Präsentation. AtlasArchiv Benutzerpräsentation

Transkript

1 Präsentation AtlasArchiv Benutzerpräsentation

2 Einrichtungsassistent Der Einrichtungsassistent Bei der ersten Inbetriebnahme des AtlasArchiv Systems unterstützt Sie der Einrichtungsassistent beim Anlegen erster : Haupt und Unter Archivordner Benutzergruppen ( optional ) Benutzer Nach der ersten Einrichtung können die Elemente erweitert oder verändert werden.

3 Einrichtungsassistent Haupt und Unter Archiv Ordner einrichten Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit beliebig viele Haupt, und Unter Archivordner anzulegen. Sie erhalten somit die Möglichkeit, die von Ihnen archivierten Objekte gezielt in eine gewünschte Ordnerstruktur zu überführen. Bereits angelegte Haupt und Unter Archivordner können jederzeit verändert werden.

4 Einrichtungsassistent Rechtsklick mit der Maus

5 Einrichtungsassistent Schaltfläche betätigen

6 Einrichtungsassistent Hauptarchiv Ordner beschriften

7 Einrichtungsassistent Auswahl Hauptarchiv Ordner mit Rechtsklick und Schaltfläche betätigen

8 Einrichtungsassistent Unterarchiv Ordner beschriften, und Weiter klicken

9 Einrichtungsassistent Benutzergruppen einrichten Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit beliebig viele Benutzergruppen anzulegen. Sie erhalten somit die Möglichkeit, Zugriffsrechte auf das Atlas Archiv System für verschiedene Gruppierungen in Ihrem Unternehmen individuell zu vergeben. Das Anlegen der Benutzergruppen ist eine optionale Einrichtungsmöglichkeit. Für den Fall, dass keine Benutzergruppen angelegt werden sollen, können Sie diesen Schritt überspringen und direkt mit der Einrichtung der einzelnen Benutzer beginnen. Die Einrichtung von Benutzergruppen zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich.

10 Einrichtungsassistent Rechtsklick mit der Maus

11 Einrichtungsassistent Schaltfläche betätigen

12 Einrichtungsassistent Benutzergruppennamen vergeben

13 Einrichtungsassistent Zugriffsberechtigungen vergeben

14 Einrichtungsassistent OK klicken

15 Einrichtungsassistent Benutzergruppe angelegt, Weiter klicken

16 Einrichtungsassistent Benutzer einrichten Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit beliebig viele Benutzer anzulegen. Sie erhalten somit die Möglichkeit, Zugriffsrechte auf das Atlas Archiv System für verschiedene Benutzer in Ihrem Unternehmen individuell zu vergeben. Ein administrativer Benutzer mit sämtlichen Zugriffsrechten auf das System sollte zuerst angelegt werden. Bereits eingerichtete Benutzer können jederzeit verändert werden.

17 Einrichtungsassistent Rechtsklick mit der Maus

18 Einrichtungsassistent Schaltfläche betätigen

19 Einrichtungsassistent Benutzername und Passwort eintragen

20 Einrichtungsassistent OK klicken

21 Einrichtungsassistent Benutzer angelegt, Weiter klicken

22 Einrichtungsassistent Fertig

23 Dateien archivieren Dateien archivieren Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit beliebige digitale Objekte direkt aus Ihrem Computer ( Browser ) zu archivieren, z.b.: Dateien Dokumente Zeichnungen Fotos Videos Usw.

24 Dateien archivieren Windows Explorer öffnen

25 Dateien archivieren Zu archivierende Dateien markieren

26 Dateien archivieren Rechtsklick mit der Maus und Schaltfläche betätigen

27 Dateien archivieren Archiv auswählen und auf OK klicken

28 Dateien archivieren Fertig

29 Gescannte Dokumente Gescannte Dokumente archivieren Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit eingescannte Dokumente in die von Ihnen gewünschten Archiv Ordner zu archivieren. Hierbei können Sie wählen zwischen: Scannen und archivieren einzelnen Dokumente Scannen und archivieren mehrerer Dokumente

30 Gescannte Dokumente Atlas Archiv Explorer öffnen

31 Gescannte Dokumente Gescannte Dokumente öffnen

32 Gescannte Dokumente Zu archivierende Dokumente markieren Markierte Dokumente per Drag & Drop archivieren

33 Gescannte Dokumente Bezeichnung eingeben und OK klicken

34 Gescannte Dokumente Fertig

35 Suchen Archivierte Objekte suchen Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit, archivierte Objekte im System zu suchen. Hierfür bietet das System folgende Suchoptionen an: Suchen durch Angabe der Bezeichnung oder des Suchbegriffes Suchen eines Objektes mit Volltextsuche Suchen eines Objektes mit Datumseingabe

36 Suchen Atlas Archiv Explorer öffnen

37 Suchen Suchergebnis erscheint sofort Suchbegriff eingeben

38 s archivieren s archivieren Das Atlas Archiv System bietet Ihnen die Möglichkeit erhaltene s in die von Ihnen gewünschten Archiv Ordner zu archivieren. Hierbei können Sie wählen zwischen: Archivieren von s mit und ohne Dateienanhang Archivieren des Dateienanhangs ohne den text

39 s archivieren Outlook öffnen

40 s archivieren öffnen

41 s archivieren Karteireiter Atlas Archiv wählen

42 s archivieren Schaltfläche betätigen

43 s archivieren Archiv auswählen

44 s archivieren Anhang auswählen und Archivieren klicken

45 s archivieren Fertig

46 Weitere Funktionen Weitere Funktionen des Atlas Archiv Systems Das Atlas Archiv System bietet Ihnen noch weitere Funktionen, welche Sie bei der Bearbeitung Ihrer Objekte nutzen können, z.b.: Export ( Hier können Objekte aus dem System exportiert werden, auch mit Passwortschutz, für die sichere Übermittlung des Objekts ) Versionieren ( Hier können zusätzliche Versionen eines Ursprungsobjektes archiviert werden, hierbei wird jedesmal die Ursprungs, und Veränderungsversion dargestellt, z.b. Veränderung einer Rechnungslegung mit späteren Veränderungen ) Kontrollfunktion ( Sämtliche Aktionen im Archivsystem werden protokolliert, dies bedeutet, dass kontrolliert werden kann, welcher Benutzer, zu welchem Zeitpunkt, welches Objekt bearbeitet hat ) Kommentar Funktion ( Sämtliche Dokumente im Archivsystem können beim Aufrufen mit einem Kommentar versehen werden, welcher automatisch den Benutzer und einen Zeitstempel mit aufführt )

47 Exportieren Exportieren Atlas Archiv Explorer öffnen

48 Exportieren Exportieren Datei auswählen, Rechtsklick mit der Maus und Schaltfläche betätigen

49 Exportieren Exportieren Passwort vergeben und Weiter klicken

50 Exportieren Exportieren Fertig

51 Versionieren Versionieren Atlas Archiv Explorer öffnen

52 Versionieren Versionieren Datei auswählen, Rechtsklick mit der Maus und Schaltfläche betätigen

53 Versionieren Versionieren Neue Version auswählen und OK klicken

54 Versionieren Versionieren Fertig

55 Kontrollfunktion Kontrollfunktion Atlas Archiv Explorer öffnen

56 Kontrollfunktion Kontrollfunktion Datei auswählen, Rechtsklick mit der Maus und Schaltfläche betätigen

57 Kontrollfunktion Kontrollfunktion Karteireiter Verlauf auswählen

58 Kontrollfunktion Kontrollfunktion Alle Systeminformationen ( Wer, Wann, Was ) auf einen Blick

59 Kommentar Funktion Kommentar Funktion Atlas Archiv Explorer öffnen

60 Kommentar Funktion Kommentar Funktion Dokument auswählen und Doppelklicken mit der Maus

61 Kommentar Funktion Kommentar Funktion Kommentar eingeben und Hinzufügen klicken

62 Kommentar Funktion Kommentar Funktion Fertig

63 Ende Atlas Archiv GmbH Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen Viel Erfolg