Elektronisches Meldeverfahren für das Aufwendungsausgleichsgesetz

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1 Elektronisches Meldeverfahren für das Aufwendungsausgleichsgesetz Copyright 2013 mesonic software gmbh Scheeßel Hirschberger Str. 18 Tel. +49-(0) Fax: +49-(0)

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. AAG-Meldeverfahren Elektronisches Meldeverfahren für das Erstattungsverfahren Welche Meldungen werden von WINLine LOHN PA unterstützt? Welche Voraussetzungen gilt es zu beachten? Fall 1: Lohnfortzahlung bei Krankheit Fall 2: Berufsunfall Fall 3: Individuelles Beschäftigungsverbot (Fehlzeitenkürzel System: ibv) Fall 4: Generelles Beschäftigungsverbot (Fehlzeitenkürzel System: gbv) Fall 5: Mutterschutz (Fehlzeitenkürzel-System: Mut) Wann werden die AAG Meldungen erstellt? Anzeige der AAG Meldungen Krankenkassenstamm Welche Bankdaten werden für die AAG-Meldungen herangezogen? Wo können die AAG Meldungen gesehen und gedruckt werden?... 11

3 Seite 3 1. AAG-Meldeverfahren 1.1. Elektronisches Meldeverfahren für das Erstattungsverfahren Ab Januar 2011 dürfen keine Aufwendungserstattungsanträge in Papierform bei der Krankenkasse eingereicht werden. Ab Januar 2011 müssen alle Arbeitgeber an diesem elektronischen Verfahren teilnehmen Welche Meldungen werden von WINLine LOHN PA unterstützt? Es werden alle Meldungen erstellt und unterstützt, die im Rahmen der Umlagepflicht des Betriebes erstellt werden müssen. Hierbei handelt es sich im Einzelnen um folgende Meldungen: Lohnfortzahlung bei Krankheit Berufsunfall Individuelles Beschäftigungsverbot Generelles Beschäftigungsverbot Mutterschutz 1.3. Welche Voraussetzungen gilt es zu beachten? Für alle aufgeführten Beispiele gilt: Unabdingbar bleibt der Eintrag der Fehlzeiten und Fehlgründe im Kalender des Mitarbeiters Fall 1: Lohnfortzahlung bei Krankheit Im Personalstamm der Mitarbeiter im Reiter "Abrechnung" sind folgende Eingabefelder vorhanden:

4 Seite 4 Methode LFZ In das Feld Methode LFZ muss eingetragen werden, auf welcher Grundlage das Fortgezahlte Entgelt ermittelt werden soll. In der Regel werden Gehaltsempfänger nach Arbeitstagen berechnet. Bei Auswahl der Methode MONATLICHE ARBEITSSTUNDEN wird im Erstattungsantrag AAG der Stundenlohn des Arbeitnehmers eingesetzt. Für alle ausgewählten Methoden werden die Arbeitstage/Kalendertage oder monatlichen Arbeitsstunden des Arbeitnehmers laut Kalender als Teiler benutzt. Abw. Gesamtbrutto LFZ In das Feld Abw. Gesamtbrutto LFZ muss bei weniger als 30 SV-Tagen der volle monatliche Verdienst eingetragen werden ansonsten würde das gekürzte Entgelt im Feld "Bruttolohn" in den Erstattungsantrag geschrieben werden Fall 2: Berufsunfall Auch für die Lohnfortzahlung nach einem Berufsunfall sind die unter Fall 1 beschriebenen Eintragungen vorzunehmen. Um diesen Fall abbilden zu können, muss die Fehlzeit "Berufsunfall" im Kalender des Mitarbeiters eingetragen werden. Die Fehlzeit "Berufsunfall" ist als Systemfehlzeit vorhanden und beinhaltet folgende Einstellungen: Im Fenster "noch gearbeitete Stunden" muss die Anzahl der gearbeiteten Stunden vor dem Berufsunfall eingetragen werden. Grundsätzlich wird hier die Anzahl der gearbeiteten Stunden eingetragen, die ein Arbeitnehmer am Tag vor dem ersten vollen Fehltag gearbeitet hat. Achtung: Der noch gearbeitete Tag ist nicht erstattungsfähig!

5 Seite 5 Für die korrekte Ermittlung des fortgezahlten Entgelts bei Berufsunfall muss die Hauptlohnart wie Gehalt oder Monatslohn im Reiter Statistik/Lohnfortzahlung mit dem Kennzeichen "LFZ 100 % und Unfall" definiert werden. Wenn ein Berufsunfall oder eine Lohnfortzahlung auf Schädigung durch einen Dritten zurückzuführen ist, muss eine neue Fehlzeit angelegt werden. In dieser definieren Sie die Option "Schädigung durch Dritte".

6 Seite Fall 3: Individuelles Beschäftigungsverbot (Fehlzeitenkürzel System: ibv) Wird ein individuelles Beschäftigungsverbot ausgesprochen, so kann es vorkommen, dass dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz zugewiesen wird, der ihm zumutbar ist. Sollte es sich um einen Arbeitsplatz handeln der normalerweise mit geringer bezahlten Mitarbeitern besetzt ist, so kann der Arbeitgeber den Differenzbetrag hinterlegen. Es handelt sich bei diesem Betrag um eine Arbeitgeber Leistung bei individuellem Beschäftigungsverbot. Dafür wurde im Personalstamm > Reiter "Abrechnung" folgendes Feld definiert.

7 Seite 7 Der Betrag ist die Differenz aus dem tatsächlich bisher gezahlten Entgelt "Entgeltwert" des neuen Arbeitsplatzes bei ibv (individuellem Beschäftigungsverbot). Beispiele: eine Arbeitnehmerin darf ihre bisherige Arbeit nicht mehr verrichten (Beachtung Mutterschutzgesetz). Es ist ihr jedoch eine leichtere Arbeit zumutbar. das monatlich gezahlte Gehalt beläuft sich auf 2.800,00 der Wert (in ) des neuen, zumutbaren Arbeitsplatzes ist monatlich 2.100,00 die Differenz ist also 700,00 pro Monat. diese 700,00 werden der Arbeitnehmerin allerdings nicht vom Lohn abgezogen. Sie bekommt den vollen Monatslohn weiter gezahlt. AG-Leist. bei BV Der Differenzbetrag wird in das Feld AG-Leistung bei BV eingetragen und dient als Berechnungsgrundlage für die Krankenkasse.

8 Seite 8 Art Art der Fehlzeit: Individuelles Beschäftigungsverbot. Diese Fehlzeit kürzt keine SV-Tage und führt auch keine Prüfung auf 42 Tage durch. Es werden auch keine SV-Tage auf der Abrechnung gekürzt Fall 4: Generelles Beschäftigungsverbot (Fehlzeitenkürzel System: gbv) Die Fehlzeit generelles Beschäftigungsverbot wird benutzt, wenn die Arbeitnehmerin nicht arbeiten kann/darf. Im Allgemeinen erfolgt das generelle Beschäftigungsverbot durch Attestierung des behandelnden Arztes. Für diese Fehlzeit wird ebenfalls keine Prüfung auf 42 Tage durchgeführt und es werden auch keine SV-Tage gekürzt Fall 5: Mutterschutz (Fehlzeitenkürzel-System: Mut) Die Berechnung des ausgezahlten Mutterschaftsgeldes erfolgt im Datenbaustein AAG automatisch. Sofern die Fehlzeit MUTTERSCHUTZ im Kalender definiert ist, wird der Datenbaustein erzeugt. Zur Berechnung des durchschnittlichen Nettoverdienstes pro Tag werden die letzten drei Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist geteilt durch 90 Tage berechnet (sofern die Arbeitnehmerin jeden Monat mit 30 SV- Tagen abgerechnet wurde). Der so ermittelte durchschnittliche Nettoverdienst pro Tag minus 13,00 Euro Mutterschaftsgeld der Krankenkasse ergibt den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld pro Tag. Dieser Wert wird mit den Kalendertagen der Mutterschutzfrist laut Kalender multipliziert und ergibt den Wert ARBEITGEBERZUSCHUSS MUTTERSCHAFTSGELD.

9 Seite 9 Netto Nebenverd./Tag Hier muss das kalendertägliche Nettoentgelt aus einer anderen (auch einer geringfügigen) Beschäftigung hinterlegt werden. Es wird für die Meldung ZUSCHUSS MUTTERSCHAFT benötigt Wann werden die AAG Meldungen erstellt? Die Meldungen werden mit der Abrechnung erstellt. Eine "vorab" Meldung kann nicht via Prüflauf erstellt oder korrigiert werden! Anzeige der AAG Meldungen Die Meldungen werden in einen separaten Pool gestellt. Dieser trägt die Bezeichnung AAG und befindet sich in der schon bekannten "DEÜV Leiste". Über diese Leiste kann man die AAG Meldungen aufrufen und sich innerhalb der Poolverwaltung ansehen oder ausdrucken Krankenkassenstamm Über das Kassenupdate werden nicht nur die Beiträge eingelesen, sondern die Krankenkassenstammdaten beinhalten einen weiteren Reiter "Umlagen 2". In diesem werden die Erstattungssätze für die unterschiedlichen Arten der Lohnfortzahlung durch die Krankenkassen gepflegt und den Softwarehäusern zur Benutzung zur Verfügung gestellt.

10 Seite 10 Erläuterung der Felder: Tatsächliche/Pauschale Erstattung U1 (Satz 1, Satz 2, Satz 3) Hiermit ist die Erstattung der SV-Anteile des Arbeitgebers bei Lohnfortzahlung/Berufsunfall gemeint. (im Allgemeinen erfolgt keine Erstattung von SV-Anteilen) Wenn in den Feldern der Sätze 1 3 KEIN WERT eingetragen ist, schließt die Krankenkasse die Erstattung der SV-Anteile Arbeitgeber aus. Es wird nur der Satz zur Erstattung herangezogen, der im Reiter "Umlagen" entsprechend ausgewählt wurde. Tatsächliche/Pauschale Erstattung U2 (Satz 1) Dieses Feld dient ausschließlich dem Beschäftigungsverbot und der Art der Erstattung der Sozialversicherungsanteile Arbeitgeber. Je nach Satzung der Krankenkassen werden die SV-Anteile pauschal erstattet oder die tatsächliche Höhe. T/P Erstattung U2 (Satz 1) Für die Erstattung bei Mutterschutz und generellem Beschäftigungsverbot werden immer 100 % erstattet. Der hier eingetragene Prozentwert bezieht sich auf die Erstattung der SV-Anteile bei Beschäftigungsverbot. (100 % bei tatsächlicher Erstattung, bei pauschaler SV-Erstattung der prozentuale Betrag) BBG U1 und U2 Mutterschaft Für den gewählten U1 Satz ist hier eingetragen, ob auf die Beitragsbemessungsgrenze RV gekappt wird (=Ja). Es wird dann nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Erstattungsbetrag errechnet. Für den gewählten U2 Satz gilt das Gleiche. In diesem Fall wird nicht auf die BBG begrenzt. BBG U2 Beschäftigungsverbot Dieser Eintrag nimmt auch Einfluss auf die BBG. Er wird aber nur herangezogen, wenn es sich um ein Beschäftigungsverbot handelt. 6. Weitere Änderungen in den Krankenkassen Der Standardwert für das Feld Erstattung ist NICHT VERRECHNEN (= Überweisung durch die Kasse). Wird die Methode VERRECHNEN gewählt, erfolgt die Verrechnung erst mit der nächsten Beitragsabrechnung.

11 Seite Welche Bankdaten werden für die AAG-Meldungen herangezogen? Die Bankverbindung für die Erstattung bei Rückerstattung durch die Krankenkasse (Option "nicht verrechnen") wird aus der im Zahlungsverkehr angelegten Bankverbindung benutzt. Kennzeichnen Sie in einem Zahlungsvorgang den Haken bei "Haupt-Bankverbindung" Wo können die AAG Meldungen gesehen und gedruckt werden? De AAG Anträge / Meldungen kann man wie gewohnt über den Kalender des Mitarbeiters unter AAG Meldungen aufrufen. Diese werden aber sofort nach Erstellung auch in die DEÜV Leiste verschoben. Über die DEÜV - Leiste kommt man in das bekannte Fenster für alle DEÜV Meldungen.

12 Seite 12 Von hier aus können die Meldungen wie gewohnt verschickt werden.