Checkliste für Firmenkunden zur Umstellung auf SEPA-Lastschriften

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1 Checkliste für Firmenkunden zur Umstellung auf SEPA-Lastschriften Sie ziehen Ihre Forderungen per Lastschrift mit Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag ein? Damit Ihre Firma fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Volksbank Rhede eg gern zur Verfügung. Aufgaben Informationen Erledigt? Voraussetzungen 1. Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer bzw. Creditor Identifier (CI) bei der Deutschen Bundesbank 2. Teilen Sie uns die Gläubiger- ID mit und reichen Sie eine Kopie der Mitteilung der Bundesbank ein. 3. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit uns 4. Nutzen Sie für neue Kunden die neuen Lastschrift- Mandate Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige Gläubiger-ID. Diese wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt diese Gläubiger-ID (CI) dann per mit. Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID der Firma bei der Bank hinterlegt sein. Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften erneuert werden. Hierfür benötigen wir o. g. Gläubiger-Identifikation Bislang haben Sie sich von Ihren Kunden Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Unter SEPA nennt sich die heutige Einzugsermächtigung SEPA-Basis- Lastschrift. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist mit dem heutigen Abbuchungsauftrag vergleichbar, jedoch nur noch zwischen Nicht-Verbrauchern möglich. CI beantragt CI erhalten die CI lautet: DE CI an Bank gemeldet und Kopie eingereicht neue Inkasso- Vereinbarung unterschrieben und der Bank ausgehändigt Formulare angepasst. es gibt kein eigenes Formular - Mandatsvorlagen von der Bank besorgt Einsatztermin für die neuen Formulare (vgl. Punkte 9 und 12): Datum Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der gesetzlichen Vorgaben» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Kunden Seite 1 von 5

2 5. Mandatsreferenz festlegen Wenn Sie kein eigenes Formular für den Lastschrifteinzug haben, stellen wir Ihnen gerne die gesetzlichen Vorlagen zur Verfügung. Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrer Firma gestaltet sein sollen. Sie können z.b. Kundennummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Mandatsreferenz entschieden Referenz = Kundennummer Referenznummer wird wie folgt gebildet: 6. keine beleghaften Lastschriften für SEPA!!! 7. keine Einreichung von DTA Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) 8. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Sie haben die Lastschriften bisher beleghaft bei uns eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns Ihre Einzüge einfach online. Sprechen Sie uns zur Umstellung an» Die VR-NetWorld-Software und Profi cash sind bereits fit für SEPA! Die Software, mit der Sie Ihre Lastschriften einziehen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw.» Profi cash kann ab der Version 10.2 SEPA-Lastschriften verwalten.» Die VR-NetWorld-Software kann ab der Version 4.4 SEPA- Lastschriften verwalten Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online-Lastschriften wurde vereinbart Umstellung der Datenträger auf komfortable Online- Übermittlung wurde vereinbart Software ist auf aktuellem Stand / SEPA-fähig Software ist veraltet / nicht SEPAfähig Update wurde bestellt In beiden Programmen werden die SEPA-Funktionen durch Online- Updates weiter ausgebaut. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPAfähig ist. Seite 2 von 5

3 9. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen 10. Künftige Termine für den Forderungseinzug festlegen (siehe Punkt 13 ff.) Umstellung 11a. Umwidmung/Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis- Lastschriftmandate Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss spätestens zum abgeschlossen sein. Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Forderungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums etwa zum Monatsanfang / oder zwei Wochen nach Rechnungserstellung eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Kunden im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis- Lastschriftmandat umwandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Kunden eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Kunden von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Zeitpunkt definiert. Umstellung zum: exakter Fälligkeitstermin wird Kunden (z. B. auf der Rechnung) mitgeteilt. Rechnungsformulare wurden angepasst Einzugsermächtigungen liegen vor Benachrichtigung der Kunden über die Wandlung erfolgt am / per: Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise per Brief an jeden einzelnen Kunden. 11b. Umstellung Ihrer bestehenden Abbuchungsaufträge auf SEPA-Basis- Lastschriftmandate bzw. SEPA-Firmen- Lastschriftmandate Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt siehe Punkt 9) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 1). Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer (siehe Punkt 5)." Eine Umdeutungslösung für den Abbuchungsauftrag gibt es nicht! Bei der Nutzung des heutigen Abbuchungsauftragsverfahrens müssen Sie sich je nach Zielgruppe (Verbraucher oder Nicht- Verbraucher) mit Ihren Kunden auf die Nutzung des SEPA-Basis- bzw. SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens Festlegung des Lastschriftverfahrens bei den einzelnen Kunden (SEPA-Basis/SEPA-Firmen- Lastschrift) neue Mandate eingeholt Seite 3 von 5

4 12. Archivierung neuer SEPA- Mandate bzw. Anschreiben zur Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen verständigen (SEPA-Firmen- Lastschriftmandate nur bei Nicht- Verbrauchern möglich!! (vgl. Punkt 4) und ein neues Lastschriftmandat einholen. Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA- Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare daher bis 14 Monate nach der letzen Lastschrift dementsprechend auf. Das Anschreiben zur Umwandlung gilt ebenfalls als Mandat. Der Zahlungspflichtige erhält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen. Bei SEPA-Firmen-Lastschriften muss er seiner Bank eine Kopie des Mandats einreichen. Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt Forderungseinzug 13. Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Belastung Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (siehe Punkt 10) über die Belastung zu informieren. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil der Rechnung/ des Kaufvertrages sein. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Kunden vereinbart werden. Vorabankündigung wurde geregelt. kürzere Vorlaufsfrist wurde beschlossen und zwar: 14a. Einreichung / Vorlauffristen bei SEPA- Basis-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: Zeitvorlauf eingeplant» generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit» bei erstmaliger Einreichung spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin» danach spätestens 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin Seite 4 von 5

5 Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Basis- Lastschrift durch Sie als Firma insgesamt. Vielmehr geht es um Ihren Kunden, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Basis-Lastschrift abgebucht wird. 14b. Einreichung / Vorlauffristen bei SEPA- Firmen-Lastschriften Möglicherweise ergeben sich im Laufe der kommenden Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Wir halten Sie auf dem Laufenden! SEPA-Firmen-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet:» generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit» spätestens 2 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin Zeitvorlauf eingeplant 15. Rücklastschriften / erneute Einreichung Möglicherweise ergeben sich im Laufe der kommenden Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Auch wenn Sie Ihre Kunden per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und den Rechnungsbetrag informiert haben, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Kunden Rücksprache halten und den Betrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß der Punkte 13 u. 14 gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen, kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Seite 5 von 5

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