Stadt Wien Social Media Manual Leitfaden für die verantwortungsvolle Kommunikation im Web 2.0 und in Sozialen Medien

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1 Stadt Wien Social Media Manual Leitfaden für die verantwortungsvolle Kommunikation im Web 2.0 und in Sozialen Medien

2 Stadt Wien Social Media Manual Leitfaden für die verantwortungsvolle Kommunikation im Web 2.0 und in Sozialen Medien 1. Grundlagen: Was sind Social Media? 2. Ausgangssituation und Zielsetzung 3. Allgemeine Grundregeln 3.1 Private Nutzung 3.2 Dienstlicher Wissenserwerb, Fachdiskussionen 3.3 Öffentlichkeitsarbeit 4. Weiterführende Links und Informationen 2

3 1. Grundlagen: Was sind Social Media? Soziale Medien (Social Media), Social Web oder auch Web 2.0 bezeichnen soziale Netzwerke und Gemeinschaften (Communities) im Internet. Persönliche Informationen, Daten, Meinungen, Eindrücke und Erfahrungen werden zwischen den Nutzerinnen und Nutzern (Userinnen und User) ausgetauscht. Jede Nutzerin, jeder Nutzer kann aktiv mit anderen in Beziehung treten. Inhalte Text, Bild, Audio, Video werden gemeinsam erstellt, bearbeitet, kommentiert und weitergeleitet (User Generated Content). Das Social Web ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Userinnen und User an gemeinsamen Aktivitäten, Projekten oder Aufgaben. Bekannte Social Media Webseiten sind z. B. Twitter, Facebook, XING, LinkedIn, Wikipedia, Slideshare, Flickr, YouTube, MySpace, studivz und viele andere mehr. Soziale Netzwerke entwickeln sich rasch und ständig weiter. Auch dieser Leitfaden für Social Media wird laufend weitergeführt. Die jeweils letzte Version ist gültig und ersetzt die vorherige. Trotz vieler praktischer Vorteile von Sozialen Medien fordern sie auch eine bewusste Auseinandersetzung von den Benutzerinnen und Benutzern, denn das Netz vergisst nie und nichts. Wie und worüber Sie als Bedienstete und Bediensteter der Stadt privat in Sozialen Medien kommunizieren, prägt das Bild der Stadt in der Öffentlichkeit. Auch als Privatpersonen tragen Bedienstete der Stadt Wien in ihrer Freizeit Verantwortung gegenüber ihrer Dienstgeberin. Laut Dienstordnung 18 (2) haben Bedienstete der Stadt Wien im Dienst und außer Dienst alles zu vermeiden, was die Achtung und das Vertrauen, die ihrer Stellung entgegengebracht werden, untergraben könnte. 3

4 2. Ausgangssituation und Zielsetzung Dieser Leitfaden basiert auf der Dienstordnung des Magistrats und richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Wien, die privat und/oder dienstlich an Social Media-Aktivitäten teilnehmen und auf Social Media-Plattformen aktiv sind. Ziel dieses Leitfadens ist es, einen verantwortungsvollen Umgang mit Sozialen Medien aufzuzeigen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor dienstrechtlichen Pro - blemen zu schützen. Die geltende Dienstordnung ist Basis für den Umgang im Web 2.0 und in Sozialen Medien. Die geltende Dienstordnung ist Basis für den Umgang im Web 2.0 und in den Sozialen Medien. Im vorliegenden Leitfaden werden drei Nutzungsformen beschrieben: Private Nutzung Dienstlicher Wissenserwerb, Fachdiskussion Öffentlichkeitsarbeit (dienstlich) Art der Nutzung Dienstlicher Private Nutzung Wissenserwerb, Fachdiskussion Öffentlichkeitsarbeit Rolle Privatperson Fachreferentin bzw. Fachreferent Offizielle Auskunftsperson der Stadt Wien in Sozialen Medien Zu beachtende Gesetze Dienstordnung, Amtsverschwiegenheit, Datenschutz, Copyright Zweck/Funktion Private Kommunikation Dienstlicher Wissenserwerb, Dienstlich, Öffentlichkeitsarbeit fachlicher Austausch für die Stadt Wien Beauftragung/Erlaubnis Keine Ob eine Meldung bei der Dienst- Beauftragung durch stellenleitung notwendig ist, die Dienststellenleitung hängt von der Dienststelle ab Nutzungszeit Außerhalb der In der Dienstzeit In der Dienstzeit Dienstzeit (Freizeit) Technische Ausstattung Private Geräte Dienstliche Geräte Dienstliche Geräte Hinweis auf die Kein Hinweis auf Hinweis auf Dienstgeberin Hinweis auf Dienstgeberin Dienstgeberin Dienstgeberin im Profil im Profil im Profil Signatur Keine dienstliche Dienstliche Signatur Dienstliche Signatur Signatur Name Anonym, Nickname, Angabe des eigenen Namens Angabe des eigenen Namens eigener Name oder und/oder der Behörde Mischform aus beiden -Adresse Private -Adresse Dienstliche -Adresse Dienstliche -Adresse Gestaltung des Profils Privat (unter Beachtung Keine privaten Informationen Keine privaten Informationen der Dienstordnung) Umgangston Gepostete Inhalte Netikette beachten, respektvoller, nicht diskriminierender, höflicher Umgangston Private Meinung Persönliche Meinung zurück Persönliche Meinung zurück stellen, fachlicher Austausch stellen, Redaktionsplan steht im Vordergrund steht im Vordergrund Für die kommunizierten Inhalte (Texte, Fotos, Videos, Musik) gilt: Bedienstete haben im Dienst und außer Dienst alles zu vermeiden, was die Achtung und das Vertrauen, die ihrer Stellung entgegengebracht werden, untergraben könnte (Dienstordnung 1994, 18 (2)). Copyright und Urheberrechte gelten selbstverständlich auch für gepostete Inhalte. 4

5 3. Allgemeine Grundregeln Für Bedienstete der Stadt Wien gelten folgende Grundregeln für die verantwortungsvolle Kommunikation in Sozialen Medien: > Das Netz vergisst nie und nichts. Für alle Ihre Social Web-Aktivitäten sind Sie selbst verantwortlich. Alle von Ihnen erstellten Inhalte (Texte, Bilder, Videos, u. a.) sind noch über lange Zeit im Internet sichtbar und mit Suchmaschinen für immer auffindbar. Beachten Sie: Auch vermeintlich gelöschte Inhalte können auf - gefunden und verwendet werden. Veröffentlichen Sie daher nichts, was eventuell in Zukunft negative Auswirkungen für Sie oder die Dienstgeberin haben könnte. Auch gelöschte Inhalte sind im Netz weiter auffindbar. Internetseiten können die IP-Adresse der Nutzerin bzw. des Nutzers speichern und so die Computeradresse einer bestimmten Person zuordnen. Achten Sie daher darauf, auf welche Webseiten Sie zugreifen. Bedenken Sie auch, dass es strafrechtlich verbotene Internetseiten bzw. Seiten mit gesetzeswidrigen (wie rassistischen, diskriminierenden oder pornografischen) Inhalten gibt. > Schützen Sie Ihre Privatsphäre. Alle Inhalte, die Sie fürs Social Web erstellen, weiterleiten oder kommentieren, sind für andere Benutzerinnen und Benutzer sichtbar und über Suchmaschinen dauerhaft auffindbar. Denken Sie daher gut darüber nach, was Sie veröffentlichen und welche Informationen Sie über sich persönlich preisgeben. Informieren Sie sich auch regelmäßig und ausführlich über die Einstellungen zur Privatsphäre bzw. zu Änderungen der einzelnen Plattformen. Überprüfen Sie in kurzen Abständen, ob sich diese Einstellungen oder die Nutzungsbedingungen des Anbieters geändert haben. Nützen Sie die Möglichkeit, die Zugriffe auf Ihr Profil einzuschränken und definieren Sie die Zugriffsmöglichkeiten eher begrenzend. Je mehr Sie den Personenkreis, der Ihre Informationen und Postings sehen kann, einschränken, umso mehr Informationen können Sie im Gegenzug in Ihr Profil aufnehmen. Die Möglichkeiten sind je nach Anbieter unterschiedlich. Zum eigenen Schutz Privatsphäre-Einstellungen laufend kontrollieren, aktualisieren bzw. anpassen. Berücksichtigen Sie aber auch die Privatsphäre anderer. Holen Sie sich unbedingt die Erlaubnis ein, Fotos oder Gespräche von anderen zu veröffentlichen. Veröffentlichen Sie niemals vertrauliche Informationen. > Kommunizieren Sie verantwortungsvoll. Bevor Sie im Social Web aktiv werden, sollten Sie überlegen, was Sie damit bewirken könnten. Vor allem dann, wenn es um Informationen zur Stadt Wien oder Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Stadt geht, sollten Sie äußerst verantwortungsvoll handeln. Sachlich und respektvoll kommunizieren. Behandeln Sie andere Userinnen und User mit Respekt. Achten Sie auf Ihren guten Ruf. 5

6 Auch in Bezug auf Kundinnen und Kunden, Kolleginnen und Kollegen, Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer sollten Sie sehr vorsichtig sein und abwägen, ob und wie Sie sich äußern. Im Zweifelsfall beraten Sie sich mit Ihrer Vorgesetzten bzw. Ihrem Vorgesetzten, und führen Sie Diskussionen in der eigenen Dienststelle und nicht über Web- oder Social Media-Kanäle. Loyalität gegenüber der Stadt Wien steht an 1. Stelle. Jede Web-Plattform und die Social Media-Kanäle haben eigene Benimmregeln, eine so genannte Netikette. Diese betreffen den angemessenen Umgangston bzw. entsprechende Umgangsformen zwischen den Userinnen und Usern. Zum Beispiel: > Beachten Sie das Copyright. Verwenden und verbreiten Sie weder Texte, Fotos noch Videos oder andere Inhalte, über deren Copyright Sie nicht verfügen. Respektieren Sie Urheberrechte von Fotos, Texten, Musikvideos etc. Im Falle einer Referenz, erstellen Sie einen Link zur Originalquelle bzw. verwenden Sie ausschließlich frei verfügbare Inhalte. Urheberrechte gelten selbstverständlich auch im Web 2.0. Vor allem Bilder, aber auch Musik, Videos und ähnliches werden oft sehr leicht - fertig in Community-Profile und Foren eingebunden. Bei einer Klage der Rechte - inhaberin oder des Rechteinhabers kann das teuer werden > Wahren Sie unbedingt das Amtsgeheimnis und den Datenschutz. Geben Sie auf Social Media Webseiten nur jene Informationen preis, zu deren Veröffentlichung Sie berechtigt sind. Es ist generell verboten über dienstliche Daten zu kommunizieren, sie im Web zu veröffentlichen oder auf fremden Servern abzulegen. Beachten Sie Amtsgeheimnis und Datenschutz. Trotz aller gebotenen Transparenz der modernen Verwaltung besteht die Pflicht, über bestimmte Informationen zum Schutz der Betroffenen Stillschweigen zu bewahren. Verschwiegenheits- und Datenschutzverletzungen sind keine Kavaliersdelikte sondern disziplinär und gerichtlich strafbar. > Respektieren Sie die Marke Stadt Wien. Die Nutzung der Marke Stadt Wien und der Logos in Zusammenhang mit Social Media Aktivitäten obliegt der MA 53 Presse- und Informationsdienst der Stadt Wien. (Link: Keine Logos der Stadt Wien verwenden 3.1 Private Nutzung Unter privater Nutzung sind Aktivitäten im Web 2.0 und in Sozialen Medien zu verstehen, die in der Freizeit (außerhalb der Dienstzeit) mit eigenen technischen Geräten (Mobiltelefone, PCs, ipads etc.) und mit privater -Adresse, ohne Hinweis auf die Dienstgeberin Stadt Wien, erfolgen. 6

7 Alle Ihre Social Web-Aktivitäten tätigen Sie als Privatperson und nicht als offizielle Instanz der Stadt Wien. Am besten ist es, wenn Sie gar keinen Hinweis auf Ihre Arbeitgeberin in Ihr Profil aufnehmen. Nicht mit der Dienst-Mail-Adresse registrieren und kommunizieren. Daher ist es auch nicht erlaubt, mit Ihrer Dienst-Mail-Adresse registriert zu sein und zu kommunizieren. Nicht mit der Dienst-Mail- Adresse registrieren und kommunizieren. Sobald das Profil einen Hinweis auf die Dienststelle, auf Ihren Arbeitgeber enthält, sind die Aktivitäten nicht mehr als rein privat zu betrachten. Bedenken Sie auch, dass Beiträge zu dienstlichen Themen der Stadt Wien auch dann zugeordnet werden könnten, wenn Sie unter Ihrem eigenen Namen privat argumentieren. Die private Nutzung von s ist nur im unumgänglichen Ausmaß gestattet, das bedeutet eine geringfügige und gelegentliche Verwendung von s für private Zwecke, keine Verursachung von mehr als bloß geringfügigen Kosten und keine Störung des Dienstbetriebs. Die dienstliche Signatur darf im Rahmen der privaten Nutzung nicht beigefügt werden. Die elektronische Übermittlung von Schriftstücken für private Zwecke (wie Ketten- s, Glückwünsche etc.) an einen großen Empfängerinnen- bzw. Empfängerkreis, insbesondere unter Verwendung von Verteilerlisten (z. B. -Verteilerlisten im Überblick Wien), ist untersagt. Die Verfassung, Versendung und Weiterleitung von s darf nicht dem Ruf oder dem Ansehen des Magistrats schaden oder diesen in Misskredit bringen. 3.2 Dienstlicher Wissenserwerb, Fachdiskussionen Darunter sind Aktivitäten im Web 2.0 und in Sozialen Medien zu verstehen, die dem dienstlichen Wissenserwerb und der beruflichen Vernetzung im Rahmen der Tätigkeit bei der Stadt Wien dienen und in der Dienstzeit mit dienstlichen Ge - räten (Mobiltelefone, PCs, ipads etc.), mit dienstlicher -Adresse und dienstlicher Signatur mit Hinweis auf die Dienstgeberin Stadt Wien erfolgen. Die Stadt Wien ist zur Zeit (4/2011) auf unterschiedliche Weise in Sozialen Medien vertreten bzw. aktiv. So betreiben z. B. verschiedene Dienststellen Facebook-Seiten, mit dem Ziel ihre Kundinnen und Kunden auch auf diesem Weg zu informieren. Die Aktivitäten auf diesen Kommunikationskanälen werden offiziell von Personen getätigt, die dazu explizit von der Dienststelle beauftragt wurden. 7

8 Ob die Aktivitäten auf Social-Media-Plattformen im Sinne des dienstlichen Wissenserwerbs der Dienststellenleitung gemeldet werden müssen, hängt von den internen Regelungen innerhalb der Dienststelle ab. (Hinweis: Der Zugang zu Facebook erfordert eine Begründung, die an die Dienststellenleitung weitergeleitet wird.) Im Rahmen des dienstlichen Wissenserwerbs soll der fachliche Austausch unter Berücksichtigung der offiziellen Positionen der Stadt Wien im Vordergrund stehen und die persönliche, private Meinung zurück gestellt werden. Ihr persönliches Profil ist deshalb so zu gestalten, dass es möglichst keine privaten Informationen enthält. Wenn Sie unsicher sind, welche Informationen Sie aus Ihrer Dienststelle in den Fachdiskussionsforen preisgeben dürfen, wenden Sie sich bitte an Ihre Dienststellenleitung. Keine privaten Informationen im Profil. Wissen zu teilen und mitzuteilen, ist ein Ziel der internen Kommunikationsplattform wien.team. Hier haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter ihrem eigenen Namen die Möglichkeit sich fachlich auszutauschen, aktuelle dienstliche Fragestellungen zu diskutieren und sich zu vernetzen. Beachten Sie, dass auch hier Benimm - regeln ( Netikette ) gelten. Die Nutzung ist ganz einfach: Über den unten stehenden Link steigen Sie mit Ihrem Lan-User ein und drücken auf den Anmelde-Button Öffentlichkeitsarbeit Unter Öffentlichkeitsarbeit ist die Betreuung von Social-Media-Plattformen von Dienststellen zu verstehen, die mit offiziellem Auftrag der Dienststelle in der Dienstzeit mit dienstlichen Ge - räten (Mobiltelefone, PCs, ipads etc.) erfolgt. Die beauftragten Personen vertreten in ihrer Rolle die Dienststelle und verwenden daher ihre dienstlichen - Adressen und dienstliche Signaturen. Beachten Sie: Offizielle Informationen über die Wiener Stadtpolitik und Stadtverwaltung dürfen ausschließlich von Mediensprecherinnen bzw. Mediensprechern und Öffentlichkeitsarbeiterinnen bzw. Öffentlichkeitsarbeitern sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit ausdrücklichem, dienstlichen Auftrag verbreitet werden. Der Teilnahme einer Dienststelle an Aktivitäten in Social Media-Kanälen geht die Abstimmung mit der zuständigen Geschäftsgruppe und mit dem Presse- und Informationsdienst voraus. Der Leitfaden für die Öffentlichkeitsarbeit von Dienststellen im Web 2.0 und in Sozialen Medien unterstützt Sie dabei. Gesonderter Leitfaden für die Öffentlichkeits - arbeit im Web 2.0 und in Sozialen Medien 8

9 4. Weiterführende Links und Informationen Darüber hinaus gelten selbstverständlich nach wie vor folgende Erlässe und Richtlinien: > Erlass Internet und elektronische Kommunikation > Informationen zum Datenschutz: Neben der Wahrung des Amtsgeheimnisses hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten besonderes Augenmerk auf die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu legen. (Datenschutzerlass MDS-K-1465/07) Personenbezogene Daten werden vom Magistrat der Stadt Wien nur soweit verarbeitet, als hierfür eine gesetzliche Zuständigkeit oder die ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen besteht. > Dienstrecht der Stadt Wien: > Dienstliche Verschwiegenheit: 21 Abs. 1 der Dienstordnung 1994 ( 7 Abs. 1 der Vertragsbedienstetenordnung 1995) verpflichtet den/die Beamten/Beamtin (den/die Vertragsbedienstete/n) zur Verschwiegenheit über alle ihm/ihr ausschließlich aus seiner/ihrer amtlichen Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen, deren Geheimhaltung im Interesse der Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe, Ordnung und Sicherheit, der umfassenden Landesverteidigung, der auswärtigen Beziehungen, im wirtschaftlichen Interesse einer Körperschaft des öffentlichen Rechts, zur Vorbereitung einer Entscheidung oder im überwiegenden Interesse der Parteien geboten ist. > Dienstordnung 1994: Allgemeine Dienstpflichten: 18 (2) Der Beamte hat gegenüber den Vorgesetzten, den Mitarbeitern, den Parteien und Kunden ein höfliches und hilfsbereites Verhalten an den Tag zu legen. Er hat im Dienst und außer Dienst alles zu vermeiden, was die Achtung und das Vertrauen, die seiner Stellung entgegengebracht werden, untergraben könnte. > Dienstliche Verschwiegenheit Beamtinnen und Beamte: Link zur Dienstordnung 1994: > Amtsverschwiegenheit Vertragsbedienstete: Link zur Vertragsbedienstetenordnung 1995: > Informationen, Regeln und Erlässe der Magistratsdirektion Organisation und Sicherheit (MD-OS): Speziell für soziale Netzwerke: index/aktuell/soziale-netzwerke.html Weiterführende Informationen > Benimmregeln ( Netikette ): > Umgang mit Web 2.0 für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung: Quelle: e-government Bund-Länder-Gemeinden: Impressum: Medieninhaber und Herausgeber: Stadt Wien Presse und Informationsdienst (MA 53). Rathaus, 1082 Wien. 9

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