1 Einstellungen. 1.1 Einleitung

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1 1 Einstellungen 1.1 Einleitung Mit diesem WSCAR-Programmteil ist es möglich Programm-Einstellungen bezogen auf die Sparte, Abteilung und die Computerstation vorzunehmen. Auf der linken Seite sind alle Kategorien angeordnet. Eine spezielle Kategorie sind die Hilfstabellen: Sie beinhaltet alle einfachen Tabellen, welche selbst gepflegt bzw. erweitert werden können. Dies sind z.b. Postleitzahlen, Adressanreden oder Kundencodes usw. Alle anderen Kategorien unterhalb beinhalten eine Anzahl von Einstell-Möglichkeiten für das Garagenprogramm. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 1 von 10

2 Um eine Einstellung zu ändern gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie eine Kategorie aus. (1) Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Bearbeiten um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. (2) Auf der Rechten Seite erscheinen nun die Konfigurations-Möglichkeiten. Jetzt können Änderungen vorgenommen werden. Um diese zu speichern wählen Sie die Schaltfläche Speichern an. Jede Konfiguration kann erweitert werden und Abteilungs-, Spartenund/oder Computerstations-abhängig gemacht werden: Falls schon erweiterte Einstellungen vorhanden sind klicken Sie auf den Aufklappen-Button. (3) Die bereits definierten Einstellungen erscheinen. Klicken Sie auf den + Button (4) um weitere Einstellungen hinzuzufügen. Mit Hilfe der drei Auswahlboxen (5) kann nun die Abhängigkeit eingestellt werden und die dazugehörende Konfiguration im neuen Eingabefeld eingetragen werden. (6) Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 2 von 10

3 Hinweise: Falls noch keine Sparten oder Abteilungen definiert wurden, können diese unter Hilfstabellen eingetragen werden. Spartenabhängige Einstellungen sind nur wirksam wenn Sie im Garagenprogramm im Kontext eines Faktura-Belegs arbeiten, da sonst die Sparten-Information fehlt. Falls Sparten definiert sind müssen alle Faktura-Belege einer bestimmten Sparte zugeordnet werden. Die Bezeichnungen der Computer-Stationen werden automatisch durch das Garagenprogramm eingetragen (Bei der ersten Anmeldung beim Garagenprogramm). Falls Ihnen die Bezeichnung der Computer-Stationen nicht bekannte ist, können Sie dies bei jeder Computer-Station in den Windows-Einstellungen nachschauen. Siehe: Start => Einstellungen => Systemsteuerung => System => Computername 1.2 Weitere Funktionen Die Funktionen Computer löschen und Lizenzen werden im Normalfall nicht verwendet. Computer löschen: Diese Funktion ist Passwort geschützt. Sie dient bei einer Änderung eines Computernamen dazu den alten Eintrag aus der Garagenprogamm-internen Liste zu entfernen. Lizenzen: Beim Klick auf diese Schaltfläche erscheinen all Ihre WSCAR-Lizenzen und Ihre Gültigkeitsdauer. Verwenden Sie die Funktion Lizenzdatei einlesen um eine neue Lizenzdatei manuell einzulesen. 1.3 Allgemein Kundendaten-Verzeichnis: Ein hier hinterlegtes Verzeichnis, erlaubt externe Daten pro Kunde zu speichern. In der Kundenverwaltung erscheint anschliessend eine Schaltfläche zum automatischen Öffnen. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 3 von 10

4 1.4 Finanzbuchhaltung Bei den Einstellungen für die Finanzbuchhaltung ist es zusätzlich möglich Buchhaltungsperioden und deren Kontodefinitionen zu erstellen und zu entfernen. Um eine Buchhaltungsperiode zu erstellen gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie oben in der Menuleiste auf das Symbol Neue Periode Auf der rechten Seite erscheint nun eine neue Spalte für die Angaben der neuen Periode. Der Mandant und das Startdatum sind zwingende Angaben. Die Kontodefinitionen können bei bedarf geändert werden. Um eine Buchhaltungsperiode zu entfernen gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie oben in der Menuleiste auf das Symbol Periode löschen Hinweis: Es wird immer die Periode entfernt, die auf der rechten Spalte angezeigt wird. 1.5 Zahlungsverbindungen Wenn mit der elektronischen Übermittlung (ESR /DTA) gearbeitet wird müssen die Zahlungsverbindungen für die Debitoren und Kreditoren definiert sein. Im Programmteil Einstellungen / Hilfstabellen / Allgemein werden diese Zahlungsverbindungen definiert. Die Tabelle Zahlungsverbindung beinhaltet alle Post- und Bankverbindungen auf Debitoren- sowie auf Kreditoren-Seite. Einige Felder sind nur bei Postverbindungen auszufüllen andere nur bei Bankverbindungen. Es gibt aber auch Felder die bei beiden Verbindungsarten nötig sind. WICHTIG: Nach der Neuerfassung oder bei einer Änderung die gemacht wurde müssen einige Testeinzahlungsscheine der Post oder Bank zum Überprüfen geschickt werden. Erst nach der Freigabe durch die Post/Bank dürfen Rechnungen mit EZS versendet werden. Es besteht sonst die Gefahr, dass Zahlungen nicht korrekt ausgeführt werden können! Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 4 von 10

5 Beispiele EZS-Verbindung für Einzahlungsschein (Bank / Post): ACHTUNG: Bei einer Post-Verbindung darf keine Bankanschrift eingetragen sein! Wenn das Andrucken der IBAN/Bankkonto-Nr auf dem Einzahlungsschein nicht erwünscht ist, so muss das Feld IBAN/Bankkonto-Nr leergelassen werden. Die Kunden-ID wird Ihnen durch die Post/Bank mitgeteilt Die Teilnehmer-Nr entspricht der PC-/ Bankkontonummer (ESR-Konto) ohne die Striche -, wobei die Teilnehmernummer 9 Ziffern lang sein muss. Ist dies nicht der Fall muss sie ab der 3. Ziffer mit Nullen 0 ergänzt werden. Beispiel: => => Beispiele Kreditorverbindung (Bank / Post): Wenn die IBAN-Nummer eingetragen ist, wird die Clearing-Nr automatisch eingetragen da diese in der IBAN-Nummer enthalten ist. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 5 von 10

6 1.6 Zahlungskonditionen Im Programmteil Einstellungen / Hilfstabellen / Allgemein werden die Zahlungskonditionen definiert. Diese Tabelle wird für die Kunden- wie auch Kreditor-Stammdaten verwendet. Sie ermöglicht verschiedene Zahlungskonditionen zu verwalten. Dabei können abhängig von der Zahlungsbedingungen auch Skonti vergeben werden. Beispiel: Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 6 von 10

7 Beschreibung der Felder: Kurztext Bezeichnung Fusszeile Netto Text welcher in der Auswahlbox erscheint Bezeichnung dieser Zahlungskondition Dieser Text wird auf der Rechnung in der Fusszeile angedruckt. Allg. Zahlungsfrist (ohne Skonto) Tage (1) Maximale Anzahl Tage mit Skonto Prozent 1 Prozent (1) Höhe des Skonto bezüglich Tage (1) Tage (2) Maximale Anzahl Tage mit Skonto Prozent 2 Prozent (2) Höhe des Skonto bezüglich Tage (2) Im Programmteil Einstellungen / Kunden wird definiert welche Standardzahlungskonditionen für die Kunden gelten soll. 1.7 Stundenansatz Im Programmteil Einstellungen / Hilfstabellen / Fakturierung werden die Stundenansätze definiert. Beispiele: Beschreibung der Felder: Ansatz Teiler Code/Bezeichnung Preis pro Verrechnungs-Einheit in Franken Anzahl Verrechnungs-Einheiten pro Stunde Wird für die neue AMAG-Schnittstelle benötigt, insbesondere für den Billing_Factor. Eintrag: [AMAG]X. Wobei X eine Zahl ist. Hat man verschiedene Stundenansätze im ELSA PRO hinterlegt entscheiden man mit diesem Code und der Zahl welcher Ansatz verwendet werden soll. Bemerkung: Die Zahl ist in Elsa Pro hinterlegt. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 7 von 10

8 Hinweis: Wenn ein Stundenansatz verändert wird, werden automatisch alle betreffenden Festzeiten entsprechend angepasst. Eine Änderung des Stundenansatzes wirkt sich direkt auf die Ansätze der Festzeiten aus (nur solche mit Pos-Art=Normal). Beim Teiler wirkt sich eine Änderung auf die AW-Zeiten aus: (AW-Zeit Neu) = (AW-Zeit Alt) * (Teiler Neu) / (Teiler Alt) Beachten: Ändert (z.b. aufs neue Jahr) der Stundenansatz von beispielsweise CHF auf CHF so sollte der bestehende Ansatz geändert werden. Nur so werden die Änderungen in den Festzeiten und der Standardansatz für die Fakturierung übernommen. Wenn ein neuer Stundenansatz eingetragen würde, so werden die Anpassungen NICHT übernommen und müssen überall manuell gemacht werden. Im Programmteil Einstellungen / Fakturierung / Standard Ansatz wird definiert welcher Standardstundenansatz beim Fakturieren normalerweise verwendet werden soll. 1.8 Absenzen Im Programmteil Einstellungen / Hilfstabellen / Mitarbeiter / Ferienart werden die Absenzarten definiert. Beispiel: Beschreibung der Felder: Bezeichnung Faktor Bezeichnung der Absenzart Auswirkungs-Faktor auf Ferientotal Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 8 von 10

9 Hinweis: Bei Faktor kann mit 0 eine Absenz eingestellt werden, die sich nicht auf das Ferientotal auswirkt. Bei den Eingaben 1 oder -1 wird entsprechend das Ferientotal verändert, wenn eine solche Absenz eintritt. Die Absetzen werden im Programmteil Mitarbeiter und Terminplaner benötigt und sind dort in ihrer Funktion beschrieben. 1.9 Kunden Zahlungskonditionen: Vorschlagswert für Zahlungskonditionen beim neuen Kunden. Genaueres zu Zahlungskonditionen findet man im Kapitel 1.5 der Einstellungen. Dokumenten-Id für Kundenetiketten: Kundenetiketten designend man in den Dokumenten. Hier wählt man das Dokument das für Kundenetiketten verwendet werden soll SMS SMS können sowohl aus dem Kundenstamm wie auch aus der Fakturierung oder dem Terminplaner heraus verschickt werden. Um SMS versenden zu können benötigen Sie ein SMS-Guthaben welches bei der Autocomp AG bestellt werden kann Einstellungen Im Programmteil Einstellungen / Allgemein / SMS muss eine Absenderkennung (zb die Geschäftsnummer) eingetragen werden. Unter dieser Nummer erhält der Empfänger dann die SMS. Über die Schaltfläche "Saldoabfrage" können die noch verfügbaren SMS abgefragt werden. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 9 von 10

10 Soll beim Versenden der SMS ein Standardtext vorgeschlagen werden so dass dieser nicht immer manuell eingegeben werden muss, dann können im Programmteil Dokumente Vorlagen für den Versand aus dem Kundenstamm respektive dem Terminplaner heraus erstellt werden. Beispiele: SMS-Text für den Versand aus den Kunden: Ihr VW Golf GTI ist abholbereit. Sie können Ihr Fahrzeug jederzeit abholen während der Geschäftszeit. Mit freundlichem Gruss Garage Muster AG SMS-Text für den Versand aus dem Terminplaner: Der Termin für Sie ist reserviert vom [«Tkp_Start»] bis [«Tkp_Ende»] Im zweiten Beispiel werden Daten aus dem Termin (Start/Ende) in den Text übernommen. Die Dokumenten-ID der gewünschten Vorlage wird dann (wie oben gezeigt) eingetragen. Eine andere Möglichkeit, mit vorgefertigten Texten zu arbeiten, ist die folgende: Im Programmteil Fakturadaten können Textbausteine angelegt werden welche beim Versand einer SMS über die rot eingekreiste Schaltfläche abgerufen werden können. Hinweis: Übernommene Texte (aus Dokumente oder Fakturadaten/Textbausteine) können beim Versand geändert oder auch gelöscht und neu geschrieben werden. Bitte beachten: Die Länge einer SMS ist auf 160 Zeichen beschränkt. Ist der Text länger so wird dieser auf mehrere SMS verteilt. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Einstellungen 10 von 10