Serienbrief per Fax. Beschreibung der Seriendruck-Funktion für den Versand mit VTX Fax

Transkript

1 Beschreibung der Seriendruck-Funktion für den Versand mit VTX Fax Mit dem Seriendruck von VTX Fax können Sie in einer einzigen Sendung individuell adressierte Faxmitteilungen an mehrere Empfänger senden, ohne Inhalte des Dokuments wie Name des Empfängers, Telefonnummer des zuständigen Ansprechpartners usw. manuell anzupassen. Die Dokumente können mehrere Seriendruckfelder enthalten. Damit lässt sich der Inhalt des Briefs personalisieren und die Dokumente können in einem einzigen Vorgang versandt werden. Um die Seriendruck-Funktion von VTX Fax zu verwenden, erstellen Sie zunächst ein Hauptdokument. Es enthält die Informationen, die unverändert bleiben. Anschliessend fügen Sie die Variablen für die einzelnen Empfänger hinzu. Senden Sie das Hauptdokument und die Excel-Datenbank mit den Informationen über die Empfänger per an VTX Fax. VTX Fax übernimmt den Rest. Für Sendungen an mehr als 1000 Empfänger gleichzeitig kontaktieren Sie bitte Ihren VTX Berater (per Telefon, E- Mail oder Kontaktformular im Kiosk).

2 Ein Seriendruck besteht aus den drei folgenden Schlüsselelementen: 1) Dem Hauptdokument (MS Word,.doc) Es enthält den Text und die Grafiken, die für alle Empfänger gleich bleiben, sowie die Variablen zur Personalisierung. 2) Der Datenquelldatei Sie enthält die Informationen, die im Hauptdokument zusammengeführt werden müssen, wie die Liste der Namen, Adressen, Faxnummern usw. Die Datei muss zwingend das Format MS Excel (XLS) haben und darf nur aus einer Tabelle bestehen. Die Spalte mit den Faxnummern der Empfänger muss zwingend die Überschrift Popfax enthalten. 3) Dem zusammengeführten Dokument Es enthält die Informationen des Hauptdokuments und die für die einzelnen Empfänger personalisierten Felder. ACHTUNG!!! Die Überschrift der Spalte mit den Faxnummern der Empfänger muss Popfax lauten. Hauptdokument Quelldatendatei Zusammengeführtes Dokument

3 Seriendruck starten 1. Klicken Sie im Menü «Seriendruck» auf «Seriendruck starten», dann auf «Seriendruck-Assistent mit Schrittfür-Schritt-Anweisungen». 2. Wählen Sie die Art des Dokumentes aus, das Sie erstellen möchten und klicken Sie auf «Weiter: Dokument wird gestartet». 3. Wählen Sie «Aktuelles Dokument verwenden» und klicken dann auf «Weiter: Empfänger wählen».

4 Empfängerliste verbinden Serienbrief per Fax 4. Wählen Sie «Vorhandene Liste verwenden» und klicken dann auf «Durchsuchen». 5. Klicken Sie auf «Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief».

5 Seriendruckfelder einfügen, Vorschau der Ergebnisse und Speichern der zusammengeführten Datei Serienbrief per Fax 6. Platzieren Sie den Mauszeiger dort im Text, wo ein Seriendruckfeld eingefügt werden soll und wählen Sie das gewünschte Feld im Menü «Seriendruckfeld einfügen» aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Felder Klicken Sie im Menüband auf «Vorschau Ergebnisse». 8. Falls Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie im rechten Menüblock auf «Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe». 9. Speichern Sie das zusammengeführte Dokument auf Ihrem Computer. 8

6 Daten für den Faxversand an VTX Fax senden data to VTX Fax to be faxed Erstellen Sie ein neues Geben Sie als Empfängeradresse und ins Betrefffeld Ihren SID-Code ein. Fügen Sie das zusammengeführte Word- Dokument und die Excel-Datei mit den Quelldaten an. Klicken Sie auf Senden.

7 Sendebericht der Seriendrucks Der Sendebericht Ihres Seriendrucks kann auf der Benutzeroberfläche von VTX Fax im Kiosk heruntergeladen werden. Klicken Sie im Verlauf der Benutzeroberfläche von VTX Fax auf den gewünschten Mailmerge-Seriendruck.