Benutzeranleitung MyMFP

Transkript

1 Personalisiertes Drucken und Scannen Version 1.0 ( )

2 Seite 2 von 11 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Anmeldung am Multifunktionsgerät Anmeldung mit thoska-karte Manueller Login Kostenstellenauswahl Startseite Personalisierte Funktionen über MyMFP Startseite Abruf von Druckaufträgen Scannen Scan2Me Scan2Me OCR Abmeldung vom Multifunktionsgerät... 11

3 Seite 3 von 11 1 Einführung Die vorliegende Anleitung beschreibt die Verwendung der personalisierten Funktionen Drucken, Scannen und Scannen mit OCR an den dienstlichen Multifunktionsgeräten. Alle Geräte auf dem Campus sind gleich konfiguriert, so dass die Anleitung unabhängig von Gerät und Benutzer anwendbar ist. Für das Drucken von einem Arbeitsplatz-PC stehen die Drucker MyMFP Mono und MyMFP Farbe zur Verfügung. 2 Anmeldung am Multifunktionsgerät Die Nutzung der dienstlichen Multifunktionsgeräte setzt grundsätzlich eine Anmeldung am Gerät voraus. Die Anmeldung kann durch Anlegen einer thoska-karte oder durch Eingabe von Benutzername und Passwort erfolgen. Mit der Anmeldung wird eine Sitzung für den angemeldeten Benutzer gestartet und die anfallenden Kosten einer Kostenstelle zugeordnet. Abbildung 1 - Anmeldebildschirm Multifunktionsgerät Im Energiesparmodus wird das Display des Geräts ausgeschaltet. Durch betätigen der Home-Taste (Symbol mit Haus) auf dem Tastenfeld, wird der Energiesparmodus beendet und der Anmeldebildschirm erscheint. 2.1 Anmeldung mit thoska-karte Der bevorzugte Weg zur Anmeldung an einem Multifunktionsgerät ist die Anmeldung mit thoska-karte. Die Karte muss vor die gekennzeichnete Fläche links vom Display (Markiert mit Anmeldung ) gehalten werden. Ein akustisches Signal zeigt die Erkennung der Karte durch das eigebaute Lesegerät an. Befindet sich das Gerät beim Anlegen einer Karte noch im Energiesparmodus, so wird dieser automatisch beendet.

4 Seite 4 von 11 Bei der ersten Anmeldung mit einer noch unbekannten thoska-karte muss die Karte für die Nutzung registriert werden. Auf dem Display wird ein entsprechender Hinweis ( Karte nicht gefunden. Möchten Sie sich anmelden und die Karte registrieren? ) angezeigt. Mit der Auswahl von Bestätigen wird die Kartenregistrierung gestartet. Abbildung 2 Hinweis zur Kartenregistrierung Mit der Registrierung wird die Karte dauerhaft mit einem Benutzer verknüpft, um beispielsweise Druckaufträge abrufen zu können. Der Benutzer authentifiziert sich einmalig durch Eingabe von Benutzername und Passwort, um die Registrierung durchzuführen. Die Schritte sind analog zu dem im nächsten Abschnitt beschriebenen Manuellen Login. Die thoska-dienstausweise müssen in der Regel bei der ersten Nutzung (auch nach Verlust und Ausstellung einer Ersatzkarte) registriert werden. thoska-funktionskarten werden bereits bei der Herstellung für die Verwendung an den Multifunktionsgeräten registriert. 2.2 Manueller Login Durch Auswahl (Berühren) von Manueller Login auf dem Display mit der Anmeldeseite eines Multifunktionsgeräts wird die Authentifizierung mit Benutzername und Passwort gestartet. Dieser Weg zur Anmeldung am Gerät sollte nur dann verwendet werden, wenn temporär keine thoska-karte zur Verfügung steht (die Karte vergessen wurde). Benutzername und Passwort für das manuelle Login sind anlog zu den Anmeldedaten am Arbeitsplatz. Durch Auswahl der Eingabefelder öffnet sich eine Bildschirmtastatur, die am Ende der Eingabe wieder geschlossen wird. Durch Auswahl von OK werden Benutzernamen bzw. Passwort aus den Eingabefeldern übernommen. Zur erhöhten Sicherheit wird das Passwort nicht im Klartext angezeigt.

5 Seite 5 von 11 Abbildung 3 Eingabe Benutzername Abbildung 4 Eingabe Passwort 2.3 Kostenstellenauswahl Bei jeder Anmeldung wird über das im Hintergrund angeschlossene Identity Management System die Kostenstelle des Benutzers ermittelt und die anfallenden Kosten der Sitzung dieser Kostenstelle zugeordnet. Im Druckmanagement können zusätzliche Kostenstellen für einen Benutzer, z.b. für Projekte, hinterlegt werden. Wird für einen Benutzer bei der Anmeldung mehr als eine Kostenstelle ermittelt, so werden alle verfügbaren Kostenstellen zur Auswahl angeboten. Aus der Kostenstellenauswahl muss dann eine Kostenstelle durch Berühren auf dem Display ausgewählt werden, um die Anmeldung abzuschließen. Abbildung 5 Kostenstellenauswahl bei Anmeldung Ein Wechsel der gewählten Kostenstellen ist nur durch Abmeldung und erneutes Anmelden möglich.

6 Seite 6 von Startseite Nach der erfolgreichen Anmeldung am Multifunktionsgerät erscheint die Startseite mit den zur Verfügung stehenden Funktionen. Das sind in der Regel die Maschinenfunktionen Kopieren und Externer Speicher sowie die Erweiterung MyMFP für personalisierte Funktionen. Abbildung 6 Startbildschirm Multifunktionsgerät Die Maschinenfunktionen sind ausführlich in den zur Verfügung gestellten Handbüchern des Herstellers beschrieben. 3 Personalisierte Funktionen über MyMFP Durch Auswahl der Funktion MyMFP auf der Startseite eines Multifunktionsgeräts stehen neben den Maschinenfunktionen weitere personalisierte, d.h. für den angemeldeten Benutzer konfigurierte, Funktionen zur Verfügung. 3.1 Startseite Die Startseite der Funktion MyMFP zeigt oben links den Namen des angemeldeten Benutzers an. Die zentral angeordneten Symbole verweisen auf die zur Verfügung stehenden Dienste: Druckaufträge: Abruf der vom Benutzer erstellten Druckaufträge Scan2Me: Einscannen von Dokumenten und Versand an die -Adresse des Benutzers Scant2Me OCR: Einscannen von Dokumenten, Durchführung einer Texterkennung und Versand an die -Adresse des Benutzers

7 Seite 7 von 11 Abbildung 7 Startseite der Funktion MyMFP Bei der Anmeldung mit einer Funktionskarte stehen Scan2Me und Scan2Me OCR nicht zur Verfügung. 3.2 Abruf von Druckaufträgen Über das Symbol mit der Beschriftung Druckaufträge können die vorhandenen Druckaufträge eines Benutzers abgerufen werden. In Klammern wird vorab bereits die Anzahl der vorhandenen Druckaufträge angezeigt. Durch Auswahl des Symbols wechselt die Ansicht zur Liste mit den Druckaufträgen. Abbildung 8 Liste vorhandener Druckaufträge

8 Seite 8 von 11 In der Druckauftragsansicht werden die Druckaufträge mit Dokumenttitel und Benutzer angezeigt. Ohne weitere Auswahl können alle vorhandenen Aufträge gedruckt ( Alle Drucken ) oder gelöscht werden ( Alle Löschen ). Mit dem Drucken werden die Druckaufträge automatisch aus der Liste und vom Server entfernt. Über die Auswahl von Aktualisieren kann die Liste aktualisiert werden, um die noch während einer Sitzung abgesetzten Druckaufträge anzuzeigen. Über die Pfeile am rechten Bildrand kann durch die Liste geblättert werden, über das Symbol unten rechts wird die Liste wieder geschlossen. Durch die Auswahl eines oder mehrerer Druckaufträge in der Liste ändern sich die verfügbaren Aktionen am unteren Bildrand. Mit der Auswahl von Drucken wird der Druckauftrag ausgelöst, aber noch in der Liste gehalten. So kann ein Dokument mehrfach ausgedruckt werden. Mit Drucken und Löschen wird der Druckauftrag nach dem Drucken aus der Liste entfernt und mit Löschen ohne Drucken aus der Liste entfernt. Abbildung 9 Auswahl von Druckaufträgen Druckaufträge werden zentral auf dem Druckserver vorgehalten und sind von jedem dienstlichen Multifunktionsgerät abrufbar. Nach 12 Stunden werden Druckaufträge automatisch vom Server gelöscht.

9 Seite 9 von Scannen Über die Symbole mit der Beschriftung Scan2Me und Scan2Me OCR auf der Startseite der Funktion MyMFP wird das Scannen mit anschließendem Versand an die -Adresse des Benutzers gestartet Scan2Me Durch Auswahl von Scan2Me wechselt die Ansicht direkt zu den Einstellungen für das Einscannen eines Dokuments. Die Einstellungsoptionen sind dunkel und die aktuell gewählten Werte hell hinterlegt. Durch Auswahl einer Option wird eine Liste mit den verfügbaren Werten geöffnet. Mit den Pfeiltasten auf der rechten Seite kann jeweils durch die Einstellungsoptionen und die verfügbaren Werte geblättert werden. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden: Dateiname: Dateiname des zu erstellen Dokuments Farbe: Scannen in Farbe, Graustufen oder Schwarz/Weiß Kontinuierlicher Scan: Zusammenfassen von (mehrseitigen) Vorlagen zu einem Dokument Dateiformat: Format des zu erstellenden Dokuments Helligkeit: Korrektur der Helligkeit der Vorlage Ausrichtung: (Text-)Ausrichtung der Vorlage Medientyp: Optimierung für Text, Bild oder Mischform Auflösung: Qualität des Scans Vorlage: Einseitige (Simplex) oder doppelseitige Vorlage (Duplex) für Vorlageneinzug Vorlagengröße: Größe der Vorlage Abbildung 10 Einstellungen für das Scannen

10 Seite 10 von 11 Der Scanvorgang wird durch Auswahl von Scan starten am unteren Bildrand oder über die grüne Taste mit der Aufschrift Start auf dem Tastenfeld gestartet. Die Vorlage kann entweder über den Automatischen Dokumenteneinzug oder die Auflagefläche eingescannt werden Scan2Me OCR Durch Auswahl von Scan2Me OCR wechselt die Ansicht zu einer Auswahl von Dateiformaten für das zu erstellenden Dokument. Die OCR-Texterkennung erlaubt es je nach gewähltem Format, das erzeugte Dokument direkt nach Erstellung zu durchsuchen oder zu bearbeiten. Abbildung 11 Auswahl Dateiformat für Scannen mit OCR Beim Scannen mit OCR wird zunächst ein Zwischendokument erzeugt, welches dann in das gewünschte Dateiformat umgewandelt wird. Um den Scanvorgang zu starten, muss mindestens das gewünschte Dateiformat festgelegt werden. Zur Auswahl stehen: PDF: Durchsuchbares PDF-Dokument PDF/A: Durchsuchbares PDF-Dokument im Format zur Langzeitarchivierung DOCX: Word-Dokument (XML-Format) XLSX: Excel-Dokument (XML-Format) XLS: Excel-Dokument (Binärformat) RTF: Rich Text Format TXT: Textdatei ohne Formatierung

11 Seite 11 von 11 Durch Auswahl der Zeile mit der Dateiendung auf dem Display wird das Dateiformat festgelegt und zu den Einstellungen für das Scannen analog zu Scan2Me in Abschnitt gewechselt. Hier können noch Einstellungen vorgenommen werden und anschließend über Scan Starten bzw.über die Taste Start auf dem Tastenfeld der Scan gestartet werden. In den Einstellungen für das Scannen des Dokuments kann die Festlegung des Dateiformats ignoriert werden. Diese Einstellung bezieht sich beim Scannen mit OCR auf das zum Server übermittelte Zwischendokument. 4 Abmeldung vom Multifunktionsgerät Die Abmeldung von einem Multifunktionsgerät kann über mindestens drei Wege erfolgen: Erneutes Anhalten der thoska-karte an das Lesegerät zur Anmeldung Betätigung der Taste Authentifizieren / Abmelden auf dem Tastenfeld. Auswahl von Abmelden auf dem Startbildschirm des Multifunktionsgeräts Zur Erhöhung der Sicherheit wird die Anmeldung nach einer festgelegten Inaktivitätszeit automatisch beendet. Die Zeitspanne ist standardmäßig auf eine Minute festgelegt.