Warum digitalisieren?

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1 Warum digitalisieren? Dokumente sind sofort verfügbar und einsehbar. Gleichzeitige Akteneinsicht, Zugriffsschutz durch eindeutige Identifikation und Autorisation (Administrator erforderlich. Schnelle und komfortable Suche). Ein sofortiger Versand der Dokumente per Mail, Fax oder Post ist gegeben. Sehr schnelle Reaktionszeiten bei Rückfragen oder Reklamationen. Die Lagerkosten und eventuell Transportkosten entfallen. Bei eigenen Räumen ist eine anderweitige Nutzung oder Vermietung möglich.

2 Warum sollten Papierakten digitalisiert werden: Die Papierakte ist heute ein ständiger Engpass in der Optimierung aller Bearbeitungsprozesse. Ein sehr wichtiger Anteil an Informationen geht auf elektronischem Wege in das Unternehmen ein oder wird dort elektronisch erzeugt ( , Office- Dokumente, Druckoutput). Durch eine getrennte Ablage der elektronischen Dokumente und der Papierdokumente stellen weder die Papierakte, die Fileverzeichnisse noch die -Verzeichnisse den vollständigen fachlichen Sachverhalt dar, die Akte wird immer löchriger und führt zu Fehlern. Die Papierarchive sind voll, es steht kein Platz für die Lagerung weiterer Akten zur Verfügung (Raum-/Platzmangel). Der Zahn der Zeit nagt an allen Papierakten. Um eine langfristige Verfügbarkeit der Informationen sicherstellen zu können, müssen diese Akten "migriert" werden, insbesondere wenn es sich um Dokumente handelt, die für mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen. Welche Arten von Papierakten gibt es? Zunächst einmal ist eine Klassifizierung der zu digitalisierenden Papierunterlagen bzw. -akten hilfreich. Erfahrungsgemäß können alle Papierakten im Unternehmen in drei Gruppen aufgeteilt werden: Altakten: Diese werden primär zur Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen vorgehalten. Im Rahmen der eigentlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens finden nur noch selten Zugriffe auf diese Akten statt. Bestandsakten: Akten, die im Rahmen der täglichen Geschäftstätigkeit regelmäßig aber nicht ständig benötigt werden. Es muss berücksichtigt werden, dass diese Akten nicht über einen längeren Zeitraum außer Haus gegeben werden können. Weiterhin muss bei der Konzeption der Lösung berücksichtigt werden, dass diese Akten im täglichen Gebrauch sind und somit eine schnelle, komfortable und effiziente Handhabung der Akten unabhängig davon, ob diese elektronisch oder physikalisch in Papierform vorliegen erforderlich ist. Akten in Bearbeitung: Diese Akten befinden sich gerade zu Vorgangsbearbeitung bei den Sachbearbeiter/innen und sind somit für den Zugriff durch andere blockiert.

3 Wichtige Fristen. 6 Jahre: Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung, empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe. 10 Jahre: Bilanzen, Handelsbücher, Hypotheken, Inventare, Rechnungen, Urkunden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde. 30 Jahre: Müssen Krankenhäuser die Patientenakten aufbewahren. Aufbewahrungspflicht für Dokumente Handelsgesetzbuch (HGB) 238 HGB: Behandelt die Verpflichtung zur Buchführung. 257 Abs.1 HGB: Behandelt die Unterlagen, die aufzubewahren sind, wie Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe. Dies ist besonders wichtig, weil zu ihnen s zählen können. Abgabenordnung (AO) 140 AO: Behandelt die Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen, die für die Besteuerung maßgeblich sind. 141 AO: Behandelt ergänzende Buchführungspflichten für Gewerbebetriebe und Land- und Forstwirtschaft. 147 AO: Behandelt alle nach HGB aufzubewahrenden Unterlagen sowie alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (hier insbesondere s). 147 I Nr. 5 AO: Ist für die -Archivierung von besonderer Bedeutung, weil es hier um Unterlagen geht, die für eine Sachverhaltsklärung hinsichtlich der Besteuerung wichtig sind. Anforderung der GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme: Geschäftsvorfälle müssen vollständig sein (vom Beleg über die Kontierung zur Ablage). Sie müssen nachvollziehbar sein und korrekt wiedergegeben werden. Ein internes Kontrollsystem prüft die Ordnungsmäßigkeit. Dauerhafte und unveränderliche Datensicherung. Daten müssen jederzeit lesbar dargestellt werden können. Umfassende Dokumentation DV-gestützter Buchführungssysteme. s sind davon betroffen, soweit sie Belegfunktion aufweisen.

4 Die Speicherung der gescannten Dokumente kann auch zusätzlich durch eine eindeutige Namensgebung der Datei erfolgen, die dadurch plattformunabhängig (Mac, Linux, Windows) ohne zusätzliche Software auffindbar ist. Zum Beispiel: Rechnung R22788E KD Mustermann vom pdf Dadurch entfallen auch zusätzliche Lizenz- und Supportkosten, da keine spezielle Software erforderlich ist. Zusätzlich erfolgt auf Wunsch eine: Papieraufbereitung Die Aufbereitung der Papierdokumente ist eine Grundvoraussetzung für eine fehlerfreie Digitalisierung. Auf Wunsch wird für Sie zuverlässig das Entfernen von Heft-, Büroklammern, Knicken und Haftnotizen durchgeführt. Zudem werden unlesbare Belege aussortiert oder gestempelt und auf Wunsch digital aufbereitet. Selbstverständlich werden auf Wunsch auch alle Dokumente nach dem scannen in den ursprünglichen Ordner zurücksortiert. Dokumententrennung Normalerweise sind in einem Aktenordner verschiedene Dokumente abgelegt. Zur zuverlässigen Trennung Ihrer Dokumente werden unterschiedlichste Methoden angewendet. Von der Trennung durch das Einlegen von Leitbelegen bis zur einer Absonderung mit Hilfe der Nacherfassung und auch der Vorerfassung mit Barcodeaufklebern. Leerseitenentfernung Die Entfernung von leeren Seiten als auch der Seiten ohne Inhalt, erfolgt meist vollautomatisch. Bei einigen Dokumenten ist ein automatisiertes Löschen jedoch nicht möglich. Hierzu zählt unter anderem Durchschlagpapier, das viele Unternehmen noch bei Lieferscheinen verwenden. Auch die Scans verunreinigter Seiten können durch die Software nicht aus dem Stapel gelöscht werden und erfordern daher eine manuelle Nachbearbeitung. Ihre Daten werden auf geprüften Medien gespeichert und zu Tagespreisen ausgeliefert, auf DVD, USBStick oder Festplatte.

5 Fordern Sie Ihr Angebot an. Jürgen Schäffler Computer+DatenService Mobil: / briefkasten@js-cds.de Web: