Elektronischer Belegaustausch Mit EUDoc zeigen wir Ihnen die nächste Generation von Scannen und OCR ein konkreter Schritt zum papierlosen Büro

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1 Stammdaten-Outsourcing Wir liefern Ihnen mit EUPar gültige und komplette elektronische Stammdaten als Service des Geschäftspartners für eine automatische Verarbeitung Elektronischer Belegaustausch Mit EUDoc zeigen wir Ihnen die nächste Generation von Scannen und OCR ein konkreter Schritt zum papierlosen Büro

2 Prozess-Franchise der IT-Hausverstand GmbH. Kunden Sind Sie aus einer großen Organisation und wollen Sie lästiges Papier aus ihren Prozessen eliminieren? Vor allem die vielen kleinen Firmen oder Partner ohne adäquate EDV-Ausstattung anbinden, die in der Regel aber das größte Belegaufkommen bedeuten? Wollen Sie Ihre Belege und Buchungsdaten elektronisch bekommen um damit massiv Prozesskosten zu sparen? EUPar ist die in Europa eindeutige Partnernummer. Zusammen mit ParFriends, einem Änderungsdienst nach dem Facebook-Prinzip, ermöglichen wir Ihnen ein komplettes Outsourcing des Stammdatenmanagements. Lagern Sie die Beschaffung und Wartung der Stammdaten (MDM master data management) Ihrer Lieferanten zu uns aus! Lieferanten Oder sind Sie eine kleinere Organisation (KMU), von dem diese Prozesse verlangt werden? Wollen sie allen Partnern die geforderten Dokumente elektronisch liefern um damit eine Wettbewerbsgleichstellung gegenüber den Großen zu erreichen? Mit EUDoc haben Sie die Möglichkeit ohne aufwändige EDV-Werkzeuge Belege mit Metadaten zu ergänzen und elektronisch zu signieren. Sie können so Ihrem Kunden ein komplettes Paket aus elektronischen Dokumenten, Buchungsdaten im XML-Format und Stammdaten über ein WEB-Service anbieten. Dienstleister Wir bieten unser Knowhow über den kompletten Prozess vom Sender bis zum Empfänger. 2

3 Outsourcing des Stammdatenmanagement Mit unserem Angebot bekommen Sie die Stammdaten Ihrer Geschäftspartner in elektronischer Form. Vorbei sind die Zeiten, wo Daten aus oder von Formularen abgetippt werden müssen. Fordern Sie von Ihrem Lieferanten ganz einfach die in Europa eindeutige Partnernummer EUPar an. Initialzuordnung Schicken Sie uns Ihre Stammdaten aus Ihrem ERP- System im Format Excel. Wir validieren die Daten und schicken sie durch unsere Adresswaschmaschine. Sie bekommen die Auswertung über Dubletten, Bereinigung der Schreibweisen und generelle Probleme in den Adressen. So können Sie die Qualität der Stammdaten signifikant verbessern. Vergabe der EUPar Den so bereinigten Daten wird die EUPar zugeordnet. Damit werden die Geschäftspartner auch über mehrere Datenbestände hinweg eindeutig. ParFriends Alle so definierten Geschäftspartner sind nach dem Prinzip von Facebook oder XING ParFriends. Die Daten der ParFriends können vom Kunden per WEB- Service abgerufen werden. Änderungen durch den Lieferanten werden automatisch an die ParFriends kommuniziert. Damit ist der Datenschutz durchgehend gewährleistet nur Partner mit dem ParFriend-Status haben Zugriff auf die Daten. 3

4 Neue Partner der Workflow Anforderung Stammdaten Der Kunde fordert die EUPar-Nummer des Lieferanten an. Auf über das Menü Outsourcing MDM > Neuanlage EUPar. Der Lieferant kennt seine EUPar aufgrund seiner Registrierung. Die Daten sind geprüft, komplett und freigegeben. oder startet über ein WEB-Formular auf eine Anfrage. Die Adressbasisdaten und der Kontakt des/der Stammdatenverantwortlichen werden erfasst. IT-Hausverstand legt diese Daten an und gibt dem Anforderer die entsprechende EUPar-Nummer bekannt. Der diese Daten über ParFriends ergänzen und freigegeben kann. Der Kunde bekommt die EUPar, kann die Daten über ein WEB-Service abrufen und seinen Neuanlage-Prozess damit automatisieren. ist als ParFriend definiert und bekommt die Benachrichtigung, wenn der Partner seine Daten verändert. Gültige, aktuelle und komplette elektronische Stammdaten als zusätzliches Service des Geschäftspartners 4

5 Standardisierung des PDF-Dokumentes Um einen standardisierten Datenaustausch von PDF-Dokumenten zu vereinfachen, wird der so genannte Metatag der IT-Hausverstand auf allen Belegen angedruckt. Im Metatag EUTag werden die Informationen des Beleges im Klartext aber in normierter Form angedruckt. Damit können Sender und Empfänger eindeutig identifiziert und die Belegdaten für die Aufbereitung der Buchungsdaten für den Empfänger genutzt werden. EUPar-Nummer Absender und Empfänger Beleg-Nummer und Datum Belegarten können einfach erweitert werden die IT- Hausverstand koordiniert den Standard Optional: Netto, MWST-%, MWST-Betrag, Brutto, Bestellnummer und Lieferschein Ein Beispiel EUTagV3[147850;DE;1910;INV;123; ;;;EUR;1000;20;200;1200;4711;22] Felder Kennung EUTagV3 Sender EUPar Kennung Interpunktion DE Empfänger EUPar 1910 Belegart INV Belegnummer 123 Belegdatum Währung EUR Netto, MWST%, MWST, Brutto Bestellnummer 4711 Lieferscheinnummer 22 Belegarten INV = Rechnung CRN =Gutschrift ORD =Bestellung OSP =Auftragsbestätigung DAD = Lieferaviso WTP = Wiegeschein BDP = ATRO-Protokoll SLP = Einzelstamm-Protokoll weitere Belegarten möglich Technisch einfach zu implementierende Standards helfen, den Prozess für alle EDV-Systeme zu vereinfachen und gleichzeitig die relevanten Daten für den Empfänger zu transportieren. 5

6 Dokumentenaustausch EUDoc stellt eine WEB-Oberfläche zur Verfügung, über die PDF- Dokumente hochgeladen, signiert und mit Metadaten ergänzt werden. Hochladen, Archiv Eingang, Archiv Ausgang Beleg hochladen, Metadaten prüfen, elektronisch signieren, Beilagen zuordnen, Beleg an Empfänger senden Durch die (optionale) Anbindung des kostenlosen Archivsystems DropBox werden die Belege auch für kleine Partner strukturiert archiviert. 6

7 Optionen Input Dokument im PDF-Format MetaDaten mit EUTag Alternativ Metadaten mit der Funktion Kuvertieren manuell ergänzen Optionale Beilagen Dokumente in beliebigem Format z.b. CMR, Lieferschein, Arbeitsbescheinigung Verarbeitung Elektronische Signatur (Belegart INV + CRN) in Partnerschaft mit qualifizierte elektronische Signatur DTRUST Prüfung der Metadaten Output Archivieren der gesendeten Dokumente über eine Integration des Archivsystems Signiertes Dokument Beilage (optional) Der Buchungssatz im XML-Format EBInterface Wirtschaftkammer Österreich Wir bieten elektronische Belege mit den Informationen für eine automatische Buchung im Rucksack. Der Empfänger kann die Belege automatisch archivieren und die Buchung im ERP-System automatisieren. 7

8 IT-Hausverstand GmbH Schubertweg 11 A-6380 St.Johann in Tirol Telefon: +43 (0) Weitere Informationen auch unter Sie haben noch Fragen zur IT-Hausverstand und dem Angebot? Wir sind gerne für Sie da! Die in dieser Broschüre beschriebenen Leistungen, Dienste und Produkte werden vorbehaltlich technischer und betrieblicher Änderungen freibleibend angeboten. Die vorliegende Veröffentlichung ist kein Vertragsbestandteil. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der IT-Hausverstand GmbH. IT-Hausverstand GmbH 2011