Schritt für Schritt zum Shop

Transkript

1 Schritt für Schritt zum Shp Die Knfiguratin der Schnittstelle Webshp Vraussetzungen Die Schnittstelle Webshp vn Sage stellt eine Verbindung zwischen der Fakturierung / Auftragsbearbeitung und dem PhPepperShp vn Glartech dar. Sie ergänzt die Sage Sftware und ermöglicht die Knfiguratin der Artikel swie das Herunterladen vrhandenener Bestellungen. Eine detaillierte Knfiguratin des Webshp lesen Sie bitte in der Beschreibung des PhPepperShp nach. Swhl der Webshp als auch die Schnittstelle müssen entsprechend lizenziert sein, um die Funktinalität nutzen zu können. Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

2 Hinweise Preise Aktuell wird nur der Artikelpreis VP1 als inkl. MwSt verwendet. Rabatte Es wird kein Rabattsystem unterstützt. Sprache Aktuell wird der Webshp nur einsprachig (Deutsch der Französisch der Italienisch) unterstützt. Beachten Sie dabei die Freigabe der Schnittstelle in der jeweiligen Sprache. Lieferadressen Aktuell wird nur eine Lieferadresse unterstützt. Die aktuellste Lieferadresse wird jedch immer in den Dkumentenkpf übergeben. Adressen / Kunden allgemein Aktuell wird nur der Dwnlad unterstützt, das heisst die Adressen werden nicht autmatisch aktualisiert. Sie müssen manuell nachgepflegt werden. Przessablauf Autmatisch wird die Zahlungsart Rechnung unterstützt. Weitere Zahlungsarten müssen über einen manuellen Przess abgehandelt werden. Prmtin / Aktinen Zur Zeit können aus der Schnittstelle heraus nch keine Prmtinen der Aktinen definiert werden. Bilder Aktuell werden 2 Bilder (klein und grss) unterstützt. Währungen Der Kurs auf dem Shp ist führend, da der Beleg in Leitwährung in den Auftrag übergeben wird. Das heisst, der Kunde wird die Rechnung in CHF erhalten. MwSt Bestehende Kunden müssen die gleiche MWSt-Einstellung aufweisen wie die Vrgabe im Webshp. Bei Neukunden werden die Vrgaben aus der Webshp Schnittstelle übernmmen. Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

3 Die Knfiguratin der Schnittstelle Webshp 1. Schritt: Einrichten des Webshps In einem ersten Schritt muss der Shp nline knfiguriert werden. Nutzen Sie dazu den Zugang des Peppershps, welchen Sie erhalten haben. Beachten Sie bitte, dass gerade im Bereich Zahlungsarten und Versandarten ein ganzheitliches Knzept verflgt werden muss, s innerhalb der Auftragsbearbeitung der Przess abgebildet werden kann. Wichtige Schritte der Knfiguratin: - MwSt. Einstellungen - Kundeneinstellungen - Lagereinstellungen - Spracheinstellungen - Währungseinstellungen - Versandarteneinstellungen - Zuschlagsarteneinstellungen - Zahlungsarteneinstellungen Die Bestellungen werden immer in CHF in den Auftrag übergeben. Smit richtet sich die Anzeige des Preises nach dem Kurs, welcher im Shp hinterlegt wurden. In den Auftrag werden dann die absluten CHF Werte geschrieben und der Kunde erhält die Rechnung in CHF. Wichtige Przesse: Przess Zahlungsarten Es ist wichtig, dass die Zahlungsarten richtig verbunden werden. Unbekannte Zahlungsarten werden im Auftrag immer als Manuell erfasst. Sie können jedch jederzeit mutiert werden. Przess Versandarten Hier ist wichtig, dass die Versandarten richtig verbunden werden. Denn nur s kann innerhalb des Auftrages sicher gestellt werden, dass die Ware auf die richtige Weise versandt wird. Przess Bezahlte Bestellungen Die Auftragsbearbeitung kann bereits bezahlte Belege (Kreditkarten etc.) nicht vllautmatisch verarbeiten. Die Auftragsbearbeitung bzw. Fakturierung geht immer vn einer Rechnung aus, welche einen ffenen Psten im Rechnungswesen generiert. Der Przess Bezahlte Belege kann wie flgt abgehandelt werden (s. Beispiel auf der nächsten Seite): Erstellt am: Letzte Änderung: Erstellen Sie ein Auftragsfrmular und Rechnungsfrmular mit einem Präfix zum Beispiel VisaAuftrag. AmexcRechnung etc. ). Markieren Sie die Bestellung, welche mit Visa gezahlt wurden im Shp und übergeben diese mit dem Frmular VisaAuftrag in den Auftrag der in die Fakturierung. Wandeln Sie diese Dkument in VisaRechnung um, damit die Lagerbuchungen vllzgen werden und die Rechnung in das Rechnungswesen übergeben werden kann. Auf diese Weise werden dann die Rechnungen auch mit dem Präfix VISA in die Buchhaltung übergeben und der Buchhalter kann bequem diese Offenen Psten ausbuchen. Dieser Przess kann dann auch vllständig über abgehandelt werden. Seite 3 vn 9

4 Beispiel: Wir empfehlen, dass für die wichtigsten Zahlungsarten bzw. die freigeschalteten Zahlungsarten spezifische Dkumentenbenennungen (Rechnung Visa etc.) verwendet werden. Auf diese Weise kann bei der eigentlichen Verarbeitung des OP s innerhalb der Finanzbuchhaltung einfacher erkannt werden, welche Belege als tatsächliche OP s anzusehen sind. Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

5 2. Schritt: Die Kmmunikatin Starten Sie die Schnittstelle Webshp innerhalb des Mduls Auftrag über das Menü Tls. Die Schnittstelle Webshp öffnet sich und bietet die Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Extra, Fenster und Hilfe. Die Einstellungen zur Kmmunikatin werden im Menu Extra/Einstellungen vrgenmmen. Im Register Shp Einstellungen wird eingetragen, um welchen Shp es sich handelt. Wichtige Elemente sind hier: Benutzername Kennwrt http Pfad für den Up- bzw. Dwnlad ftp Pfad für den Up- bzw. Dwnlad Pfad für die Bilder Ein Beispiel: Benutzer: xyz Passwrt: blabla FTP-Verzeichnis: /public_html/ys/ Bilder: /public_html/ys/shp/prduktebilder (ys = symblisiert den eigentlichen Shpnamen / xyz = symblisiert den variablen Teil der Webadresse) Sind diese Einstellungen gespeichert, kann über die Schaltfläche <Test> die Kmmunikatin getestet werden. Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

6 3. Schritt: Die Vrgabewerte Einzelne Werte werden vm Shp nicht in die Auftragsbearbeitung übergeben. Für diesen Umstand sind die sgenannten Vrgabewerte gedacht. Im Menu Extra/Einstellungen können Vrgabewerte für flgende Bereiche erfasst werden: Ertrags- und Aufwandsknten Steuerschlüssel Kunden Debitrenknten, Sprache, Interne Bank, Knditinen (Zahlung) MwSt. Art (inkl. Exkl.) Adresse/Kntakt Sprache Zahlungsarten Verbindung Shp zu Auftrag Versandarten Verbindung Shp zu Auftrag 4. Schritt: Vrbereitung der Artikel a. Kategrienmanagement Unter dem Menupunkt Bearbeiten/Artikelknfiguratin können Einstellungen zu Artikeln, Kategrien und Bildern vrgenmmen werden. Ebenfalls wird über diesen Menupunkt auch das Hchladen und die Aktualisierung des Shps mit neue Artikeln ermöglicht. Artikelwarengruppe: diese Warengruppe wird im Auftrag verwendet, sie gruppiert bestimmte Artikel Kategrie: Artikel: die Kategrie ist eine Gruppierung, die der Shp verwendet. Diese Gruppierung wird als sgenannter Baum auf dem Shp angezeigt. einzelne Artikel, welcher in einer der mehreren Kategrien sein kann. Tabulatr Kategrie: In diesem Bereich können die Artikel angewählt werden, welche für den Shp relevant sind. Vrgehensweise1: Artikelwarengruppen und Shpkategrien sind gleich Wählen Sie im Bereich Artikel die Artikelwarengruppe aus und klicken auf die Schaltfläche Kat.Erstellen. Nun wird die Kategrie autmatisch für den Shp erstellt und alle darin enthaltenen Artikel werden für den Shp bereitgestellt. Es können weitere einzelne Artikel über die Schaltfläche mit dem Pfeil hinzugefügt werden. Vrgehensweise 2: Eigene Kategrien erstellen Es können eigene Katgrien erstellt werden. Sbald die Kategrien nach Wunsch erstellt wurden, können einzelnen Artikel diesen Kategrien zugewiesen werden. Vrgehensweise 3: Kmbinieren eigener Kategrien und Warengruppen. Es kann wünschenswert sein, dass ein Artikel in einer autmatisch erstellten Kategrie (Warengruppe) und in einer eigens erstellten Kategrie sein kann. S können Shp Kunden über mehrere Gruppierungen zu einem Artikel finden. Beispiel: DVD Recrder Phillips WED789 Dieser Recrder ist in flgenden Kategrien 1. DVD Recrder 2. Phillips 3. Hme Entertainment Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

7 b. Artikelbilder Pr Artikel können zudem Bilder hinzugefügt werden. Beachten Sie bitte, dass wenn Bilder verwendet werden mindestens das Bild klein vrhanden sein muss! Flgende Frmate werden unterstützt: jpg, gif und png c. Aktualisierung des Shps Anschliessend kann im Bereich Shp Aktualisieren der Shp mit den Artikeldaten versrgt werden. Nach erflgtem Uplad kann das Prtkll ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie flgendes: Artikel, die nicht mehr vrhanden sind, werden auf dem Shp gelöscht. Kategrien, die nicht mehr vrhanden sind, werden gelöscht. Bilder werden nur dann wieder hchgeladen, wenn eine Veränderung stattgefunden hat. 5. Schritt: Überprüfung des Online-Auftritts Damit Sie das Resultat der Einrichtung und smit den Webshp-Auftritt überprüfen können, verfügt die Schnittstelle über einen integrierten Brwser. Rufen Sie den Shp im Brwser über das Menu Ansicht/Online Shp auf. 6. Schritt: Testbestellung a. Funktinsweise des Shps Der Shp kann auf 3 Arten betrieben werden: Kunden können hne Lgin bestellen. Kunden müssen sich bei einer Bestellung einlggen. Kunden können mit der hne Lgin bestellen. Die Schnittstelle bietet eine Verknüpfung zwischen der Kundennummer wie sie in der Fakturierung / Auftragsbearbeitung der Sage Sftware geführt wird und einer Kundennummer, die nur im Webshp gültig ist. Bei einer Bestellmöglichkeit hne Lgin wird einem Webshp-Kunden keine Webshp-Kundennummer zugewiesen. In der Fakturierung / Auftragsbearbeitung wird jedch autmatisch ein neuer Kunde angelegt, der eine neue Kundennummer erhält. Bei einem zweiten und jedem weiteren Kauf wird s immer auch ein weiterer Kunde angelegt. Wenn Sie Kunden bei wiederhlten Käufen wiedererkennen möchten und ein erneutes Anlegen verhindern möchten, sllten Sie mit Webshp-Kundennummern arbeiten. Wenn Sie mit einem Lgin arbeiten, ist es zwingend, dass Sie den Kunden im Shp vr dem Dwnlad der Bestellung aktivieren! (Das machen Sie in der Administratin der Webshps.) Dadurch wird eine Webshp-Kundennummer vergeben und die Fakturierung / Auftragsbearbeitung erkennt diesen Kunden als bereits bestehenden Kunden. S wird verhindert, dass der Kunde mehrmals im Auftrag angelegt wird. Ist der Shp s eingestellt, dass er primär Einmalkunden zulässt, werden die Kunden im Auftrag immer neu erfasst. Dies geschieht, weil vm Shp keine Kundennummer geliefert wird und der Auftrag deshalb keine Referenz für die Verknüpfung hat. Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

8 b. Bestellungen Bestellung generieren 1. Erfassen Sie einen Kunden im Shp und vergeben Sie ein Lgin. 2. Erfassen Sie eine Kundennummer. 3. Generieren Sie eine Testbestellung. Bestellung herunterladen Rufen Sie die ffene Bestellung im Menu Bearbeiten/Beleg via Bestellungen abhlen auf. Die Bestellung wird mit den wichtigsten Infrmatinen angezeigt: Kunde, Artikel, Zahlungsart, Versandksten, etc. Bestellungen können einzeln übergeben werden der gesamthaft. Vr der Übergabe kann der Belegtyp definiert werden. Es können nur Belege angewählt werden, welche keine Lagerbuchungen verursachen Die Belege werden nachflgend im Auftrag über den geregelten Belegfluss abgehandelt. Ist eine Bestellung markiert, kann ein bestehender Kunde aus dem Auftrag verknüpft werden der aber die Nummer 0 bleibt bestehen, was bedeutet, dass der Kunde neu angelegt wird. Bereits angelegte Kunden der bereits verknüpfte Kunden werden grün angezeigt, s dass kein Eingriff mehr gemacht werden muss. c. Zusatzfunktinen Es gibt flgende ergänzende Funktinen: Verknüpfung mit Kunden Backups wieder einlesen: diese Funktin ermöglicht, eine Bestellung mehrmals einzulesen. Dies kann nützlich sein, wenn ein Fehler krrigiert werden musste und der generierte Beleg im Auftrag gelöscht wurde. Ansicht XML : Hier wird die XML Struktur der Bestellung dargestellt. Diese Ansicht ist vr allem für Supprtzwecke nützlich Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.

9 7. Schritt: Prduktiver Betrieb Wenn Sie nach dieser Anleitung und der Beschreibung des PhPepperShp vrgegangen sind, ist Ihr Online- Shp nun aufgesetzt, die Verbindung zur Fakturierung / Auftragsbearbeitung knfiguriert, die Artikel eingerichtet und in den passenden Kategrien veröffentlicht. Sie haben den Online-Auftritt und die Funktinsweise anhand einer Testbestellung überprüft und den Belegfluss sichergestellt. Nun zeigt Ihr Webshp den Internetnutzern 24 Stunden am Tag Ihr Angebt und Sie können Ihre Kunden und Interessenten auf diese neue Möglichkeit, Bestellungen und Käufe zu tätigen hinweisen! Lassen Sie uns wissen, welche Erfahrungen Sie mit Ihrem neuen Internetauftritt gemacht haben und schreiben Sie uns an feedback@sageschweiz.ch Technische Anfragen zur Webshp-Schnittstelle richten Sie bitte an supprt@sageschweiz.ch Viel Erflg bei Ihren Online-Geschäften! Inf-Line: inf@sageschweiz.ch Änderungen und Irrtum vrbehalten. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen vn Sage Schweiz AG.