Begriffe der Informationsverwaltung

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1 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Staatsarchiv Begriffe der Informationsverwaltung Stand: /br Ablageplan Ablieferung Ablieferungsvereinbarung Aktenplan, Ordnungssystem, Übergabe der als archivwürdig bewerteten Unterlagen ans Staatsarchiv zur dauerhaften Archivierung. Die Ablieferung erfolgt durch die öffentlichen Organe. Die übergebenen Unterlagen werden ebenfalls als Ablieferung bezeichnet und im Staatsarchiv provisorisch mit Laufnummern signiert. Hält die Bewertungsentscheide des Staatsarchivs zum Aktenangebot fest und legitimiert das öffentliche Organ zur Vernichtung der als nicht archivwürdig bewerteten Unterlagen. Akten 1 Unterlagen Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen. Akten entstehen aus einem Verwaltungsakt bzw. Geschäftsvorgang und besitzen Geschäftsrelevanz. Aktenangebot Aktenführung Informationsverwaltung, Records Management, Auflistung aller Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die das öffentliche Organ deshalb vor der Vernichtung dem Staatsarchiv zur Übernahme anbietet. Es enthält als minimale Angaben eine Liste der Aktengruppen/Serien, deren Laufzeit (von-bis) und Umfang. 1 3 Archivgesetz und 2 Archivverordnung

2 Seite 2/5 Aktenplan Altablage Amtsarchiv Anbietepflicht 2 Ablageplan, Ordnungssystem, Ruhende Ablage, Amtsarchiv Ruhende Ablage, Altablage Systematische Einteilung der anfallenden Unterlagen nach Organisation/Aufgaben/Prozessen eines öffentlichen Organs. Der Aktenplan steuert die Ablage der einzelnen Dossiers. Kann verwendet werden für die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen, Standorten etc. siehe Ruhende Ablage siehe Ruhende Ablage Gesetzliche Pflicht der öffentlichen Organe, nicht mehr benötigte Akten vor der Vernichtung dem Staatsarchiv anzubieten. Nicht mehr benötigt bedeutet, dass die amtsinterne oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Archiv 3 Endarchiv Einrichtung zur dauerhaften Bewahrung, Erschliessung und Vermittlung von archivwürdigen Unterlagen. Das Staatsarchiv ist das Endarchiv des Kantons und seiner Rechtsvorgänger. Archivwürdigkeit 4 Kriterium für die Übernahme von Unterlagen ins Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung. Archivwürdige Unterlagen sind für die Dokumentation des staatlichen Handelns besonders aussagekräftig und eignen sich als historische Quellen. Das Staatsarchiv entscheidet gemein Archivverordnung 3 4 und 5 Archivgesetz 4 6 Archivverordnung

3 Seite 3/5 sam mit den öffentlichen Organen über die Archivwürdigkeit von Akten. Aufbewahrungsfrist Bewertung Dossier 5 Einsicht in Archivgut 6 Frist, während der abgeschlossene Geschäfte im öffentlichen Organ aufbewahrt werden müssen, weil sie für die Aufgabenerfüllung noch benötigt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, muss die Aufbewahrungsfrist pro Aktengruppe amtsintern definiert werden. Analyse der Unterlagen bezüglich ihrer Archivwürdigkeit. Führt zur Auswahl der dauernd aufzubewahrenden Teile eines Aktenangebots. Die Bewertung ist Aufgabe des Staatsarchivs. Das Fachwissen der öffentlichen Organe wird dabei mit einbezogen. Als Dossier gilt die Gesamtheit der Akten (Unterlagen) zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier. Einsicht in Archivgut richtet sich nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz und nach dem Archivgesetz. Endarchiv Archiv siehe Archiv Fachanwendung Fachapplikation Software, die im öffentlichen Organ der Verwaltung geschäftsrelevanter Daten dient (z. B. Stammdatenverwaltung) und über fachspezifische Funktionen verfügt. Geschäftskontrolle (GeKo) Software zur kontrollierten Bearbeitung und Verwaltung der Geschäfte 5 Art. 3 Weisung über die Aktenführung in der Bundesverwaltung 6 10 Archivgesetz

4 Seite 4/5 und/oder Fälle eines öffentlichen Organs. Die Funktionalitäten umfassen normalerweise Fristenkontrolle, Workflow-Überwachung sowie statistische Auswertungen. Früher übernahmen Register oder Karteien diese Funktionen. Geschäftsrelevanz Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) Informationsverwaltung 7 Laufende Ablage Ordnungssystem Records Management Records Management System RMS Records Management System RMS Aktenführung, Records Management, Ablageplan, Aktenplan, Aktenführung, Informationsverwaltung, GEVER Geschäftsrelevant sind jene Dokumente und Informationen aus einem Geschäftsvorgang/Verwaltungsakt, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind. siehe RMS Gesteuertes und geordnetes Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Archivieren, Vernichten, Suchen und Finden von Informationen, die im Laufe einer Amtsoder Geschäftstätigkeit entstehen. Das öffentliche Organ verwaltet seine Information so, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. Ablage (physisch oder digital), in der die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Geschäfte aufbewahrt werden. Software, die neben den Funktionalitäten einer Geschäftskontrolle auch die digitale Dokumenten- bzw. Dossierver- 7 5 Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG)

5 Seite 5/5 waltung ermöglicht. Die elektronische Geschäftsverwaltung umfasst somit drei Elemente: Dokumenten- bzw. dossierbezogene Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Ein RMS ist Voraussetzung für die rechtskonforme digitale Aktenführung. Ruhende Ablage Aktenplan, Ablageplan, Ordnungssystem Altablage, Amtsarchiv Aktenführung, Informationsverwaltung, Records Management Ablage (physisch oder digital), in der die abgeschlossenen Geschäfte während einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Unterlagen Akten siehe Akten