Übertragen von Excel-Diagrammen in PowerPoint mit dem Zwischenspeicher.9

Transkript

1 Word, Excel, Powerpoint und Access lassen sich einfach gemeinsam nutzen. Es sind verschiedene Anwendungen miteinander verbinden. Besonders häufig sind in Excel berechnete Tabellen, die in Word verwendet werden und in Excel erstellte Diagramme die in Word für den Druck dokumentiert werden und in Powerpoint für eine Bildschirmpräsentation aufbereitet werden. Word, Excel und Powerpoint...1 Schnittstelle von EXCEL zu WORD über den Zwischenspeicher...1 EXCEL-Diagramm-Objekt...4 DDE Verknüpfungen Dynamic Data Exchange...4 Sperren und Auflösen von DDE-Verknüpfungen...6 Sperren von Verknüpfungen Schritt: Einzeldatei speichern Schritt: Verknüpfung sperren Schritt: Sperrung aufheben...7 Verknüpfungen lösen...7 Schritt 2: Verknüpfung lösen...7 Schnittstellen von EXCEL zu WORD über OLE-Verknüpfungen...8 Allgemeine OLE-Verknüpfungen zum Einfügen von Objekten aus anderer Software...8 Übertragen von Excel-Diagrammen in eine PowerPoint-Präsentation...9 Übertragen von Excel-Diagrammen in PowerPoint mit dem Zwischenspeicher.9 Diagrammeffekte in PowerPoint Das Diagramm in PowerPoint formatieren Animieren eines Diagramms in PowerPoint... 16

2 - 1 - Word, Excel und Powerpoint Es ist oft notwendig, Excel-Tabellen oder Excel-Diagramme in Word oder PowerPoint zu übertragen, um einen sehr guten Bericht oder eine Präsentation erstellen zu können. Es gibt grundsätzlich zwei Methoden, die Programme zu verbinden. 1. Verbindungen über den Zwischenspeicher 2. Verbindungen über die OLE-Verknüpfung (Objekt Linking Embedding) Die Methoden gehen in den Office-Programmen fließend ineinander über. Sowohl mit Methode 1 als auch mit Methode 2 haben Sie die Möglichkeit, Excel aktiv in WORD zu starten, also direkt in WORD selbstrechnende Tabellen im Text schreiben zu können. Schnittstelle von EXCEL zu WORD über den Zwischenspeicher Wollen Sie eine Tabelle oder ein Diagramm von Excel in WORD übertragen, kopieren Sie die Tabelle oder das Diagramm in den Zwischenspeicher. Sie können den Inhalt des Zwischenspeichers in WORD auf verschiedene Weise eintragen. Einfaches Einfügen - Tabelle Wenn Sie die Excel-Tabelle aus dem Zwischenspeicher über das Symbol Einfügen oder den Befehl Bearbeiten > Einfügen oder mit Strg+v in WORD einfügen, erhalten Sie die Excel-Tabelle im WORD-Tabellen-Format. Sie können diese Tabelle mit den Tabellenfunktionen von WORD formatieren. Einfaches Einfügen - Diagramm Fügen Sie ein Excel-Diagramm ein, erhalten Sie ein EXCEL-Diagramm-Objekt, das Sie in WORD erst formatieren müssen. Wenn Sie auf das Diagramm-Objekt Doppelklicken, startet EXCEL als Quellprogramm des Objekts und Sie können das Diagramm in EXCEL formatieren (OLE-Verknüpfung über den Zwischenspeicher).

3 - 2 - Sie kommen in WORD zurück, indem Sie auf das Blatt Doppelklicken, in das das Diagramm-Objekt eingebettet wird. OLE Object Linking and Embedding OLE heißt übersetzt: Ein Objekt aus einem Quellprogramm wird mit dem aktiven Programm verknüpft und in das aktive Programm als Objekt eingebettet. Ein Doppelklick auf das Objekt aktiviert das dahinterliegende Quellprogramm. Das Objekt kann dann in seinem Quellprogramm bearbeitet und verändert werden. Danach ist es sofort wieder im aktiven Programm eingebettet und erscheint dort in der Regel als Grafik bzw. grafisches Objekt. Inhalte Einfügen - Tabelle Wählen Sie in Excel eine Tabelle, kopieren sie in den Zwischenspeicher, wechseln zu Word und verwenden Sie den Befehl in WORD Bearbeiten>Inhalte einfügen. Sie erhalten eine Auswahl von Formaten, wie Sie die Tabelle einfügen können. Sie können hier wählen zwischen einem

4 - 3 - Excel - Tabelle - Objekt OLE-Verknüpfung zum weiteren Bearbeiten der Tabellen mit Doppelklick in EXCEL Sie können Formeln in Excel verwenden. Das Objekt wird aus der direkten Bearbeitung mit Excel herausgenommen. Formatierten Text (RTF) Standardeinstellung, Sie erhalten eine WORD-Tabelle und können diese in WORD formatieren. Die Zahlen können Sie dann nicht mehr berechnen. Unformatierten Text Die Tabelle ist nicht in Tabellenform, die Spalten sind durch Tabulatoren getrennt. Grafik, Bitmap und Bild (Enhanced Metafile) Sie können die Tabelle in grafischer Form in WORD einfügen, hierbei stehen Ihnen die drei Formate Grafik = WORD Grafik, Bitmap = Bitmap-Format und Bild im Format Enhanced Metafile zur Verfügung. Enhanced Metafile ist ein Grafik-Format für Windows. Inhalte Einfügen - Diagramm Ein Diagramm kann über Bearbeiten > Inhalte Einfügen in verschiedenen Formaten in WORD eingefügt werden.

5 - 4 - EXCEL-Diagramm-Objekt Der Standard ist es, das Diagramm als EXCEL-Diagramm-Objekt einzufügen. Sie können das Diagramm nachträglich durch Doppelklick in EXCEL bearbeiten. Grafik - Einfügen eines Grafik-Tabellenblattes aus EXCEL Wenn Sie das Diagramm in EXCEL in einem extra Tabellenblatt erstellt haben, wird Ihnen die Option als Grafik in WORD einfügen angeboten. Der Vorteil ist, dass Sie weniger Speicher brauchen und das Diagramm in WORD gleich in der richtigen Größe für das DIN-A 4-Blatt eingefügt wird, falls es in EXCEL größer ist. Sie können dieses Diagramm nachträglich nicht mehr in EXCEL bearbeiten. Bitte beachten Sie für die Option Einfügen als Grafik, dass Sie in Excel das Diagramm so vorbereiten müssen, dass es als einzelnes Diagrammblatt erstellt wird. DDE Verknüpfungen Dynamic Data Exchange Mit Hilfe des Zwischenspeichers können Sie Programme des Office-Pakets direkt verknüpfen. Es sind dann beide Programme parallel aktiv. Jede Änderung in Excel ist dann in Word simultan. DDE-Verknüpfungen sind sinnvoll für Jahresberichte in Firmen oder noch besser für monatliche Berichte, die sich im Text nicht allzu viel ändern, die aber Tabellen und Diagramme enthalten, deren Zahlen sich monatlich ändern. Die dynamisch verknüpfte Datei erzeugt den monatlichen Bericht. Sie muss dann separat von der Verknüpfung gespeichert werden, damit aus den verknüpften Dateien ein neuer Bericht erstellt werden kann. Inhalte Einfügen - verknüpfen - Tabellen Sie können die Excel-Tabelle mit WORD so verknüpfen, dass Sie die selbstrechnenden Tabellen in WORD aktivieren. Der große Vorteil des Verknüpfens der Programme ist es, dass Sie ganze Arbeitsmappen, also auch Tabellenverknüpfungen in WORD übertragen können.

6 - 5 - Sie fügen dazu aus jedem Tabellenblatt die markierte Tabelle jeweils passend im Text ein mit dem Befehl Bearbeiten >Inhalte einfügen >Verknüpfen ein. Sie haben die Auswahl der Formate wie vor. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, können Sie die Tabellen in EXCEL bearbeiten (Entweder durch Doppelklick oder direkt in EXCEL). Sie werden die Änderungen in der mit WORD verknüpften Excel-Arbeitsmappe im WORD-Text erhalten. Auch hier können Sie zwischen der OLE-Verknüpfung über das EXCEL-Tabellen- Objekt oder den weiteren angebotenen Formaten wählen. Inhalte Einfügen - verknüpfen - Diagramm Wenn Sie ein EXCEL-Diagramm-Objekt mit WORD über den Zwischenspeicher mit dem Befehl Bearbeiten > Inhalte einfügen > Verknüpfen einfügen, können Sie das Diagramm in EXCEL bearbeiten und erhalten in der WORD-Datei die Änderungen simultan.

7 - 6 - Sperren und Auflösen von DDE-Verknüpfungen Sie haben aus dynamisch verknüpften Dateien (je eine Excel- und Word-Datei) einen aktuellen Bericht erstellt. Dieser Bericht soll nunmehr ohne Verknüpfungen gespeichert werden. Sperren von Verknüpfungen 1. Schritt: Einzeldatei speichern Sie speichern die Word-Datei mit der verknüpften Excel-Tabelle unter anderem Namen. 2. Schritt: Verknüpfung sperren Sie wählen: Bearbeiten > Verknüpfungen

8 - 7 - Sie wählen Gesperrt. Jede der im Listenfenster markierten Verknüpfungen ist gegen Änderungen über die Excel-Datei gesperrt. 3. Schritt: Sperrung aufheben Sie deaktivieren das Kontrollkästchen Gesperrt und können die Datei wieder über die verknüpfte Excel-Datei verändern. Verknüpfungen lösen Sie nehmen Schritt 1. Schritt 2: Verknüpfung lösen Sie wählen im Dialogfeld Verknüpfungen die Option Verknüpfung lösen. Jede der markierten Verknüpfungen ist danach endgültig von der verknüpften Excel Tabelle gelöst. Sie haben dann den endgültig fertiggestellten monatlichen Bericht. Achten Sie darauf, dass Sie die Datei vor dem Lösen der Verknüpfungen zu Excel unter einem anderen Namen speichern. Sie speichern sämtliche Verknüpfungen mit. Wenn Sie danach die Verknüpfungen lösen, haben Sie weiterhin die Original-verknüpfte Datei, mit der Sie weitere Berichte erstellen können. Tip: Wenn Sie die gesamte Datei markieren, sind alle Verknüpfungen im Dialogfeld Verknüpfungen markiert.

9 - 8 - Schnittstellen von EXCEL zu WORD über OLE- Verknüpfungen Sie haben in WORD die Möglichkeit, anstelle einer Word- Tabelle eine Excel-Tabelle direkt über eine Schaltfläche einzufügen. Sie erhalten dann ein EXCEL-Tabellen-Objekt, das Sie durch Doppelklick in einem EXCEL- Fenster innerhalb von Word bearbeiten können. Sie finden zusätzlich Befehle zum Öffnen, Bearbeiten und Umwandeln des Objekts im Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste). Allgemeine OLE-Verknüpfungen zum Einfügen von Objekten aus anderer Software Der Befehl Einfügen > Objekt führt Sie schließlich zu der Möglichkeit, aus sämtlicher auf Ihrem PC unter einem Windows-Betriebssystem registrierter Software, Objekte in WORD oder in andere Windows-Programme einzufügen. Sie finden hier natürlich auch ein Excel-Diagramm und eine Excel-Tabelle, die jeweils als OLE-Objekt, wie bereits oben mehrfach beschreiben, eingefügt würden. Sie können hier auch Objekte aus Dateien direkt einfügen.

10 - 9 - Wählen Sie Excel-Diagramm erhalten Sie eine Excel-Mappe mit einem Beispieldiagramm in einem Tabellenblatt und der Datenquelle in einem zweiten Blatt. Sie können hier einfach die Daten eingeben und das Diagramm beliebig nach ihren Daten verändern. Natürlich können Sie das Diagramm wie in EXCEL formatieren. Die Symbolleiste Excel-Diagramm wird in das WORD-Fenster eingeblendet. Übertragen von Excel-Diagrammen in eine PowerPoint-Präsentation In Excel erstellte Diagramme dienen in 99 % aller Fälle der Präsentation von Daten. Diagramme repräsentieren Daten zum Einen sehr gut in einem schriftlichen Bericht. In diesem Fall werden die Diagramme in WORD übernommen. Zum Zweiten werden Excel-Diagramme in PowerPoint eingebunden, um eine Online-Präsentation zu gestalten. Übertragen von Excel-Diagrammen in PowerPoint mit dem Zwischenspeicher Die einfachste Methode, ein Excel-Diagramm in PowerPoint zu übertragen ist, es mit Hilfe des Zwischenspeichers in eine PowerPoint Folie einzufügen.

11 Der Weg ist einfach beschrieben. In Excel wird das Diagramm markiert, die Schaltfläche Kopieren, der Befehl Bearbeiten>Kopieren oder die Tastenkombination Strg+c aktiviert. Sie wechseln in PowerPoint und verwenden auf einer Titelfolie oder einer leeren Folie den Befehl Einfügen ; Bearbeiten>Einfügen oder die Tastenkombination Strg+v. Das Diagramm ist nunmehr als Objekt in PowerPoint eingefügt und kann, wie jedes andere Objekt insgesamt animiert werden. Sie können das Diagramm in der Größe verändern, die Position auf der Folie beliebig wählen und es mit anderen Objekten auf der selben Folie kombinieren. Diagrammeffekte in PowerPoint Um in PowerPoint ein Diagramm mit speziellen Diagrammeffekten präsentieren zu können, muss das Diagramm in PowerPoint selbst erstellt werden. In PowerPoint steht zum Erstellen eines Diagramms das Programm MS Chart zur Verfügung. Nur in MS Chart erstellte Diagramme können in PowerPoint animiert werden. Sie können hierzu jedoch Daten aus Excel einlesen und müssen die Zahlen nicht neu schreiben.

12 In PowerPoint startet das Programm MS Chart durch Klick auf die Schaltfläche Diagramm einfügen. Es wird sofort ein Beispieldiagramm mit Datentabelle eingeblendet. Sie könnten die Daten in der Tabelle löschen und einfach die Daten für Ihr Diagramm eingeben. Das ist einfach und bedarf keiner weiteren Erläuterung. Um direkt aus Excel Daten zu importieren wählen Sie die Schaltfläche Datei importieren. Sie kommen auf das Dateisystem und suchen die Excel-Datei mit den Daten, aus denen Sie das Diagramm erstellen wollen.

13 Sie markieren die Excel-Arbeitsmappe und bestätigen durch Klick auf die Schaltfläche Öffnen. Sie erhalten eine Auflistung der in der Arbeitsmappe enthaltenen Tabellen. Sie markieren die Tabelle mit den Daten, die Sie importieren wollen. In dem selben Dialogfeld können Sie wählen, ob Sie das gesamte Tabellenblatt oder einen bestimmten Bereich an Daten importieren wollen. In den meisten Fällen wird ein festgelegter Bereich importiert. Der Bereich entspricht den Quelldaten für das Diagramm. Sie notieren oder merken sich den Bereich der Quelldaten in dem Excel-Tabellenblatt. In der Abbildung aus der Einnahme-Überschussrechnung ist es der Bereich A2:C14.

14 Genau diesen Bereich übertragen Sie in das Dialogfeld in PowerPoint Daten importieren. Sie wählen Bereich und schreiben den Bereich mit den Zellnamen und dem Doppelpunkt als Bereichskennziffer ein. Zusätzlich wählen Sie Bestehende Zellen überschreiben. Die in der Datentabelle von PowerPoint MS Chart stehenden Daten werden dann überschrieben. Sie bestätigen das Dialogfeld mit Klick auf die Schaltfläche OK. Die Daten aus Excel werden in die PowerPoint MS Chart Datentabelle übertragen und das Diagramm erstellt.

15 Sie können die Datentabelle schließen und das Diagramm in PowerPoint bearbeiten. Zuerst wählen Sie die Schaltfläche Nach Spalte. Die Daten werden nach Einnahmen und Ausgaben im Diagramm dargestellt.

16 Sie können sich überlegen, ob die Darstellung der Daten für Ihre Präsentation sinnvoll ist. Wollen Sie, wie es PowerPoint MS Chart zuerst darstellt, die Ausgaben und Einnahmen jeweils gebündelt im Diagramm haben, können Sie in Excel die Daten entsprechend verändern und z.b. Einnahmen und Ausgaben pro Quartal berechnen.

17 Das Diagramm in PowerPoint formatieren Sie können das Diagramm in PowerPoint mit Hilfe des Doppelklicks mit der linken Maustaste oder mit Hilfe des Kontextmenüs durch Klick auf die rechte Maustaste bearbeiten. Sie erreichen Felder zum Formatieren der Schrift an der Größen- und Rubrikenachse, Sie können die Füllungen der Diagrammfläche, der Zeichnungsfläche und der Balken verändern. Verwenden Sie Fülleffekte und fließende Farbeffekte, um das Diagramm für die Präsentation vorzubereiten. Klicken Sie außerhalb des Diagramms auf die Folie und schreiben Sie einen Titel über die Folie (Hierfür nehmen Sie ein Textfeld oder den Befehl Format>Folienlayout ). Animieren eines Diagramms in PowerPoint Sie markieren das Diagramm und wählen in PowerPoint Benutzerdefinierte Animation.

18 Im Dialogfeld Benutzerdefinierte Animation wählen Sie in Zeitlicher Ablauf Animieren und klicken anschließend auf das Registerblatt Diagrammeffekte. Sie wählen im Dropdown-Menü Diagramm einführen einen der vier Effekte. Testen Sie in der Vorschau. Überlegen Sie für die Präsentation, welchen Text Sie zu dem animierten Diagramm sprechen wollen.