Prozessmanagement bei der HPA Instrument für die nachhaltige Prozesse

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1 Prozessmanagement bei der HPA Instrument für die nachhaltige Prozesse

2 Warum Prozessmanagement bei der HPA? Prozessmanagement wird als ganzheitliches und nachhaltiges Managementsystem angesehen. Kontinuierliche Verbesserung für alle Prozesse gewährleisten Die Komplexität (Prozesse und Schnittstellen) des Hafens benötigt ein Systematik, um Steuerungsfähigkeit sicherzustellen Den erhöhten Anforderungen an Integration und Harmonisierung von Prozessen und Systemen gerecht werden Prozessmanagement dient als Mittel zum einheitlichen Verständnis über die Prozesse und als Kommunikationsbasis für die kontinuierliche Prozessoptimierung sowie als eine Maßnahme zum Wissensmanagement Prozessmanagement steigert unsere Effizienz und Steuerungsfähigkeit. 2

3 Prozessmanagement ist ein zentrales Thema für die HPA Stabstelle Prozesssteuerung ist für Gesamt-HPA in Bezug auf Prozessmanagement zuständig. 3

4 CP bietet neben der Prozessberatung weitere Dienstleistungen an Umsetzung Prozess- management- Strategie Prozessberatung/ Coaching Mitarbeit in Projekten Beantwortung von Ad hoc- Anfragen Etablierung Prozessmanagement-System Sicherstellung einheitliches Verständnis Sicherstellung von Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT Ermittlung und Entwicklung Reifegrad für Prozessmodell und -landkarte Priorisierung der prozessrelevanten Themen und zu bildenden Prozessteams Sicherstellung des strategischen Informationsflusses Prozessdefinition Ist-Analyse Soll-Definition/-implementierung Durchführung kontinuierlicher Verbesserungsprozess Angebot von Schulungen (Plattform, Persönlich) Erfahrungsaustausch (Plattform, Persönlich) Moderation von Prozessworkshops Prozessbezogene Unterstützung, Prozessbegleitung Qualitätssicherung Unterstützung bei Prozessoptimierung Kurzfristige Unterstützung bei prozessrelevanten Themen Abgleich mit Prozessmanagement-Methodik und Modellierung 4

5 Wir fokussieren 4 Hauptaspekte im HPA-Prozessmanagementsystem Berücksichtigung verschiedener Komponenten im Prozessmanagementsystem Bei der HPA werden für die Einführung und Umsetzung des Prozessmanagement vier Hauptaspekte definiert 1. Ziele und Ergebnisse für die verschiedenen Ebenen der Umsetzung (von strategisch bis operativ) 2. Projektorganisation mit klarer Rollenverteilung im Prozessmanagement 3. Standards inkl. Framework, Regelwerk, Methode, Vorgehensweise, Werkzeuge, etc. 4. Kommunikation und Kundenspezifische Anpassung (Berücksichtigung der Besonderheiten oder Anforderungen von Prozessen in bestimmten UB) Prozessmanagement ist in dem Unternehmen für alle MA- Hierarchien akzeptiert Prozessmanagement ist Unternehmenswerkzeug für die Erzeugung und Kontrolle der HPA-Performance Prozessmanagement und IT-Strategie/Entwicklung sind begleitende Ansätze für die Prozessoptimierung bei der HPA 5

6 Rollen des Prozessmanagementsystems bei der HPA sind definiert Dient dem Zweck der Einführung und der Implementierung des Prozessmanagements Stellt klare Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen aller Beteiligten sicher Ist nur im Kontext des Prozessmanagements zu berücksichtigen und hat keine Auswirkung auf bestehende Organisationstruktur. Prozessberater Prozessverantwortlicher Prozessbereichverantwortlicher Prozessgestalter Rolle in der Einführung Prozessmanagement Prozess- Lenkungsausschuss 6

7 Für einheitliches Verständnis werden Standard-Komponenten festgelegt Standards Dienen der einheitlichen Durchführung bei jeder Prozessmanagementsystem-Komponente der HPA Wurden für folgende Arten definiert: 1. Unternehmensarchitektur (Business und IT) 2. Modellierungsnotationen BPMN 2.0 (HPA-Version) 3. Prozessmanagement-Software SemTalk 4. Reifegradmodell EDEN Unternehmensziele Unternehmensarchitektur (Business) Einheitliche Sprache (Modellierungsnotation) Standards-Werkzeug (Software und Dokumentation) Prozesse Einheitlicher Maßstab (Reifegradmodell) Unternehmensarchitektur (IT) 7

8 Regelkreislauf ist zur nachhaltigen Prozessoptimierung notwendig Einheitliches Vorgehen zur Prozessoptimierung 8

9 Wissensbausteine zum Thema Prozessmanagement Soll-Prozess implementieren (inkl. Kommunikationskonzept) Prozessmonitoring durchführen und Kennzahlen Prozess dokumentieren (nach HPA- Standards) Grundlage Prozessmanagement In Prozess denken aber wie? Prozess (neu) gestalten Prozess professionell erfassen Prozess analysieren 9

10 Beispiel Prozesse in der Einführung Prozessmanagement Mit Kompletten Bausteinen In Begleitung in HPA-Projekten Prozessdokumentation und Transparenz Personal: (Im Rahmen von Projekt SAP-HCM) Organisation Management Reisemanagement Genehmigungsprozess für Aus- und Fortbildung Personalservices Zentraler Einkauf: IT : Vergabeprozess Einführung ITIL-Prozesse Hafenbahn: Modernisierung Hafenbahn- Prozesse (Im Rahmen von Projekt EVITA) Hafeninfrastruktur Wasser: Baggereibetrieb (Im Rahmen von Projekt BaSSIn) Hochwasserschutz (HWS): Budgetplanung und steuerung für HWS-Anlagen Bewegliche Infrastruktur: Kommunikationsprozess Anlagemanager und Betrieb Hafentechnik: Einführung E-PLAN für Zeichnung im Bereich Hydraulik, e-technik, Hafentechnik: Neue Umstrukturierung für den Betrieb Hafeninstandhaltung Zentraler Einkauf: Vertragsarchivierung Gesamt HPA: Implementierung und Betrieb von SharePoint Marketing und Kommunikation: Messemanagement Externe Kommunikation Pressemittelung Prozesssteuerung: Anforderung und Priorisierung der Einführung Prozessmanagement Prozessteam betreuen, etc. 11

11 Blick nach vorne Die Zusammenfassung Prozessmanagementsystem sukzessiv aufbauen und Akzeptanz schaffen Die Leistung von Prozessmanagement durch Reifegradmodell ermitteln Die ersten Schritte sind bereits getan und die ersten positive Resonanzen sind aufgenommen Prozesse ändern, Organisationen wandeln damit leben wir und das tun wir bewusst. Prozessmanagement ein ganzheitliches Steuerungsinstrument für das komplexe Hafenmanagement 14

12 Kontaktdaten HPA Hamburg Port Authority AöR Neuer Wandrahm Hamburg Tel.: Fax: Phanthian.Zuesongdham@hpa.hamburg.de 15