smartdox connect for ax Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics AX und d.3ecm

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1 smartdox connect for ax Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics AX und d.3ecm

2 smartdox connect for ax besteht aus den von edoc entwickelten Komponenten ax archivelink basis, ax archivelink index und ax content server d.3ecm. Das Lösungspaket wurde für alle Anwender von Microsoft Dynamics AX und d.velop/d.3ecm geschnürt, um die Vorteile eines der führenden ERP Systeme mit einem der führenden ECM Systeme zu vereinen. Revisionssichere Archivierung und Dropzone Mit smartdox connect for ax können alle Dokumente, welche der Anwender in Microsoft Dynamics AX erstellt, automatisch oder auch manuell revisionssicher im d.3ecm System archiviert werden. Der Anwender arbeitet dabei wie gewohnt in seiner ERP Umgebung während im Hintergrund auf dem Server die Archivierung der Dokumente im d.3ecm System durchgeführt wird. Dadurch wird der Arbeitsplatz des Anwenders nicht belastet, was verdeutlicht, dass für smartdox connect for ax nicht nur die Funktionalität sondern auch die Performance Optimierung im Vordergrund steht. Die automatische Erfassung von Papierdokumenten und externen Belegen mit Hilfe von Scannern, Barcode Verknüpfungen, automatischer Belegerkennung und Beleglesung sowie die Meldung von Dokumenten aus d.3ecm an Microsoft Dynamics AX komplettiert den Archivierungsvorgang in d.3ecm und ermöglicht dem Anwender so den direkten Zugriff aus dem Microsoft Dynamics AX Auftrag auf sämtliche zum Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente. Selbstverständlich können nicht nur Ausgangsbelege (z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Journale, OP-Listen, Word-Briefe, Gehaltsabrechnungen, etc.) im d.3ecm System abgelegt werden. Auch sämtliche Eingangsdokumente bzw. externe Dokumente (z. B. Angebote, Kalkulationen, s, Zertifikate, etc.) können gleichlautend über Microsoft Dynamics AX in d.3ecm archiviert werden. Komfortable Ablageflächen, sogenannte Dropzones ermöglichen dem Anwender dabei eine äußerst einfache Möglichkeit via Drag & Drop diese Dokumente über die gewohnte Oberfläche im ERP System abzulegen. Die Ablage im d.3ecm System erfolgt anschließend wie gewohnt auf dem Server, so dass kein d.3ecm bzw. ECM-Client für die Ablage von Dokumenten erforderlich ist. Archivierte Dokumente zu einem Auftrag inkl. Dropzone smartdox connect for ax Stand: November 2015 Seite 2 von 6

3 Suche und Anzeige Der Aufruf von Dokumenten kann einfach und direkt aus der Oberfläche von Microsoft Dynamics AX erfolgen. Der Einsatz eines d.3ecm Systems bzw. ECM- Clients ist hierfür nicht erforderlich. Der Zugriff auf alle dem Geschäftsvorfall zugeordneten Dokumente, auch wenn diese nicht über Microsoft Dynamics AX archiviert wurden, kann direkt aus dem ERP System erfolgen, ohne die Aktenstruktur des d.3ecm Systems zu kennen oder einen d.3ecm bzw. ECM-Client zu benötigen. Darüber hinaus bietet smartdox connect for ax innerhalb der Benutzeroberfläche des ERP Systems eine systemübergreifende Dokumentensuche. Sämtliche Dokumente, welche im ERP System bekannt sind oder sich ausschließlich im d.3ecm System befinden, können aus der gewohnten Benutzeroberfläche heraus gesucht und angezeigt werden. Die Unterstützung des flexiblen und kundenspezifischen Aktenplans des d.3ecm Systems steht bei der systemübergreifenden Dokumentensuche mit Hilfe eines d.3 smart clients zur Verfügung. Dokumentenanzeige aus Microsoft Dynamics AX Eine Suche direkt im d.3ecm System, auch ohne Microsoft Dynamics AX (NON AX-Zugriff), ist wie gewohnt über die bekannten d.3ecm Integrationen (Outlook, Mobile, Office, etc.) bzw. einen d.3 smart client jederzeit möglich. Auch der flexible und kundenspezifische d.3ecm Aktenplan wird dabei integriert. Workflow und Dokumenten Management Einfache Workflow Prozesse können direkt in Microsoft Dynamics AX durchgeführt werden. Dabei werden vorgefertigte und/oder kundenspezifische Datenschablonen (Templates) erstellt, welche nacheinander und in Abhängigkeit der Dateninhalte abgearbeitet werden (z. B. Verarbeitungsprozesse von Eingangsdokumenten, welche nicht automatisch oder fehlerhaft zugeordnet wurden). Die Versionierung von Dokumenten in Microsoft Dynamics AX und das Versionsmanagement von d.3ecm wurden in Einklang gebracht. Der Anwender erstellt innerhalb des ERP Systems Dokumente, welche einer mehrfachen Überarbeitung oder Freigabe bedürfen (z. B. Verträge, QM-Dokumente, etc.). Durch check-in und check-out Funktionen in Microsoft Dynamics AX erfolgt gleichzeitig die Sperrung und Versionierung von Dokumenten im d.3ecm System. Standardprozesse, wie die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung von Waren- und Kostenrechnungen inkl. zentralem Rechnungseingangsbuch und Rechnungscockpit sowie direkten Buchungen im ERP System, können optimal mit der Produktreihe smartdox kombiniert werden. Beispielsweise mit der Komponente smartdox invoice app, der Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen. smartdox connect for ax Stand: November 2015 Seite 3 von 6

4 Komfortable Administration und performanter Datentransfer Die Einstellung zur Archivierung und zur Verschlagwortung bzw. Indizierung von Dokumenten im d.3ecm System findet innerhalb einer zentralen und sehr einfach strukturierten Oberfläche in Microsoft Dynamics AX statt. Weiterführende d.3ecm Kenntnisse sind hierfür nicht erforderlich, so dass die Archivierung weiterer Dokumentarten inkl. Verschlagwortung jederzeit eigenständig durch den Kunden eingerichtet werden kann. Das zentrale in Microsoft Dynamics AX befindliche ECM Cockpit zur Anzeige und Überwachung sämtlicher ECM Vorgänge rundet das Produkt smartdox connect for ax ab. Periodische oder einmalige Reindizierungsprozesse (z. B. es wurden Felder bei der ersten Archivierung vergessen) oder Nachindizierungs- und Nacharchivierungsläufe (z. B. alle Ausgangsrechnungen bis zur letzten Betriebsprüfung sollen archiviert und indiziert werden) können direkt durch den Kunden im Microsoft Dynamics AX System eigenständig verwaltet und eingestellt werden. Dadurch entfällt die Beauftragung von externen Dienstleistungen. Dateioperationen (z. B. mit.jpl oder.upd Dateien und hostimport Verfahren) gehören der Vergangenheit an. Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics AX und dem d.3ecm System erfolgt über den ax content server d.3ecm, welcher keine eigene Verwaltung benötigt und lediglich im Arbeitsspeicher eines d.3 service servers läuft. Zentrales ECM Cockpit Die technische Kommunikation erfolgt über SOAP und entsprechende Webservices, so dass ein transparenter und synchroner Ablauf gewährleistet ist. Hierdurch ist sowohl eine erhöhte Betriebssicherheit und Betriebsstabilität als auch die Minimierung möglicher Fehlerquellen gewährleistet. smartdox connect for ax Stand: November 2015 Seite 4 von 6

5 Vorteile auf einen Blick Revisionssichere Archivierung aller AX Ausgangsbelege Verwaltung und Verknüpfung von Eingangsbelegen Zugriff von NON-AX Arbeitsplätzen auf ERP Belege durch (Nach)Indizierung im ECM System direkt aus AX Zugriff aus der ERP Oberfläche auf NON-AX Belege durch Rückverknüpfung aus dem ECM System Suche von Dokumenten sowohl im AX System als auch aus der AX- Oberfläche im ECM System ohne ECM-Client Workflowfunktionen zum Dokumenten- und Prozessumgang in AX Einbindung fertiger Prozesslösungen in AX Schnelle und einfache Implementierung Eigenständige Konfiguration durch den Kunden Erhöhte Betriebssicherheit und stabilität durch synchrone Datenkommunikation Die Lizenzierung erfolgt unabhängig von der Anzahl AX User Zentrales ECM Cockpit Technische Voraussetzungen ax archivelink basis Microsoft Dynamics AX 4.0, 2009 oder 2012 ax content server d.3ecm.net Framework 4 MS SQL Server 2008 bis 2014 Windows Server 2008 bis 2012 R2 d.3ecm d.3ecm Version 7.x d.3 webservices smartdox connect for ax Stand: November 2015 Seite 5 von 6

6 Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. edoc solutions ag Metternicher Str Weilerswist T F info@edoc.de