de (pf.ch/dok.pf) PF. Handbuch ES-Vollerfassung Vollerfassung des roten Einzahlungsscheins

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1 de (pf.ch/dok.pf) PF Handbuch ES-Vollerfassung Vollerfassung des roten Einzahlungsscheins

2 Kundenbetreuung ES-Vollerfassung Anfragen zur Dienstleistung ES-Vollerfassung sowie Anmeldungen, Mutationen, Kündigungen PostFinance AG Kundendienst ES-Vollerfassung 3002 Bern Telefon Telefax postfinance.ch Nachfragen, Nachforschungsbegehren PostFinance AG Abklärungen National 3002 Bern Telefon Telefax Öffnungszeiten Montag Freitag 8 12 Uhr / Uhr Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

3 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen Anwendbare Bestimmungen Anmeldung Mutationen Kundendaten Kündigung der Dienstleistung Handbuch 4 2. Dienstleistungsbeschreibung 5 3. Avisierung der voll erfassten Transaktionen mit EGA-V Preis für die Vollerfassung Unvollständige Erfassung mit der EGA-V-Avisierung EGA-V mit Bild EGA-V ohne Bild Roter Einzahlungsschein durch PostFinance AG voll erfasst 7 4. Avisierung der voll erfassten Transaktionen auf dem Kontoauszug Unvollständige Erfassung und ES-Avisierung auf dem Kontoauszug Kontoauszug mit Bild Kontoauszug ohne Bild Preis für die Vollerfassung 9 5. Häufig gestellte Fragen (FAQ) 10 Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

4 1. Allgemeine Informationen 1.1 Anwendbare Bestimmungen Soweit das Handbuch und seine Anhänge keine besonderen Bestimmungen enthalten, gelten die Teilnahmebedingungen Geschäftskonto und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen PostFinance. 1.2 Anmeldung Anmeldungen für die Dienstleistung ES-Vollerfassung sind mit dem entsprechenden Anmeldeformular schriftlich und mit rechtsgültiger Unterschrift einzureichen. Das Anmeldeformular muss mindestens fünf Postwerktage vor dem gewünschten Teilnahmebeginn dem Kundendienst ES-Vollerfassung zugestellt werden. 1.3 Mutationen Kundendaten Mutationen sind dem Kundendienst ES-Vollerfassung mindestens fünf Postwerktage vor dem gewünschten Änderungsdatum schriftlich bekannt zu geben. 1.4 Kündigung der Dienstleistung Kündigungen müssen schriftlich und mit rechtsgültiger Unterschrift mindestens fünf Postwerktage vor dem gewünschten Kündigungsdatum erfolgen. Im Kündigungsschreiben muss das gewünschte Aufhebungsdatum aufgeführt sein. Kündigungen der Dienstleistung sind dem Kundendienst ES-Vollerfassung zu schicken. 1.5 Handbuch Das Handbuch ist elektronisch im PDF-Format verfügbar. Die aktuelle Version kann unter ww w.postfinance.ch/handbuecher heruntergeladen werden. Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

5 2. Dienstleistungsbeschreibung Mit der Dienstleistung übernimmt PostFinance die Vollerfassung der roten Einzahlungsscheine aus Poststellen und Zahlungsaufträgen (ZAG) und ermöglicht somit eine Gutschriftsavisierung aller Einzahlungsscheine ohne Bild. Voll erfasst werden die Endbegünstigtenangaben (nur für Banken), die Absender angaben sowie die Mitteilung. Diese Dienstleistung kann pro Postkonto aktiviert werden. Die Voll erfassung verursacht keine Zeitverzögerung gegenüber der Bildavisierung (nicht voll erfasst). Zusätzlich zu den voll erfassten Informationen hat der Kunde die Möglichkeit, die Originalbilder 1 zu erhalten. Die voll erfassten Transaktionen werden entweder als EGA-V oder auf dem Kontoauszug (in allen PF-Formaten wie XML, SWIFT, PDF usw.) ausgeliefert. 1 Gescannte ES-Bilder durch PostFinance AG voll erfasst Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

6 3. Avisierung der voll erfassten Transaktionen mit EGA-V 2 Die voll erfassten Transaktionen 3 werden mit den elektronischen Transaktionen 4 zusammen in einem EGA-V-File avisiert. Folgende Ausprägungen sind möglich: Inhalt Ausprägung Immer mit Bild Nur Originalbilder Ohne Bild Voll erfasste Transaktionen Mit Bild Mit Bild Ohne Bild Ursprüngliche elektronische Transaktionen Mit (Pseudo-)Bild 5 Ohne Bild Ohne Bild 3.1 Preis für die Vollerfassung [EGA-V-Feld 38] Der Preis für die Vollerfassung wird für jede Transaktion separat ausgewiesen und mit dem EGA-V-Record avisiert [Feld 38]. 3.2 Unvollständige Erfassung mit der EGA-V-Avisierung [EGA-V-Feld 44] EGA-V mit Bild Wenn die Daten nicht vollständig voll erfasst werden können, werden folgende Codes im EGA-V-Record [Feld 44] gesetzt: Vollzuerfassende Daten Grund für unvollständige Erfassung Code Adressfelder Endbegünstigter fehlt (nur für Banken) «310» Endbegünstigter unleserlich (nur für Banken) «311» Absender fehlt «320» Absender unleserlich «321» Bankkontonummer Bankkontonummer fehlt «300» (nur für Banken) Bankkontonummer unleserlich «301» Mitteilungen Mitteilungen unleserlich «331» Mitteilungen zu lang (max Zeichen) «332» Mehrere Flags Wenn pro Meldung mehr als ein Erfassungscode generiert wird «333» 2 Handbuch EGA-V siehe ww w.postfinance.ch/handbuecher 3 ES-Einzahlungen aus Poststellen und Zahlungsaufträgen (ZAG) durch PostFinance AG voll erfasst 4 ES-Einzahlungen aus E-Finance, Elektronische Zahlungsaufträge (EZAG), SIC oder andere elektronische Kanäle 5 Von PostFinance AG generiertes Bild Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

7 3.2.2 EGA-V ohne Bild Bei EGA-V ohne Bild stehen zwei Optionen zur Verfügung: 1. Mit EGA-V werden nur die voll erfassten ES avisiert. Wenn die Daten nicht voll erfasst werden können, werden die roten Einzahlungsscheine auf dem Kontoauszug (mit Originalbild) avisiert. 2. Mit EGA-V werden auch die nicht voll erfassten ES mit dem Code (Details zu den Codes siehe Punkt 3.2.1) avisiert. Bei Bedarf können die einzelnen ES-Originalbilder im E-Finance mit der Buchungs-ID angeschaut werden. 3.3 Roter Einzahlungsschein durch PostFinance AG voll erfasst [EGA-V-Feld 49a] Bei einer Vollerfassung durch PostFinance wird der Wert «1» im EGA-V- Record gesetzt [Feld 49a]. Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

8 4. Avisierung der voll erfassten Transaktionen auf dem Kontoauszug 6 Die ES-Vollerfassung kann über alle möglichen PF-Formate des Kontoauszugs avisiert werden (in Papierform oder elektronisch). Zusätzlich zu den voll erfassten Informationen besteht die Möglichkeit, das Originalbild zu erhalten. 4.1 Unvollständige Erfassung und ES-Avisierung auf dem Kontoauszug Bei einer unvollständigen Erfassung und Avisierung auf dem Kontoauszug können folgende Erfassungshinweise gesetzt werden: Vollzuerfassende Daten Adressfelder Bankkontonummer (nur für Banken) Mitteilungen Grund für unvollständige Erfassung Endbegünstigter fehlt (nur für Banken) Endbegünstigter unleserlich (nur für Banken) Absender fehlt Absender unleserlich Bankkontonummer fehlt Bankkontonummer unleserlich Mitteilungen unleserlich Mitteilungen zu lang Die Erfassungshinweise werden auf dem Kontoauszug zusammen mit den Zahlungsinformationen angezeigt. 6 Elektronische Kontodokumente E-Finance siehe ww w.postfinance.ch/handbuecher Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

9 4.1.1 Kontoauszug mit Bild (XML, SWIFT MT940 mit Belegbild usw.) Bei unvollständig voll erfassten Belegen werden die voll erfassten Daten (inkl. Erfassungshinweis) und das Originalbild avisiert. Die Auslieferung des Originalbilds erfolgt auch wenn die Dienstleistung «ES-Vollerfassung ohne Bild» ausgewählt worden ist. Kontoauszug mit Belegbild mit unvollständiger Erfassung «Mitteilungen unleserlich» Kontoauszug ohne Bild (SWIFT MT940/950 ohne Belegbild) Bei unvollständig voll erfassten Belegen werden die voll erfassten Daten (inkl. Erfassungshinweis) ohne Bild avisiert. In solchen Fällen können die Bilder entweder im E-Finance angeschaut werden oder, wenn parallel ein Kontoauszugsformat mit Bild (z. B. als PDF) ausgeliefert wird, können die Bilder auf diesem Kontoauszug angesehen werden. Ansonsten können die Originalbilder auch über unsere Nachforschungsabteilung bestellt werden. Kontoauszug ohne Belegbild mit unvollständiger Erfassung «Mitteilungen unleserlich» 4.2 Preis für die Vollerfassung Auf dem Kontoauszug werden die Taxen für die Vollerfassung zusammen mit den anderen Taxen am Ende des Monats belastet und auf dem Kontoauszug ausgewiesen. Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10

10 5. Häufig gestellte Fragen (FAQ) Fragen Ich möchte die ES-Vollerfassung im Kontoauszug ohne Bild. Kann ich bei Bedarf trotzdem auf die Bilder zugreifen? Wann ist es lohnenswert, die ES-Belegbilder von PostFinance AG erfassen zu lassen? Können die voll erfassten ES von PostFinance AG auto matisch in meine Buchhaltungssoftware verarbeitet werden? Führt die ES-Vollerfassung durch PostFinance AG zu einer Verzögerung der Auslieferung? Besteht die Möglichkeit, die ES-Belege mit EGA-V und gleichzeitig auch auf dem Kontoauszug zu erhalten? Welchen Einfluss hat die ES-Vollerfassung auf EGA-B? Wie kann ich wissen, ob eine Transaktion durch PostFinance AG erfasst worden ist? Können verschiedene Kontoauszugsformate kombiniert werden? Wenn ich EGA-V schon im Einsatz habe und neu auch ES-Vollerfassung, werden die Gutschriften in zwei separaten Files oder nur in einem einzigen File avisiert? Antworten Ja. Die Belegbilder können bis zu 15 Monate im E-Finance heruntergeladen werden. Wenn Sie regelmässig Gutschriften aus ES-Belegbildern erhalten (Richtwert ca. 10 ES-Belegbilder pro Tag). Ja. Voraussetzung ist die Avisierung via EGA-V oder auf dem Kontoauszugsformat XML und/oder SWIFT. Die Vollerfassung verursacht keine Zeitverzögerung gegenüber der Bildavisierung (nicht voll erfasst). Nein. Entweder werden die ES-Belege via EGA-V ausgeliefert oder auf dem Kontoauszug. Spezialfall: siehe Kapitel EGA-V ohne Bild Die voll erfassten Transaktionen werden via EGA-V ausgeliefert, d. h. nicht mehr im EGA-B. EGA-B wird aus diesem Grund nicht mehr benötigt. Siehe Kapitel EGA-V ohne Bild Auslieferung mit EGA-V: Feld 49a Auslieferung auf dem Kontoauszug ohne Originalbild: nein Auslieferung auf dem Kontoauszug mit Originalbild: ja (Originalbild vorhanden) Ja. Beispiel: Kontoauszug gleichzeitig in PDF-Format, XML-Format und SWIFT MT940 ohne Bild. Alle Transaktionen werden im gleichen File avisiert. Die Vollerfassung verursacht kein File-Splitting. Handbuch ES-Vollerfassung Version Juni /10