1 Möglichkeiten zur Darstellung von Daten

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1 1 1 Möglichkeiten zur Darstellung von Daten 1.1 Diagramme Datenreihen in Zeilen oder Spalten Die erste Wahl bei der Erstellung eines Diagramms besteht daraus, ob die Datenreihen auf den Daten aus den Zeilen oder Spalten basieren sollen. Wollen Sie z. B. den Umsatzverlauf eines Produktes über mehrere Jahre - siehe linkes Bild - oder in einem Jahr die unterschiedlichen Umsätze für verschiedene Produkte darstellen - siehe rechtes Bild? Die Wahl erfolgt über Entwurf innerhalb der Diagrammtools (erscheinen im Menü, wenn das Diagramm markiert wurde) und dann Zeile/Spalte wechseln. Standardmäßig wählt Excel Zeilen für die einzelnen Datenreihen Diagrammtypen Bei der Wahl des Diagrammtyps sind folgende Besonderheiten zu beachten: Bei den Diagrammtypen Säulen und Balken kann zwischen gruppiert, gestapelt und gestapelt (100%) gewählt werden. Gestapelt (100%) bedeutet, dass alle Säulen oder Balken auf 100% ergänzt werden und somit die gleiche Länge erhalten Der Diagrammtyp Bereich ermöglicht die Wahl zwischen Fläche, gestapelte Fläche und gestapelte Fläche (100%) Der Diagrammtyp Kreis kann nur eine Datenreihe darstellen Der Diagrammtyp Kurs benötigt entsprechende Daten Der Diagrammtyp Punkt (früher XY-Diagramm) benötigt sowohl X-Werte als auch Y-Werte Für die Diagrammtypen Säule (inkl. Zylinder, Kegel und Pyramide), Linie; Balken ((inkl. Zylinder, Kegel und Pyramide), Bereich und Oberfläche kann zwischen einer 2D- oder 3D-Darstellung gewählt werden Bei einer 3D-Darstellung wird neben X- (Horizontale Achse), Y- (Vertikale Achse) noch eine Z-Achse (Tiefenachse) verwendet Der Diagrammtyp Oberfläche eignet sich besonders zur Darstellung einer Vielzahl von Daten Verwendung einer Sekundärachse Sollten die Daten einer Datenreihe bzw. mehrerer Datenreihen sehr stark abweichen empfiehlt sich der Einsatz einer Sekundärachse, d. h. es wird neben der Primärachse eine weitere Achse mit eigener Skalierung verwendet. Dazu das folgende Beispiel mit sehr unterschiedlichen Umsatzzahlen hinsichtlich des Produktes A und der Produkte B und C.

2 2 Dazu wird zuerst die gewünschte Datenreihe im Diagramm (durch Klicken mit der Maus auf eine Darstellung, z. B. eine Säule, dieser Reihe im Diagramm) markiert. Über Format innerhalb der Diagrammtools (erscheinen im Menü, wenn das Diagramm markiert wurde) kann durch Auswahl formatieren im Bereich Aktuelle Auswahl ein Fester aufgerufen werden, das die erforderlichen Einstellungen zur Erzeugung einer Sekundärachse ermöglicht. Sollten z. B. die Säulen trotz entsprechender Veränderung hinsichtlich der Reihenachsenüberlappung und Abstandsbreite noch immer zu überlappend dargestellt werden

3 3 empfiehlt sich ein Wechsel des Diagrammtyps, z. B. Linie für die Datenreihe auf der Sekundärachse - siehe die beiden folgenden Bilder. Auf die gleiche Art und Weise können weitere Datenreihen der Sekundärachse zugefügt werden.

4 1.1.4 Achsen formatieren Über Layout innerhalb der Diagrammtools (erscheinen im Menü, wenn das Diagramm markiert wurde) und dem Menüpunkt Achse kann die gewünschte Achse zur Formatierung gewählt werden. Danach über Weitere Optionen für betreffende Achse ein Fenster aufgerufen werden, dass vielfältige Möglichkeiten zur Formatierung zur Verfügung stellt Darstellung über die gesamte X-Achse notwendig Excel stellt z. B. den ersten Wert der Datenreihe bei dem Wert 1 auf der X-Achse dar. Dies kann beim Diagrammtyp Linie zu einem Problem werden, nämlich dann, wenn die Linien unmittelbar an der Y-Achse begingen sollen. Zur Lösung dieses Problems steht nur der Diagrammtyp Punkt zur Verfügung. Dieser benötigt zur Darstellung der einzelnen Punkte jeweils einen X- und einen Y-Wert. Deshalb dürfen bei der Erstellung nur die entsprechenden Werte (keine Beschriftung der Datenreihe und gleiche Anzahl an X- und Y-Werten) für eine Datenreihe markiert werden.

5 Weitere Datenreihen müssen über Entwurf innerhalb der Diagrammtools (erscheinen im Menü, wenn das Diagramm markiert wurde) und dem Menüpunkt Daten auswählen hinzugefügt werden - siehe dazu das folgende Bild. 5

6 Über Layout (innerhalb der Diagrammtools) Achsen Horizontale Primärachse dann Weitere Optionen für horizontale Primärachse wählen in dem Fenster Achse formatieren den Achsenwert bestimmen wo die Y-Achse die X-Achse schneidet - siehe dazu nachfolgendes Bild. 6

7 Über Layout (innerhalb der Diagrammtools) Achsen dort aber auf Gitternetzlinien wechseln kann die Darstellung der Gitternetzlinien bestimmt werden Sparklines Sparklines sind zellenorientierte Diagramme - siehe folgendes Bild, deshalb können sie z. B. wie einen Zelleninhalt kopiert werden. Die Größe der Sparklines hängt unmittelbar von der Zellengröße ab und können sowohl über die Formatierung für eine Zelle als auch über Entwurf innerhalb der Sparklinetools (erscheint im Menü, wenn ein Sparkline markiert wurde) gestaltet werden. 1.2 Filtern von Zellinhalten Ein Filter wird pro Spalte zur Selektion gewünschter Daten eingesetzt. Entweder Sie wählen die Filter für den Datenbereich über Start Icon Sortieren und Filtern Filtern oder über Daten Filtern. In Abhängigkeit des Zellinhaltes stehen Text- oder Zahlenfilter zur Verfügung - siehe die beiden folgenden Bilder. Außerdem bestehen mannigfaltige Möglichkeiten der Sortierung für die Daten einer Spalte und damit des Datenbereiches bzw. Zellbereiches.

8 8 Darstellung der Einsatzmöglichkeiten für einen Textfilter. Darstellung der Einsatzmöglichkeiten für einen Zahlenfilter.

9 1.3 Pivot-Tabelle und Pivot-Chart Über Einfügen PivotTable kann zwischen Pivot-Tabellenbericht (Möglichleiten zur Gruppierung von Daten aufgrund der Pivot-Funktionalität) und Pivot-Chart (Diagramm mit Pivot-Funktionalität) gewählt werden. Entscheidend ist die Pivot-Funktionalität, d. h. die Möglichkeiten zur Gruppierung und damit zur Selektion von Daten über mehrere Ebenen. Dazu muss zuerst der Zellbereich der gewünschten Daten bestimmt werden. Dieser kann sich sowohl innerhalb als auch außerhalb der Mappe befinden. Ein Zellbereich kann beliebig oft als Quelle einer Pivot-Darstellung dienen. Entweder wird die Pivot-Darstellung als eigenständige Tabelle (Neues Arbeitsblatt) o- der als Objekt innerhalb der aktuellen Tabelle (Vorhandenes Arbeitsblatt) ausgeführt. 9 Die Ebenen zur Gruppierung (Selektion) bauen sich folgendermaßen auf: 1. Berichtsfilter 2. Spaltenbeschriftung und Zeilenbeschriftung 3. Werte Dies bedeutet, das eine Selektion auf der ersten Ebene Wirkung für die folgenden ebenen hat, d. h. die selektierten Daten werden danach nicht mehr angezeigt. Sowohl im Berichtsfilter als auch in Spalten- und Zeilenbeschriftung kann ein Feld nur einmal zugeordnet werden. Dem Wertebereich müssen Zahlen zwecks späterer Verarbeitung zugeteilt werden. Hier kann ein Feld aber mehrfach zugeordnet werden.

10 10 Die Verarbeitung der Daten im Wertebereich kann über Wertfeldeinstellungen weiter spezifiziert werden. Standardmäßig ist die Summierung der Daten voreingestellt. Innerhalb der Wertfeldeinstellungen kann auf Werte anzeigen als gewechselt werden und weitere Verarbeitungsschritte abgerufen werden.

11 Bei Spalten- und Zeilenbeschriftung können zusätzlich verschiedene Sortieroptionen und vielfältige Filtermöglichkeiten realisiert werden. 11