InformationsZentrum für die Wirtschaft

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1 InformationsZentrum für die Wirtschaft Service für Leser des IZW-Beratungsbriefs GmbH-Geschäftsführer Persönlich Wichtiges rund ums Thema Bilanz-Offenlegung im elektronischen Handelsregister Ihre GmbH-Bilanz müssen Sie jedes Jahr innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen ( 325 HGB). Diese Neuregelung betrifft erstmals die 2006er-Bilanz oder bei abweichendem Geschäftsjahr die Bilanz 2006/07. Der Jahresabschluss 2005 (bzw. 05/06) ist noch ans Handelsregister zu schicken, und bei der 05er-Bilanz können Sie in Ruhe abwarten, ob überhaupt jemand einen Antrag auf Offenlegung stellt. Exkurs Was gilt für alte Bilanzen bis 2005 (bzw. 05/06)? Hier ist die Rechtslage unklar. Der Gesetzgeber hat nämlich aus Versehen die Rechtsgrundlage abgeschafft, mit der das Registergericht die Offenlegung dieser alten Jahresabschlüsse durchsetzen kann ( 140a FGG; Art 61 Abs.5 Satz 2 EGHGB). Mittlerweile gibt es hierzu auch erste Urteile (Landgericht Bayreuth , Az13 KH T 2/07; Landgericht Saarbrücken, , 7 II T 4/07).) Diese Urteile besagen, dass Sanktionen unzulässig sind, falls das Offenlegungsverfahren nach 2006 eingeleitet wurde. Streiten Sie sich etwa schon seit 2006 mit dem Registergericht wegen Offenlegung 2005 und früher, gilt die damalige Rechtslage weiter. Bekamen Sie aber erst jetzt (oder 2007) eine Mahnung zur Offenlegung des Jahresabschlusses 2005 oder früher, können Sie diese laut Landgericht Bayreuth getrost ignorieren. Anders die Meinung des OLG München: Dieses hält auch jetzt noch Sanktionen wegen Nichtoffenlegung für durchsetzbar. (OLG München, ; 31 Wx 087/07). Sie müssen also herausfinden, welche Meinung in Ihrem Gerichtssprengel vorherrscht. Ist Ihre GmbH z. B. im Bereich Bayreuth oder Saarbrücken ansässig, können Sie Aufforderung des Registergerichts in den Papierkorb werfen. Sind Sie hingegen in München und Umgebung ansässig, riskieren Sie hingegen bis zu Bußgeld, wenn Sie alte Bilanzen trotz Aufforderung nicht offen legen. Ein höchstrichterliches Urteil des BGH, das dieses Chaos beseitigt, ist nicht in Sicht. Bis wann müssen Sie die Bilanz einreichen? Spätestens 12 Monate nach Bilanzstichtag muss Ihre Bilanz beim elektronischen Bundesanzeiger vorliegen oder - wenn Sie die Bilanz schon früher genehmigt haben theoretisch auch schon früher. Warum theoretisch? Mit Sanktionen bedroht ist nur das Überschreiten der 12-Monatsfrist. Doch das Nicht-Hochladen trotz Vorlage an die Gesellschafter bleibt straffrei. Lassen Sie sich also nicht irremachen und warten deshalb ruhig die 12 Monate ab. Konkrete Fristen: Die 2006er-Bilanz (bei Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr) hätte bis hochgeladen sein müssen, die 2007er muss bis dort sein. Was passiert bei Fristüberschreitung? Erst mal nichts. Irgendwann kommt eine Mahnung (Kostenpunkt 53,50 ), die Ihnen noch einmal 6 Wochen Zeit gibt. Beim Überschreiten dieser Frist wird's dann richtig teuer. Denn eine Überschreitung kann kosten.

2 Maßgeblich für die Fristwahrung: Das Datum des Hochladens. Wann die Bilanz öffentlich unter einsehbar ist, ist hingegen nicht entscheidend. Wenn Sie oder Ihr Steuerberater die Bilanz also hochgeladen haben, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt und brauchen die Ordnungsgeld nicht zu befürchten. Wohin müssen Sie die Bilanz schicken? Die Bilanz muss an den Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers geschickt werden. Wollen Sie per Papier einreichen, ist das diese Adresse: Bundesanzeiger Verlagsges. mbh, Amsterdamer Straße 192, Köln. Geben Sie als Betreff Ihre HRB-Nummer an. Wenn Sie per Internet einreichen wollen, lautet die Internetadresse: Der häufigste und bequemste Weg: Den Steuerberater beauftragen, der das über die DATEV erledigt. Was verlangt der Bundesanzeiger für die Veröffentlichung? Das richtet sich in erster Linie nach der Größe Ihrer GmbH und nach dem gewählten Datenformat. Falls Sie per Internet im XML-Format anliefern, zahlen kleine GmbHs seit 1. Oktober 2008 statt 50 nur noch 35 netto (mittelgroße Gesellschaften 55 statt 70 ). Liefern Sie nicht per XML, sondern auf Papier, Word oder Excel an, zahlen Sie einen Basispreis von 30 bzw. 40. Zusätzlich werden dann pro Zeichen zwischen 1,5 und 2,5 Cent fällig. Beispiel: Eine kleine GmbH reicht auf Papier ein: Bilanz mit Zeichen, Anhang mit Zeichen: Das macht Zeichen x 2,5 Cent = 75 plus Pauschale 30 = 105. Achtung: Dieser Weg kann teuer werden. Ein IZW-Leser berichtete uns von einer Rechnung des Bundesanzeigers über 900. Freilich hatte hier der Wirtschaftsprüfer einen etwa 30-seitigen(!) Lagebericht an das Unternehmensregister übermittelt. Was darf der Steuerberater dafür verlangen? Eine Gebührenposition in der Steuerberatergebührenverordnung gibt es dafür nicht. Die Vergütung richtet sich also nach 612 BGB: Geschuldet ist danach die übliche Vergütung. Eine solche hat sich aber noch nicht herausgebildet. Viele Steuerberater schließen daher Gebührenvereinbarungen ab. Da die Steuerberatersoftware DATEV einen weitgehend automatischen Ablauf ermöglicht, dürfte der Steuerberater oder seine Mitarbeiter bei einer kleinen GmbH etwa eine halbe bis maximal eine Stunde Aufwand haben. Bei größeren GmbHs oder bei umfangreicher Verkürzung des ursprünglichen Anhanges kann der Aufwand auch höher sein. Wir halten also einen Pauschalbetrag zwischen 100 und 300 für angemessen. Tipp: Fragen Sie ihn vorher, was er fürs Hochladen verlangen will und lassen Sie sich die endgültige Version zeigen, die er ins Internet stellen will. Was muss man alles offen legen? Kleiner Trost: Bei der Internet-Bilanz dürfen Sie viele Einzelpositionen zusammenfassen und verdichten, wenn Sie eine kleine oder mittelgroße GmbH haben. Wenn Sie den Bilanz-Striptease also schon nicht vermeiden können, können Sie so doch zumindest außen Stehenden den Einblick erschweren ( 326, 327 HGB). Ihre Gewinn- und Verlust-Rechnung müssen Sie bei einer kleinen GmbH gar nicht offenlegen. Bedenken Sie aber: Den Jahresüberschuss kann man auch aus der Bilanz ablesen, weil er im Eigenkapital erscheint. In welche Größenklasse gehört Ihre GmbH? Maßgeblich sind die Größenmerkmale, die in 267 des Handelsgesetzbuches beschrieben sind. Wenn Sie an zwei aufeinander folgenden Bilanzstichtagen zwei dieser Merkmale überschreiten, rutschen Sie jeweils in die nächst höhere Klasse:

3 Diese Werte gelten auf jeden Fall noch für die 2007er-Bilanz: Kleine GmbH mittelgroße GmbH große GmbH Bilanzsumme max 4,015 Mio max. 16,06 Mio Umsatz max. 8,03 Mio max. 32,12 Mio darüber Arbeitnehmer <=50 <=250 Und diese Unterlagen müssen Sie je nach Größenklasse - offenlegen: Kleine GmbH mittelgroße GmbH große GmbH Bilanz stark verkürzt etwas verkürzt voll Gewinn- und nein verkürzt voll Verlustrechnung Anhang einschließlich verkürzt verkürzt voll Beteiligungsliste* Bestätigungs- bzw. nein ja Ja Versagungsvermerk Bericht des nein ja ja Aufsichtsrats* Jahresergebnis, Verwendungsvorschlag und beschluss** nein nein nein * soweit Firmenbeteiligungen bzw. ein Aufsichtsrat vorhanden sind ** Hier sind Angaben nur erforderlich, sofern nicht natürliche Personen, sondern andere Gesellschaften an Ihrer GmbH beteiligt sind ( 325 Abs. 1 Sätze 3 und 4 HGB) Was bedeutet "verkürzt"? Bilanz: Welche Bilanzpositionen je nach Größenklasse offengelegt werden müssen, können Sie der Übersicht auf den folgenden zwei Seiten entnehmen. Wie sich die Bilanzkomprimierung an einem Beispielsfall auswirkt, lesen Sie auf den Seiten 6 bis 8. Gewinn- und Verlustrechnung: Kleine GmbHs können diese ganz weglassen. Ist Ihre GmbH eine mittelgroße, können Sie zumindest Umsatzerlöse und Materialeinsatz geheim halten. Die Gewinnund Verlustrechnung startet mit dem Rohergebnis.

4 Übersicht: Diese Bilanzpositionen müssen Sie in Ihre Offenlegungsbilanz aufnehmen a) Aktivseite groß mittel klein A. Anlagevermögen x x x I. Immaterielle Vermögensgegenstände x x x 1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und x Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten 2. Geschäfts- oder Firmenwert x x 3. geleistete Anzahlungen x II. Sachanlagen x x x 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten x x einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 2. technische Anlagen und Maschinen x x 3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung x x 4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau x x III. Finanzanlagen x x x 1. Anteile an verbundenen Unternehmen x x 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen x x 3. Beteiligungen x x 4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein x x Beteiligungsverhältnis besteht 5. Wertpapiere des Anlagevermögens x 6. sonstige Ausleihungen. x B. Umlaufvermögen x x x I. Vorräte x x x 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe x 2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen x 3. fertige Erzeugnisse und Waren x 4. geleistete Anzahlungen x II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände x x x 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen x 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen x x 3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein x x Beteiligungsverhältnis besteht 4. sonstige Vermögensgegenstände x III. Wertpapiere x x x 1. Anteile an verbundenen Unternehmen x x 2. eigene Anteile x x 3. sonstige Wertpapiere x IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben, x x x Guthaben bei Kreditinstituten C. Rechnungsabgrenzungsposten x x x

5 b) Passivseite groß mittel klein A. Eigenkapital x x x I. Gezeichnetes Kapital x x x II. Kapitalrücklage x x x III. Gewinnrücklagen x x x 1. gesetzliche Rücklage x 2. Rücklage für eigene Anteile x 3. satzungsmäßige Rücklagen x 4. andere Gewinnrücklagen x IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag x x x V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag. x x x B. Rückstellungen x x x 1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen x 2. Steuerrückstellungen x 3. sonstige Rückstellungen. x C. Verbindlichkeiten x x x 1. Anleihen davon konvertibel x x 2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten x x 3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen x 4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen x 5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der x Ausstellung eigener Wechsel 6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen x x 7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein x x Beteiligungsverhältnis besteht 8.sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen x der sozialen Sicherheit D. Rechnungsabgrenzungsposten x x x

6 Musterbilanz ausführlich: So kann eine ausführliche Bilanz aussehen, wie Sie der Steuerberater für Sie erstellt. AKTIVA Geschäftsjahr A. Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände 1. Konzessionen, gewerbliche 7.472,00 Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten II. Sachanlagen 1. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung ,00 III. Finanzanlagen 1. Genossenschaftsanteile 51,13 B. Umlaufvermögen I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und ,64 Betriebsstoffe 2. fertige Erzeugnisse und Waren , ,64 II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. sonstige Vermögensgegenstände , , ,69 III. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks , ,13

7 PASSIVA A. Eigenkapital Geschäftsjahr I. Gezeichnetes Kapital ,97 II. Gewinnvortrag ,00 III. Jahresüberschuss ,98 B. Rückstellungen C. Verbindlichkeiten 1. Rückstellungen für Pensionen ,07 und ähnliche Verpflichtungen 2. Steuerrückstellungen ,16 3. sonstige Rückstellungen , ,77 1. Verbindlichkeiten gegenüber - Kreditinstituten 2. Verbindlichkeiten aus ,02 Lieferungen und Leistungen 3. sonstige Verbindlichkeiten , , ,13

8 Musterbilanz komprimiert: Und diese verdichtete Fassung veröffentlichen Sie als kleine GmbH im elektronischen Bundesanzeiger. AKTIVA Geschäftsjahr Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände 7.472,00 II. Sachanlagen ,00 III. Finanzanlagen 51,13 B. Umlaufvermögen I. Vorräte ,64 II. Forderungen und sonstige ,69 Vermögensgegenstände III. Kassenbestand, Bundesbank ,67 guthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks ,13 PASSIVA Geschäftsjahr A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital ,97 II. Gewinnvortrag ,00 III. Jahresüberschuss ,98 B. Rückstellungen ,77 C. Verbindlichkeiten , , IZW InformationsZentrum für die Wirtschaft, Heiliggeiststr. 3, München, Tel , Fax , Inhalt nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr.