Kurzanleitung. Auswertungstool. Anhand der Daten der Einzelfahrtnachweise von Toll Collect (CSV-Datei)
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- Elisabeth Bergmann
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1 Kurzanleitung Auswertungstool Anhand der Daten der Einzelfahrtnachweise von Toll Collect (CSV-Datei) Ein Exceltool der SVG Bundes-Zentralgenossenschaft Seite 1 von 12 Seiten
2 Inhalt Inhalt Seite 2 Vorbemerkungen Seite 3 Die Datenquelle Seite 3 Arbeiten mit dem Auswertungstool Seite 4 Öffnen der Excelarbeitsmappe Auswertung Seite 4 Auswertungen vornehmen Seite 5 Zu A. Wahlweise Auswertung in Abhängigkeit von der Zeit. Seite 5 Zu 1. Auswertung nach Tagen mit allen KFZ Seite 6 Zu 2. oder für ausgewähltes KFZ Seite 7 Zu 3. oder ausgewählte Kostenstelle Seite 8 Zu B. Auswertung nach CSV Datei Seite 9 (Summe pro KFZ und Gesamt Summe) Die Tabelle Auswertung_1 Seite 10 Aufbau der Tabelle Seite 10 Die Schaltflächen Seite 11 Hinweise zu Installation Seite 12 Einstellen der Makrosicherheit Seite 12 Seite 2 von 12 Seiten
3 Vorbemerkungen Das Exceltool zur Auswertung der CSV-Dateien ermöglicht eine Verarbeitung nach verschiedenen Gesichtspunkten. Neben einer Auswertung der Gesamtdaten ist es möglich einen Zeitraum festzulegen, der verwendet werden soll. Weiterhin ist es möglich, die Daten eines einzelnen Kraftfahrzeuges oder einer einzelnen Kostenste l- le zu selektieren. Der entsprechende Bericht ist untergliedert nach Datum und nach Kennzeichen des KFZ. Bei einer Auswertung, die mehrere KFZ beinhaltet, wird für jedes dieser Fahrzeuge eine Zwischensumme gebildet. Am Ende des Berichts wird eine Gesamtsumme der gefahrenen Kilometer und der entsprechenden Mautkosten angezeigt. Zum genauen Aufbau der Auswertung siehe auch unter Die Tabelle Auswertung_1 unter Punkt a. Aufbau der Tabelle. Die Datenquelle Die Daten der Einzelfahrtenabrechnung werden von der Firma Toll Collect als CSV Dateien zur Verfügung gestellt. Das Kürzel CSV steht dabei für Character Separated Values oder Comma Separated Values, weil die einzelnen Werte durch ein spezielles Trennzeichen getrennt werden. Die CSV Datei wird über eine Programmroutine, die das Exceltool beinhaltet, in automatisierter Form in das Datenblatt eingelesen. Seite 3 von 12 Seiten
4 Arbeiten mit dem Auswertungstool Öffnen der Excelarbeitsmappe Auswertung Die Excelarbeitsmappe Auswertung wird, wie alle Excelarbeitsblätter durch Doppelklicken auf das Symbol der Datei geöffnet. Die Arbeitsmappe wird geöffnet und das Hauptmenü wird angezeigt. Bevor nun mit dem Auswertetool gearbeitet werden kann, müssen Sie zunächst die Daten, die von Toll Collect zur Verfügung gestellt werden einlesen. Hierzu dient der Button [CSV- Datei importieren]. Es wird ein Fenster geöffnet, mit dem Sie einen Dateidialog ausführen können. Hiermit ist es möglich die CSV Datei, mit der Sie gerade arbeiten möchten, von einer beliebigen Stelle Ihres Rechners aus zu öffnen. Seite 4 von 12 Seiten
5 Nach anklicken des Buttons [Öffnen] erfolgt das Einlesen der Daten in die Datentabellen Im_Kon und CSV_Daten des Exceltools automatisch. Somit haben Sie den Vorgang der Datenübernahme in das Exceltool beendet. Auswertungen vornehmen Das Exceltool Auswertungen bietet verschiedene Möglichkeiten die Daten von Toll Collect auszuwerten. Betätigen Sie hierzu den Button [Auswertungen] im eingeblendeten Hauptmenue. Folgendes Formular wird geöffnet. Wählen Sie eine der beiden Schaltflächen aus. Das Programm bietet folgende Alternativen der Auswertung. A. Wahlweise Auswertung in Abhängigkeit von der Zeit B. Auswertung nach CSV Datei (Summe pro KFZ und Gesamt Summe) Zu A. Wahlweise Auswertung in Abhängigkeit von der Zeit. Seite 5 von 12 Seiten
6 Anklicken der rot markierten Schaltfläche [OK] öffnet einen weiteren Dialog (Formular), in welchem Sie weitere Möglichkeiten der Auswertung wählen können. 1. Auswertung nach Tagen mit allen KFZ 2. oder für ausgewähltes KFZ 3. oder ausgewählte Kostenstelle. Zu 1. Auswertung nach Tagen mit allen KFZ Als Standart wird zunächst als Start und Enddatum der Vormonat (z.b bis ) angezeigt. Sie können den Auswahlzeitraum jedoch nach belieben ändern. Im obigen Beispiel wäre der das Startdatum und der das Enddatum. Die Eingabe muss in der Form TT.MM.JJJJ erfolgen. Sollten Sie hierbei einen Fehler machen, weißt Sie das Programm darauf hin und bietet Ihnen die Möglichkeit einer erneuten Eingabe. Durch anklicken der Schaltfläche [OK] rufen Sie die Programmroutine zur Erstellung Ihrer Auswertung auf. Der entsprechende Bericht wird im Exceldatenblatt [Auswertung_1] erstellt. Der Bericht gibt für den voreingestellten Zeitraum eine Übersicht über die einzelnen Kraftfahrzeuge, die gefahrenen Teilstrecken, die zugehörigen Kostenstellen, die gefahrenen Kilometer und die daraus resultierenden Kosten aus. Weiterhin werden die gefahrenen Kilometer und die Kosten für ein Fahrzeug summiert und am Ende der Tabelle die gesamten gefahrenen Kilometer und die Gesamtkosten berechnet. Seite 6 von 12 Seiten
7 Das Beispiel zeigt (nur um die Struktur zu verdeutlichen) eine Auswertung für einen Tag ( ). Zu 2. oder für ausgewähltes KFZ Auch hier können Sie einen Bearbeitungszeitraum festlegen. Zusätzlich legen Sie über das entsprechende Klappmenue fest, welches Fahrzeug Sie auswerten möchten. Durch klicken von [OK] wird auch hier die Routine aufgerufen, die den entsprechenden Bericht erstellt. Das Beispiel zeigt diesmal einen Bericht für den Zeitraum vom bis zum für das Fahrzeug mit dem Kennzeichen WUN SV 111. Der Bericht zeigt Seite 7 von 12 Seiten
8 alle für das entsprechende Fahrzeug im eingestellten Zeitraum angefallenen Mautkosten mit dem zugehörigen Einzelfahrtennachweis an. Zu 3. oder ausgewählte Kostenstelle Zur Erstellung einer Auswertung nach einer Kostenstelle (Mautstation), wählen Sie in dem zugehörigen Klappmenue die gewünschte Kostenstelle aus. In diesem Beispiel ist dies die Kostenstelle Der Zeitraum ist auf den bis zum eingestellt. Durch klicken auf [OK] rufen Sie das entsprechende Programm auf. Dieser Bericht zeigt die Daten für eine Kostenstelle, aufgegliedert nach einzelnen KFZ. Bemerkung: Wenn Sie aus irgendeinem Grund keine Eingabe in das Dialogformular Wahlweise Auswertung in Abhängigkeit von der Zeit machen möchten, können Sie dieses Formular jederzeit durch anklicken von [zurück] verlassen. Sie gelangen dann wieder zum Auswahlformular für die Auswertungen. Seite 8 von 12 Seiten
9 Zu B. Auswertung nach CSV Datei (Summe pro KFZ und Gesamt Summe) Eine schnelle Auswertung aller Daten einer CSV- Datei bietet diese Auswertemöglichkeit. Die Daten werden hierbei direkt aus der CSV- Tabelle eingelesen. Die Auswertung erfolgt über den gesamten Zeitraum der Daten, sortiert nach KFZ und Datum. Zum Starten des Dateneinlesens klicken Sie auf den Knopf [OK] des Auswahlformulars. Ein Hinweis darauf, dass Sie nun eine CSV- Datei auswählen können wird angezeigt. Durch [Zurück] können Sie abbrechen, klicken auf [OK] ruft einen Dateidialog auf. Ein solcher Dateidialog ist Ihnen aus Windows bekannt und braucht daher nicht näher beschrieben zu werden. Durch Doppelklick oder klicken auf die Schaltfläche [öffnen], wird die Datei geladen. Der Vorgang des Dateneinlesens erfolgt automatisch. Die Auswertung wird ebenfalls gleich anschließend erzeugt. Auch hierfür wird die Tabelle Auswertung_1 verwe n- det. Seite 9 von 12 Seiten
10 Die Tabelle Auswertung_1 Das derzeitige Exceltool zur Mautabrechnung enthält vier Datentabellen. 1. Die Tabelle: CSV_Daten Diese beinhaltet die aus der CSV- Datei eingelesenen Daten. 2. Die Tabelle: Im_Kon enthält die Daten der KFZ- Nummern und der Kostenstelle. Diese Tabelle stellt diese Werte für die Anwendung zur Verfügung (z.b. die Klappmenues). 3. Die Tabelle: Import dient zum zwischenspeichern der Daten beim einlesen der Daten unter Auswertung nach CSV. 4. Die Tabelle: Auswertung_1. Dies ist die für den Anwender wichtigste Tabelle, da diese zur Ausgabe der Berichte verwendet wird. Die Tabelle Auswertung_1 weist einige Besonderheiten auf, auf die hier hingewiesen werden soll! Aufbau der Tabelle Die Tabelle enthält folgende Spalten: 1. eine Buchungsnummer 2. Teilfahrt 3. KFZ-Kennz. das Kennzeichen des jeweiligen KFZ. 4. Datum das Datum der Teilfahrt. 5. Start die Uhrzeit wann die Teilfahrt begann. 6. Auffahrt die Bezeichnung der verwendeten Autobahnauffahrt. 7. über Wegbeschreibung befahrene Autobahnabschnitte. 8. Abfahrt die Bezeichnung der verwendeten Autobahnabfahrt. 9. Kostenstelle die Nummer der Kostenstelle. 10. km die gefahrenen Kilometer. 11. TSM Version des Tarif- und Streckenmodells 12. AK Achsklasse 13. SK Schadstoffklasse 14. Verf. Verfahren, AV-Automatisches Verfahren, MVM-Manuelles Verfahren Mautstelle, MVI-Manuelles Verfahren Internet. 15. EUR die abzurechnenden Mautkosten. Die Zeilen der Tabelle enthalten jeweils die Daten zu diesen Spalten. Die ersten vier Zeilen der Tabelle sind ein fixierter Bereich, das heißt sind auch wenn Sie durch die Tabelle scrollen immer sichtbar. Dieser fixierte Bereich beinhaltet zum einen die Überschriften der Spalten, zum anderen aber auch einige Schaltflächen zur Bedienung des Auswerttools. Diese Buttons ermöglichen es, die grundlegenden Anweisungen des Excelarbeitsblattes auch aus der Tabelle heraus aufzurufen. Seite 10 von 12 Seiten
11 Dies sind die Schaltflächen: a. Hauptmenue b. Auswertung c. Beenden d. Export in Excel Die Schaltflächen Zu a. Die Schaltfläche [Hauptmenue] ruft das Dialogformular Hauptmenue des Exceltools auf. Zu b. Die Schaltfläche [Auswertung] ruft das Formular Auswertung von dem Sie dann wieder die Auswertungen in Abhängigkeit des Zeitraums oder die Auswertung nach CSV aufrufen können. Da diese bereits ausführlich besprochen wurden, sei an dieser Stelle hierauf verzichtet. Zu c. Die Schaltfläche [Beenden] schließt das Excel Tool zur Auswertung der Mautabrechnung. Zu d. Die Schaltfläche [Export in Excel] bietet die Möglichkeit die erstellte Auswertung in ein neues Excelarbeitblatt zu übertragen, und dieses zu speichern. Seite 11 von 12 Seiten
12 Hinweise zu Installation Bei dem Exceltool zur Mautabrechnung handelt es sich um eine Excelarbeitsmappe. Diese braucht nicht installiert zu werden, sondern Sie können die Mappe einfach in ein beliebiges Verzeichnis Ihres Rechners kopieren. Sofern Sie über das Microsoftprogramm Excel 2000 oder 2003 verfügen können Sie mit dem Tool arbeiten. Einstellen der Makrosicherheit Auch in Excel 2000 ist die Makrosicherheit einstellbar. Klicken Sie in das Menü [Extras] [Makros] [Sicherheit]. Eine Dialogbox wird geöffnet, in der Sie die Sicherheitsstufe einstellen können. Ebenso wie bei Excel 2003 seien hier die Sicherheitsstufen [Mittel] oder [Niedrig] empfohlen. Bei Einstellung auf [Mittel] sollte bei der Nachfrage immer [Makros aktivieren] bestätigt werden, da die Auswertung zur Mautabrechnung sonst nicht verwendet werden kann. Haben Sie diese Schritte ausgeführt, können Sie das Tool nun anwenden. Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Arbeit! Seite 12 von 12 Seiten
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