Prozessmanagement Evaluierung von Prozessen und Prozessmodellen

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1 Prozessmanagement Evaluierung von Prozessen und Prozessmodellen Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Alm Montag, 17. März 2014

2 Prozessmanagement Einführung Unternehmen, die langfristig am Markt Erfolg haben wollen, benötigen folgende Fähigkeiten: Hohe Veränderungs- und Innovationsbereitschaft Geschwindigkeit Flexibilität Reaktionsfähigkeit (reagieren -> agieren) Seite 2

3 Prozessmanagement Stärkste Einflüsse auf Veränderungen im Unternehmen Marktfaktoren Globalisierung und Internationalisierung der Märkte Stärkere Marktregulierung Verschiebung der Wirtschaftskraft in Schwellenländer Technologische Faktoren Schnelle technologische Entwicklungen Kürzere Produktlebenszyklen Makroökonomische Faktoren Inflation, Deflation Staatsverschuldung Offenheit der Volkswirtschaft Mitarbeiterqualifikation Langfristige Sicherung von qualifizierten Fach- und Führungskräften Quelle: IBM Deutschland GmbH: Unternehmensführung in einer komplexen Welt, 2010 Seite 3

4 Prozessmanagement Auswirkungen Diese Veränderungen zwingen Unternehmen, sich schneller als bisher anzupassen und den Wandel als kontinuierlichen Prozess zu beherrschen (-> KVP). Der Wandel umfasst das gesamte Unternehmen: Strategie Führung, Mitarbeiter und Unternehmenskultur Organisation und Controlling Prozesse und Produkte finanzielle und technische Ressourcen Quelle: Schmelzer, Sesselmann, Hanser Verlag 2013 Seite 4

5 Prozessmanagement Auswirkungen (Geschäfts-)Prozessmanagement befähigt Organisationen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und erfolgreiche Anpassungen vorzunehmen. (Geschäfts-)Prozessmanagement leistet wichtige Beiträge zur Steigerung der Organisationskompetenz und -effizienz. Quelle: Schmelzer, Sesselmann, Hanser Verlag 2013 Seite 5

6 Prozessmanagement Agenda Teil I: Evaluierung von Prozessmodellen Teil II: Evaluierung von Prozessverbesserungen Fokus der Untersuchungen lag auf der Übertragbarkeit auf KMU s Seite 6

7 Prozessmanagement Agenda Teil I: Evaluierung von Prozessmodellen Aufbau von Prozessmodellen Anforderungen an Prozessmodelle eepk und BPMN2.0 Teil II: Evaluierung von Prozessverbesserungen Seite 7

8 Übersicht I II III IV Theoretischer Überblick Richtlinien und Anforderungen Erfüllung der Anforderungen durch ARIS & BPMN 2.0 Fazit Seite 8

9 Übersicht I II III IV Theoretischer Überblick Richtlinien und Anforderungen Erfüllung der Anforderungen durch ARIS & BPMN 2.0 Fazit Seite 9

10 Theoretischer Überblick Ebenenkonzept von Gehring Quelle: Lehmann(2008), S.51 Seite 10

11 Theoretischer Überblick Übersicht über ausgewählte Diagrammsprachen Diagrammbasierte Methoden Datenflussorientiert Kontrollflussorientiert Objektorientiert IDEF-Diagramme Petri-Netze Erweiterte EPK Activity Diagram (UML) Vorgangsereignis -schema (SOM) Datenflussdiagramme Struktogramme Aufgabenkettendiagramm (PROMET) Use Case Diagram (UML) Statechart- Diagram Flussdiagramme (SADT) Swimmlane- Diagramme GPM-Diagramme Interaktionsdiagram (SOM) Activitychartdiagram Folgestruktur und Folgeplan Business Process Modelling Notation (BPMN) Objektorientiert EPK Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) PICTURE Quelle: Gadatsch, 2012 Seite 11

12 Theoretischer Überblick Popularität von Diagramm,ethoden Quelle: BPM-Netzwerk.de, 2010 Seite 12

13 Theoretischer Überblick ARIS-Haus/ ARIS-Konzept Quelle: Seite 13

14 Theoretischer Überblick ARIS- Grundlagen Modellierung mit EPKs I EPK= Funktion+ Ereignis+ Konnektoren+ Prozessschnittstellen Beschreiben Aufgabe, Tätigkeit, Aktivität Steuerung Kontrollfluss exklusives ODER ODER UND Abfolge von Prozessen Quelle: Kocian (2011), S.22 Seite 14

15 Theoretischer Überblick ARIS- Grundlagen Modellierung mit EPKs II Kontrollfluss Funktion XOR- Verknüpfung Ereignis S.20 Seite 15

16 Theoretischer Überblick BPMN 2.0 Quelle: Freund; Rücker, 2012 Seite 16

17 Theoretischer Überblick BPMN 2.0 Vorteile des BPMN-Framework Gestaltung auf unterschiedlichen Ebenen Mitgestaltung simpler Prozesse durch die Fachabteilung Verfeinerung in Ebenen möglich Process Engine sorgt für technische Umsetzung Überschaubarere Gestaltung von Prozessen Seite 17

18 Theoretischer Überblick Beispielprozess mit BPMN 2.0 Pool Startereignis Exklusives Gateway Lane Aufgabe Endereignis Sequenzfluss Quelle: Allweyer (2009), S.16 Seite 18

19 Übersicht I II III IV Theoretischer Überblick Richtlinien und Anforderungen Erfüllung der Anforderungen durch ARIS & BPMN 2.0 Fazit Seite 19

20 Objektsystem Modell Metamodell Richtlinien und Anforderungen Grundsatz der Richtigkeit semantische Richtigkeit Grundsatz der Richtigkeit syntaktische Richtigkeit Abbildungsrelation Methodenanwendung Seite 20

21 Richtlinien und Anforderungen Übersicht Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung (GOM) Seven Process Modeling Guidelines (7PMG) 3QM-Framework Anforderungen nach Frank / van Laak Seite 21

22 Richtlinien und Anforderungen Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung (GOM) Notwendige Kriterien Grundsatz der Korrektheit Grundsatz der Relevanz Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Optimale Kriterien Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Vergleichbarkeit Grundsatz des systematischen Aufbaus GOM und methodischer Ordnungsrahmen geben Empfehlungen für die Prozessmodellierung Prozessqualität und Aussagekraft der Modelle bleiben aufrechterhalten Seite 22

23 Richtlinien und Anforderungen Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung (GOM) Forschungspotenzial noch nicht völlig ausgeschöpft! Ziel GOM normativen Charakter verleihen GOM ist sehr abstrakt allgemein anwendbare Grundsätze Seite 23

24 Richtlinien und Anforderungen Seven Process Modeling Guidelines (7PMG) So wenige Elemente wie möglich Geringste Anzahl Verbindungspfade Start- & End- Element Strukturiertes modellieren Vermeidung INKLUSIVE ODER Verbindungen Verb-Objekt Aktivitäten-Label Bezeichnung Modellteilung wenn >50 Elemente Seite 24

25 Richtlinien und Anforderungen 3QM-Framework SEMIOTIK Syntaktik Semantik Pragmatik Beziehung der Zeichen untereinander Wortsyntax Satzsyntax Beziehung zw. Zeichen & dem Bezeichneten Vollständigkeit Korrektheit Beziehung zw. Zeichen & Interpreten Eindeutigkeit Textsyntax Relevanz Flexibilität Verständlichkeit Seite 25

26 Richtlinien und Anforderungen Anforderungen nach Frank & van Laak Formale Anforderungen Korrektheit Vollständigkeit Anwenderbezogene Anforderungen Einfachheit Anwendungsbezogene Anforderungen Mächtigkeit Einheitlichkeit / Klarheit Redundanzfreiheit Verständlichkeit Angemessenheit Wiederverwendbarkeit Wartbarkeit / Abstraktion Anschaulichkeit Operationalisierbarkeit Seite 26

27 Übersicht I II III IV Theoretischer Überblick Richtlinien und Anforderungen Erfüllung der Anforderungen durch ARIS & BPMN 2.0 Fazit Seite 27

28 Erfüllung der Anforderungen durch BPMN 2.0 & ARIS Anforderung BPMN 2.0 ARIS GOM 7PMG 3QM-Framework Syntaktik modellabhängig modellabhängig 3QM-Framework Semantik Vollständigkeit: Korrektheit: Relevanz: Flexibilität: Vollständigkeit: Korrektheit: Relevanz: Flexibilität: 3QM-Framework Pragmatik Eindeutigkeit: Verständlichkeit: Eindeutigkeit: Verständlichkeit: Seite 28

29 Erfüllung der Anforderungen durch BPMN 2.0 & ARIS Anforderung BPMN 2.0 ARIS Frank / van Laak Formale Anforderungen Korrektheit: Vollständigkeit: Einheitlichkeit: Redundanzfreiheit: Wiederverwendbarkeit: Abstraktion: Korrektheit: Vollständigkeit: Einheitlichkeit: Redundanzfreiheit: Wiederverwendbarkeit: Abstraktion: Frank / van Laak Anwendungsbezogene Anforderungen Frank / van Laak Anwenderbezogene Anforderungen Einfachheit: Verständlichkeit: Anschaulichkeit: Mächtigkeit: Angemessenheit: Operationalisierbarkeit: Einfachheit: Verständlichkeit: Anschaulichkeit: Mächtigkeit: Angemessenheit: Operationalisierbarkeit: Seite 29

30 Übersicht I II III IV Theoretischer Überblick Richtlinien und Anforderungen Erfüllung der Anforderungen durch ARIS & BPMN 2.0 Fazit Seite 30

31 Fazit Übersicht der Grundelemente Quellen: Kocian (2011), S.22 Software AG (2011), S.248. Freund; Rückert (2012), S.80. Seite 31

32 Fazit Jede Modellierungssprache erfordert Lernaufwand Für Workflow-Einsatz: gewisse Komplexität unumgänglich Kommunikation zw. Fach- und IT-Abteilung nötig Gute Grundlage = gutes Prozessmanagement nötig Seite 32

33 Angebot Workshop Prozessmodell-Evaluierung im Rahmen des ESF-Projekts mainproject Schriftliche Ausarbeitung der Projektergebnisse in digitaler Form Seite 33

34 Prozessmanagement Agenda Teil I: Evaluierung von Prozessmodellen Teil II: Evaluierung von Prozessverbesserungen Evaluierung des Reifegrades eines KMU Evaluierung der vorhandenen Prozesse - Situationsanalyse Seite 34

35 Übersicht I II III Reifegradmodell Abfrage der Reifegradstufen Situationsanalyse Seite 35

36 Übersicht I II III Reifegradmodell Abfrage der Reifegradstufen Situationsanalyse Seite 36

37 Reifegradmodelle Übersicht CMMI SPICE/ISO ITIL V3 BPMM (OMG) PEMM (Hammer) ISO 9004:2009 Entwicklung, Beschaffung, Service Bewertungsmethode Softwareentwicklung IT-Service- Management Industrie generell generell Objekt Anwendungsbereich Detaillierungsgrad Organisation hoch SCAMPI einzelne Prozesse hoch SCAMPI Organisation mittel Checklisten Organisation, einzelne Prozesse Prozessmanagementsystem Prozessmanagementsystem hoch mittel Checklisten Checklisten niedrig - SCAMPI = Standard CMMI Appraisal Method for Process Improvement Quelle: Schmelzer, Sesselmann, 2013 Seite 37

38 CMMI Historie 1986: Software Engineering Institute (SEI) beginnt mit der Entwicklung eines Systems zur Bewertung der Reife von Softwareprozessen. 1991: Herausgabe des Modells CMM 1.0 (Capability Maturity Model) 2000: Aktualisierung mit Titel Capability Maturity Model - Integrated als Pilotversion : Freigabe unter neuem Namen Capability Maturity Model Integration 2010: Aktualisierung aller CMMI-Modelle auf Version 1.3 (CMMI-DEV, CMMI-ACQ, CMMI-SVC) Seite 38

39 CMMI Definition Reifegradmodell Model zur Bewertung und Verbesserung von Prozessen Inhalt: Praktiken, die gegen die realen Prozesse verglichen werden Ergebnis durch Vergleich: Ermittlung der Reifegradstufe und Identifizierung der Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten Staged Modus: von Stufe zu Stufe steigt Prozessreife Sammlung an Anforderungen an die Prozesse eines Projekts / einer Organisation Seite 39

40 CMMI Definition Quelle: Ralf Kneuper Seite 40

41 CMMI Seite 41

42 Übersicht I II III Reifegradmodell Abfrage der Reifegradstufen Situationsanalyse Seite 42

43 Aufbau des Fragenkatalog Reifegrad Allgemeiner Teil Seite 43

44 Aufbau des Fragenkatalog Reifegrad Allgemeiner Teil Seite 44

45 Übersicht I II III Reifegradmodell Abfrage der Reifegradstufen Situationsanalyse Seite 45

46 Situationsanalyse Definition Ausgangspunkt einer Strategieentwicklung Beschreibung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens Unterstützung erfolgreicher Betriebsoptimierung durch Positionsbestimmung Auditierung kann die Gesamtheit des Unternehmens betreffen oder spezielle Bereiche Situation erkennen Aus- wertung Ergebnis sichern Ziel Aufzeigen von Handlungsbedarf, zukünftig notwendigen Schritten Bereitstellung von Informationen und Aufzeigen von Chancen und Schwachstellen Seite 46

47 Situationsanalyse Projektnutzen Anforderungen Fragenkatalog zur Ermittlung eines Prozesszustandes vor und/oder nach einer Verbesserung Prozessidentifikation Auditierung Ist-Zustand des Unternehmens mit aussagekräftiger Visualisierung der Ergebnisse Universal einsetzbar Ergebnis- präsentation Blickwinkel auf die Prozesse/ Rollen im Unternehmen Auswertung vor Ort durch Anwendungslösung Einsatz von KPIs (Key Performance Indicators) für eine optimale Informationsgrundlage Seite 47

48 Situationsanalyse Aufbau 1. Grobüberlick statistische Fragen und Daten 2. Fragenkatalog 5 Kategorien: Personal, Kommunikation, Prozesse, Dokumentation, IT 5 Fragen mit je 3 Antwortmöglichkeiten Notizen -Feld nach jeder Kategorie -> Zusatzinformationen 3. Bewertung Antwortmöglichkeiten mit 0, 1 oder 2 Punkte Durch Addition -> Gesamtpunktzahl für jede Kategorie Eingabe einzelner Gesamtpunktzahlen in Anwendertool -> visualisiertes Ergebnis Seite 48

49 Situationsanalyse Fragebogen: Personal

50 Fragenkatalog Situationsanalyse Personal 1) Wie hoch ist die Mitarbeiterfluktuation? Hoch (0 P) > Durchschnittswert der Branche/Größe von Unternehmen. Mittel (1 P) = Durchschnittswert der Branche/Größe von Unternehmen. Niedrig (2 P) < Durchschnittswert der Branche/Größe von Unternehmen. hohe leistungs- und kostenbezogene Auswirkungen Anwerbung und Einarbeitung -> Prozessstörung Zur Beantwortung der Frage: Aktuelle Fluktuationswerte notwendig Seite 50

51 Situationsanalyse Fragebogen: Kommunikation

52 Fragenkatalog Situationsanalyse Kommunikation 1) Gibt es einen geregelten Kommunikationsweg zwischen einzelnen internen Schnittstellen der Prozessschritte? Nein (0 P) Keinerlei Regelungen; jeder Mitarbeiter/Bereich kommuniziert wie er möchte. Teilweise (1 P) Es sind feste Kommunikationswege vorhanden, diese werden jedoch nur teilweise eingehalten. Ja (2 P) Es wird über einen festgelegten Weg kommuniziert (z.b. im Intranet, Communicator, haben festen gemeinsam geführten Ordner/Platz für die Ablage von gemeinsamen Daten). Verhinderung von Doppelarbeiten und Unstimmigkeiten Eingrenzung der Gefahr des Informationsverlustes/ Fehlinterpretationen Seite 52

53 Anwendungslösung Ergebnisdarstellung Personal 10 Unternehmen X 8 6 IT 4 2 Kommunikation 0 Dokumentation Prozesse Seite 53

54 Angebot Ermittlung des Reifegrades einer Organisation im Rahmen des ESF-Projekts mainproject Durchführung einer Situationsanalyse im Rahmen des ESF-Projekts mainproject Schriftliche Ausarbeitung der Projektergebnisse in digitaler Form Seite 54

55 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Alm Internet: Seite 55