Leitfaden SEPA für die VR-NetWorld-Software

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1 Leitfaden SEPA für die VR-NetWorld-Software 1. Voraussetzungen Voreinstellungen Der SEPA Zahlungsverkehr Euro-Überweisung (SCT) Euro-Lastschrift (SDD) Gläubiger-Identifikation (CI) SEPA Mandate Mandatsverwaltung Erfassen von SEPA-Mandaten Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis) und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Konvertierung von DTA nach SEPA Konvertierung von Aufträgen im Datenbestand der VR-Networld Software Konvertieren von Aufträgen in DTA Dateien Konvertierung von Aufträgen im freien Format SEPA-Datei importieren SEPA-Datei zur Übertragung einlesen Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger SEPA-Datei erstellen Sonderfunktionen Datenträgeraustausch SEPA-Datei anzeigen SEPA-Datei prüfen

2 1. Voraussetzungen Diese Beschreibung bezieht sich auf die VR-NetWorld Software mit Versionsstand 4.4 oder höher. Die Version können Sie im Programm prüfen: Klicken Sie auf das? im Menü, dann auf über VR-NetWorld. Falls die Version niedriger als 4.4, aber höher als 4.0 ist, können Sie das Programm online updaten: Menü Extras à Programmaktualisierung. Haben Sie eine Version kleiner 4.0 im Einsatz, so ist das Update käuflich zu erwerben. 2. Voreinstellungen Prüfen Sie bzw. stellen Sie die SEPA-Fähigkeit im Konto ein: Rechtsklick auf das Konto. Im Kontextmenü wählen Sie Konto bearbeiten. 2

3 Setzen Sie die Haken bei SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt. Über den Button Geschäftsvorfälle können Sie die aktuell möglichen Geschäftsarten prüfen. Kontrollieren Sie, ob alle für Sie erforderlichen Geschäftvorfälle angehakt sind. Soweit notwendige Geschäftsvorfälle nicht vorhanden sind, können Sie über die Synchronisation der Bankverbindung den aktuellen Datenbestand von der CVW-Privatbank AG abholen (Bankverbindung anklicken und Button Synchronisieren in der Iconleiste betätigen. Neue Geschäftsvorfälle können Sie gerne mit uns vereinbaren. 3. Der SEPA Zahlungsverkehr Der SEPA Zahlungsverkehr in VR-NetWorld wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr abgewickelt. Die technischen Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben Euro-Überweisung (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab dem für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr noch bis 2016 die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet die Software folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular. Über den Auswahlbutton in der Überweisungsmaske (links oben) können Sie zwischen dem SEPA- und dem nationalen Überweisungsverfahren wechseln. 3

4 Die SEPA-Überweisung unterscheidet sich von der nationalen Überweisung durch Verwendung von IBAN und BIC statt der Kontonummer und Bankleitzahl: Bei Erfassung der Empfänger IBAN wird vom Programm diese Anhand der integrierten Prüfziffer geprüft. Wird diese als richtig erkannt, wird die IBAN in grüner Schrift dargestellt Euro-Lastschrift (SDD) Auch die Euro-Lastschrift ähnelt der bisherigen Lastschrift. Allerdings sind für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren Voraussetzungen zu erfüllen: Sie benötigen eine Gläubiger- Identifikationsnummer (CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, das Sie zum Einzug einer Forderung zu einem bestimmten Termin berechtigt Gläubiger-Identifikation (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Diese ID können Sie bei der Deutschen Bundesbank online beantragen. Der Aufruf der Antragsseite bei der Deutschen Bundesbank ist aus der Software heraus möglich: Klicken Sie auf Stammdaten à SEPA à Gläubiger Identifikation. Über den Button neu gelangen Sie zur Maske der Erfassung bzw. Beantragung Ihrer Gläubiger-ID: 4

5 Nach der Erfassung der Gläubiger ID erkennen Sie an der grünen Schrift, dass diese rechnerisch korrekt ist SEPA Mandate Weitere Voraussetzung für das neue Lastschriftverfahren ist, dass Ihnen ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen vorliegt. Zur Erstellung und Verwaltung der Mandate steht im Programm das Modul SEPA Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie auf Stammdaten à SEPA à Mandate Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der ggf. gewünschten Umdeutung schriftlich vorliegender Lastschriftseinzugsermächtigungen in SEPA-Mandate. Über die Mandatsliste können sowohl Mandate gemäß den SEPA- Vorschriften, als auch Anschreiben für die Umdeutung ausgedruckt oder als an den Zahlungspflichtigen versandt werden. 5

6 Erfassen von SEPA-Mandaten Über den Button NEU erfassen Sie die neuen SEPA-Lastschrift Mandate. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Referenz: Hier erfassen Sie die Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Über Extras à Einstellungen à Aufträge à weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. Bei einer numerischen Referenz zählt die VR-Networld Software bei jedem neuen Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Feldbereich Gläubiger: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR- Networld Software erfasst haben (siehe Seite???). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... erstellen. 6

7 Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Hier können Sie die Vorbelegung ZZZ der Nummer durch z. B. ein Bereichskennzeichen ersetzen. Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus. Feld Name: Erfassen Sie hier den Namen auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist. Feld Adresse: Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich-Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen oder einen Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC erfassen. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Feld Sequenz: Über das Drop-Down Menü wählen Sie aus, was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschriften. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschriften. Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben, Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden, den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass beim nächsten Lastschrifteinzug bei diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird. Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten -> Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift hinterlegen. Bei Erfassung der SEPA-Lastschrift werden alle Felder mit dem Mandat automatisch gefüllt. 7

8 Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Feld Anmerkung: Hier können Sie Ihre individuellen Anmerkungen hinterlegen. Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl - in eine SEPA Lastschrift konvertieren kann hier ein Zuordnungsschlüssel hinterlegt werden. Eine Suche erfolgt über den Verwendungszweck Bearbeiten von SEPA-Mandaten Über den Button Eigenschaften bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnet sich das gespeicherte Mandat zum Bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass bei der Bearbeitung nicht alle zugeordneten Daten geändert werden dürfen. Dies führt zu einer Mandatsänderung, welche Sie dem Zahlungspflichtigen mitteilen müssen, da dieser die Änderung akzeptieren muss. 8

9 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch. Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum Versand bereit. 9

10 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese ab. Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button versenden und die Umdeutung wird für den Zahlungspflichtigen erstellt Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Markieren Sie die bestehenden Dauerlastschriften. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten à SEPA à Mandate aufrufen und ggf. bearbeiten können. 10

11 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis) und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihrem Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine so genannte vorautorisierte Zahlung. Von diesen 14 Tagen kann abgewichen werden, soweit dies mit dem Kunden vereinbart wurde. 11

12 Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in der VR-Networld Software technisch, gem. HBCI-Spezifikation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zur Erfassung, Änderung und Löschung, wie sie bei bankverwalteten Aufträgen bestehen. Nähere Einzelheiten hierzu im Handbuch der VR- Networld Software. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA- Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift erfolgt analog der Einzugsermächtigung über den roten Button Lastschrift in der Symbolleiste oder über Kontoauswahl Neu anlegen à Lastschrift 12

13 Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down-Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-Networld Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Details, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende -Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende -Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf dem kompletten Zahlungsweg zu identifizieren SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften Die SEPA-Konvertierung für bestehende Dauerlastschriften wird mit der VR-Networld Software Version 5.0 zur Verfügung gestellt SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version der VR-Networld Software aus dem Datenbestand der VR-Networld Software bzw. aus externen Aufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z. B. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Konvertierung von Aufträgen im Datenbestand der VR- Networld Software Auszug aus dem VR-Networld Software Handbuch:...Um Aufträge aus dem Datenbestand der VR-Networld Software zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Aufträge aus. Die Konvertierung starten Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Menüpunkt SEPA Konvertierung à in SEPA Auftrag umwandeln. 13

14 Im Anschluss öffnet sich ein Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge von der Konvertierung auszuschließen und um ermittelte Daten für die aufgeführten Aufträge zu bestätigen. Bei der Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-Networld Software können Überweisungen und Lastschriften in einer Kontrollliste angezeigt werden. In der Anzeige werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z. B. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button alle bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. Die orange hervorgehobenen Felder (im Falle der Überweisung die Ende zu Ende Referenz) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wird anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA-Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. 14

15 Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert Konvertieren von Aufträgen in DTA Dateien Über den Menüpunkt Datei à Import à Aufträge à DTA Format nach SEPA starten Sie den Import und die Konvertierung. Im folgenden Dialog können Sie die zu konvertierende DTA-Datei auswählen, die nach einem Klick auf den Button importieren eingelesen wird. Im Anschluss öffnet sich der Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. Die Kontrollanzeige unterscheidet sich bei Überweisungen und Lastschriften in einigen Details. 15

16 Kontrolle der konvertierten Überweisungen In der Anzeige werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z. B. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten) oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz und bei der Lastschrift zusätzlich noch die Mandatsreferenz und Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wird anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. 16

17 Kontrolle der konvertierten Lastschriften Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche lastschriftrelevante Informationen, wie z. B. Informationen zum Mandat und dem Lastschrifttyp. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz, Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wird anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. 17

18 Konvertierung von Aufträgen im freien Format Über den Menüpunkt Datei à Import à Aufträge à Freies Format starten Sie den Import. 18

19 Nach einem Klick auf den Button... öffnet sich der Dateidialog, in dem Sie die Datei mit den zu importierenden Aufträgen auswählen können. Mit einem Klick auf Importieren, wird die ausgewählte Datei zum Import übernommen. 19

20 Nach erfolgreicher Auswahl der zu importierenden Datei, versucht die VR-Networld Software soweit wie möglich alle zum Import notwendigen Informationen zu ermitteln. Kontrollieren Sie bitte alle Informationen und korrigieren oder ergänzen Sie diese ggf. Feld Datei importieren: Feld Format: Wählen Sie hier das Datei-Format der zu importierenden Datei. Feldbereich Import Einstellungen: Feld Vorlage verwenden: Haben Sie für die zu importierende Datei eine Importvorlage gespeichert, können Sie diese hier auswählen. Feld Auftragsformat festlegen: Wählen Sie das Auftragsformat, in der die Zahlungsaufträge importiert werden sollen (Überweisung, Lastschrift, SEPA-Überweisung oder SEPA Lastschrift) Wichtig: Um die zu importierenden Aufträge direkt in SEPA Aufträge konvertieren zu können, müssen Sie beim Auftragsformat als Zielformat als Euro-Überweisung (SEPA) auswählen. Feld Empfänger-/Belastungskonto festlegen: Bestimmen Sie das Auftraggeber Konto, zu denen die Aufträge importiert werden sollen. Erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift: Aktivieren Sie diese Option, wenn in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften enthalten sind. Die Spaltenzuordnung erfolgt dann ebenfalls automatisch. Vorlage für spätere Verwendung speichern: Aktivieren Sie diese Option um die Einstellungen als Vorlage zu speichern. Beginnen bei Zeile 1: Ab welcher Zeile soll der Import beginnen (inkl. Spaltenüberschrift) Trennzeichen: Gibt das in der Datei verwendete Trennzeichen an. 20

21 Erfolgt der Import aus einer Excel-, oder einer Accessdatei oder enthält die erste Zeile eine Spaltenüberschrift, versucht die VR-Networld Software die zu importierenden Spalten automatisch richtig zuzuordnen. Korrigieren, ergänzen oder entfernen Sie die Zuordnungen über die DropDown Auswahl. In der Spalte Inhalt des Datensatzes, können Sie sehen, welche Daten Sie zuordnen wollen. Wenn Sie alle zu importierenden Spalten richtig zugeordnet haben, können Sie sich das Ergebnis in einer Vorschau als Auftrag anzeigen lassen, oder den Import und die Konvertierung mit OK starten. Bestätigen Sie zum Abschluss noch die Erfolgsmeldung mit der Information über den erfolgreichen Import. 21

22 SEPA-Datei importieren Analog zum Import von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über Menüpunkt Datei à Datenträgeraustausch à SEPA à Datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Importieren, werden die Aufträge aus der gewählten Datei importiert SEPA-Datei zur Übertragung einlesen Um eine SEPA-Datei zur Übertragung einzulesen, gehen Sie auf den Menüpunkt Datei à Datenträgeraustausch à SEPA à Zur Übertragung einlesen. Im folgenden Dialog können Sie die SEPA-Datei auswählen, die sie zur Übertragung einlesen wollen. 22

23 Klicken Sie nach der Dateiauswahl auf Importieren Nach dem Hinweis, dass die Übernahme der SEPA-Datei erfolgreich war, finden Sie die SEPA- Datei im Ausgangskorb. Hinweis: Die Freiheiten bei der Verwendung von SEPA Formaten sind bei der Übertragung mit HBCI\FinTS eingeschränkt. So können z. B. nur Dateien in einer Format Version zur Übertragung eingelesen werden, das auch durch die Bank unterstützt wird Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger Die Ausgabe von Aufträgen (DTA und SEPA) ist über die verschiedensten Wege möglich. Ausgangspunkt sind in der Regel die aktiven Aufträge im Ausgangskorb. Beachten Sie, dass der Datenträgeraustausch von SEPA-Aufträgen mit der Bank nicht spezifiziert ist. Möchten Sie dennoch SEPA-Aufträge auf einem Datenträger bei der Bank einreichen, müssen Sie sich vorher erkundigen ob und unter welchen Voraussetzungen Ihre Bank dies ggf. ermöglicht. 23

24 SEPA-Datei erstellen Über das Menü Datei à Datenträgeraustausch à SEPA à Datei erstellen starten Sie die Ausgabe von Aufträgen in einem SEPA Format (Überweisungen und Lastschriften). Es öffnet sich das Fenster Informationen zum Sendvorgang in der alle Aufträge noch einmal aufgelistet sind. Klicken Sie Ja um die ausgewählten Aufträge auszugeben. Klicken Sie Nein, um diesen Dialog abzubrechen. Im nächsten Schritt können Sie die Version des SEPA-Formats wählen, in das die Aufträge exportiert werden sollen. Die Versionsnummern beziehen sich auf die Version der Anlage 3 des DFÜ Abkommens, in der SEPA-Formate spezifiziert werden. Sollen SEPA Lastschriften ausgegeben werden, steht die Version 2.3 nicht als Ausgabeformat zur Verfügung. Nach der Auswahl der Version des SEPA-Formates öffnet sich der Datei-Dialog, in dem Sie den Speicherort und den Dateinamen vergeben können. Die VR-Networld Software schlägt automatisch einen eindeutigen Namen für die SEPA Datei vor. Der Dateiname setzt sich dabei zusammen aus: SEPA_AUFTRAGSART (Lastschrift oder Überweisung)_CT (Überweisung) oder DD (Lastschrift) SEPA-Version_V23 (Version 2.3), V24 (Version 2.4) oder V25 (Version 2.5) BIC_BIC der Auftraggeber Bankverbindung DATUM_Erstellungsdatum im Format JJJJMMTT 24

25 UHRZEIT_Uhrzeit der Dateierstellung im Format HHMMSS Wurden zum Versenden Aufträge von verschiedenen Konten einer Bank oder unterschiedliche Auftragsarten ausgewählt, wird für jede Variante eine eigene Datei erstellt Sonderfunktionen Datenträgeraustausch SEPA-Datei anzeigen Möchten Sie sich den Inhalt einer SEPA-Datei anzeigen lassen, können Sie die Möglichkeit über den Menüpunkt Datei à Datenträgeraustausch à SEPA à Datei anzeigen aufrufen. Sollten in der Datei mehrere logische Sätze enthalten sein (mehrere SEPA-Dateien in einer Datei), können Sie die einzelnen logischen Sätze über das entsprechende Eingabefeld zur Ansicht auswählen SEPA-Datei prüfen Um eine SEPA-Diskette/Datei auf formale und inhaltliche Fehler zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datei -> Datenträgeraustausch -> SEPA -> Datei prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird Ihnen anschließend angezeigt. Sollte die Datei einen Fehler ausweisen, wird soweit dies möglich ist der Pfad zur fehlerhaften Stelle innerhalb der SEPA Datei und der Fehlergrund gezeigt. Fehlermeldung (Beispiel). 25