie? (B. Gebhardt) Auf Einladung der Studienleitung hält Herr Dr. B. Gebhardt einen GCP-Vortrag zum Thema Wie plane ich eine Studie? mit dem Fokus Investigator Initiated Trials (IIT). Er führt die wesentlichen Punkte auf, die bei der Planung von Studien (Design, Organisation) und ihrer Durchführung zu beachten sind. Die Folien des Vortrags sind auf Anfrage im Studiensekretariat erhältlich. Die Studienleitung möchte es mit dieserart Vorträgen den Studienteilnehmern erleichtern, die Voraussetzungen zur Zertifizierung als Prüfarzt zu erreichen. TOP 7: Hinweise des Erlanger Studiensekretariats 1. Ab April können Patienten nur noch online randomisiert werden. Die Faxrandomisation wird eingestellt. Dadurch entfallen die zeitlichen Beschränkungen für die Randomisation und aufwändige Feiertagsregelungen. Alle betroffenen Zentren wurde bereits angeschrieben. 2. Aus Gründen der Arbeitserleichterung und Kostenersparnis werden künftig alle Informationen zur CAO/ARO/AIO-04-Studie wie Einladungen, Protokolle, Newsletter etc. nur noch per verschickt. Alle Schriftstücke sind zusätzlich auf der Homepage ( unter der Rubrik News hinterlegt. Bitte halten Sie uns bei Adressänderungen auf dem Laufenden. 3. Bei der Erstattung der Reisekosten bei Studientreffen werden ausschließlich die Fahrtkosten, maximal bis zum Preis eines Bahntickets 2. Klasse und Fahrkarten im Nahverkehr, erstattet, darüber hinaus Tickets 1. Klasse mit BC 50%. Grundsätzlich nicht erstattet werden Hotel-, Taxi- und Verpflegungskosten. Da die von der Dt. Krebshilfe zur Verfügung gestellten Fördermittel sehr knapp berechnet sind und sicher auch noch Nachforderungen erforderlich werden, sind wir zu dieser Maßnahme gezwungen. Wir bitten Sie dafür um Ihr Verständnis. Übrigens weisen wir darauf jedes Mal bereits in unserem Einladungsschreiben hin. CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 7 von 8

8 TOP 8: Nächstes Studientreffen: Das nächstes Studientreffen findet statt am: Freitag, den 25. September Uhr im Vorlesungsbereich des Univ.-Klinikums Göttingen im Anschluss an das 1st International Meeting on Molecular-Based Treatment of GI-Cancer 23./24.September 2009 Die internen Reviews werden wieder zwischen und Uhr abgehalten werden. Dazu erhalten die betreffenden Zentren eine gesonderte Einladung. Erlangen, 18. März 2009 Marga Lang-Welzenbach Protokollführerin Prof. Dr. R. Sauer Studienleiter Kontakt/Informationen: Studiensekretariat Homepage der Studie WiSP GmbH Fr. Zucker, Hr. Sülberg Tel.: Fax: Tel.: Fax: CAO/ARO/AIO-04-Studie; Protokoll Studientreffen Seite 8 von 8