Microsoft Access 2013 Haupt-/Unterformular (Musterlösung)

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1 Hochschulrechenzentrum Justus-Liebig-Universität Gießen Microsoft Access 2013 Haupt-/Unterformular (Musterlösung)

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3 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 1 von 11 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung... 2 Musterlösung zum Unterformular (Bestelldaten)... 2 Musterlösung zum Hauptformular (Bestelldaten)... 4 Abbildungsverzeichnis Abb. 1a: Das fertige Unterformular (Entwurfsansicht)... 3 Abb. 1b: Das fertige Unterformular (Formularansicht)... 3 Abb. 2: Die beiden VBA-Prozeduren Abb. 3: Das Hauptformular im Entwurfsfenster Abb. 4: Das Hauptformular im Formularfenster... 11

4 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 2 von 11 Vorbemerkung Dieses Dokument zeigt einen Lösungsweg (Musterlösung) für das Formular Hauptformular (Bestelldaten), wie es im Anhang des Aufgabenblatts zu Access 2013 zu sehen ist. Wie gesagt, es handelt sich um einen Lösungsweg, d. h. die einzelnen Schritte, die hier beschrieben werden, sind nicht die einzigen, die es gibt. Für viele Fälle bietet Access 2013 mehrere Lösungswege an. Sie können also auch über andere Wege zum selben Ziel gelangen. Informationen zur Erstellung von Formularen/ Berichten finden Sie im Skript Access 2013 Bestellformular - Musterlösung. Vor der eigentlichen Musterlösung noch ein wichtiger Hinweis, um Missverständnisse von vornherein zu vermeiden: Auch wenn es die beiden Begriffe Hauptformular bzw. Unterformular gibt, so sind doch beide zunächst einmal ganz normale Formulare. Ein Formular wird erst dann zu einem Unterformular, wenn es mit dem Steuerelement Unterformular/-bericht zu einem Unterformular gemacht wird. Musterlösung zum Unterformular (Bestelldaten) Hier nun die einzelnen Schritte für die Erstellung des Unterformulars aus dem Aufgabenblatt zu Access Wählen Sie im Register Erstellen in der Gruppe Formulare das Symbol Formularentwurf. Das Entwurfsfenster für die Formularerstellung erscheint. Einige Informationen zur Benutzung des Entwurfsfensters können Sie dem Skript Musterlösung zum Bestellformular entnehmen. Auf eine erneute Beschreibung dieser allgemeinen Dinge wird an dieser Stelle verzichtet. 2. Klicken Sie im Register Entwurf (Registergruppe Formularentwurfstools) in der Gruppe Tools auf das Symbol Eigenschaftenblatt. Im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt wählen Sie im Register Daten bei der Eigenschaft Datensatzquelle die Tabelle Bestellungen. 3. Legen Sie die Breite des Formulars auf ca. 13 cm fest (z.b. im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt im Register Format). 4. Schalten Sie den Formularkopf ein, in dem Sie das Maussymbol auf den Balken Detailbereich bewegen, die rechte Maustaste klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl Formularkopf/- fuß auswählen (siehe auch Abbildung 2, Seite 2 im Skript Access 2013 Bestellformular - Musterlösung). Stellen Sie die Höhe des Formularkopfs zunächst auf einen beliebigen Wert ein (nach der Fertigstellung des Formularkopfs hat dieser dann eine Höhe von ca. 0,6 cm). Die Höhe des Formularfußes stellen Sie auf 0 cm ein. 5. Die Hintergrundfarbe für den Formularkopf kann natürlich nach Belieben gewählt werden, in diesem Fall wird allerdings die Hintergrundfarbe des Formularkopfs mit dem Detailbereich gleichgesetzt (also Weiß).

5 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 3 von Im Formularkopf erstellen Sie nacheinander fünf er. Tragen Sie in die er folgende Texte ein: Bestell-Nr.:, Artikel-Nr.:, Stückzahl:, Bestelldatum: und Lieferdatum:. Platzieren Sie die er nebeneinander (mit einem kleinen Zwischenraum). Die Breiten der er können Sie prinzipiell nach Belieben einstellen. Zur Orientierung die Breitenwerte für die fünf er: 2 cm (Bestell- Nr.:), 2,7 cm (Artikel-Nr.:), 1,7 cm (Stückzahl), 2,4 cm (Bestelldatum) und 2,4 cm (Lieferdatum). Die Höhe ist für alle er gleich: 0,5 cm. Dadurch bleibt noch etwas Platz zwischen Formularkopf und Detailbereich. Formatierung: Schriftart Calibri, Schriftgröße 11, Schriftfarbe Schwarz. 7. Stellen Sie die Höhe des Formularkopfs auf 0,6 cm ein. 8. Im Detailbereich platzieren Sie unter den ern (die sich im Formularkopf befinden) die zugehörigen gebundenen er aus der Tabelle Bestellungen (Register Entwurf (Registergruppe Formularentwurfstools), Gruppe Tools, Symbol Vorhandene Felder hinzufügen). Ziehen Sie die Felder (außer Kunden-Nr) einfach in den Detailbereich (Sie können zusammen mit der Taste Strg und der Maus auch mehrere Felder auswählen und die ausgewählten Felder anschließend auf einmal in den Detailbereich ziehen). Die gebundenen er besitzen jeweils ein. Dies kann für jedes gelöscht werden. Die Breiten und Höhen stellen Sie genauso ein wie bei den ern im Formularkopf und platzieren die er direkt an den oberen Rand des Detailbereichs. Die Höhe des Detailbereichs stellen Sie ebenfalls auf 0,6 cm (wie beim Formularkopf). 9. Zum Schluss muss noch eine Eigenschaft für das Gesamtformular im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt festgelegt werden: Wählen Sie im Register Format bei Standardansicht den Eintrag Endlosformular aus. Damit ist das Unterformular fertig und kann geschlossen und gespeichert werden. Abbildung 1a zeigt das fertige Unterformular in der Entwurfsansicht und einen kleinen Ausschnitt in der Formularansicht. Abb. 1a: Das fertige Unterformular (Entwurfsansicht) Abb. 1b: Das fertige Unterformular (Formularansicht)

6 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 4 von 11 Musterlösung zum Hauptformular (Bestelldaten) Nach dem das Unterformular erstellt, gespeichert und geschlossen worden ist, kann nun das Hauptformular erstellt und das Unterformular darin eingebettet werden. Hier nun die einzelnen Schritte bei der Erstellung dieses Hauptformulars: 1. Wählen Sie im Register Erstellen in der Gruppe Formulare das Symbol Formularentwurf. 2. Klicken Sie im Register Entwurf (Registergruppe Formularentwurfstools) in der Gruppe Tools auf das Symbol Eigenschaftenblatt. Im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt wählen Sie im Register Daten bei der Eigenschaft Datensatzquelle die Tabelle Kundenliste. 3. Legen Sie die Breite des Formulars auf ca. 16 cm fest. 4. Stellen Sie die Höhe des Detailbereichs (außer dem Detailbereich besitzt dieses Formular keinen weiteren Bereich) zunächst auf einen beliebigen Wert ein, um genügend Platz zum Arbeiten zu haben. Am Ende hat der Detailbereich eine Höhe von ca. 13,5 cm. 5. Erstellen Sie als Überschrift ein mit dem Inhalt Übersicht über die Bestellungen eines Kunden! und platzieren das an oberen Rand des Formulars. Sie können folgende Formatierungen wählen: Schriftart Calibri, Schriftgrad 20, Schriftschnitt Fett und Kursiv, Schriftfarbe Access-Design 8 und Ausrichtung Zentriert. Stellen Sie die Breite des s auf die Breite des Formulars ein, um den Text exakt auf dem Formular zu zentrieren. Die Höhe des s beträgt 1 cm. 6. Ziehen Sie nacheinander die gebundenen Felder (außer dem Kunden-Nr) aus der Tabelle Kundenliste aus dem Aufgabenbereich Feldliste (Register Entwurf (Registergruppe Formularentwurfstools), Gruppe Tools, Symbol Vorhandene Felder hinzufügen) in den Detailbereich. Löschen Sie die zugehörigen er nicht, sondern formatieren und platzieren diese zusammen mit den ern im Detailbereich nach eigenen Vorstellungen. Für das Hauptformular im Aufgabenblatt wurden im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt folgende Formatierungen und Einstellungen vorgenommen (fügen Sie in jedem am Ende noch ein Doppelpunkt hinzu): Objekt Anrede Eigenschaft Oben:... 2,4 cm

7 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 5 von 11 Objekt Nachname Vorname Straße PLZ Ort Eigenschaft Oben:... 3,2 cm Oben:... 3,2 cm Links:... 8,0 cm Oben:... 4,0 cm Oben:... 4,8 cm Breite:... 1 cm Oben:... 4,8 cm Links:... 6,0 cm Textfarbe:... Schwarz

8 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 6 von 11 Objekt Tel-Nr -Adresse Anrede Nachname Vorname Straße Eigenschaft Oben:... 5,6 cm Oben:... 6,4 cm Breite:... 1,1 cm Oben:... 2,4 cm Breite:... 4,7 cm Oben:... 3,2 cm Breite:... 4,2 cm Oben:... 3,2 cm Links:... 11,2 cm Breite:... 8,8 cm Oben:... 4,0 cm

9 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 7 von 11 Objekt PLZ Ort Tel-Nr -Adresse Eigenschaft Breite:... 1,7 cm Oben:... 4,8 cm Breite:... 8,7 cm Oben:... 4,8 cm Links:... 7,2 cm Breite:... 3,7 cm Oben:... 5,6 cm Breite:... 7,6 cm Oben:... 6,4 cm 7. Optional: Unterhalb der -Adresse erstellen Sie eine Trennlinie mit dem Steuerelement Linie. Die Breite legen Sie auf die Breite des Formulars fest. Eigenschaften: Links 0 cm, Oben 7,2 cm, Breite 16 cm, Höhe 0 cm, Rahmenbreite 4 pt, Rahmenfarbe Access-Design Optional: Unterhalb der Trennlinie erstellen Sie ein. Das zugehörige löschen Sie. Tragen Sie in das folgende Formel ein: ="Bestellungen von " & [Kunden-Nr] & ":" Eigenschaften: Rahmenart Transparent, Schriftart Calibri, Schriftgrad 14, Schriftbreite Fett, Textfarbe Access-Design Unterhalb des s erstellen Sie das Unterformular. Nehmen Sie dazu das Steuerelement Unterformular/-bericht (Register Entwurf (Registergruppe Formularentwurfstools), Gruppe Steuerelemente, Symbol Unterformular/-bericht). Stellen Sie sicher, dass das Symbol Steuerelement-Assistent verwenden eingeschaltet ist. Ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck unterhalb des Textes aus Schritt 8 auf (Breite und Höhe können zunächst frei eingestellt werden). Nach der Erstellung des Unterformulars im Detailbereich wird der Assistent gestartet. Wählen Sie im 1. Schritt die Option Vorhandenes Formular verwenden und wählen dann aus der Liste das Formular Unterformular (Bestelldaten) aus. Im 2. und 3. Schritt brauchen Sie keine Änderungen vorzunehmen. Nach der Fertigstellung können Sie das löschen

10 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 8 von 11 und die Breite bzw. Höhe des Unterformulars nach eigenen Wünschen einstellen. Eigenschaften: Links 0 cm, Oben 8,4 cm, Breite 16 cm, Höhe 4,5 cm. 10. Oberhalb der Anrede wird noch das Steuerelement Kombinationsfeld eingefügt (Register Entwurf (Registergruppe Formularentwurfstools), Gruppe Steuerelemente, Symbol Kombinationsfeld). Stellen Sie sicher, dass das Symbol Steuerelement-Assistent verwenden eingeschaltet ist. Ziehen Sie ein Rechteck oberhalb des s Anrede auf, mit einer Breite von ca. 3 cm und einer Höhe von 0,6 cm (die exakten Werte können später noch im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt eingetragen werden). Nach der Erstellung des Kombinationsfelds im Detailbereich wird der Assistent gestartet. Im 1. Schritt wählen Sie die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, den ich im Kombinationsfeld ausgewählt habe. Im 2. Schritt wählen Sie das Kunden-Nr aus und übertragen es in die Liste Ausgewählte Felder:. Im 3. und 4. Schritt brauchen Sie keine Änderungen vorzunehmen. Nach Fertigstellung belassen Sie das und formatieren es wie das für die Anrede. Das Kombinationsfeld formatieren Sie wie das gebundene Anrede. Objekt Kunden-Nr Kombinationsfeld Kunden-Nr Eigenschaft Oben:... 1,6 cm Textfarbe:... Text 1 Breite:... 2,8 cm Oben:... 1,6 cm Hinweis: Gegebenenfalls müssen noch zwei Eigenschaften für das ungebundene Kombinationsfeld überprüft bzw. geändert werden. Im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt wählen Sie das Register Daten. Dort müssten sich folgende zwei Eigenschaften befinden: Datensatzherkunft Select [Kundenliste].[Kunden-Nr] From Kundenliste; und Herkunftstyp Tabelle/Abfrage. Es kann vorkommen, dass anstelle dieser beiden Eigenschaften die zwei Eigenschaften Datensatzquelle und Recordsettyp zu finden sind. In diesem Fall müssen Sie folgende Werte eintragen: Datensatzquelle Kundenliste und Recordsettyp Dynaset. Damit wäre das Hauptformular zwar prinzipiell fertig, aber es funktioniert noch nicht perfekt. Wenn Sie in die Formularansicht wechseln und aus dem Kombinationsfeld für die Kundennummer eine Kundennummer auswählen, werden die zugehörigen Kundendaten und im Unterformular die Bestellungen des Kunden (sofern Bestellungen vorliegen) angezeigt. Soweit wäre das Hauptformular in Ordnung. Allerdings werden beim nächsten Mal, wenn das Formular erneut in der Formularansicht dargestellt wird, zunächst die Daten des ersten Kunden in der Kundenliste angezeigt, während im

11 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 9 von 11 Kombinationsfeld für die Kundennummer noch die Kundennummer des letzten Aufrufs zu sehen ist. Das ist zwar nicht besonders dramatisch, es sieht aber nicht besonders gut aus. Damit bei jedem neuen Aufruf des Formulars auch immer die passende Kundennummer des ersten Kunden in der Kundeliste angezeigt wird, muss noch ein kleines VBA-Skript erstellt werden. Dazu markieren Sie das Kombinationsfeld in der Entwurfsansicht und wählen im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt im Register Ereignis den Eintrag Nach Aktualisierung aus. Hier müsste der Eintrag [Eingebettetes Makro] zu sehen sein (wenn auch nicht der ganze Eintrag zu sehen ist; wegen der Breite des Aufgabenbereichs). Lassen Sie sich die Liste anzeigen und wählen aus der Liste den Eintrag [Ereignisprozedur] aus und klicken dann auf das Symbol mit den drei Auslassungspunkten. Damit wechseln Sie zum VBA-Fenster. Sie müssten nun in einem verkleinerten Fenster die zwei Zeilen Private Sub Kombinationsfeld14_AfterUpdate() End Sub sehen. Ob es sich bei der Zahl hinter dem Wort Kombinationsfeld genau um die 14 handelt, oder um eine andere Zahl, ist bedeutungslos. Die Nummer wird von Access vergeben und darf auf keinen Fall geändert werden. Zwischen diese beiden vorgegebenen Zeilen befindet sich eine Leerzeile, wo sich auch die Schreibmarke befindet. Hier geben Sie nun folgende vier Zeilen selbst ein: Dim rs As Object Set rs = Me.Recordset.Clone Rs.FindFirst "[Kunden-Nr]='" & Me![Kombinationsfeld14] & "'" If Not rs.eof Then Me.Bookmark = rs.bookmark Beachten Sie bitte, dass es sich bei der Zahl hinter dem Wort Kombinationsfeld (in der 3. Zeile) um dieselbe Zahl handelt wie bei der Zahl in der Zeile Private Sub. Die Farbe blau hat in diesem Zusammenhang keine besondere Bedeutung. Damit werden in VBA lediglich Schlüsselwörter angezeigt. Schließen Sie das VBA-Fenster. Für das Formular selbst muss auch noch ein kleines VBA-Skript angelegt werden. Im Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt wählen Sie zunächst aus der Liste den Eintrag Formular aus. Im Register Ereignis wählen Sie dann Bei Laden aus, lassen sich wieder die Liste anzeigen, wählen erneut den Eintrag [Ereignisprozedur] und klicken wieder auf das Symbol mit den drei Auslassungspunkten. Access wechselt erneut zum VBA-Fenster. Sie sehen jetzt die beiden Zeilen (zusätzlich zu den Zeilen der vorausgegangenen VBA-Prozedur von oben): Private Sub Form_Load() End Sub Zwischen den beiden Zeilen befindet sich die Schreibmarke. Tragen Sie folgende zwei Zeilen ein: Me.RecordsetClone.MoveFirst Me![Kombinationsfeld14] = [Kunden-Nr] Beachten Sie bitte, dass die Nummer hinter dem Wort Kombinationsfeld übereinstimmt mit der Nummer hinter das Wort Kombinationsfeld bei der bereits auf der vorhergehenden Seite angegebenen VBA-Prozedur. Schließen Sie das VBA-Fenster. Abbildung 2 zeigt nochmals das VBA-Fenster mit den beiden VBA-Prozeduren.

12 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 10 von 11 Abb. 2: Die beiden VBA-Prozeduren Optional: Zum Abschluss können noch zwei kleine Eigenschaften für das Formular im Register Format (Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt) festgelegt werden: Stellen Sie bei Datensatzmarkierer und Navigationsschaltflächen jeweils den Wert Nein ein. Damit ist das Hauptformular komplett. Die Abbildungen 3 und 4 zeigen das fertige Hauptformular im Entwurfsfenster und im Formularfenster. Abb. 3: Das Hauptformular im Entwurfsfenster

13 Musterlösung zum Haupt-/Unterformular in Access 2013 Seite 11 von 11 Abb. 4: Das Hauptformular im Formularfenster