PM-Tool Einführung wieso jetzt? Aktuelle Erfahrungen und Vorschläge zur zielgerichteten Einführung von PM-Tools in kürzester Zeit.

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1 PM-Tool Einführung wieso jetzt? Aktuelle Erfahrungen und Vorschläge zur zielgerichteten Einführung von PM-Tools in kürzester Zeit. Johann Strasser Geschäftsführer The Project Group GmbH Neherstr München Germany Fon: +49 (89) Fax: +49 (89) info@theprojectgroup.de The Project Group GmbH Slide 1

2 PM-Tool Einführung - warum jetzt? Entscheidungsgrundlagen müssen in wirtschaftlich problematischen Zeiten transparenter und belastbarer sein als sonst. Richtige Projektentscheidungen Optimierte Ressourcenauslastungen Klare Fortschrittsmeldungen Einhaltung von Zahlungsmeilensteinen Gute Restabschätzungen... Und alles ohne PM-Tool? 2008 The Project Group GmbH Slide 2

3 wanted - Management Cockpit 2008 The Project Group GmbH Slide 3

4 Bei uns ist alles anders und ganz besonders... PM Einführung: - Managementberichte werden neu erfunden - Ressourcenabstimmungsprozesse werden diskutiert - Projektleiter werden zu Seminaren geschickt - Anforderungskataloge werden gedichtet - PM-Tools werden angeschaut - Das allumfassende Supertool wird beauftragt... 2 Jahre später: - Berichte werden wieder in PowerPoint individuell erstellt - Ressourcen werden in persönlichen Excellisten verplant - Projektleiter beherrschen das Chaos per und SMS Der Traum vom Read my mind - Tool geht weiter The Project Group GmbH Slide 4

5 Reduce to the MAX! Jedem das SEINE, mir das MEINE! - man arbeitet in SEINEM Tool (vielleicht nicht alle in einem...) Eigennutzen maximieren! - vornehmliche Pflege EIGENER Daten (nicht nur für die anderern...) Abhängigkeiten reduzieren! - ALLEINE handlungsfähig bleiben (nicht immer auf andere warten...) Prozesse vereinfachen! - EINFACHE Anweisungen (statt dickes Handbuch...) Nur ein lebendes System ist ein gutes Sytem The Project Group GmbH Slide 5

6 Die 3 wichtigsten User Rollen - ProjektleiterIn - AbteilungsleiterIn - MitarbeiterIn Themen - Terminplanung - Ressourcenplanung - Rückmeldung Organisationen - einzelne Großprojekte - Matrix mit Ressourcenplanung durch Projektleiter - Matrix mit Ressourcenplanung durch Abteilungsleiter 2008 The Project Group GmbH Slide 6

7 Terminplanung die Einteilung Meilensteine sind wichtige terminliche und inhaltliche Eckpunkte, teilweise vorgegeben - Aufgabe des Projektleiters - kann jeder und hat jeder (?!) - Kann (eigentlich) gleich eingesammelt werden Tätigkeiten zeigen den Ablauf, sind voneinander abhängig, brauchen Ressourcen für die Ausführung - Aufgabe des Projektleiters oder des Abteilungsleiters - Detailplanung muss man klären und lernen - dauert Monate und wird nie ganz fertig - werden Sie nicht Sklave der eigenen Feinplanung 2008 The Project Group GmbH Slide 7

8 Terminplanung die Zusammenfassung Projektinformationen Termininformationen 2008 The Project Group GmbH Slide 8

9 Terminplanung die Zusammenfassung Projektinformationen Termininformationen Kaskadierende Statusboards 2008 The The Project Group GmbH Slide 99

10 Terminplanung die Konflikterkennung 2008 The The Project Group GmbH Slide 10 10

11 Terminplanung die Steuerung 2008 The The Project Group GmbH Slide 11 11

12 Ressourcenplanung das Dilemma Projektleiter ist eigentlich abhängig von Abteilungsleiter Abteilungsleiter plant aber selbst nur Linientätigkeiten Abteilungsleiter wartet auf Planung des Projektleiters - Die Planung der PLs ist erst nach langem Anlauf nutzbar, weil alle PLs geschult werden müssen - Die Planung der PLs ist zwar für die einzelnen Projekte gut, aber meist unvollständig aus Sicht der Abteilungen Es gibt nur einen Planungsstand, Änderungen und Szenarien der PLs wirken sich sofort aus Abteilungsleiter bleibt datentechnisch abhängig vom Projektleiter PL/AL brauchen eigene Ressourcenplanung 2008 The Project Group GmbH Slide 12

13 Ressourcenplanung die Teilung Einsatzplanung ist die detaillierte Zuordnung von Personen auf einzelne Tätigkeiten für den aktuellen Zeitraum - Aufgabe des Projektleiters oder Abteilungsleiters - erfodert Abstimmungsprozess mit der Kapazitätsplanung - Dauert lange und ist nie ganz fertig Kapazitätsplanung ist die vorausschauende Sicherstellung von genügend geeigneten Personen - Aufgabe des Abteilungsleiters - kann jeder und hat (?) jeder - kann grob, muss aber vollständig sein - ist nicht (nur) die Summe der Einsatzplanung - Kann (eigentlich) gleich eingesammelt werden 2008 The Project Group GmbH Slide 13

14 Kapazitätsplanung vs. Einsatzplanung Abteilung A Kapazitätsplanung auf Projektebene Abteilung B Abteilung C P1 P2 P3 Berger, Schuster Res... Res... PX P1 PY Res... Meier, Müller Res... PA PB P1 Res... Res... Gruber, Fischer Projekt 1 Abteilung A Abteilung A Abteilung A Abteilung A Abteilung A Einsatzplanung auf Vorgangsebene 2008 The Project Group GmbH Slide 14

15 Rückmeldung Fertigstellung ist nicht das Melden von geleisteten Stunden sondern die Einschätzung von Ergebnissen - funktioniert nur selten mit %Angaben (außer 0 /100 ) - grobe Vorgangsplanung und eine Checkliste zum Abhaken Restaufwand ist nicht einfach die Differenz zwischen Plan und Ist sondern das einzig Steuerbare in einem Projekt - Dokumentation der Fertigstellung ist keine Voraussetzung - damit kann jeder sofort beginnen 2008 The Project Group GmbH Slide 15

16 Quickstart Terminplanung des Projektleiters - einheitliche Meilensteinplanung, Arbeitspakete Kapazitätsplanung des Abteilungsleiters - Ressourcenpool mit Personen und Projekten Rückmeldung der Mitarbeiter - Spezifische Checklisten unter den Arbeitspaketen Vollständigkeit und Verantwortlichkeit schaffen Detaillierung und Zusammenfassung nach Erfordernis 2008 The Project Group GmbH Slide 16

17 Los geht s The Project Group GmbH Neherstr München Germany Fon: +49 (89) Fax: +49 (89) info@theprojectgroup.de The Project Group GmbH Slide 17