MDK-Akte Schnelle Bearbeitung von MDK-Anfragen mit d.3ecm

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1 MDK-Akte Schnelle Bearbeitung von MDK-Anfragen mit d.3ecm 1

2 Mit der MDK-Akte im d.3ecm stellen Sie Dokumente für eine MDK-Anfrage einfach und schnell aus vorhandenen Fallakten zusammen. In einem automatischen Ablauf werden die Dokumente in der MDK-Akte bereitgestellt und für die Präsentation übersichtlich strukturiert. Die MDK-Akte kann sowohl in die digitale Patientenakte im d.3 integriert oder als eigenständige Lösung eingesetzt werden. Wie sieht die Anforderung bei einer MDK-Anfrage in Ihrem täglichen Ablauf aus? Nach Eingang einer MDK-Anfrage haben Sie vier Wochen Zeit, die gewünschten Behandlungsdokumente digital zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieses engen Zeitfensters muss das Med.-Controlling in der Regel aus einer Papierakte die angeforderten Dokumente zusammenstellen und ggfs. fehlende Dokumente oder weiterführende Informationen intern einholen. Werden die angeforderten Dokumente nicht innerhalb dieses Zeitfensters dem MDK in digitaler Form zur Verfügung gestellt, findet die Abrechnungssicht des MDK Anwendung, und dies kann für das Krankenhaus teuer werden. Die MDK-Akte im d.3ecm versetzt Sie in die Lage, die gewünschten Dokumente aus der Fallakte in einem automatisierten Ablauf unter Einhaltung der vorgegebenen Fristen schnell zusammenzustellen, strukturiert zu präsentieren und in digitaler Form weiterzuleiten. MDK-Akte in d.3ecm 2

3 Wie wird das Medizin Controlling gezielt entlastet? Digitale Akten entlasten das Medizin Controlling. In vielen Fällen liegen Patientenakten nur als Papier-Exemplare vor. Eine MDK-Anfrage ist ein guter Zeitpunkt diese zu digitalisieren. Ganz einfach mit d.3ecm. Dank der standardisierten Anbindung an Ihr KIS-System werden relevante Patientenstammdaten automatisch vom d.3ecm-system übernommen und zur Anlage von digitalen Patienten-/Fallakten herangezogen. Damit ist eine eindeutige Zuordnung für die Dokumentenablage im d.3ecm-archiv sowohl aus dem KIS-System als auch für gescannte Dokumente gewährleistet. Mit der einfach zu bedienenden Scan-Software d.capture wird die komplette Fallakte digitalisiert. Hierbei erfolgt eine automatische Unterteilung der digitalisierten Akte entsprechend vorhandener Register analog der Papierakte. Der Arbeitsgang des Scannen wird typischerweise in der Archivabteilung eines Hauses durchgeführt, er kann aber auch direkt im Med-Controlling erfolgen. Die MDK-Akte in der PDF-Übersicht Die digitalisierte Akte steht anschließend dem Med.-Controlling für die Bearbeitung der MDK-Anfrage zur Verfügung. Mittels einfacher Auswahl-Funktion stellen Sie die relevanten Dokumente als PDF-Datei mit Inhaltsverzeichnis zusammen und speichern diese strukturiert und revisionssicher im Kontext der MDK-Anfrage ab. Auf diese Weise wissen Sie jederzeit, wann Sie welche Dokumente weitergeleitet haben. MDK-Akte in d.3ecm 3

4 Relevante Dokumente direkt auf eine CD/DVD exportieren Übersichtsmenü des Akten-Exports Ein optional integriertes Dokumenten-Vorlagenmanagement und die nahtlose Integration in Microsoft Office schaffen die Voraussetzung, jeglichen internen und externen Schriftverkehr zu automatisieren, durch individuelle Eingaben zu ergänzen und der jeweiligen MDK-Anfrage zu zuordnen. Neben der digitalisierten medizinischen Dokumentation kann auch der gesamte Schriftverkehr mit dem MDK, ein- wie ausgehend, strukturiert in der jeweiligen MDK- Akte abgelegt werden. Eine Übermittlung der angeforderten Dokumente in digitaler Form, als PDF-Datei, strukturiert mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis via CD/DVD-Output und/oder mittels abgestimmter Online-Übertragung an den MDK, wie z.b. per verschlüsseltem -Versand, kann somit einfach und schnell umgesetzt werden. Nach dem Zusammenstellen der angeforderten Dokumente erfassen Sie die jeweiligen Versandinformationen. Diese werden dann zusammen mit dem Login-Namen des Erstellers und dem Erstellungsdatum auf dem Deckblatt aufgebracht. MDK-Akte in d.3ecm 4

5 Als weitere Übertragungsplattform kann auch foxdox zum Einsatz kommen. Mit foxdox, dem deutschen Cloud-Archiv der d.velop AG, eröffnen sich für Einrichtungen im Gesundheitswesen völlig neue Optionen zur Gestaltung organisationsübergreifender Prozesse. Der sichere Dokumentenaustausch wird durch lückenlose Verschlüsselung bei gleichzeitig nahtloser Integration in eine möglicherweise bestehende ECM-Infrastruktur sichergestellt. Die Anforderungen des Sozialdatenschutzes werden durch ein deutsches Hochsicherheitsrechenzentrum erfüllt. Versandinformationen der MDK-Akte lassen sich direkt beim Export eintragen Für MDK-Prüfungen im Krankenhaus erhalten Sie zudem einen MDK-Prüfarbeitsplatz, mit dem Sie Prüfern einen temporären Lesezugriff auf zuvor ausgewählte Falldokumente einräumen. Für einen externen MDK-Zugriff können ausschließlich diese freigegebenen Dokumente, zeitlich begrenzt, zur Prüfung angezeigt werden. Den Mitarbeitern des Krankenhauses stehen hingegen je nach Berechtigungskonzept weiterhin alle Dokumente zur Verfügung. MDK-Akte in d.3ecm 5

6 Med.-Controlling Eingang MDK-Anfrage Scannen der MDK-Anfrage als Start zur Anforderung der digitalisierten Fallakte bei gleichzeitiger Ablage Individuelle Zusammenstellung der angeforderten Dokumente in digitaler Form CD/DVD MDK foxdox Eingang Eingang Scannen Scannen der MDK-Anfra der Med.-Controlling Ablage im MDK-Register zur anschließenden Übertragung an den MDK-Anfrage MDK-Anfrage als Start als zur Start Anforderung zur MDK der digitalisierten der digitalisierten Fallakt bei gleichzeitiger bei gleichzeitiger Ablage Ablage im d.3ecm-archiv Ablage A Archivabteilung automatisierte Aktenanforderung Digitalisierung der kompletten Akte Abbildung der Fallakte im d.3ecm-archiv mit Registerbildung, optionaler Zuordnung zu unterschiedlichen Dokumenttypen sowie automatischer Information an das Med.-Controlling. Archivabteilung automatisierte automatisierte Aktenanforderung Digita komp MDK-Akte in d.3ecm 6

7 Ihre Vorteile auf einen Blick einfach zu bedienende Scan-Software für nicht-digital vorhandene Dokumente (komplette Fallakte, einzelne medizinische Dokumente, MDK- Korrespondenz, etc.) Zuordnung der relevanten Dokumente in die MDK-Akte im d.3ecm mittels Drag & Drop-Funktionalität strukturierte und revisionssichere Ablage der dem MDK bereitgestellten Dokumente in einer fallbezogenen MDK-Akte im zentralen d.3ecm-archiv ausdrucken und versenden (Fax, ) der angeforderten MDK-Dokumente in strukturierter Form mit Deckblatt und Register Übermittlung der angeforderten MDK-Dokumente in strukturierter Form mit Deckblatt und Register via CD/DVD-Output und/oder mittels abgestimmter Online-Übertragung an den MDK wie z. B. per verschlüsseltem -Versand MDK-Prüfarbeitsplatz mit temporärem Lesezugriff und vollständiger Protokollierung jeglicher Bewegungen Integriertes Berechtigungskonzept für Bearbeiter, Stellvertreter, temporäre Anwender, MDK-Prüfer etc. Optional KIS-Anbindung mittels HL7 automatisierte Übernahme der relevanten Patientenstammdaten Formularerkennung bewährte Erkennungsmechanismen für die automatisierte Zuordnung der gescannten Dokumente zu unterschiedlichen Dokumenttypen integriertes Dokumenten-Vorlagenmanagement nahtlose Integration in Microsoft Office zur Automatisierung jeglichen internen und externen Schriftverkehrs Vorgangsmanagement Erweiterung zum Vorgangsmanagement mit ausgefeilter Terminüberwachung, Stellvertreterregelung und Adhoc-Workflows mit ausgefeilter Aufgabensteuerung und Termin- und Fristenüberwachung sowie Eskalationsregelung foxdox deutsches Cloud-Archiv für den sicheren Dokumentenaustausch auf einer gemeinsamen Kommunikationsplattform. Dokumente können Sie einfach durchgehend digital untereinander austauschen. Eine effiziente elektronische Dokumentenkommunikation wird damit zum Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche und schnelle Dokumentenbereitstellung. MDK-Akte in d.3ecm 7

8 Die 1992 gegründete d.velop AG mit Sitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Neben der strategischen Plattform d.3ecm einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung entwickelt d.velop mit der Produktlinie ecspand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort die Funktionsbereiche ECM und DMS vervollständigen. Mit ihrer dritten Produktlinie foxdox hat sich d.velop erfolgreich den Markt für Enterprise Content Management Lösungen in der Cloud erschlossen. Kernfunktionen sind eine automatisierte Posteingangsbearbeitung mit selbstlernender Dokumentenklassifizierung, eine effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie die komplette Ablaufsteuerung der Prozesse. Lösungen der d.velop beschleunigen Abläufe, vereinfachen Entscheidungen und verbessern nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. d.velop AG Schildarpstraße Gescher Fon d-velop.de info@d-velop.de Version: MDK-Akte in d.3ecm März 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 8