Jahresübernahme im Rechnungswesen: AGENDA FIBU, BILANZ und ANLAG

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1 Jahresübernahme im Rechnungswesen: AGENDA FIBU, BILANZ und ANLAG Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Jahresübernahme mit Assistent 2.2. Jahresübernahme ohne Assistent 2.3. Jahresübernahme wiederholen

2 Seite 2 1. Ziel Dieses Info beschreibt, wie Sie mit den Anwendungen Agenda FIBU, BILANZ, ANLAG und ZAHLUNG eine Jahresübernahme durchführen, um das folgende Buchungsjahr bearbeiten zu können. Dabei gilt: Die Jahresübernahme erfolgt immer für den aktuell geöffneten Mandanten in das Folgejahr. Verwenden Sie die Funktion nachträglich anzulegen.»bestand Mandanten-Auswahl Datei Neu«, um ein Vorjahr Die Jahresübernahme ohne OP-Buchhaltung kann beliebig oft wiederholt werden. Bereits übertragene EB-Werte werden zuerst zurückgesetzt und dann neu angelegt. Bei der Jahresübernahme mit OP-Buchhaltung beachten Sie die Hinweise zur Übernahme der offenen Posten. Wird ein Mandant in Agenda FIBU und ANLAG/BILANZ bearbeitet, führen Sie die Jahresübernahme unbedingt in FIBU durch. Achtung Erfassen, ändern und löschen Sie keine EB-Buchungen in der Abrechnungsnummer 0. Diese Abrechnungsnummer ist für die systemgesteuerte Jahresübernahme vorgesehen. 2. Vorgehensweise Überblick 1. Jahresübernahme mit Assistent 2. Jahresübernahme ohne Assistent 3. Jahresübernahme wiederholen

3 Seite Jahresübernahme mit Assistent Überblick 1. Assistent starten 2. Wirtschaftsjahr festlegen 3. Stammdaten ändern 4. Geldkonten übernehmen 5. Bestandskonten übernehmen 6. Offene Posten übernehmen 7. Zahlungsläufe übernehmen 8. Jahresabschluss 9. Kostenstellenwerte übernehmen 10.Automatischer Jahreswechsel 11.Primanota drucken 12.Jahresübernahme starten

4 Seite 4 1. Assistent starten»fibu Bestand Jahresübernahme«. Schaltfläche <Assistent ausblenden> Erfahrene Anwender haben die Möglichkeit, die Jahresübernahme ohne Assistent durchzuführen. 2. Wirtschaftsjahr festlegen Gesamtes Jahr (Vorbelegung) Vorbelegung für das Kalenderwirtschaftsjahr: bis Bei abweichenden Wirtschaftsjahr wird das Folgejahr mit dem entsprechenden Zeitraum angelegt (z. B bis ). Rumpfwirtschaftsjahr Diese Option legt das Folgejahr mit einem abweichenden Enddatum an. Das Enddatum kann nachträglich geändert werden. Siehe: Nr Umstellung komplettes Wirtschaftsjahr auf Rumpfwirtschaftsjahr

5 Seite 5 3. Stammdaten ändern Wenn die Stammdaten für das neue Wirtschaftsjahr geändert werden sollen, wählen Sie im Assistenten die gewünschte Änderung und folgen Sie den weiteren Schritten. Anzahl Buchungsperioden Versteuerungsart Für den Mandanten werden nur die Stammdaten im Folgejahr angelegt. Es werden keine EB-Werte o. Ä. übertragen. Anschließend können Sie unter»stammdaten Mandanten- Programmdaten«die Buchungsperiode bzw. Versteuerungsart umstellen und aus dem Vorjahr erneut die Jahresübernahme wiederholen. Informationen zur Umstellung von Stammdaten: Nr Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum ändern Nr Versteuerungsart ändern: Soll <> Ist Nr längen ändern (Sach- und Personenkonten, Kostenstellen und Belegfelder) Kontenrahmen Im nächsten Schritt können Sie den Kontenrahmen des Folgejahres wählen. Weitere Informationen zur Umstellung des Kontenrahmens: Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU automatisch Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU manuell

6 Seite 6 4. Geldkonten übernehmen Kontenbereich Der Kontenbereich der Geldkonten wird automatisch vorbelegt. Die Vorbelegung kann über gilt pro Mandant). angepasst werden (die Änderung Standardwerte setzen Über wird der Standardkontenbereich wiederhergestellt. Achtung Dabei gehen individuelle Anpassungen bei dem aktuellen Mandant verloren. Ja (Vorbelegung) Die EB-Werte der Geldkonten werden übertragen. Eventuell vorhandene EB-Werte werden überschrieben. Nein Die EB-Werte der Geldkonten werden nicht übertragen. Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich. 5. Bestandskonten übernehmen

7 Seite 7 Kontenbereich Der Kontenbereich der Bestandskonten wird automatisch vorbelegt. Die Vorbelegung kann über angepasst werden (die Änderung gilt pro Mandant). Standardwerte setzen Über wird der Standardkontenbereich wiederhergestellt. Achtung: Dabei gehen individuelle Anpassungen bei dem aktuellen Mandant verloren. Ja (Vorbelegung) Die EB-Werte der Bestandskonten werden übertragen. Eventuell vorhandene EB-Werte werden überschrieben. Nein Die EB-Werte der Bestandskonten werden nicht übertragen. Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich. Automatische Umbuchung von EB-Werten EB-Werte können bei der Jahresübernahme automatisch umgebucht werden. Wenn in den Sachkonten ein Konto für die Umbuchung hinterlegt wurde, dann erfolgt die Umbuchung im Rahmen der Jahresübernahme. Exkurs Eigene Umbuchung in den Sachkonten anlegen:»stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Register: Umbuchung«Achtung Bei Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG ist diese automatische Umbuchung nicht sinnvoll. Folgende Konten sind durch Agenda FIBU bereits vorbelegt. SKR Konto Umbuchung EB-Wert auf das Konto USt laufendes Jahr 1790 USt Vorjahr 1790 USt Vorjahr 1791 USt frühere Jahre USt laufendes Jahr 3841 USt Vorjahr 3841 USt Vorjahr 3845 USt frühere Jahre USt laufendes Jahr 3661 USt Vorjahr 3661 USt Vorjahr 3665 USt frühere Jahre USt laufendes Jahr 1913 Sammelkonto USt Vorjahre USt laufendes Jahr 3841 USt Vorjahr 3841 USt Vorjahr 3845 USt frühere Jahre Für die SKR 80 und 81 wurden keine Umbuchungen vorbelegt.

8 Seite 8 6. Offene Posten übernehmen Nur bei Offenen-Posten-Modul sichtbar. Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden die Änderungen an OP-Buchungen im Vorjahr komfortabel mit der Funktion»automatische Übergabe von OP-Buchungen«in das Folgejahr übergeben. Hinweis Die Jahresübernahme der OP-Buchungen kann für jede Abrechnungsnummer nur einmal durchgeführt werden. Sofern noch die OP-Buchungen für die frühere Jahre (bis 2014) erfolgen, erfassen Sie diese nach wie vor in einer neuen Abrechnungsnummer. Diese Abrechnungsnummer darf zum Zeitpunkt der letzten Jahresübernahme noch nicht angelegt sein. Bei erneuter Jahresübernahme werden nur die OP-Buchungen der neuen Abrechnungsnummer in das Folgejahr übertragen. Wurden die Nachträge versehentlich in einer bereits vorhandenen Abrechnungsnummer erfasst, wiederholen Sie die gesamte Jahresübernahme der offenen Posten zum Übertrag ins Folgejahr. Wenn mit OPOS gebucht wird, muss eine Übernahme der Offenen-Posten- Einzelpositionen erfolgen, damit die ursprünglichen Rechnungsinformationen (Rechnungsdatum, - nummer, -betrag usw.) im Folgejahr verfügbar bleiben. Ja Nein (Vorbelegung) Der Assistent überträgt die Offenen-Posten-Einzelpositionen nach Abschluss in das Folgejahr. Die Offenen-Posten-Einzelpositionen werden nicht übertragen. Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich. Offene Posten Einzelpositionen Automatischer Auszifferungslauf durchführen Empfehlung Führen Sie vor der Jahresübernahme einen automatischen Auszifferungslauf durch.

9 Seite 9 7. Zahlungsläufe übernehmen Wählen Sie, ob die Zahlungsläufe übernommen werden sollen. Nicht übernehmen (Vorbelegung) Übernehmen, damit der Import in die Buchungserfassung im Folgejahr erfolgen kann Die Verbuchung mittels der Funktion»Z«in der Buchungserfassung ist im Folgejahr nicht möglich. Die bereitstehenden Zahlungsläufe werden übertragen. 8. Jahresabschluss Nein (Vorbelegung) Ja Oben genannte Funktionen werden nicht ins Folgejahr kopiert. Oben genannte Funktionen werden ins Folgejahr kopiert.

10 Seite Kostenstellenwerte übernehmen Bestimmen Sie, welche Kostenstellenwerte übernommen werden sollen. Sollen im Folgejahr Kostenstellen-Auswertungen mit kumulierten Vorjahreszahlen erstellt werden, müssen die Jahreswerte KOST für die Kostenrechnung 1 (Kost 1) und/oder Kostenrechnung 2 (Kost 2) vorgetragen werden. Diese Werte werden nicht als eigene Werte in den Kostenstellenlisten ausgewiesen, sondern sind in den Periodenwerten bzw. kumulierten Werten enthalten. Kost 1 und/oder Kost 2 Es können <Keine>, <Alle> oder <Selektierte> Werte zur Übernahme ausgewählt werden. Die Auswahl der selektierten Kostenstellen erfolgt über die Schaltfläche <Selektion>. 10.Automatischer Jahreswechsel Legen Sie fest, ob automatisch in das Folgejahr gewechselt werden soll.

11 Seite Primanota drucken Wählen Sie ob die Primanota für automatisch erzeugte EB-Buchungen gedruckt werden soll. Nein (Vorbelegung) Die Primanota kann bei Bedarf nachträglich im Folgejahr gedruckt werden:»auswertungen Buchungserfassung Primanota Abrechnungsnummer 0«12.Jahresübernahme starten Starten Sie die Jahresübernahme. Nach dem Abschluss der Jahresübernahme wird Ihnen ein Protokoll angezeigt.

12 Seite Jahresübernahme ohne Assistent Verfügen Sie bereits über Erfahrungen mit der Jahresübernahme, finden Sie bei dieser Variante alle möglichen Optionen in einem Fenster zusammengefasst. Jahresübernahme ohne Assistent»FIBU Bestand Jahresübernahme«Schließen Sie den Jahresübernahme-Assistent durch Klick auf die Schaltfläche <Assistent ausblenden>.

13 Seite Jahresübernahme wiederholen Überblick 1. Jahresübernahme mit Assistent wiederholen 2. Jahresübernahme ohne Assistent wiederholen 3. Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen 1. Jahresübernahme mit Assistent wiederholen Die Jahresübernahme mit Assistent kann jederzeit wiederholt werden. Die Vorgehensweise erfolgt wie im Bereich»Jahresübernahme mit Assistent «jedoch mit folgenden Besonderheiten: Damit die Jahresübernahme in das Folgejahr wiederholt werden kann, muss in Agenda FIBU das Jahr geöffnet sein aus dem die Daten übernommen werden sollen. Wurden nach der Jahresübernahme Kontenbeschriftungen geändert, können diese ebenfalls in das Folgejahr übernommen werden. Hierbei werden nur die Kontenbeschriftungen und keine Kontenfunktionen übergeben. Folgende vorhandene Werte werden bei einer Jahresübernahme zurückgesetzt und neu angelegt: EB Werte Geldkonten EB Werte Bestandskonten Zahlungsläufe Jahreswerte KOST Achtung Lesen Sie die Zahlungsläufe 2015 ein bevor Sie die Zahlungsläufe aus 2014 übergeben, da die Zahlungsläufe 2015 bei der wiederholten Jahresübernahme gelöscht werden. Sofern der Jahresabschluss des Vorjahres erstellt wurde, kann gewählt werden, ob die Daten FIBU Erläuterungstexte und Freie Textseiten sowie BILANZ Berichte und Textbausteine übertragen werden sollen. Bereits vorhandene Daten werden hierbei überschrieben. 2. Jahresübernahme ohne Assistent wiederholen Aktivieren Sie die zur wiederholten Übernahme möglichen Parameter. Es sind die selben Besonderheiten wie bei der Jahresübernahme mit Assistent zu beachten.

14 Seite Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen Grundsätzliches Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden Änderungen an OP-Buchungen komfortabel und automatisch in das Folgejahr übergeben. Möchten Sie trotzdem die Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen, beachten Sie die nachfolgende Vorgehensweise. Hinweis Folgende Informationen (falls vorhanden) gehen somit verloren. Mahnkennzeichen (welche Mahnung wurde zuletzt gedruckt) Mahndatum (wann wurde die Mahnung gedruckt) Zahlungskennzeichen (wurde für eine Rechnung bereits eine Zahlung erzeugt) Manuelle Auszifferungen (wenn nicht mit eindeutigen Belegnummern gebucht wird) Vorgehensweise 1. Erstellen Sie eine Datensicherung:»Tools aktuellen Mandanten sichern«2. Öffnen Sie das Wirtschaftsjahr aus dem die Jahresübernahme gestartet werden soll. 3.»Bestand Jahresübernahme«4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Assistent ausblenden>. 5. Option <Offene Posten Einzelpositionen> freischalten: Tastenkombination <Umsch+F7> 6. Option <Offene Posten Einzelpositionen> auswählen. 7. Klicken auf <Starten>.

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