Mitarbeiterbefragung - und dann? Folgeprozesse erfolgreich gestalten

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1 Mitarbeiterbefragung - und dann? Folgeprozesse erfolgreich gestalten Mittwoch, 19. September 2012, 13:45 Uhr, HR Swiss Congress Nina Hottinger, Arbeits- und Organisationspsychologin

2 Mitarbeiterbefragung und was passiert dann? Erfahrungen aus der Praxis: Professionelle Datenerhebung Aufwändige Resultateberichte Halbherzige Rückmeldung Massnahmenableitung oft ohne Methodik, ohne institutionell abgesichertes Protokollieren, Dokumentieren Kein Nachfassen Kein Abschluss Kaum Nachhaltigkeit Fazit: Potential einer MAB wird kaum ausgeschöpft 1

3 Mitarbeiterbefragung und was passiert dann? Warum? Organisation hat keine Feedback-Kultur entwickelt Bedrohungspotenzial der Resultate für Führungskräfte Resultatediskussion zwingt Mitarbeitende den anonymen Raum zu verlassen Mit der Massnahmenumsetzung beginnt ein Organisationsentwicklungsprozess Veränderung kann Widerstand generieren und braucht einen langen Atem Wenig externes Fachknowhow budgetiert 2

4 Organisations- und Kulturentwicklung Keine Diagnose ohne Therapie Die Resultate einer Mitarbeiterbefragung bergen ein grosses Entwicklungspotential für eine Organisation. MAB ist ein Instrument zur Weiterentwicklung der Organisationskultur Organisationale Entwicklungen sind so messbar und objektivierbar Ein guter und klarer Umgang mit den Ergebnissen der Befragung ist ein Garant für eine hohe Beteiligungsrate beim nächsten Mal. Partizipation - MA sollen aktiv in der Prozess der Aufarbeitung und Umsetzung der Ergebnissen einbezogen werden. Jeder Einzelne soll dazu aufgefordert werden, die konkreten Umsetzungen in seinem Arbeitsbereich selber zu gestalten Übernahme von Eigenverantwortung 3

5 Organisations- und Kulturentwicklung Dialog Die Ergebnisse werden mit den Mitarbeitern diskutiert und Prioritäten gemeinsam festgelegt Umsetzung Es werden gemeinsam im Team Massnahmen aus den Ergebnissen abgeleitet Beteiligung MA und FK sind gemeinsam für die Umsetzung der Massnahmen verantwortlich Controlling Alle Masssnahmen werden dokumentiert und Erfolge systematisch kontrolliert 4

6 Führungskräfte sind Schlüsselpersonen Führungskraft ist Motivator zur Beteiligung Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung sind weitgehend auch Führungsfeedbacks Als Organisation einen klaren Umgang mit Ergebnissen der Mitarbeiterbefragungen zu finden, heisst automatisch auch, die Führungskräfte weiter zu entwickeln Mitarbeiterbefragungen bieten eine strukturierte Dialogplattform für Führungskräfte und Mitarbeitende. Qualität der Führung korreliert in hohem Masse mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden Führungsverhalten wird besonders positiv bewertet, wenn die Führungskraft offen und zeitnah informiert, MA in Entscheidungsprozesse miteinbezieht, sich für ihre Entwicklung einsetzt und die Fähigkeit besitzt, konstruktive Kritik am Verhalten der Mitarbeitenden zu üben. Führungsschulung, v.a. Gesprächsführung Führungspersonen müssen Nachfolgeprozesse verfolgen 5

7 Prozess - Top down Bottom up Aktive Resultatereflexion GL Befähigung der Führungskräfte Führungsdialog Geschäftsbereiche Management Massnahmenableitung Ergebniscontrolling Geschäftsbereiche Hauptabteilungen Mitarbeiterdialog Abteilungen Führungskräfte und Mitarbeitende Partizipation der Mitarbeitenden 6

8 Prozess schematischer Ablauf Vorinformation Umfrage Ergebnispräsentation vor GL und Projektgruppe Information über Geamtergebniss und weiteres Vorgehen an MA Ergebnisreflexionen mit oberem Kader Ergebnisreflexion mit mittlerem Kader Ergebnisdiskussionen, -priorisierung und Massnahmenableitung im Team Information über Massnahmen an Belegschaft Controlling der Massnahmenumsetzung Führungstraining zu ausgewählten Themen, v.a. Gesprächsführung 7

9 Prozess - Ziel Ergebnisreflexion mit Kaderkräften Unterstützung der Kaderkräfte im Prozess der Ergebnisaufarbeitung Die Führungskräfte kennen die Organisationsergebnisse Sie kennen ihre Abteilungsergebnisse Sie haben ihre Quintessenz der Abteilungsergebnisse transparent im Kadergremium diskutiert. Sie sind fähig, diese Ergebnisse den Mitarbeitenden zu präsentieren Sie wissen, wie sie die Ergebnisse mit den Mitarbeitenden diskutieren Sie kennen den Prozess der partizipativen Ableitung von Handlungsfeldern und behandeln Mitarbeitende als Experten Ihres Arbeitsbereiches. Der Kommunikationsplan für die gesamte Organisation ist klar. Die Führungskräfte sind motiviert, Ihren Teil der Verantwortung anzugehen. 8

10 Prozess - Ziel der Ergebnisreflexion mit Mitarbeitenden im Team eine intensive Auseinandersetzung mit den Team-Ergebnissen der Mitarbeitendenbefragung zu generieren Mitarbeitende in die Umsetzungsverantwortung zu bringen, wo es sinnvoll ist Mitarbeitende als Experten für ihre persönliche Arbeitssituation anzuerkennen Themen ressourcenorientiert zu bearbeiten Stressoren anzusprechen, die evtl. nicht in den Befragungsresultaten auftauchen, aber trotzdem für das Team persönlich relevant sind. Mitarbeitende in den Prozess der Massnahmenerarbeitung mit einzubeziehen (Partizipation) Mitarbeitende übernehmen Eigenverantwortung wenige aber ganz konkrete Handlungspunkte zu erarbeiten, um am nächsten Arbeitstag mit der Umsetzung beginnen zu können. 9

11 Kommunikation Vorinformation über Befragung Regelmässige Information über Rücklaufquote Kommunikation des Gesamtergebnis an die Belegschaft zeitnah, transparent, persönlich Kommunikation der Teamergebnisse an die Führungskräfte Kommunikation der Bereichs-Teamergebnisse durch die direkte Führungskraft Kommunikation der abgeleiteten Massnahmen über Führungskräfte an die GL Zusammenhang zwischen Befragung und Massnahmen für Mitarbeitende aufzeigen. Aktives Marketing für die Mitarbeiterbefragung machen MAB aktiv abschliessen 10

12 Nachhaltigkeit / Controlling Ergebniscontrolling Regelmässige Mitarbeiterbefragungen im Längsschnitt. Kurze Zwischenabfrage relevanter Fragen Gutes Marketing, um die Verbindung zwischen Veränderung und Mitarbeiterbefragung klar herzustellen. Objektive Kriterien, harte Daten auswerten (Krankenstand, Fluktuation, Qualitätskennwerte) 11

13 Nachhaltigkeit / Controlling Auswertung nur über Anzahl umgesetzter Massnahmen gibt keinen Aufschluss über Qualität und Bedarf. Zwischenbefragung: Sind Ihnen die Ergebnisse der MAB 2010 aus Ihrer Abteilung bekannt? Hat die Führungskraft mit Ihnen über Ergebnisse, Ursachen und mögliche Verbesserungsmassnahmen gesprochen? Haben Sie aufgrund der Befragung bereits Verbesserungen wahrgenommen? Controlling-Tools 12

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 13