Anwender-Dokumentation. Kontenplanerweiterung 2012 Neue Motorräder. Version Version

Transkript

1 Anwender-Dokumentation Kontenplanerweiterung 2012 Neue Motorräder Version Version

2 1. Allgemein Mit dem Update werden neue Konten (s. unten) automatisch angelegt, sofern diese nicht bereits vorhanden und anderweitig belegt sind. Konten, die aus diesem Grund nicht angelegt werden können, werden auf einem Protokoll ausgegeben. Bei manueller Anlage dieser Konten (ggf. mit abweichenden Kontonummern) ist zu bedenken, dass diese auch in >1.9.5< Erlösgruppen für die neuen Erlösgruppen 268, 269 und 270 und in der KER zugeordnet werden müssen! Kunden mit 5-stelligen Konten ohne aktive Filialen dürfen das Update nicht einlesen! 2. Vorbereitung: Arbeit erledigt: Im Menüpunkt >11.1< überprüfen, ob unter den neu anzulegenden Nummern bereits Konten existieren. Existieren diese Konten und es sind keine Buchungen vorhanden, sind sie zu löschen. In >1.9.5< Erlösgruppen-Bezeichnungen prüfen, ob es die Erlösgruppen 268, bereits gibt. Wenn JA: Ausdruck dieser Erlösgruppen mit den entsprechenden Kontenzuordnungen. Danach sind die Erlösgruppen zu löschen. Nach dem Update können diese anders verwendeten Erlösgruppen mit neuer Nummerierung wieder angelegt werden. Die Artikel, die dieser Erlösgruppe zugeordnet waren, sind dann ebenfalls anzupassen (Ermittlung z.b. mit Listgenerator) Nach den Vorbereitungen ist unbedingt eine Komplettsicherung anzufertigen! : : 3. Update durchführen: Durch das Update wird der Menüpunkt >16< Kontenupdate angelegt, über den das eigentliche Update gestartet werden kann. Dieser Punkt muss in jeder Firma separat angewählt werden, erst dann löscht sich der Eintrag. Für den Ausdruck des Protokolls empfiehlt sich der Druck in eine Datei, weil ein erneuter Ausdruck nicht möglich ist ( Programm kann nur ein Mal angewählt werden). Bei erneuter Anwahl erscheint ein Hinweis, dass das Update für die betreffende Firma bereits eingespielt wurde. Das Programm verzweigt dann wieder in den Verteiler CARDIS Reynolds, Murnau, 2012 Seite 1 / 6

3 Folgendes wird automatisch angepasst: Die neuen Konten werden per Update angelegt, soweit die Nummern nicht anderweitig vergeben sind. Die Zuordnung zu BWA, G+V, Bilanz und Umsatzsteuer erfolgt nach dem Muster unseres Auslieferungsstandes. Bei Filialbetrieben werden die Kontonummern mit der Ziffer der jeweiligen Filiale erweitert. Alle Anwender, die bei der Umsatzsteuer nicht den Rückrechnungsfaktor 14 sondern eine andere Nummer eingetragen haben: Bitte bei den Erlöskonten 8173, 8174 und 8177 in Feld 9 und 11 den Faktor ändern bevor die Konten bebucht werden. Erlösgruppen: Die Erlösgruppen 268, 269 und 270 für die neuen Konten werden automatisch angelegt, wenn die Nummern nicht belegt sind, ansonsten erscheinen sie auf einem Fehlerprotokoll. Es müssen zwingend diese Erlösgruppe verwendet werden, da sie fest in den VK-Codes hinterlegt sind. Grundsätzlich werden keine Konten und Erlösgruppen automatisch gelöscht oder geändert. Kunden mit 5-stelligen Konten ohne aktive Filialen dürfen das Update nicht einlesen. Alle Änderungen müssen dort von Hand vorgenommen werden. Auf Kundensystemen ohne aktive FiBu oder mit der DATEV-Schnittstelle werden durch das Update nur die Änderungen in FORMEL 1 durchgeführt CARDIS Reynolds, Murnau, 2012 Seite 2 / 6

4 Folgendes ist manuell zu ändern: Betriebsvergleich: Die Kontenzuordnung muss nach beiliegender Anleitung geändert werden. Wenn der Aufwand dafür zu groß erscheint, kann auf Wunsch bei CARDIS-Reynolds eine Auslieferungsversion angefordert werden. Das bedeutet aber, dass eigen angelegte Konten wieder zugeordnet werden müssen. Bei Filiallösungen empfehlen wir, die Filiale 1 zu pflegen. Wir können diese dann auf den Firmen-BV und die übrigen Filialen kopieren. Folgende Zuordnungen müssen gemacht werden. Die neuen Erlöskonten 8173, 8174 und 8177 müssen in >13.1< unter Konten Erfassung für die Zeile 220 in der Spalte 06 hinterlegt werden: Seiten-Nr. : 1 NEUFAHRZEUGVERKAUF Block-Nr. : 1 Analyse des Deckungsbeitrages I (Bruttoergebnis) Zeilen-Nr. : 220 Spalten-Nr. : 06 VK-Erlöse Pos Konto-Nr. Prozent Kostenstelle-Nr und auf der Seite 7 Block 2 Zeile 25 jeweils in den Spalten 04 und 07. Die neuen VAK-Konten 7173, 7174 und 7177 müssen in >13.1< unter Konten Erfassung für die Zeile 220 in der Spalte 08 hinterlegt werden: Seiten-Nr. 1 NEUFAHRZEUGVERKAUF Block-Nr. : 1 Analyse des Deckungsbeitrages I (Bruttoergebnis) Zeilen-Nr. : 220 Spalten-Nr. : 08 V.A.K. Pos Konto-Nr. Prozent Kostenstelle-Nr und auf der Seite 7 Block 2 Zeile 26 jeweils in den Spalten 04 und Nacharbeiten: In >1.19< VK-Codes sind die betroffenen Modelle aufzurufen und ggf. auf die neu angelegten Erlösgruppen manuell zu ändern. In >1.18< Zubehör dto.. In >1.4< Neufahrzeugstamm sind die bereits angelegten Fahrzeuge dieser Modelle (inkl. Zubehör) manuell anzupassen CARDIS Reynolds, Murnau, 2012 Seite 3 / 6

5 5. Hinweise für Nutzer der Formel-1-Evolution-Finance: Mit der Markteinführung der neuen Baureihen müssen Konten neu angelegt und auch entsprechende Anpassungen in den Auswertungen wie BV, BWA und nicht zuletzt der Umsatzsteuervoranmeldung vorgenommen werden. Wir möchten Ihnen als kleine Hilfestellung die jeweilige Vorgehensweise bei der Neuanlage/Umbenennung von Konten in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm FORMEL 1-1-Evolution-Finance in Erinnerung rufen: Kontenanlage in der Jahresakte / Zuordnung G+V: Neu angelegt werden müssen folgende Konten: Kto. Bezeichnung Zuordnung BV/KER 7173 VA BMW Neu-Motorräder G-Reihe VA BMW Neu-Motorräder S-Reihe VA BMW Neu-Motorräder C-Reihe VE BMW Neu-Motorräder G-Reihe VA BMW Neu-Motorräder S-Reihe VA BMW Neu-Motorräder C-Reihe 220 Der einfachste Weg der Kontenneuanlage ist der des Ihnen bekannten Kopierens eines Kontos der gleichen Kontenart: entweder durch Anklicken des Symbols in der Symbolleiste `Kopieren und anschließend Anklicken `Einfügen oder zu kopierendes Konto markieren, rechte Maustaste (Kontextmenü): Konto kopieren, Konto einfügen, neue Kontonummer vergeben; Konto umbenennen (Doppelklick auf neues Konto): Bei den VAK-Konten müssen die Eigenschaften wie folgt lauten: Sachkonto: bebuchbar Fibu: keine Steuer keine OP keine Buchungsverdichtung Verarbeitung: GuV-Konto kein Vortrag kein Gegenstandswert unbestimmt kein Anlagekonto KoSt (ggf.) : Aufwand Die Erlöskonten haben folgende Eigenschaften: Sachkonto: bebuchbar Fibu: steuerpflichtig: 1 Umsatzsteuerregelsatz autom. Steuerherausrechnung keine OP- Bildung Verarbeitung: GuV-Konto kein Vortrag kein Gegenstandswert unbestimmt kein Anlagekonto KoSt (ggf): Ertrag CARDIS Reynolds, Murnau, 2012 Seite 4 / 6

6 Konten der Zeile 220 zuordnen: Rufen Sie in der Zentralakte den BWA-Rahmen mit der Dichte HBV Gesamtübersicht auf. Dort können Sie die Zeile 220 auswählen und mit einem Doppelklick öffnen. Dann die betreffende Zeile 220 auswählen und mit Doppelklick öffnen. Den Reiter Formel auswählen, die Konten eintragen. Dann noch die VAK-Konten eintragen und über das Diskettensymbol speichern CARDIS Reynolds, Murnau, 2012 Seite 5 / 6

7 Bitte beachten Sie, dass Sie in FORMEL 1 den BV ebenfalls anpassen müssen, da Sie den Betriebsvergleich aus FORMEL 1 versenden. Für Fragen ist unsere Hotline unter folgender Nummer erreichbar Mit freundlichen Grüßen CARDIS Reynolds-Team Ihr Auszug Schreiben der BMW AG: BV-65-DE Juli 2012 Ergänzungen im BMW Group Kontenrahmen Konto 4 St Konto 5 St Bezeichnung BV Zeile VA BMW Neu-Motorräder G-Reihe VA BMW Neu-Motorräder S-Reihe VA BMW Neu-Motorräder C-Reihe VE BMW Neu-Motorräder G-Reihe VE BMW Neu-Motorräder S-Reihe VE BMW Neu-Motorräder C-Reihe CARDIS Reynolds, Murnau, 2012 Seite 6 / 6